The role of institutional repositories in the changing environment of scientific communication and the activity of academic libraries

Celem badań opisanych w artykule było ustalenie roli repozytoriów instytucjonalnych w zmieniającym się środowisku informacyjnym nauki i bibliotek akademickich, a w szczególności przeprowadzone analizy dotyczyły realizacji dodatkowych zadań i funkcji, jakie są wykonywane w polskich repozytoriach. Poszukiwano informacji na temat działań dotyczących parametrycznej oceny uczelni i pracowników naukowych, prowadzenia działalności wydawniczej, raportowania na temat działalności naukowej i innych aktywności wykraczających poza podstawową działalność repozytoriów, czyli upowszechnianie publikacji naukowych. Badania przeprowadzono za pomocą wywiadów oraz analizy jakościowej i ilościowej stron internetowych. W wyniku przeprowadzonych badań ustalono, że w znikomym zakresie realizowane są dodatkowe funkcje poszerzające podstawową działalność repozytoriów. Poza systemami typu CRIS, działania te podejmowane są tylko w 5 repozytoriach. Głównie polegają na prowadzeniu działalności wydawniczej, digitalizacji zasobów, masowych eksportach metadanych do centralnych systemów informacji o nauce i szkolnictwie wyższym POL-on i PBN oraz w przypadku systemów CRIS kompleksowym gromadzeniu informacji i raportowaniu o dorobku pracowników danej uczelni.The aim of the research described in the article was to determine the role of institutional repositories in the changing information environment of science and academic libraries. In particular, the analyzes concerned the implementation of additional tasks and functions that are performed in Polish repositories. Information was sought regarding the parametric evaluation of universities and researchers, conducting publishing activities, reporting on scientific activities and other activities beyond the basic activity of repositories, i.e. dissemination of scientific publications. The research was conducted by means of interviews, qualitative and quantitative analysis of websites and analysis of existing documents. As a result of the conducted research, it was found that additional functions are implemented to a negligible extent, expanding the basic activity of repositories. Apart from CRIS systems, these activities are only undertaken in 5 repositories. They mainly rely on publishing, the digitization of resources, mass metadata exports to POL-on and PBN central information systems for science and higher education, and, in the case of CRIS systems, comprehensive information collection and reporting on the achievements of university [email protected] Jagielloński, Biblioteka JagiellońskaAbout. 2018. Tryb dostępu: https://www.coar-repositories.org/about [19 stycznia 2019].de Castro P., Mennielli M.: Recent work by the euroCRIS Best Practice/DRIS Task Group: a way forward for engaging with the CRIS community. „Procedia Computer Science” Vol. 33 (2014), s. 60-67.de Castro P., Shearer K., Summann F.: The gradual merging of repository and CRIS solutions to meet institutional research information management requirements. „Procedia Computer Science” Vol. 33 (2014), s. 39-46.Cullen R., Nagata H.: Academic Libraries in Japan. „The Journal of Academic Librarianship” Vol. 34, nr 2 (2008), s. 163-167.Gałuszka E., Szafrański L.: Jagiellonian University Repository (RUJ): organizational and functional aspects. „Annales Universitatis Paedagogicae Cracoviensis. Studia ad Bibliothecarum Scientiam Pertinentia” T. 15 (2017), s. 360-374.Gościniak K.: Bazy wiedzy typu Current Research Information System (CRIS). 2017. Tryb dostępu: https://prezi.com/yrb3ymdyp8qt/bazy-wiedzy-typu-current-research-information-system-cris [12 lutego 2019].Gottschling M.: [Seven] 7 things you should know about…Institutional Repositories, CRIS Systems, and their Interoperability. 2017. Tryb dostępu: https://www.coar-repositories.org/community/events/archive/repository-observatory-third-edition/7-things-you-should-know-about-institutional-repositoriescris-systems-and-their-interoperability/#anchor-what-are-the-main-differences-between-criss-and-irs [20 stycznia 2019].Most Wiedzy. Tryb dostępu: https://mostwiedzy.pl [13 lutego 2019].OpenDOAR Statistics. Tryb dostępu: http://v2.sherpa.ac.uk/view/repository_visualisations/1.html [19 stycznia 2019].POL-on: instytucje szkolnictwa wyższego. Tryb dostępu: https://polon.nauka.gov.pl [20 stycznia 2019].Raport nt. realizacji polityki otwartego dostępu do publikacji naukowych w latach 2015-2017. Warszawa 2018. Tryb dostępu: https://www.gov.pl/documents/1068557/1069061/20180413_Raport_nt_polityki_OA_w_latach_2015-2017_ost.pdf/11191306-ecb3-b73d-c82a-72ba6d170c0d [19 stycznia 2019].Repozytorium Politechniki Krakowskiej. Tryb dostępu: https://suw.biblos.pk.edu.pl/search [13 lutego 2019].Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego. Tryb dostępu: https://ruj.uj.edu.pl/xmlui/discover [12 lutego 2019].Repozytorium Uniwersytetu Łódzkiego. Tryb dostępu: http://repozytorium.uni.lodz.pl:8080/xmlui/handle/11089/26779?show=full [13 lutego 2019].Rodrigues E., Shearer K.: Next Generation Repositories: Behaviours and Technical Recommendations of the COAR Next Generation Repositories Working Group. 2017. Tryb dostępu: https://www.coar-repositories.org/files/NGR-Final-Formatted-Report-cc.pdf [19 stycznia 2019].Szafrański L.: Zarządzanie zasobami dokumentów elektronicznych w instytucjonalnych repozytoriach akademickich. Warszawa 2019.19921

Management of electronic document resources in institutional academic repositories

Tematem książki są rozwiązania stosowane w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi gromadzonymi, przechowywanymi i udostępnianymi w instytucjonalnych repozytoriach akademickich oraz ich związki z funkcjonowaniem bibliotek uczelnianych. Badania i rozważania zostały przeprowadzone z perspektywy informatologicznej i bibliotekoznawczej z uwzględnieniem wybranego dorobku także innych dyscyplin pokrewnych.Głównym celem badań było zidentyfikowanie modeli zarządzania zasobami dokumentów elektronicznych w polskich instytucjonalnych repozytoriach akademickich w odniesieniu do podstawowych procesów informacyjnych (gromadzenie, opracowanie, przetwarzanie, przechowywanie, udostępnianie) oraz rozpoznanie wspieranych przez nie zasadniczych kierunków zmian w funkcjonowaniu biblioteki akademickiej we współczesnym cyfrowym i sieciowym środowisku informacyjnym nauki i szkolnictwa wyższego. Badania empiryczne zostały przeprowadzone za pomocą metodologii badań jakościowych. W badaniach użyta została odmiana studium przypadku – tzw. wielokrotne studium przypadku (ang.: multi-case study). Do zbierania danych zostały zastosowane dwie uzupełniające się techniki: technika wywiadu częściowo ustrukturyzowanego i technika analizy dokumentów zastanych. Metoda analizy i krytyki piśmiennictwa posłużyła do rozpoznania stanu badań. W wyniku przeprowadzonych badań zostało wykrytych kilka modeli zarządzania dokumentami w ramach poszczególnych procesów informacyjnych, które łączy stosunkowo duża spontaniczność działań powiązana z raczej ograniczonym planowaniem, opieranie się na zaangażowaniu i motywacjach własnych pracowników oraz niewielki zakres kontroli (poza weryfikacją wprowadzanych metadanych i samych zasobów). Stwierdzono też, że realizowane modele sprzyjają przemianie relacji biblioteki uczelnianej z jej otoczeniem, rozwijając bezpośredni udział użytkowników w wybranych procesach bibliotecznych (partycypacyjność), wymuszając szerszą współpracę w ramach macierzystej uczelni i dążenie do interoperacyjności w skali globalnego środowiska cyfrowego (kooperacyjność) oraz sprzyjając oferowaniu (poszerzaniu) nowych usług przede wszystkim w zakresie rozwiązywania problemów związanych z prawem autorskim, przetwarzania plików cyfrowych, kształcenia umiejętności konstruowania opisów bibliograficznych czy działalności wydawniczej.The subject of the book are solutions applied in the field of the management of electronic documents collected, stored and made available in institutional academic repositories and their connections with the functioning of university libraries. The research and considerations have been carried out from the perspective of information and library science but also taking into account selected achievements of other related disciplines. The main objective of the research was to identify models of electronic document management in Polish institutional academic repositories in relation to basic information processes (collecting, cataloguing and indexing, processing, storage, sharing) and recognition of the basic directions of changes in the functioning of the academic library in the contemporary digital and network information environment of science and higher education. The empirical research was carried out using qualitative research methodology. The author employed so called "multi-case study method". Two complementary techniques were used for data collection: semi-structured interviews and the analysis of existing documents. The method of critical literature review was used to recognize the state of research. As a result of the conducted research, several models of document management were identified within particular information processes, which combines a relatively high spontaneity of activities related to rather limited planning, reliance on the commitment and motivation of its own employees and a small scope of control (except verification of metadata and the resources themselves). It was also found that the implemented models facilitate the transformation of university libraries' relations with their surroundings, developing direct participation of their users in selected library processes (co-participation), forcing wider cooperation within their parent universities, striving for interoperability in the global digital environment (cooperativeness) and favouring offering (expanding) new services primarily in the area of solving problems related to copyright, processing digital files, training in the ability to construct bibliographic descriptions or publishing activities

Open Science as perceived by scholars affiliated with the Jagiellonian University

Badanie przedstawione w artykule miało na celu rozpoznanie podejścia naukowców do otwartości w nauce oraz zebranie informacji na temat zachęt i nagród przyznawanych za publikowanie w otwartym dostępie w jednostkach naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiego (UJ). W badaniu uczestniczyli pracownicy ze wszystkich wydziałów UJ. Do zbierania danych wykorzystano technikę ankiety. W wyniku przeprowadzonych analiz ustalono, że otwarty dostęp jest ważnym aspektem komunikacji naukowej, ale niemal wcale nie jest premiowany na UJ.The research presented in the article was aimed at assessing the approach of scientists to openness in science and at collecting information on incentives and awards granted for publishing in open access at the scientific units of the Jagiellonian University. Employees from all departments of the Jagiellonian University participated in the survey. The survey technique was used to collect the data. As a result of the analyzes, it was found that open access is an important aspect of scientific communication, but it is almost not awarded at the Jagiellonian University

Transformative agreements in the context of open access to the results of scientific research

Over recent years, open access has developed very dynamically in the world. Many countries have implemented an open access policy and created different ways to publicize the results of scientific research. There are many rules and guidelines related to it, among others Plan S, which aims to implement from 2020 full and unrestricted access to publications resulting from the results of research financed from public funds. The introduction of such activities involves signing and, in particular, transforming existing contracts with publisher into agreements based on the principles of open access the so-called transformative agreements. Standards are created to support national consortia and libraries in negotiating the implementation of a new type of contract, eg. five negotiation rules with LIBER publishers (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche – Association of European Research Libraries). The aim of the paper is to present good practices and familiarize with activities implemented in the world in the implementation of open access strategies, in particular policies of selected European Union countries in negotiations with scientific publishers, which may become an inspiration for activities related to openness in science implemented in Poland.Przez ostatnie lata otwarty dostęp rozwijał się na świecie bardzo dynamicznie. Wiele krajów wdrożyło politykę otwartego dostępu i utworzyło różne ścieżki upubliczniania wyników badań naukowych. Powstało wiele zasad i wytycznych z tym związanych m.in. Plan S, którego celem jest wdrożenie od 2020 r. pełnego i nieograniczonego dostępu do publikacji powstających z wyników badań finansowanych ze środków publicznych. Z wprowadzeniem tego typu działań związane jest podpisywanie, a w szczególności przekształcanie dotychczasowych umów z wydawcami na umowy oparte na zasadach otwartego dostępu (ang. transformative agreements). Tworzone są standardy pozwalające na wsparcie konsorcjów krajowych i bibliotek w negocjowaniu wdrażania nowego typu umów np. pięć zasad negocjacji z wydawcami LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche – Stowarzyszenie Europejskich Bibliotek Naukowych). Celem artykułu jest przedstawienie dobrych praktyk i przybliżenie działań realizowanych na świecie w zakresie wprowadzania strategii otwartego dostępu, a zwłaszcza polityk wybranych krajów Unii Europejskiej w negocjacjach z wydawcami naukowymi, które mogą stać się inspiracją do działań związanych z otwartością w nauce realizowanych w Polsce

Realizacja polityki otwartego dostępu na przykładzie Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie

The underlying goal of the present study is to investigate  the experience gained by the Jagiellonian Library staff in the implementation process of the new open knowledge policy at the Jagiellonian University. The discussed tasks and decisions pertaining to the process focus on both the historical aspects of the implementation of the policy and the relevant activities that are either being carried out now or became effective following the introduction of relevant legal acts and a series of legal instruments pertaining to the comprehensive realisation of the project. Applicable methods of literature analysis and review were used to collect data, just as a case study, which altogether allowed the concerns of open access to knowledge to be properly distinguished and discussed in detail from the perspective of its implementation at the Jagiellonian University. Our experience thus far indicates that the main issues in the implementation of open knowledge at the University include insubstantial awareness among staff, as well as insufficient funding. The main advantages of open  knowledge, however, include: limitless access to literature and a better promulgation of research results, scholarly output and publications.Celem badań opisanych w artykule było przedstawienie doświadczeń pracowników Biblioteki Jagiellońskiej związanych z wdrażaniem polityki otwartego dostępu na Uniwersytecie Jagiellońskim. Opisane działania skupiają się zarówno na historycznym aspekcie wdrażania polityki, jak i na działaniach kontynuowanych lub podjętych po ogłoszeniu związanych z tym aktów prawnych. Do zbierania danych zostały wykorzystane metody analizy i krytyki piśmiennictwa oraz studium przypadku, których zastosowanie pozwoliło  szczegółowo opisać temat otwartego dostępu do nauki z perspektywy wdrożenia takiej polityki na Uniwersytecie Jagiellońskim. Na kanwie zgromadzonych doświadczeń można stwierdzić, że główne problemy we wdrażaniu otwartej nauki na uczelni to słaba znajomość tematu przez pracowników i brak dostatecznego finansowania. Do głównych zalet natomiast należą: nieograniczony dostęp oraz szersze rozpowszechnienie wyników badań i publikacji naukowych

Otwarty dostęp do publikacji naukowych – umowy transformacyjne (transformative agreements)

Plan S, którego celem jest wprowadzenie od 2021 r. pełnego i nieograniczonego dostępu do publikacji powstających z wyników badań finansowanych ze środków publicznych, wymusza na uczelniach wdrożenie określonych działań. Jednym z elementów tych działań jest prowadzenie negocjacji z wydawcami w celu przekształcenia dotychczasowych umów subskrypcyjnych, pozwalających na dostęp do światowych zasobów naukowych, na umowy oparte na zasadach otwartego dostępu (ang. transformative agreements). Tworzone są standardy pozwalające na wsparcie konsorcjów krajowych i bibliotek w negocjowaniu nowego typu umów, np. pięć zasad negocjacji z wydawcami LIBER (Stowarzyszenie Europejskich Bibliotek Naukowych). Celem artykułu jest przedstawienie dobrych praktyk związanych z wdrażaniem umów transformacyjnych