Lean terveydenhuollossa – näkökulmina hukka ja johtaminen

Tutkimuksen tarkoitus oli kuvata ja analysoida leanin soveltamista ja lean-johtamista terveydenhuollossa. Osatutkimusten I ja II tavoitteena oli testata Institute for Healthcare Improvementin kehittämää leania soveltavaa Hukkatunnistin-työkalua sekä kuvailla ja analysoida tunnistettua hukkaa ja sen poistamista. Tutkimukset toteutettiin poikkileikkaustutkimuksena yhden sairaanhoitopiirin alueen yliopistosairaalassa, lähisairaaloissa ja perusterveydenhuollossa sisätautiosastoilla, päivystysyksikössä ja terveysasemalla. Aineisto koostui osastoilla (n=6) ja päivystysyksikössä henkilöstön tekemistä hukka-arvioinneista sairaansijakohtaisesti (N=177) ja terveysasemalla yhteensä 1773 vastaanottokäynnistä, arvioiduista hukkien vaikutuksista ja kehittämissuunnitelmista. Aineistoja täydensivät tutkijoiden kenttämuistiinpanot. Osatutkimuksen III tavoitteena oli kuvailla ja analysoida lean-johtamisen piirteitä terveydenhuollossa käsiteanalyysin avulla systemaattisesta kirjallisuuskatsauksesta (n=12). Osatutkimuksen IV tavoitteena oli kuvailla ja analysoida lean-päivittäisjohtamisen piirteitä, osaamista ja niiden kehittämistarpeita sekä arvioida leanin hyödynnettävyyttä. Aineisto koostui neljän yliopistosairaalan leania soveltavien asiantuntijoitten kysely- ja teemahaastatteluista (n=41, n=15). Hukkatunnistin soveltuu käytettäväksi suomalaisessa terveydenhuollossa. Hukkaa havaittiin vuodeosastoilla ja päivystysyksikössä potilasprosessien viiveinä sekä terveysasemalla työn keskeytyksinä, vastaanottojen kestossa ja lääkäreiden toimistotyöajan sisällössä. Parannustoimenpiteet kohdistuivat potilasprosesseihin, tiedonkulkuun sekä henkilöstön hukkatietoisuuden lisäämiseen. Leanin soveltaminen edellyttää valmentavaa johtamista, jatkuvaa oppimista, toiminnan seuraamista mittareiden avulla, tiimityötä, viestintää visuaalisilla tekniikoilla sekä terveydenhuollon kulttuurin arvojen ja piirteiden tunnistamista. Yliopistosairaaloiden lean-asiantuntijoitten kokemusten mukaan leanin soveltamista rajoittaa toimintakulttuurin hierarkkisuus, menettelytapojen kankeus ja epäselvät prosessit. Lean-päivittäisjohtamisen ei koettu olevan vakiintunutta. Päivittäisjohtamisen tunnistettuja piirteitä olivat viestintään liittyen lean-taulut ja pikapalaverit, toiminnan seuraaminen mittarien avulla, valmentava johtaminen, tiimityö ja jatkuva parantaminen. Leanin periaatteiden koettiin sopivan yliopistosairaaloihin ja lean-työkaluja arvioitiin käytettävän tulevaisuudessakin. Tulokset tuottavat uutta tietoa terveydenhuollon palvelujärjestelmän kehittämiseen ja palvelujärjestelmätutkimukseen. Tuloksia voidaan hyödyntää prosessien kehittämisessä, johtamisessa, osaamisen hallinnassa sekä johtamisvalmennuksessa.Lean in Healthcare – Focus on Waste and Management The purpose of the study was to describe and analyse the application of the Lean philosophy and Lean management in healthcare. The objective of Study I and II was to test the Waste Identification Tool in Finnish healthcare, as well as describing and analyzing the identified waste and its elimination. The Waste Identification Tool is a Lean-based tool developed by the Institute for Healthcare Improvement. The study was conducted as a cross-sectional study within a hospital district: at a university hospital, local hospitals and primary healthcare in medical wards, an emergency unit and in a public healthcare center. The material consisted of waste assessments of hospital beds (N=177) and outpatient visits (n=1773) carried out by employees, as well as an examination of the effects of waste, development plans, and researchers’ field notes. The objective of Study III was to describe and analyse the characteristics of Lean management in healthcare through concept analysis based on a systematic literature review (n=12). The objective of Study IV was to describe and analyse the characteristics of and competence in daily Lean management and development needs related to them at university hospitals, as well as evaluating the usability of the Lean approach. The material consisted of a survey (n=41) and theme interviews (n=15) with experts who apply the Lean approach at four university hospitals. The Waste Identification Tool is suitable for use in Finnish healthcare. In inpatient wards and the emergency unit, waste was identified as delays in patient processes. At the healthcare centre, waste was identified as delays in interruptions in work, the duration of appointments and the content of doctors’ administrative work. Improvement measures were targeted at patient processes, flow of information, as well as increasing employees’ awareness of waste. The application of the Lean philosophy requires a coaching approach to management, continuous learning, the monitoring of operations by means of indicators, teamwork, visual communication techniques and the identification of the values and characteristics of the healthcare culture. Judging from the experiences of Lean experts at university hospitals, the application of the Lean approach is limited by a hierarchical operating culture, rigid procedures and unclear processes. The respondents felt that daily Lean management was not an established practice. With regard to communication, identified characteristics of daily management included Lean visualisation boards and quick meetings, the monitoring of operations by means of indicators, a coaching approach to management, teamwork and continuous improvement. The respondents felt that Lean principles are suitable for university hospitals, and they expected the use of Lean tools to continue. The results provide new information for the improvement of the healthcare and for healthcare system research. The results can be used in process improvement, management, competence management and management and leadership coaching

Hukkatunnistimella hukan arvioimiseen ja poistamiseen

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa Lean työkaluihin kuuluvalla Hukkatunnistimella somaattisen vuodeosasto- ja päivystyspotilaan hoidossa olevia hukkatekijöitä, arvioida havaittujen hukkien vaikutuksia, kuvata kehittämistoimenpidepäätöksiä ja hukkatyöskentelyyn liittyviä edistäviä tekijöitä. Tietoa voidaan käyttää hukan arvioimiseen sekä siihen liittyvään toiminnan jatkuvaan parantamiseen ja laadun kehittämiseen terveydenhuollon organisaatioissa somaattisilla vuodeosastoilla ja päivystysyksiköissä. Tutkimusaineisto kerättiin seitsemästä yksiköstä yliopistosairaalasta, alueellisesta erikoissairaanhoidosta ja perusterveydenhuollosta tammi-toukokuun 2014 aikana. Yksiköistä kuudessa hoidettiin sisätautipotilaita joko yliopistosairaalassa, alueellisessa erikoissairaanhoidossa tai perusterveydenhuollossa ja lisäksi mukana oli yksi päivystysyksikkö. Tutkimusaineiston muodostivat yksiköissä Hukkatunnistin-työkalulla tunnistetut hukkaresurssit, niiden vaikutukset,kehittämistoimenpidepäätökset ja hukkatyöskentelyä edistävät tekijät. Menetelmällisesti tutkimuksessa yhdistettiin tilastolliset menetelmät ja sisällönanalyysi. Yksiköiden hukka-arvioitsijat tunnistivat hukka -, hoitokäytännöt - ja potilasmoduulien avulla moduuleissa esitettyjä hukkaresursseja. Hukkaresurssityypit ja niiden määrä vaihtelivat yksiköittäin. Esiintyneen hukkaresurssin määrä oli 2-51 %:a. Keskeisiä hukkaresursseja olivat prosessiviiveet ja lääkehoitoon liittyvät poikkeamat. Havaituilla hukilla oli toiminnallisia, laadullisia ja taloudellisia vaikutuksia. Kuudessa yksikössä tehtiin välittömiä toimintamallien korjauksia tai/ja käynnistettiin kehittämishankkeita toimintojen sujuvoittamiseksi ja hukan poistamiseksi. Hukkatyöskentelyä edisti kaksi pääteemaa, jotka olivat asenteet ja toteutus. Asenteet - teema jakaantuu kahteen alateemaan,jotka ovat motivoituneisuus ja sitoutuneisuus. Toteutus - teema jakaantuu kolmeen alateemaan, jotka ovat suunnitelma, työntekijälähtöinen kehittäminen ja perehdyttäminen. Määrällisesti eniten hukkaresursseja havaittiin Resarin ym. (2011) tutkimuksissa tunnistetuilla hukkaresurssien avainalueilla, jotka ovat haittavaikutukset ja komplikaatiot, palveluiden epäasianmukainen käyttö ja viiveet sekä hoidon koordinoinnin puutteet. Hukkatunnistin työkalusta havaittiin olevan hyötyä tunnistettaessa somaattisessa vuodeosasto- ja päivystyshoitotyössä olevia kliinisiä hukkatekijöitä. Tulokset rohkaisevat ottamaan Hukkatunnistin -työkalun laajempaan käyttöön ja lisäksi työkalu on muunneltavissa erilaisiin toimintaympäristöihin. Lean kehittämisen olennaisia onnistumistekijöitä on koko henkilöstön Lean periaatteiden omaksuminen, johdon sitoutuminen Lean kehittämiseen ja työntekijälähtöinen kehittäminen. Lisää tutkimustietoa tarvitaan siitä millaiset tekijät edistävät Lean -kehittämistä ja toisaalta terveydenhuollon johtamisen ja operatiivisen toiminnan mahdollisista hukkaresursseista ja niiden poistamiseen tähtäävistä kehittämistoimenpiteistä

Viestintä osana etäjohtamista terveydenhuollossa

Remote management skills are needed increasingly in health care. This challenges leadership and communication. The purpose of this study was to find out and describe the current state of communication in remote management and its development needs in healthcare. The study was conducted with an electronic questionnaire for the head nurses (n = 15) and employees (n = 120) of the psychiatric outpatient care of Turku University Hospital in spring 2019. The data was analysed by statistical methods and content breakdown. According to the results, the head nurses’ and employees’ assessments of the current state of communication in remote management were similar. No common organizational approaches had been created for remote management communication. Mainly traditional methods of communication, such as calls, text messages and emails were used. The tools and applications lacked availability, functionality and expertise and the skills of using them dependent on the person using them. Familiarity and trust in between the personnel were related to a natural remote communication. Regular face-to-face meetings were still considered important. In conclusion, for successful remote management and communication, the operating methods should be agreed through discussion. In addition, adequate support and training should be provided for the use of a wide range of remote communication tools.Etäjohtamisen taitoa tarvitaan yhä useammassa terveydenhuollon yksikössä, mikä haastaa alan johtamisen ja viestinnän. Tämän tutkimuksen tarkoitus oli arvioida etäjohtamisen viestinnän nykytilaa ja sen kehittämistarpeita terveydenhuollossa. Tutkimus toteutettiin sähköisellä kyselyllä Turun yliopistollisen keskussairaalan psykiatrian avohoidon osastonhoitajille (n=15) sekä työntekijöille (n=120) keväällä 2019. Aineisto analysoitiin tilastollisilla menetelmillä ja sisällön erittelyllä. Tulosten mukaan osastonhoitajien ja työntekijöiden arviot etäjohtamisen viestinnän nykytilasta olivat samansuuntaisia. Etäjohtamisen viestintään ei ollut luotu yhteisiä organisaatiolähtöisiä toimintatapoja. Käytössä oli pääsääntöisesti perinteiset yhteydenpitovälineet, kuten puhelut, tekstiviestit ja sähköposti. Välineiden ja sovellusten käytön osaaminen oli henkilösidonnaista ja niiden käytössä oli puutteita saatavuudessa ja toimivuudessa. Henkilöstön tuttuus ja luottamus liittyivät luontevaan etäyhteydenpitoon. Säännöllisiä kasvotusten toteutuvia palavereja pidettiin edelleen tärkeinä. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että etäjohtamisen ja sen viestinnän onnistumiseksi tulisi yhdessä keskustellen sopia toimintatavat organisaation etäviestintään. Lisäksi etäjohtamisen viestinnän monipuolisten välineiden käyttämiseen tulisi tarjota riittävää tukea ja koulutusta

Lean-ajattelu ja lean-päivittäisjohtaminen yliopistosairaaloissa

Terveydenhuollossakin sovellettava lean-ajattelu korostaa jatkuvaa parantamista ja lisäarvon tuottamista asiakkaille. Lean-päivittäisjohtamisen piirteitä ovat mittaamisen ja lean-taulujen avulla tapahtuva visuaalinen seuranta, vastuu toiminnasta ja päivittäiset lyhyet moniammatilliset tiimikokoukset. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tunnistaa lean-päivittäisjohtamisen piirteitä ja siihen liittyvää osaamista sekä lean-ajattelun hyödynnettävyyttä yliopistosairaaloissa. Aineisto kerättiin neljästä suomalaisesta yliopistosairaalasta lean-ajattelua soveltavilta asiantuntijoilta kyselyillä (N = 41) ja teemahaastatteluilla (N = 15) marraskuun 2017 ja kesäkuun 2018 välillä. Aineistot analysoitiin aineisto- ja teoriaohjaavalla sisällönanalyysilla. Lean-ajattelun periaatteet sopivat yliopistosairaaloihin. Lean-ajattelun soveltaminen edellyttää valmentavaa johtamista ja koko henkilöstön sitoutumista, organisaation eri tasoilla. Soveltamista rajoittaa osa terveydenhuollon kulttuurin piirteistä: hierarkkisuus, menettelytapojen kankeus ja epäselvät prosessit. Lean-ajattelun periaatteita ja työkaluja käytettäneen tulevaisuudessakin, mutta ajattelumallin odotetaan muokkaantuvan ja hyödyn paranevan, kun lean-ajattelu yhdistetään muihin johtamis- ja kehittämismalleihin. Lean-päivittäisjohtamisen ei arvioitu olevan vakioitunutta yliopistosairaaloissa, mutta sen piirteitä tunnistettiin ja samalla tarve niiden vahvistamiseen. Piirteitä ovat kommunikaatio ja viestintä, mittaaminen ja seuranta, osaamisen hallinta, valmentava johtaminen, tiimityön ja muutoksen tukeminen, jatkuva parantaminen, hukan poistaminen sekä strategian mukainen toiminta ja tavoitteiden asettaminen. Lean-ajattelun systemaattinen soveltaminen terveydenhuollon organisaatioissa edellyttää selkeitä strategiassa kuvattuja visiota ja tavoitteita, jalkautussuunnitelmaa sekä johdon ja henkilöstön sitoutumista siihen. Lean-päivittäisjohtamisen vahvistamiseksi tarvitaan jatkuvan parantamisen menettelyjen ja seurantamittareiden systemaattista kehittämistä

Kestävä kehitys kieltenopetuksessa: kieliaineiden opettajaopiskelijoiden käsityksiä kestävyysaiheista kielten oppitunneilla

We studied 1) how pre-service language teachers reacted to the assumption that they should acknowledge sustainable development in language teaching, 2) what considerations they gave to sorting sustainability themes based on their importance, and 3) what themes they considered easy, hard, familiar or unfamiliar to integrate into language teaching and why. We analyzed two questions from a sustainability themed questionnaire considering all dimensions of sustainable development and the group reflections of the pre-service language teachers directly after they had answered the questionnaire. The pre-service language teachers considered sustainable development to be of high importance but were concerned about whether they are qualified to include it in their teaching, and whether they have enough time for it. Based on our results, pre-service language teachers would benefit from schooling in sustainability education, and handling global and local issues separately could help them to better understand sustainability themes.</p

Myymäläpäällikön perehdytysopas

Opinnäytetyön tarkoituksena on luoda toimeksiantajaorganisaatiolle uuden myymäläpäällikön perehdytysopas myymäläpäällikön näkökulmasta. Opinnäytetyö sai alkunsa aloittaessani uutena myymäläpäällikkönä yrityksessä. Koin perehdytykseni jääneen vajaaksi ja täten syntyi tarve päivittää yrityksen perehdytysprosessia. Suoritin myös ammattiharjoitteluni toimeksiantajayrityksessä, joka on erikoiskaupan alalla toimiva konserni. Yritys toimii sekä Suomessa että Ruotsissa ja myymälöitä on Suomessa yli kahdeksankymmentä. Tarkoituksena oli kartoittaa perehdytyksen nykytilaa yrityksessä myymäläpäälliköille suunnatun haastattelun avulla. Haastattelu suoritettiin Webpropol-ohjelman avulla, jotta saatiin mahdollisimman monen myymäläpäällikön näkökulma asiasta uuden perehdytyksen suunnittelun tueksi. Suunnitelman lisäksi työn tarkoituksena oli tuottaa toimeksiantajalle myös konkreettinen perehdytysopas. Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään teoriapohjalta perehdytystä, osaamisen kehittämistä sekä yrityksen talouden ohjausta, sillä yritys on tulosyksikköorganisaatio ja talouden hallinta kuuluu myymäläpäällikön toimenkuvaan. Perehdytyksestä ja osaamisen kehittämisestä on käsitelty myös lainsäädännöllinen näkökulma. Syntyneessä oppaassa on käsitelty asioita myymälän tuloksen ja kannattavuuden näkökulmista. Opinnäytetyön tuloksena syntyi kaksi erillistä tuotosta; perehdytysopas tulosyksikköjohtamisen näkökulmasta, sekä erillinen perehdyttämisen muistilista joka pohjautuu liitteen. Muistilistaan on kerätty kaikki myymäläpäällikön työhön liittyvät asiat, jotka hänelle tulee perehdyttää tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä. Toimeksiantajan toivomuksesta dokumentteja ei julkaista. Opinnäytetyön tuloksena syntyneitä tuotoksia voi mahdollisuuksien mukaan käyttää osittain myös uusien myyjien perehdyttämisen apuvälineenä. Tuotoksista on myös apua vanhojen myymäläpäälliköiden työssä. Perehdyttämistä tulee yrityksessä seurata ja kehittää edelleen, sillä osaavat ja ammattitaitoiset työntekijät ovat koko organisaation tärkein voimavara.The main goal of this thesis was to make an orientation guide for new store managers. The need for this thesis came up at the client organization, when I started working there as a new store manager feeling my orientation was incomplete. Client organization is a corporation which operates in two countries, Finland and Sweden, having over eighty stores in Finland. The goal was to make a simple, but practical guide that could be used for new store manager orientation in the best possible way. Quality orientation guarantees the quality and especially productivity of work. It also helps new store managers to complete their duties in a better way and makes it possible for them to constantly develop their skills and knowledge. A questionnaire of orientation was sent for old shop managers and the results were used as a base of developing the guide. The background of this thesis focuses in orientation, skills development and economic control of the profit centre. Orientation will be carried out with the help of the results of this thesis; the practical guide and orientation checkup-list. Practical guide includes the most important facts about the economic control and profitability of the profit centre. Orientation checkup-list provides all the facts that new and old shop managers should know about their work. The results of this thesis are confidential. It is possible to use parts of these two documents for new shop assistant orientation. The results of this thesis are useful for old store managers as well. Organization should follow and improve orientation still, as having competent and professional employees is a very important competitive advantage to have

Hukkatunnistimella hukan arvioimiseen ja poistamiseen

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa Lean työkaluihin kuuluvalla Hukkatunnistimella somaattisen vuodeosasto- ja päivystyspotilaan hoidossa olevia hukkatekijöitä, arvioida havaittujen hukkien vaikutuksia, kuvata kehittämistoimenpidepäätöksiä ja hukkatyöskentelyyn liittyviä edistäviä tekijöitä. Tietoa voidaan käyttää hukan arvioimiseen sekä siihen liittyvään toiminnan jatkuvaan parantamiseen ja laadun kehittämiseen terveydenhuollon organisaatioissa somaattisilla vuodeosastoilla ja päivystysyksiköissä. Tutkimusaineisto kerättiin seitsemästä yksiköstä yliopistosairaalasta, alueellisesta erikoissairaanhoidosta ja perusterveydenhuollosta tammi-toukokuun 2014 aikana. Yksiköistä kuudessa hoidettiin sisätautipotilaita joko yliopistosairaalassa, alueellisessa erikoissairaanhoidossa tai perusterveydenhuollossa ja lisäksi mukana oli yksi päivystysyksikkö. Tutkimusaineiston muodostivat yksiköissä Hukkatunnistin-työkalulla tunnistetut hukkaresurssit, niiden vaikutukset,kehittämistoimenpidepäätökset ja hukkatyöskentelyä edistävät tekijät. Menetelmällisesti tutkimuksessa yhdistettiin tilastolliset menetelmät ja sisällönanalyysi. Yksiköiden hukka-arvioitsijat tunnistivat hukka -, hoitokäytännöt - ja potilasmoduulien avulla moduuleissa esitettyjä hukkaresursseja. Hukkaresurssityypit ja niiden määrä vaihtelivat yksiköittäin. Esiintyneen hukkaresurssin määrä oli 2-51 %:a. Keskeisiä hukkaresursseja olivat prosessiviiveet ja lääkehoitoon liittyvät poikkeamat. Havaituilla hukilla oli toiminnallisia, laadullisia ja taloudellisia vaikutuksia. Kuudessa yksikössä tehtiin välittömiä toimintamallien korjauksia tai/ja käynnistettiin kehittämishankkeita toimintojen sujuvoittamiseksi ja hukan poistamiseksi. Hukkatyöskentelyä edisti kaksi pääteemaa, jotka olivat asenteet ja toteutus. Asenteet - teema jakaantuu kahteen alateemaan,jotka ovat motivoituneisuus ja sitoutuneisuus. Toteutus - teema jakaantuu kolmeen alateemaan, jotka ovat suunnitelma, työntekijälähtöinen kehittäminen ja perehdyttäminen. Määrällisesti eniten hukkaresursseja havaittiin Resarin ym. (2011) tutkimuksissa tunnistetuilla hukkaresurssien avainalueilla, jotka ovat haittavaikutukset ja komplikaatiot, palveluiden epäasianmukainen käyttö ja viiveet sekä hoidon koordinoinnin puutteet. Hukkatunnistin työkalusta havaittiin olevan hyötyä tunnistettaessa somaattisessa vuodeosasto- ja päivystyshoitotyössä olevia kliinisiä hukkatekijöitä. Tulokset rohkaisevat ottamaan Hukkatunnistin -työkalun laajempaan käyttöön ja lisäksi työkalu on muunneltavissa erilaisiin toimintaympäristöihin. Lean kehittämisen olennaisia onnistumistekijöitä on koko henkilöstön Lean periaatteiden omaksuminen, johdon sitoutuminen Lean kehittämiseen ja työntekijälähtöinen kehittäminen. Lisää tutkimustietoa tarvitaan siitä millaiset tekijät edistävät Lean -kehittämistä ja toisaalta terveydenhuollon johtamisen ja operatiivisen toiminnan mahdollisista hukkaresursseista ja niiden poistamiseen tähtäävistä kehittämistoimenpiteistä

Management Style, Focus and Purpose in Development of LEAN in University Hospital

Today’s rapid turmoil in economy caused by globalization and changes in world, has forced, leaders and managers in public institutions as well as private organizations to adapt and change their organizations’ cultures with their own management systems and styles. Different situational management theories and approaches are scrutinized in this study. Literature review focuses on management styles. This paper investigates classic approaches, management boundary conditions and possibilities that these approaches can give to leaders and managers. The ontology for management style was created in this study, and gives the preliminary frame for university hospital leaders when inspecting possibility to move to Lean management. This article points out to future research needs