Étude sur la définition et la mesure des qualités des archives définitives issues d’une évaluation

Depuis quelques décennies, l'intérêt pour l’étude de la fonction d’évaluation s’est diversifié pour approfondir les principes théoriques (Jenkinson, 1922; Schellenberg, 1956; Samuels, 1992; Cook, 1992b; Eastwood, 1992b; Duranti, 1994; Couture, 1999), les stratégies (Booms, 1972; Samuels, 1986; Cook, 1992b; Eastwood, 1992b; Couture, 1999) et les dispositifs de leur processus d’application (Ham, 1984; Boles & Young, 1991; Cook, 2001a, 2001b). Mais, toutes ces contributions n'ont pas encore étudié la nature des résultats de l'évaluation que sont les archives définitives. Du point de vue patrimonial, l’absence d’études sur la définition et la mesure des qualités des archives définitives ne permet pas de vérifier si ces archives constituent un patrimoine documentaire significatif. Sur le plan administratif, l’état actuel de la pratique de l'évaluation n'a pas encore investi dans l'examen méticuleux de la nature de ses résultats. Au plan économique, le manque de méthodes et d'outils pour la mesure des qualités des archives ne permet pas de juger si ces archives valent l’investissement matériel, technique, financier et humain que leur conservation implique. Du point de vue professionnel, l’absence de méthodes et d’instruments d’évaluation des qualités des archives ne permet pas aux professionnels d’appuyer leur décision en matière d’évaluation des archives. Afin de remédier à cette situation, notre recherche vise à définir et à mesurer les qualités des archives définitives issues de l’évaluation. Pour ce faire, nous privilégions une méthodologie quantitative de nature descriptive, appropriée lorsqu’il s’agit d’étudier un sujet peu abordé (Fortin, 2006) tel que l'opérationnalisation des qualités des archives définitives. La stratégie de la recherche a comporté deux phases. La phase conceptuelle a permis d’identifier et de définir quatre qualités soit l’« Unicité », la « Preuve crédible », l’« Exploitabilité » et la « Représentativité ». La phase empirique consistait à vérifier la mesurabilité, à titre d’exemple, des variables découlant de deux des quatre dimensions de qualité dans le contexte des archives définitives, soit la « Preuve crédible » et l’« Exploitabilité ». Le mode de collecte des données réside dans l’application d’une grille de mesure conçue spécialement aux fins de cette étude. La réalisation de la collecte de données qui s’est déroulée à Bibliothèque et Archives nationales du Québec a permis l’opérationnalisation de 10 indicateurs spécifiques sur 13 appartenant à deux dimensions de qualité : la « Preuve crédible » et l’« Exploitabilité » des archives définitives. Ainsi, trois indicateurs spécifiques sur l’ensemble de 13 sont restés sans mesures à cause d’une certaine faiblesse liée à leur mesure que nous avons pu identifier et vérifier lors des pré-tests de la recherche. Ces trois indicateurs spécifiques sont le « Créateur » dans le cadre de la dimension de la « Preuve crédible », ainsi que la « Compréhensibilité » et la « Repérabilité » dans le cadre de la dimension de l’« Exploitabilité ». Les mesures obtenues pour les 10 indicateurs ont mené à l’identification des avantages et des points à améliorer concernant différentes variables liées au créateur, au service de conservation ou encore à l’état et à la nature du support. Cibler l’amélioration d’un produit ou d’un service représente, comme démontré dans la revue de la littérature, le but ultime d’une étude sur les dimensions de qualité. Trois types de contributions découlent de cette recherche. Au plan théorique, cette recherche offre un cadre conceptuel qui permet de définir le concept de qualité des archives définitives dans une perspective d’évaluation archivistique. Au plan méthodologique, elle propose une méthode de mesure des qualités applicables aux archives définitives ainsi que les instruments et le guide qui expliquent sa réalisation. Au plan professionnel, d'une part, elle permet d’évaluer les résultats de l’exercice de l’évaluation archivistique; d'autre part, elle offre aux professionnels non seulement une grille de mesure des qualités des archives définitives déjà testée, mais aussi le guide de son application.Some decades ago, interest in studying the archival appraisal function was diversified to deepen theoretical principles (Jenkinson, 1922; Schellenberg, 1956; Samuels, 1992; Cook, 1992b; Eastwood, 1992b; Duranti, 1994; Couture, 1999), strategies (Booms, 1972; Samuels, 1986; Cook, 1992b; Eastwood, 1992b; Couture, 1999) and their implementation process - techniques, instruments and criteria - (Ham, 1984; Boles & Young, 1991; Cook, 2001a, 2001b). However, all these contributions have not yet studied the nature of appraisal results that compose historical archives. The following four elements explain the nature of this problem. First, from the perspective of documentary heritage, the lack of studies on the definition and measurement of the quality of historical archives prevents verification as whether archive materials are significant. Second, at the administrative level, the current practice of appraisal does not yet invest in a meticulous examination of the nature of its results. Third, in economic terms, the lack of methods and tools used to measure the quality of archives, affects whether these records are judged to be worth the material, technical, financial and human investment that their preservation requires. Finally, from a professional standpoint, the absence of methods and instruments to assess the quality of archives prevents professionals from supporting their decisions on archival appraisal. To remedy this situation, our research seeks to define and measure the quality of archives resulting from their appraisal. For the implementation of the research, we use a quantitative descriptive methodology, and apply it to an unexplored topic (Fortin, 2006) as the operationalization of archival quality. Two phases constitute the strategy of research. A conceptual phase, in which four quality dimensions of historical archives have been identified and defined. Then an empirical phase aimed to verify the measurability of variables derived from two quality dimensions in the context of historical archives. The data collection was based on the application of a historical archives measurement grid. The completion of data collection which took place at the Bibliothèque Archives nationales du Québec and their processing has enabled the operationalization of 10 specific indicators out of 13 belonging to two dimensions of quality: "Credible evidence" and "Exploitability" of archives. This means that three specific indicators out of 13 were without measures because of some weakness related to their measurement that we have identified and verified during pre-testing research. These three specific indicators are the "Creator" in the context of the size of the "Credible evidence" and "Comprehensibility" and "Findability" in the dimension of "Exploitability". The measurements were conducted to identify weaknesses and improve several variables related to the creator, the conservation office or the state and the nature of the support. Targeting the improvement of a product or service is, as demonstrated in the literature review, the ultimate goal of a study on the dimensions of quality. Our research promises three significant benefits. In theory, it develops a conceptual framework that offers the definition of the dimensions of the concept of historical archival quality derived from the appraisal process. At the methodological level, it offers a method for measuring the quality of historical archives already tested in the context of a government agency. At the professional level, firstly, it allows the assessment of the results of the exercise of archival appraisal; furthermore, it provides professionals with not only a measurement grid for measuring historical archival qualities already tested, but also the guide that facilitates its application

Organisation et valorisation du fonds du Centre européen de calcul atomique et moléculaire (CECAM)

Le CECAM m’a mandaté dans le cadre du travail de Bachelor, car il souhaitait organiser, structurer, valoriser son fonds d’archives et améliorer sa gestion documentaire. L’approche de son 50ème anniversaire a déclenché de nombreuses réflexions en ce sens. Le présent travail s’est décliné en trois axes. Le premier consiste à apporter des éclaircissements concernant les principes archivistiques, car l’institution n’est pas familière avec la terminologie et les outils proposés tout au long du présent rapport. Le second axe fournit de classement a été réalisé, il est accompagné d’un guide pratique d’utilisation. Cette seconde partie a aussi donné lieu à une réflexion sur l’archivage numérique, web et la numérisation de documents. Les outils informatiques sont multiples au sein du CECAM et une réflexion d’envergure doit être menée pour définir quelles seraient la ou les méthode(s), les plus adéquates dans le cadre de l’institution. Le troisième axe aborde les aspects de valorisation au sein du CECAM. Ce point se subdivise en quatre catégories : la diffusion, l’acquisition, la communication et les archives orales. Chacun apporte des recommandations différentes mais complémentaires. En premier lieu, il est recommandé de réaliser un inventaire et un reconditionnement complet du fonds, puis de créer une politique d’acquisition en deux volets : compléter le fonds d’origine sous forme d’appel à contribution et acquérir du matériel papier ou multimédia concernant la vie du CECAM. Ensuite, il est conseillé de réaliser un plan de communication, afin de mettre à disposition l’inventaire et de réaliser des publications sur les réseaux sociaux. Le but est de faire connaître l’institution auprès des chercheurs et de montrer sa force au sein de l’EPFL. La dernière partie de la valorisation consiste à mettre en place un projet d’archives orales. Il s’agit de créer une mémoire vivante de l’identité du CECAM. Cette entreprise consiste à interviewer différentes personnes clé dans l’histoire de l’institution. En conclusion, ce rapport ouvre plusieurs voies possibles pour le CECAM dans le cadre de leur politique documentaire et dans la valorisation de leur fonds. Une première grande étape a été réalisée avec la mise en place du plan de classement, ainsi que l’initiation du projet des archives orales. L’institution da tout pour continuer à tracer son chemin

Conception d'une arborescence de classement des documents électroniques pour l'Office cantonal d'orientation scolaire et professionnelle

En matière de politique et stratégie, l’Office d’orientation scolaire et professionnelle du Canton de Vaud souhaite mettre en place un système d’archivage qui permette la préservation de sa mémoire institutionnelle. A ce jour, la masse documentaire de l’institution ne cesse de croître, sans que celle-ci ne dispose d’outils permettant d’en assurer le contrôle et la gestion. Cet état de fait présente un certain nombre de risques à long terme qui ont pu être identifiés au préalable. Ainsi, c’est sous l’égide du projet intitulé « gestion des documents » que nous avons été mandatés afin de travailler à la conception d’une arborescence de classement d’une partie des documents électroniques de l’institution. Sur la base des prescriptions archivistiques contenues dans la norme ISO 15489 (ISO 2001a) et (ISO 2001b), notre travail a consisté en la réalisation de l’analyse des besoins et à l’identification des fonctions et activités de l’Office qui mènent à la conception d’une première proposition d’arborescence. Ce travail débute donc par un portrait de l’institution ainsi que de ses missions et activités, pour se focaliser ensuite sur les données recueillies lors de la phase d’analyse. Enfin, une proposition d’arborescence a pu être soumise qui, bien que toutes ses parties n’aient pu être validées avant la fin de ce mandat, correspond actuellement aux besoins de l’organisation. Des recommandations ont également été édictées, qui ouvrent des perspectives sur la suite de ce travail et son application ainsi que sur l’élaboration d’outils de gestion complémentaires. En définitive, nous avons effectué ici un travail préparatoire à la mise en place d’un système de gestion des documents efficace qui, si l’Office s’en donne les moyens, permettra d’aller plus loin dans l’optimisation de sa gestion documentaire et ainsi atteindre complètement l’objectif de préservation qu’il s’est fixé

Information governance: nature and implementation from the European public administrations' perspective

The concept of Information Governance (IG) as a multidimensional approach to manage information with the aim of optimising the realisation of the strategic and operational corporate goals is increasingly implemented both in public and in private sector, but a common and scientific ground of this approach is yet to be defined. This Master’s Thesis has been prepared on the basis of a task commissioned in the frameworks of the research project implemented by InterPARES Trust (a multi-national, interdisciplinary research project exploring issues concerning digital records and data entrusted to the Internet). Briefly, they can be formulated as follows: understanding the key notions and components of IG and analysing the best practices of the IG in European public administrations based on the comparison of academic research and available specialist practices. Given the exploratory nature of the study we used a qualitative approach to investigate the stated objectives. We started with document and content analysis to carry out the state of the art not only on IG’ definition and dimensions but also on relevant IG maturity assessment models, methods and tools. Based on the developed Interview Guide the semi-structured interviews were carried out with European experts and practitioners in the field of information management who can be, without exaggeration, referred to as leaders and active participants of their professional community. The information received from the experts provided some sort of empirical validation, and at a subsequent stage allowed us to summarize and correlate the already available data we had developed from the literature and the data developed from the interviews. We have succeeded in capturing and reviewing a number of important issues related to the situation of IG in the public sector, identify a range of main challenges during IG implementation and suggest a number of recommendations (related to development of IG Policies, IG services, business cases and improving of the professional skill of information management staff) that could facilitate the development of IG in public administrations

Guide de gestion des documents et des archives pour les personnes privées

Ce travail de Bachelor est réalisé pour les Archives de l’Etat du Valais (AEV). Il a pour but d’établir un guide ainsi que des fiches techniques afin d’aider les personnes physiques (individus) à gérer leurs documents et archives personnels. Ce travail se découpe en deux parties distinctes : la première est théorique ; il s’agit d’effectuer un état des lieux des guides destinés aux personnes privées. Ce tour d’horizon a concerné un certain nombre de pays (Suisse, France, Allemagne, Royaume-Uni, Etats-Unis, Canada, Australie et Nouvelle-Zélande). A partir des publications recensées, un guide et des fiches techniques ont pu être créés pour aider les individus à gérer leurs documents et leurs archives. Il s’agit de la seconde partie de ce travail, plus pratique. Le guide lui-même comporte des recommandations globales tandis que les fiches techniques s’attardent sur les spécificités liées à certaines thématiques. La production documentaire n’a jamais été aussi importante qu’aujourd’hui. Les répercussions de cet essor se font ressentir jusque chez les particuliers. Le tri et la sélection des documents revêtent désormais une importance capitale, sans lesquels l’individu risque de se retrouver submergé. Le numérique est encore plus touché par cette réalité : les copies, les brouillons et les doublons s’accumulent et sèment la zizanie. Ils rendent souvent fastidieuse la recherche d’un document ciblé. En gérant de manière ordonnée leurs documents et archives, les personnes privées gagnent du temps et de l’énergie. Ce guide et ses fiches techniques visent à dispenser des conseils précieux

Un coup de jeune pour les Archives d’État de Genève (AEG): mise en valeur des fonds pour les 7-8 HarmoS

Les archives d’État de Genève (AEG) relevaient dans leur rapport annuel de 2015 que la collaboration avec d’autres associations ou institutions pour la création d’événements améliorait leur visibilité et les faisait connaître à un public plus large que celui usuel (AEG 2016). Or, il est établi qu’il ne faut pas parler d’un unique public mais des publics. Cette institution a donc choisi, par le biais de ce travail, de mettre en avant un profil particulier encore souvent laissé pour compte dans la médiation culturelle archivistique, celui des scolaires. Encore faut-il savoir ce que définit la médiation culturelle. Pour cette étude, nous l’assimilerons au processus par lequel le spectateur ou le visiteur s’approprie une oeuvre et à la réaction, à la réflexion que l’objet présenté suscite. Cette « éducation » se fait soit suite à l’intervention d’un tiers, archiviste, médiateur ou enseignant, soit par le biais d’une médiation indirecte. Que ce soit la Belgique, le Canada (Québec), la France ou encore la Suisse, un dénominateur commun les réunit : la volonté d’ancrer ce nouveau concept dans la pratique. Elle est ainsi fortement usitée pour favoriser l’accès à la culture pour tous et se retrouve dans de nombreux domaines, comme la muséographie, l’art (théâtre, la musique, etc.) et même la bibliothéconomie. La médiation culturelle scolaire se retrouve également en archivistique, avec toutefois une forte disparité. La France représente l’État qui suscite le plus d’interactions entre élèves, archivistes ou enseignants-référents et documents. Ceci s’explique en grande partie par le soutien octroyé par le gouvernement pour la mise en place d’un service éducatif. Le Québec propose également quelques actions marquantes, comme le portefeuille archivistique. Enfin, la Belgique et la Suisse restent malheureusement encore fort peu accoutumées à de telles pratiques. Elles seront en effet laissées au bon vouloir des institutions qui souvent, faute d’un soutien étatique, ne peuvent se permettre d’y consacrer beaucoup de ressources humaines et financières. Enfin, pour répondre à la demande des AEG de concevoir une visite scolaire pour les 7-8 HarmoS, un livret-jeux a été élaboré. Ce dernier, mêlant théorie et divertissement, sera remis aux élèves lors de la séance en demi-classe. De plus, il s’est avéré recommandé de proposer aux classes une mallette pédagogique qui permette aux enfants de se familiariser avec l’archivistique et de préparer leur venue aux AEG. Elle contient au final un dossier pour l’enseignant avec quatre activités à proposer à la classe tournant autour de la généalogie, de la paléographie, de leur rôle en tant que créateurs d’archives et du classement

Vers une approche de gouvernance informationnelle pour une PME high-tech

Alpes Lasers est une petite entreprise neuchâteloise, spécialisée dans le développement et la fabrication de lasers à cascade quantique, une technologie aux nombreuses applications, notamment dans le domaine de la spectroscopie. Souhaitant améliorer la maîtrise de son information, l’entreprise fait appel à la Haute école de gestion pour l’aider à mettre en place une gouvernance informationnelle. Le présent travail est le fruit de ce mandat. Nous commençons par définir le concept de « gouvernance de l’information » en nous intéressant d’abord aux deux termes le composant : gouvernance et information. Puis, nous dressons un rapide portrait des enjeux qui attendent la gouvernance informationnelle, tels que la croissance exponentielle de l’information, le développement des BYOD, l’internet des objets, l’externalisation dans le Cloud ou encore la sécurité de l’information. Avant de présenter notre enquête, nous exposons brièvement le contexte d’Alpes Lasers et particulièrement la technologie du laser à cascade quantique, ses applications et les grandes étapes de sa fabrication. Notre travail se traduit tout d’abord par un état des lieux des documents et des pratiques de gestion de l’information. Pour cela, nous usons de deux instruments de collecte : un inventaire typologique et des entretiens semi-structurés avec les responsables des différentes unités. L’enquête nous permet d’établir un inventaire typologique des documents de l’entreprise, aussi bien pour le format papier que pour le numérique, et d’identifier ses pratiques de gestion et ses manques en la matière. Sur la base des problèmes décelés, nous proposons une série de recommandations destinées à poser les bases d’une gouvernance informationnelle : définition d’une politique, nomination d’une personne responsable et mise en place d’outils méthodologiques (plan de classement, calendrier de conservation, politique de nommage, plan de gestion des données et plan de protection des documents essentiels). Mots clefs : gouvernance de l’information, records management, données de la recherche, PME, haute technologie, laser, Neuchâte

Humanités numériques & Sciences de l’information : ressemblance, complémentarité et développements mutualisés

Cet article examine la relation entre les humanités numériques et les sciences de l'information, discutant de leurs similarités et de leur complémentarité, et conclut avec des études de cas illustratives et des définitions de termes clés. Les deux disciplines sont liées à la technologie numérique, à l'information et aux objets culturels, au comportement humain et sont centrales à la gestion et l'analyse de données. Les sciences de l'information sont responsables de la préparation des données et de leur gestion tout au long de leur cycle de vie, tandis que les humanités numériques ont un potentiel important dans l'utilisation des archives et des collections spéciales comme laboratoires de recherche. L'article aborde également le rôle de l'automatisation et de l'intelligence artificielle dans le développement de techniques et de méthodes utilisées dans les humanités numériques. Il explore des études de cas inspirantes dans le monde des bibliothèques et des archives, mettant en évidence le rôle culturel et les relations interdisciplinaires et transdisciplinaires impliquées. Les exemples comprennent des archives numériques dans le domaine artistique, des institutions nationales et des projets européens tels que la Bibliothèque européenne et Time Machine Europe, qui combinent les humanités numériques et les sciences de l'information. L'article conclut en soulignant la relation interdisciplinaire et transdisciplinaire continue entre les humanités numériques et les sciences de l'information, ainsi que les défis et les développements futurs dans le domaine

Le crowdsourcing pour enrichir une plateforme d’archives participatives: notreHistoire.ch

Ce travail de Bachelor a été réalisé sur mandat de la FONSART, Fondation pour la sauvegarde du patrimoine audiovisuel de la Radio Télévision Suisse romande. Le but de ce travail est une réflexion à propos de l’enrichissement des métadonnées sur la plateforme d’archives participative notreHistoire.ch, gérée par la FONSART. Ce projet s’insère dans une stratégie de valorisation des archives audiovisuelles et de construction du patrimoine audio-visuel suisse romand. Cette étude contient deux axes : d’une part, la sensibilisation à l’importance des métadonnées pour la contextualisation d’une photo, d’autre part, des recommandations quant à l’implémentation d’un crowdsourcing pour enrichir les métadonnées de cette plateforme. Grâce à une étude des métadonnées et des entrevues menés auprès des responsables de la plateforme, il en ressort que les utilisateurs n’utilisent pas ou pas forcément bien les champs de métadonnées ou alors ne savent pas comment les remplir car ils ne sont pas forcément les auteurs des photos. Une partie de l’étude se base sur les métadonnées et les tags, ses modèles déjà existants pour les fonds photographiques ainsi qu’une analyse de la manière dont elles sont utilisées sur notreHistoire (Annexes 3 à 6). Des recommandations ont ensuite été données concernant les métadonnées à fournir (Annexe 7) ainsi qu’un guide destiné à l’utilisateur (Annexe 8). Après avoir effectué une revue de la littérature, un état de l’art et des entrevues auprès de personnes gérant des initiatives de crowdsourcing, des règles et des recommandations ont été livrées pour permettre d’améliorer les métadonnées sur nH grâce au crowdsourcing. Partant du fait qu’une certaine quantité de photos ne sont pas documentées suffisamment et ne permettent pas de les contextualiser, des recommandations sont proposées pour lancer un crowdsourcing au public déjà présent sur la plateforme ou à un public tout large. En utilisant l’intelligence collective, il doit être possible de compléter, du moins en partie, ces métadonnées manquantes. Cette initiative, si elle se réalise, permettra de valoriser les contenus présents sur la plateforme, de mieux la faire connaître et de lui permettre de continuer à remplir sa mission