EVALUATION OF MAIL MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IMPLEMENTATION AT BRAWIJAYA UNIVERSITY USING THE HOT-FIT MODEL APPROACH

Mail activities are considered a highly essential information source for an agency. In short, mail must be adequately governed to maintain the high-value information that lies in it. In this era, mail governance has massively involved technologies in the mail management system. In the Brawijaya University Head Office, the correspondence governance has been managed with the assistance of an information system on correspondence management named Smart Collaborative Office (SCO). In practice, some barriers lead to the optimal implementation of this SCO. Therefore, this research evaluates SCO implementation to discover the supporting factors and barriers to implementing information systems in mail management. This research aims to perform an in-depth evaluation of the implementation of the SCO. And the research objectives are to discover the analysis result based on the HOT-Fit Model and the supportive and barrier factor of the SCO implementation in the Head Office of Brawijaya University. This research used an evaluative method with a qualitative approach. The evaluation model uses the HOT-Fit Model, with 35 people as a sample. The data collection uses questionnaires, interviews, observation, documentation, and literature study. The data was analyzed with a measurement model and structural model. The research shows that SCO implementation receives support from the higher-ups, easy-to-learn and easy-to-modified, support the multi-platform, with local and mandatory characteristics. However, the SCO still lacked advantages. One of them is inequal basic training for the users. The developer's competence with a lack of specialization in document or records management, unclean software-generated output, and sometimes, the software result data is not by the input data

Optimalisasi website badan usaha milik desa dilingkup kabupaten berbasis literasi digital

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) yang bertajuk FIA UB Mengabdi ini menyoroti bagaimana BUMDes dan pengelolaan informasi di wilayah Kabupaten Malang mampu menjalankan sektor perekonomian ketika masa pandemi COVID-19 terjadi. Dalam rangka mengkhususkan sasaran FIA UB Mengabdi dan mempertajam analisis tentang pembahasan literasi digital, berikut juga kesejahteraan masyarakat Desa Sumbersekar, maka arah kegiatan FIA UB mengabdi memfokuskan pada pendekatan literasi digital khususnya manajemen website desa. Dikarenakan Tim PKM melanjutkan Program Inisiasi Kampung Literasi yang menjadi binaan FIA UB dan digagas sejak tahun 2020 silam. Pengabdian ini menggunakan pendekatan Asset Based Based Community Development dengan mengenali potensi, tantangan dan peluang. Tujuan akhir dari program pengabdian masyarakat ini adalah peningkatan pemahaman dan perubahan perilaku masyarakat melalui pendekatan kognitif. Perilaku yang diharapkan berkaitan dengan kesadaran berinovasi terkait pengelolaan BUMDes berbasis literasi digital dalam hal ini dimanifestasikan oleh website resmi Desa Sumbersekar. Perubahan perilaku dan peningkatan pemahaman yang dimaksud tidak bisa terjadi secara instan, oleh karena itu diperlukan komitmen dan konsistensi dalam melakukan program ini. Tindak lanjut kesadaran dari akademisi dan masyarakat untuk memiliki keinginan belajar mengenai pengelolaan website baik secara mandiri maupun berkelompok

Program Pelatihan Pengelolaan Arsip Dalam Mewujudkan Program Tertib Arsip di Pemerintah Kota Batu

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan dan menganalisis program pelatihan pengelolaan arsip dan faktor pendukung dan penghambat program. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan dalam penelitian terdiri dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa program pelatihan pengelolaan arsip masih belum berjalan secara maksimal. Hal ini dikarenakan: 1) Sudah ada kesesuaian antara program dengan kelompok sasaran, dikarenakan program tersebut mampu memberikan dampak dan manfaat yang baik bagi kelompok sasaran. 2) Belum ada kesesuaian antara program dengan organisasi pelaksana dikarenakan organisasi pelaksana masih belum dapat memenuhi kebutuhan untuk menjalankan program tersebut. 3) Sudah ada kesesuaian antara kelompok sasaran dan organisasi pelaksana yaitu sudah adanya koordinasi, komunikasi dan kerjasama yang baik antara kelompok sasaran dan organisasi pelaksana. Pemerintah Kota Batu perlu memperhatikan penyediaan dana dan standar operasional prosedur serta sumber daya manusia dalam pelaksanaan program pelatihan pengelolaan arsip di Pemerintah Kota Bat

PEMILIHAN PERANGKAT LUNAK REPOSITORI INSTITUSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI DI KOTA MALANG (STUDI KASUS DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA, PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG, DAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG)

The purposes of this research are to know, describe, and analyze institutional repository softwares selection in Universitas Brawijaya (UB) Library, State University of Malang (UM) Library, and University of Muhammadiyah Malang (UMM) Library, also comparing software features of institutional repository.This research is using multi-site case study method with qualitative approach. Data was collected  by observation, interviews, use of documents and audio-visual material. The results of this research indicate that the selection of software in academic library needs to pay attention to four aspects of software selection: (1) as needed; (2) have a licence; (3) technical support, training, relevant documentation and maintenance; (4) staff responsible for the selection and evaluation of digital collection software and related services to meet user or community needs. The selection of institutional repository software is not appropriate, resulting in the UB Library to migrate data from BKG to Eprints and UMM Library to migrate manually from GDL to Eprints. Academic library needs to pay attention to right aspects of software selection in building and developing institutional repositories and features

Analisis sitiran skripsi Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya tahun 2015-2017

Introduction. This paper investigate the research behaviour in Undergraduate Program of Library Science Faculty of Administrative Science Universitas Brawijaya.Data Collection Method. This research uses descriptive methods with quantitative approach through documentation and observation for data collection, a number of ninety-four undergraduate theses are explained in this study.Data Analysis. Data analysis used in this study is descriptive statistical analysis.Results and Discussion. This study has several result: 1) The characteristics of literature based on  form type is book which most often used with 6.074 times (66,8%), after that, literature in print is most frequently cited literature with the 8.236 times (90,6%), then literature in Indonesian probably cited with the 8.116 times (88,25%), the amount of 6.617 times (73,3%) use literature from 0 to 10 years.2) Author that probably cited was Sugiyono with 542 times (6,91%). 3) half life of literature is 10 years.Conclusions. Based of the findings, the research behaviour was defined, so the provided suggestion for collection developmet and weeding policies in the the university library, also for administrators of education in the faculty to provide more control over policies in terms of citation

ANALISIS BEBAN KERJA SEBAGAI DASAR PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI

Pelayanan akademik perguruan tinggi terus berkembang yang disesuaikan dengan target kinerja yang harus dicapai berdasarkan kebijakan pemerintah, tuntutan standarisasi baik nasonal maupun internasional, atau perkembangan tekonologi informasi. Hal tersebut menuntut perguruan tinggi untuk melakukan penyesuaian pada beban kerja tenaga kependidikan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui jumlah penggunaan waktu kerja yang dibutuhkan tenaga kependidikan, menentukan jumlah kebutuhan tenaga kependidikan yang optimal sesuai dengan standar, dan menjelaskan rekomendasi bagi perguruan tinggi dalam melakukan perencanaan kebutuhan pegawai yang optimal. Penelitian ini menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan di salah satu Fakultas di Universitas Brawijaya. Jumlah pegawai yang dianalisis adalah 86 orang tenaga kependidikan yang bekerja di empat sub bagian di Satu Fakultas. Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data: dokumentasi, observasi, wawancara, dan focus group discussion. Teknik analisis data menggunakan model interaktif yang dilakukan secara terus menerus sampai terdapat kejenuhan data. Analisis beban kerja menggunakan dasar waktu kerja, yaitu perbandingan waktu kerja baku dan waktu kerja normal/riil. Beban kerja berdasarkan perhitungan beban kerja normal/riil adalah diperoleh dari hasil dokumentasi kinerja dam wawancara dengan tenaga kependidikan. Yang kemudian dilakukan analisis dan verifikasi dengan atasan langsung dan pihak pimpinan Fakultas dan Kepegawaian Universitas. Hasil analisis menunjukkan bahwa: terdapat 4 kategori penggunaan waktu kerja yaitu overload, fit, underload, dan critical underload yang merupakan hasil verifikasi waktu riil yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pokok dan tambahan dibandingkan dengan standar kementerian. Adapun total kebutuhan tenaga kependidikan setelah verifikasi adalah 84 orang. Selanjutnya rekomendasi yang diberikan untuk Universitas Brawijaya dalam perencanaan kebutuhan tenaga kependidikan adalah: melakukan penataan tenaga kependidikan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan pada masing-masing sub bagian, membuat penyederhanaan tugas yang memungkinkan pengurangan waktu yang dibutuhkan, mengoptimalisasikan penggunaan teknologi sebagai alat bantu untuk memangkas waktu kerja, menempatkan pegawai sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pada masing-masing tugas.Pelayanan akademik perguruan tinggi terus berkembang yang disesuaikan dengan target kinerja yang harus dicapai berdasarkan kebijakan pemerintah, tuntutan standarisasi baik nasonal maupun internasional, atau perkembangan tekonologi informasi. Hal tersebut menuntut perguruan tinggi untuk melakukan penyesuaian pada beban kerja tenaga kependidikan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui jumlah penggunaan waktu kerja yang dibutuhkan tenaga kependidikan, menentukan jumlah kebutuhan tenaga kependidikan yang optimal sesuai dengan standar, dan menjelaskan rekomendasi bagi perguruan tinggi dalam melakukan perencanaan kebutuhan pegawai yang optimal. Penelitian ini menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh tenaga kependidikan dalam memberikan pelayanan di salah satu Fakultas di Universitas Brawijaya. Jumlah pegawai yang dianalisis adalah 86 orang tenaga kependidikan yang bekerja di empat sub bagian di Satu Fakultas. Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data: dokumentasi, observasi, wawancara, dan focus group discussion. Teknik analisis data menggunakan model interaktif yang dilakukan secara terus menerus sampai terdapat kejenuhan data. Analisis beban kerja menggunakan dasar waktu kerja, yaitu perbandingan waktu kerja baku dan waktu kerja normal/riil. Beban kerja berdasarkan perhitungan beban kerja normal/riil adalah diperoleh dari hasil dokumentasi kinerja dam wawancara dengan tenaga kependidikan. Yang kemudian dilakukan analisis dan verifikasi dengan atasan langsung dan pihak pimpinan Fakultas dan Kepegawaian Universitas. Hasil analisis menunjukkan bahwa: terdapat 4 kategori penggunaan waktu kerja yaitu overload, fit, underload, dan critical underload yang merupakan hasil verifikasi waktu riil yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pokok dan tambahan dibandingkan dengan standar kementerian. Adapun total kebutuhan tenaga kependidikan setelah verifikasi adalah 84 orang. Selanjutnya rekomendasi yang diberikan untuk Universitas Brawijaya dalam perencanaan kebutuhan tenaga kependidikan adalah: melakukan penataan tenaga kependidikan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan pada masing-masing sub bagian, membuat penyederhanaan tugas yang memungkinkan pengurangan waktu yang dibutuhkan, mengoptimalisasikan penggunaan teknologi sebagai alat bantu untuk memangkas waktu kerja, menempatkan pegawai sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pada masing-masing tugas

INDEKS MINAT BACA MASYARAKAT; STUDI KASUS DI KOTA KEDIRI, JAWA TIMUR

To improve the literacy rate of the population, the government, through the Ministry of Education and Culture, has initiated the National Literacy Movement (GLN) program since 2016, consisting of the School Literacy Movement (GLS), Family Literacy Movement, and Community Literacy Movement. motion exists. The National Literacy Movement has encouraged the growth of a reading culture. The purpose of habituation is to increase interest in reading and improve reading skills so that knowledge can be acquired better. The researchers chose Kediri city in East Java. Kediri City is a service city, a city with a thriving trade and service industry. The purpose of this study is to determine how to develop a test of variables and indicators that represent reading habits and suitable indicators for measuring levels of reading habits. Reading habits in Kediri city. East Java. According to the findings, the Kediri City Reading Interest Index is in the top category with 79.7, the score he is composed of four index dimensions. Each index value mentioned for the city of Kediri is a skill dimension index of 93.9. An Access Dimension Index of 65.3 belongs to the high category. 90.3 Very High Categorical Alternate Dimension Index. The cultural dimension index is 69.2, which is in the high category. The nine years of obligatory schooling are a great contribution to Kediri Municipality's efforts to increase community literacy, and electronic reading material for smartphones and computers (laptops, PCs, tablets, and/or tablets) that supports Latin letter reading and writing is also available. According to the aforementioned statistics, there is truly very great potential for local communities to independently provide print reading and Internet networks, as well as the use of computer devices that bridged the majority of the access to multiple reading sources. Therefore, we must concentrate on promoting more streamlined, secure, and dependable access

INDEKS MINAT BACA MASYARAKAT; STUDI KASUS DI KOTA KEDIRI, JAWA TIMUR

To improve the literacy rate of the population, the government, through the Ministry of Education and Culture, has initiated the National Literacy Movement (GLN) program since 2016, consisting of the School Literacy Movement (GLS), Family Literacy Movement, and Community Literacy Movement. motion exists. The National Literacy Movement has encouraged the growth of a reading culture. The purpose of habituation is to increase interest in reading and improve reading skills so that knowledge can be acquired better. The researchers chose Kediri city in East Java. Kediri City is a service city, a city with a thriving trade and service industry. The purpose of this study is to determine how to develop a test of variables and indicators that represent reading habits and suitable indicators for measuring levels of reading habits. Reading habits in Kediri city. East Java. According to the findings, the Kediri City Reading Interest Index is in the top category with 79.7, the score he is composed of four index dimensions. Each index value mentioned for the city of Kediri is a skill dimension index of 93.9. An Access Dimension Index of 65.3 belongs to the high category. 90.3 Very High Categorical Alternate Dimension Index. The cultural dimension index is 69.2, which is in the high category. The nine years of obligatory schooling are a great contribution to Kediri Municipality's efforts to increase community literacy, and electronic reading material for smartphones and computers (laptops, PCs, tablets, and/or tablets) that supports Latin letter reading and writing is also available. According to the aforementioned statistics, there is truly very great potential for local communities to independently provide print reading and Internet networks, as well as the use of computer devices that bridged the majority of the access to multiple reading sources. Therefore, we must concentrate on promoting more streamlined, secure, and dependable access

The Application of Knowledge Management in The United States Agency for International Development ( USAID )

Knowledge management (KM) has a strategic and vital position to the existence of an organization. USAID as an global organization which has a working area of promoting transnational cultural knowledge in existence. USAID has been Able to run continuously through the KM division specifically created to carry out a series of policies that have been determined by the USAID. As a worldwide organization, USAID has been very worth implementing its own strategic system in an effort to reach every knowledge management of the latest and dynamic information so that it can be an organization's intellectual assets for sustainability in the era of globalization. Expected with the implementation of KM system will be Able to improve the performance of the organization so that it has a competitive advantage in the face of global competition

The Application of Knowledge Management in The United States Agency for International Development ( USAID )

This study aims to find out the implementation of Knowledge Management by The United States Agency for International Development (USAID). The other goal of this study is to determine why USAID tries to develop KM. This study was done by using a literature review method with descriptive analyses. Data was collected by documents analyses. This result of the study shows that knowledge management (KM) has a strategic and vital position to the existence of USAID. USAID has been Able to run continuously through the KM division specifically created to carry out a series of policies that have been determined by the USAID. As a worldwide organization, USAID has been very worth implementing its own strategic system in an effort to reach every knowledge management of the latest and dynamic information so that it can be an organization's intellectual assets for sustainability in the era of globalization. Expected with the implementation of KM system will be Able to improve the performance of the organization so that it has a competitive advantage in the face of global competition