A relação entre gestão da informação e gestão documental na arquivologia: mapeamento do tema em publicações científicas brasileiras

It presents a study about the presence of the Information Management theme in archival-themed articles. The objective is to identify how the scientific community has dealt with the existence of an interface between the two areas regarding the presence of elements of Information Management, advocated by Information Science, in relation to the specific activities of Document Management. As a methodological procedure, it was a survey of bibliography produced over the last two decades (1997-2017) by Brazilian researchers on the subject of Document Management, aiming to identify, among the works listed, those that deal with the subject of Information Management, central or subsidiary and how these issues are addressed. As a result, 21 articles were identified, divided into three categories of analysis, which demonstrate the state of discussions about the relationship between Information Management and Document Management

A relação entre gestão da informação e gestão documental na arquivologia: mapeamento do tema em publicações científicas brasileiras

It presents a study about the presence of the Information Management theme in archival-themed articles. The objective is to identify how the scientific community has dealt with the existence of an interface between the two areas regarding the presence of elements of Information Management, advocated by Information Science, in relation to the specific activities of Document Management. As a methodological procedure, it was a survey of bibliography produced over the last two decades (1997-2017) by Brazilian researchers on the subject of Document Management, aiming to identify, among the works listed, those that deal with the subject of Information Management, central or subsidiary and how these issues are addressed. As a result, 21 articles were identified, divided into three categories of analysis, which demonstrate the state of discussions about the relationship between Information Management and Document Management

Influência das exigências legais e da Teoria da Administração na estrutura de tipos documentais em organizações

Introdução: Apresenta uma discussão sobre a criação e manutenção de modelos e fórmulas documentais ao longo do último século nas organizações privadas, sob os condicionantes da exigência legal e da Teoria da Administração. Método: Pesquisa de base documental, pautada na análise de três tipos documentais utilizados em organizações: diário geral, folha de pagamento e folder/folheto institucional. Resultados: São apresentadas e discutidas questões ligadas à regulação das atividades documentais por Lei, a influência da função administrativa de controle para analisar as permanências dos documentos, e as mudanças em tipos documentais mais comumente encontrados em arquivos privados. Conclusão: As estruturas presentes nos documentos de arquivo são influenciadas pelas exigências legais na medida em que, ao estabelecerem obrigações e fórmulas para estruturação da informação, produzem tipos documentais específicos, assim como os métodos e técnicas preconizadas pela Teoria da Administração refletem tanto na manutenção de tipos de documentos mais tradicionais quanto na criação de novas fórmulas.Introduction: It presents a discussion on the creation and maintenance of documents´models and formulas over the last century in private organizations, under the limitations of the legal requirement framework and the Administration Theory. Method: Desk research and analysis of three types of documents used in organizations: general ledger, payroll and folder/corporate brochure. Results: There are issues related to the regulation of documentary activities regarded to the influence of the administrative control in the analysis and document retention, as well as the changes that occurs in the most common document types that exist in a private organization. Conclusions: The structures present in the records are influenced by legal requirements to the extent that they not only require the establishment of formulas for arrange the information, but give live to other types of documents outputs. Besides, methods and techniques recommended by Management Theory influence the maintenance of traditional document types, as well as for creating new formulas.Introducción: Presenta una discusión sobre la creación y el mantenimiento de los modelos y fórmulas documentales a lo largo del siglo pasado en las organizaciones privadas, en virtud de las limitaciones de la exigencia legal y Teoría de la Administración. Método: Investigación de base documental y análisis de tres tipos documental utilizada en las organizaciones: diario general, la nómina y la carpeta/folleto institucional. Resultados: Se presentan y se discuten temas relacionados con la regulación de las actividades documentadas por la ley, la influencia de la función de control administrativo en el análisis y en la permanencia de los documentos, y los cambios en los tipos documentales más comunes en los archivos privados. Conclusiones: Las estructuras presentes en los documentos de archivo son influenciadas por los requisitos legales en la medida en que estos no solamente obligan al establecimiento de fórmulas para la estructuración de la información, como producen determinados tipos documentales. Además, los métodos y las técnicas recomendadas por la Teoría de la Administración influyen en el mantenimiento de los tiposdocumentales tradicionales y para la creación de nuevas fórmulas

Objetivos do Desenvolvimento Sustentável e Políticas Arquivísticas: o papel dos arquivos municipais na Agenda 2030

This article aims to discuss how the creation of archival policies at the municipal level can contribute to the sustainable development goals, notably with the 2030 Agenda, and the role of archives in this process. To fulfill this objective, bibliographic research was used as a methodological procedure, based on the analysis of goal 11, to make cities and communities safe, resilient and sustainable, and goal 16, to promote peace, justice and effective institutions, and its relation to the concept of archival policies. As a result, the constituent elements of municipal archival policies that relate to the 2030 Agenda and the possible intersections between sustainable development goals and Archival Science as field of research.El concepto de desarrollo sostenible se ha construido en las últimas décadas e incorpora nuevos enfoques a medida que las diferentes áreas del conocimiento comienzan a interactuar en busca de sus objetivos. Considerando la gran relevancia del desarrollo económico y social y la sostenibilidad en el contexto de la Sociedad de la Información, se cuestiona cuál es la relación entre la información y el concepto de desarrollo sostenible y cómo las políticas informativas, y específicamente las políticas de archivo, están relacionadas y pueden influir el logro de los objetivos de desarrollo sostenible de las Naciones Unidas dentro de los municipios. Sobre la base de este cuestionamiento, este artículo tiene como objetivo analizar cómo la creación de políticas de archivo a nivel municipal puede contribuir a los objetivos del desarrollo sostenible, en particular con la agenda 2030, y el papel de los archivos en este proceso. Para cumplir este objetivo, el procedimiento metodológico utilizado es la investigación bibliográfica, basado en el análisis del objetivo 11, destinado a construir ciudades y comunidades sostenibles, y el objetivo 16, vinculado a la promoción de la paz, la justicia y las instituciones eficaces, asociado a la discusión del concepto de políticas de archivo. Como resultado, se identifican los elementos constitutivos de las políticas de archivo municipal que se relacionan con la Agenda 2030 y las posibles intersecciones entre los objetivos del desarrollo sostenible y la Archivística como área de conocimiento.Este artigo tem como objetivo discutir como a criação de políticas arquivísticas em âmbito municipal pode contribuir com os objetivos do desenvolvimento sustentável, notadamente com a agenda 2030, e o papel dos arquivos neste processo. Para cumprir este objetivo, utiliza-se como procedimento metodológico a pesquisa bibliográfica, tendo como base a análise do objetivo 11, voltado à construção de cidades e comunidades sustentáveis, e do objetivo 16, ligado à promoção da paz, da justiça e de instituições eficazes, associada à discussão do conceito de políticas arquivísticas. Como resultados, são identificados os elementos constitutivos das políticas arquivísticas municipais que se relacionam com a Agenda 2030 e as intersecções possíveis entre os objetivos do desenvolvimento sustentável e a Arquivologia enquanto área do conhecimento

Linguagem simples em arquivos públicos: mapeando a atuação do NARA

Writing in plain language means writing clearly. Present in several countries for decades, Plain Language is a social movement for the right of access to information and a writing technique for clear and effective communication. Using Simple Language to transmit information in a simple and objective way, facilitating understanding, brings very concrete benefits to the citizen and the public administration: it saves time and money, streamlines processes, increases productivity, strengthens confidence in the public sector and, mainly, increases citizen participation. A series of guidelines for writing and organizing information has been designed so that the reader can easily find what they are looking for, understand what they have found and use the information and the Archives can also contribute with their expertise. Plain Language came to the National Archives and Record Administration (NARA) as a reflection of the Plain Writ Act / 2010 and started to demand that federal government agencies have a clear communication with the public. The purpose of this article is to map NARA's actions in implementing the Plain Language policy in records. To achieve the proposed objective, a bibliographic search was carried out on the NARA website, complemented with literature on the subject. It was found that NARA carries out several actions within the archival policy related to Plain Language, for being an agency and for the position it occupies in the administrative structure, within the public information and government communication policy. The adoption of strategies for compliance with the law, the review of policies and guidelines for the adequacy of federal records, the development of tools to improve the quality of communications, are some examples of these actions. There is still no theoretical body on the forms and strategies of Plain Language in Public Archives, as it is a relatively new phenomenon. The results presented contribute to a vision of Plain Language practices that can be carried out within the scope of Public Archives and indicate how this theme can be applied by information professionals and governments.Escribir en lenguaje clara significa escribir con claridad. Presente en varios países desde hace varias décadas, Lenguaje Clara es un movimiento social por el derecho de acceso a la información y una técnica de escritura para una comunicación clara y eficaz. Utilizar Simple Lenguaje para transmitir información de forma sencilla y objetiva, facilitando la comprensión de todos los actos realizados, aporta beneficios muy concretos al ciudadano y a la máquina pública: ahorra tiempo y dinero, agiliza procesos, aumenta la productividad, fortalece la confianza en el sector y, sobre todo, aumenta la participación ciudadana. Se ha diseñado una serie de pautas para la redacción y organización de la información para que el lector pueda encontrar fácilmente lo que busca, comprender lo que ha encontrado y utilizar la información, y los Archivos también pueden contribuir con su experiencia. El Lenguaje Clara llegó a la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) de los EE. UU. Como un reflejo de la Ley Plain Writer / 2010, la Ley de Escritura Simple, comenzó a exigir que las agencias del gobierno federal tuvieran una comunicación clara con el público. El propósito de este artículo es mapear las acciones de NARA en la implementación de la política de Lenguaje Simple en documentos. Para lograr el objetivo propuesto, se realizó una búsqueda bibliográfica en el sitio web de NARA, complementada con literatura sobre el tema. Se encontró que NARA lleva a cabo varias acciones dentro de la política archivística relacionadas con el Lenguaje Clara, tanto como agencia, como por el puesto que ocupa en la estructura administrativa, dentro de la política pública de información y comunicación gubernamental. La adopción de estrategias para el cumplimiento de la ley, la revisión de políticas y lineamientos para la adecuación de los documentos federales, el desarrollo de herramientas para mejorar la calidad de las comunicaciones, son algunos ejemplos de estas acciones. Aún no existe un cuerpo teórico sobre las formas y estrategias del lenguaje simple en los archivos públicos, ya que es un fenómeno relativamente nuevo. Los resultados presentados contribuyen a una visión general de las prácticas de Lenguaje Claro que se pueden llevar a cabo en el ámbito de los Archivos Públicos e indican cómo los profesionales de la información y los gobiernos pueden abordar este tema.Escrever em linguagem simples significa escrever claramente. Presente em diversos países há várias décadas, Linguagem Simples é um movimento social pelo direito de acesso à informação e uma técnica de redação para uma comunicação clara e eficaz. Usar Linguagem Simples para transmitir informações de maneira simples e objetiva, facilitando a compreensão de todos os atos praticados, traz benefícios muito concretos para o cidadão e para a máquina pública: economiza tempo e dinheiro, agiliza processos, aumenta produtividade, fortalece a confiança no setor público e, principalmente, aumenta a participação cidadã. Uma série de diretrizes de escrita e organização de informações tem sido pensada, para que o leitor encontre facilmente o que procura, compreenda o que encontrou e utilize a informação e os Arquivos também podem contribuir com suas expertises. A Linguagem Simples chegou ao National Archives and Record Administration (NARA) dos EUA como reflexo do Plain Writ Act/2010, a Lei de Redação Simples, passou a exigir que as agências federais do governo tenham uma comunicação clara para com o público. O objetivo desse artigo é mapear as atuações do NARA na implementação da política de Linguagem Simples em documentos. Para alcançar o objetivo proposto, uma pesquisa bibliográfica foi realizada no site do NARA, complementado com literatura sobre o assunto. Constatou-se que o NARA realiza diversas ações dentro da política arquivística relacionadas à Linguagem Simples, tanto como agência que é, como também pela posição que ocupa na estrutura administrativa, dentro da política pública de informação e comunicação governamental. A adoção de estratégias para o cumprimento da lei, a revisão das políticas e diretrizes para adequação dos documentos federais, desenvolvimento de ferramentas para melhorar a qualidade das comunicações, são alguns exemplos destas atuações. Ainda não se tem um corpo teórico sobre as formas e estratégias de Linguagem Simples nos Arquivos Públicos, por ser um fenômeno relativamente novo. Os resultados apresentados contribuem para que se tenha uma visão de conjunto das práticas de Linguagem Simples que podem ser realizadas no âmbito dos Arquivos Públicos e indicam como este tema pode ser enfrentado pelos profissionais da informação e governos

Informação, Memória e Documento: estudo sobre as associações japonesas em Marília, São Paulo

Os primeiros japoneses chegaram a Marília em 1926 e, já em 1930, foi fundada a primeira associação japonesa nessa cidade, o Nikkey Clube de Marília. Em 1945, outra associação foi fundada, a Associação Esportiva e Cultural Okinawa de Marília (AECOM). Essas duas associações trouxeram contribuições essenciais para a disseminação da cultura japonesa e para a construção da identidade dos imigrantes em Marília e região. Nesse âmbito, esta pesquisa tem como objetivo analisar como se deu o desenvolvimento dessas associações, em relação à cultura informacional, à memória e à identidade japonesa, uma vez que não foram identificados estudos sobre essa contribuição para a referida comunidade e para os brasileiros que vivem em Marília. Trata-se de uma pesquisa de abordagem qualitativa, de caráter exploratório, usando como procedimentos metodológicos a pesquisa bibliográfica e documental no acervo histórico do Nikkey Clube de Marília e da Associação Esportiva e Cultural Okinawa de Marília (AECOM), que constituem o universo de pesquisa deste trabalho. Como resultados, demonstramos a importância da criação e manutenção das associações de japonesas como mecanismo de preservação da memória e de transmissão de conhecimento entre seus membros

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA E REPRESENTAÇÃO TEMÁTICA NA ARQUIVOLOGIA: UMA APROXIMAÇÃO NECESSÁRIA

: Faced with a scenario of expansion of the production and circulation of information, due to the transformations caused by digital technologies, the article discusses how the processes of information representation can help Archives to improve the organization, representation and information retrieval. Thus, the research problematic can be formulated in the following question: how has terminological standardization affected the processes of information representation in Archival Science? It is believed that from the use of an instrument that collaborates with issues related to terminological control and standardization, Archival Science can significantly improve the treatment of information produced and accumulated by organizations. The general objective of the research is to identify which researches were developed in order to address the uses of controlled vocabularies in Archival Science. So that from such studies, it is possible to understand how [and if] Archival Science has made use of this instrument with a view to improve the process of organization, representation and retrieval of the organic information present in Archives. As methodological procedures, a bibliographical and exploratory research was carried out in the Information Science Database (BRAPCI), with a view to identifying works that deal with the use of controlled vocabularies in Archival Science. For the composition of the documentary corpus, the following terms were used as a search strategy: “Archival Science”, “Descriptive Representation”, “Thematic Representation” and “Controlled Vocabular”. As a result, the research demonstrates that, although controlled vocabularies contribute to the treatment of information, mainly because they act in terminological control and standardization, there is still a certain distance from the theme in archival literature, with few recovered works.Diante de um cenário de ampliação da produção e da circulação da informação, em virtude das transformações ocasionadas pelas tecnologias digitais, o artigo discute como os processos de representação da informação podem auxiliar a Arquivologia a melhorar a organização e a recuperação da informação. Sendo assim, a problemática da pesquisa pode ser formulada na seguinte questão: como a padronização terminológica tem afetado os processos de representação da informação na Arquivologia?  Acredita-se que a partir do uso de um instrumento que colabore com questões relacionadas ao controle e à padronização terminológica, a Arquivologia pode melhorar de maneira significativa o tratamento da informação produzida e acumulada pelas organizações. O objetivo geral da pesquisa consiste em identificar quais pesquisas foram desenvolvidas de forma que abordassem os usos dos vocabulários controlados na Arquivologia, para que a partir de tais estudos, seja possível compreender como [e se] a Arquivologia tem feito uso desse instrumento com vistas a melhorar o processo de organização, representação e recuperação da informação orgânica presente nos arquivos. Como procedimentos metodológicos, realizou-se uma pesquisa bibliográfica, de natureza exploratória, na Base de Dados Referencial de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI), com vistas a identificar trabalhos que tratem sobre uso dos vocabulários controlados na Arquivologia. Para a composição do corpus documental foram utilizados os seguintes termos, como estratégia de busca: “Arquivologia”, “Representação Descritiva”, “Representação Temática” e “Vocabulário Controlado”. Como resultados, a pesquisa demonstra que, embora os vocabulários controlados contribuam com o tratamento da informação, principalmente porque atuam no controle e padronização terminológica, ainda existe certo distanciamento do tema na literatura arquivística, sendo poucos os trabalhos recuperados

A GESTÃO DA INFORMAÇÃO ORGÂNICA E A GESTÃO DOCUMENTAL NO CONTEXTO DO PRONTUÁRIO DO PACIENTE DE UNIDADES BÁSICAS DE SAÚDE

O prontuário do paciente é um importante elemento do sistema de informação, produz e disponibiliza diariamente uma grande quantidade de informação que representa a trajetória de vida relativa à saúde de inúmeras pessoas. Diante disso, o objetivo da pesquisa é apresentar conceituações de gestão da informação orgânica e de gestão documental e enfatizar sua importância no contexto do prontuário do paciente. Para tanto, realizou-se uma pesquisa descritivo-exploratória, de natureza qualitativa, e de cunho teórico. O resultado demonstrou que a realização e a utilização dos processos de gestão da informação orgânica e de gestão documental apenas serão possíveis por meio da conscientização dos profissionais sobre a importância da gestão da informação orgânica; do mapeamento do fluxo de informação do prontuário; da identificação das necessidades de informação dos profissionais; da coleta e seleção das informações relevantes no prontuário; do tratamento, classificação, armazenamento e acesso das informações, controle documental, classificação e ordenação, descrição, instalação, depósito, avaliação, seleção e eliminação do prontuário, bem como de um plano de prevenção de riscos para este documento. Além disso, por meio do auxilio técnico dos profissionais da informação, principalmente o arquivista, ou seja, por intermédio do fortalecimento da cultura informacional da unidade de saúde

IMPACTOS DA CULTURA ORGANIZACIONAL NO MAPEAMENTO DE PROCESSOS: CONSTRUINDO A GESTÃO DO CONHECIMENTO

A organização que capta e registra o conhecimento dos colaboradores, tem a oportunidade de criar redes de aprendizagem, revisão, aperfeiçoamento e dinamismo aos seus processos, proporcionando aos colaboradores possibilidade de novos conhecimentos, por meio de compartilhamento. Para tal atividade é necessário realizar o mapeamento dos processos, verificando a cultura existente na organização. Diante desse cenário, a presente pesquisa investiga: quais as dificuldades vivenciadas ao iniciar o mapeamento de processos em uma organização? Partindo dessa indagação, identificar as dificuldades vivenciadas ao iniciar o mapeamento de processos em uma organização é o objetivo geral norteador desta pesquisa. A pesquisa tem natureza qualitativa, do tipo descritiva-exploratória, o universo é uma empresa privada e o sujeito investigado um profissional que trabalha com mapeamento de processos há oito anos. Como procedimento metodológico foi utilizado um questionário por meio da ferramenta Google Forms, para compreender o trabalho e as dificuldades do Sujeito X ao realizar o mapeamento de processos. Aponta-se como principais resultados que as dificuldades vivenciadas ao mapear os processos são: a cultura organizacional e os colaboradores em todos os níveis hierárquicos

A relação entre Gestão da Informação e Gestão Documental na Arquivologia: mapeamento do tema em publicações cientí­ficas brasileiras

It presents a study about the presence of the Information Management theme in archival-themed articles. The objective is to identify how the scientific community has dealt with the existence of an interface between the two areas regarding the presence of elements of Information Management, advocated by Information Science, in relation to the specific activities of Document Management. As a methodological procedure, it was a survey of bibliography produced over the last two decades (1997-2017) by Brazilian researchers on the subject of Document Management, aiming to identify, among the works listed, those that deal with the subject of Information Management, central or subsidiary and how these issues are addressed. As a result, 21 articles were identified, divided into three categories of analysis, which demonstrate the state of discussions about the relationship between Information Management and Document Management. Apresenta um estudo sobre a presença do tema da gestão da informação em artigos de temáticas arquiví­stica. O objetivo é identificar como a comunidade cientí­fica tem tratado a existência de interface entre as duas áreas no que se refere í  presença de elementos da gestão da informação, preconizada pela ciência da informação, em relação í s atividades especí­ficas da gestão documental. Como procedimento metodológico, foi um levantamento de bibliografia produzida ao longo das últimas duas décadas (1997-2017) por pesquisadores brasileiros sobre o tema gestão documental visando identificar, dentre os trabalhos elencados, quantos tratam o tema da gestão da informação, central ou subsidiariamente, e de que forma esses temas são tratados. Como resultados, foram identificados 21 artigos divididos em três categorias de análise, que demonstram o estado das discussões sobre a relação entre gestão da informação e gestão documental.Apresenta um estudo sobre a presença do tema da Gestão da Informação em artigos de temáticas arquiví­stica. O objetivo é identificar como a comunidade cientí­fica tem tratado a existência de interface entre as duas áreas no que se refere í  presença de elementos da Gestão da Informação, preconizada pela Ciência da Informação, em relação í s atividades especí­ficas da Gestão Documental. Como procedimento metodológico, foi um levantamento de bibliografia produzida ao longo das últimas duas décadas (1997-2017) por pesquisadores brasileiros sobre o tema Gestão Documental, visando identificar, dentre os trabalhos elencados, quantos tratam o tema da Gestão da Informação, central ou subsidiariamente e de que forma esses temas são tratados. Como resultados, foram identificados 21 artigos, divididos em três categorias de análise, que demonstram o estado das discussões sobre a relação entre Gestão da Informação e Gestão Documental.&nbsp