Die Erarbeitung eines Ordnungssystems für Geschäftsunterlagen im analogen und digitalen Bereich

Die Schriftgutverwaltung, auch Aktenführung oder Records Management genannt, nimmt in der heutigen Informationsgesellschaft einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Die Informationen müssen bei Bedarf schnell bereitstehen sowie den gesetzlichen und organisatorischen Ansprüchen entsprechen. Da sich die Informationen in Unterlagen befinden, müssen diese optimal verwaltet werden. Diese Masterarbeit beleuchtet genau den Aspekt in der öffentlichen Verwaltung und geht am Beispiel des Generalsekretariats des Gesundheitsdepartements des Kantons Basel-Stadt auf die Führung und die Registrierung von Verwaltungsakten ein. Ein wichtiges Element der Aktenführung ist der Registraturplan, nach dessen Struktur die Unterlagen abgelegt werden. Aber nach welchen Merkmalen wird er gegliedert und welche Funktionen soll er erfüllen? In Fachkreisen hat man sich in den letzten Jahren darauf geeinigt, dass ein Registraturplan unter anderem nach Aufgaben geordnet, angemessen detailliert und ausbaufähig sein soll. Dabei bildet er alle Tätigkeiten einer Dienststelle ab. Das Generalsekretariat des Gesundheitsdepartements besitzt einen Registraturplan für die Papierakten, der in seiner jetzigen Form nicht mehr dem heutigen Standard der Fachliteratur entspricht. Ausserdem gibt es im Bereich der digitalen Laufwerksablage keine einheitliche Regelung – jede Stabsstelle im Generalsekretariat legt die Unterlagen nach ihrer eigenen Struktur ab. Um die hybride Ablage der Papierdokumente und der elektronischen Dateien zu klären, Mehrfachablagen zu erkennen und einen möglichen Primatwechsel zur rein digitaler Ablage vorzubereiten, wird ein neuer Registraturplan für beide Medien erarbeitet. Bei der Erarbeitung muss darauf geachtet werden, dass unter anderem nicht zu viele Hierarchieebenen eingefügt und die Positionen im Registraturplan eindeutig benannt werden. Ziele der neuen Ordnung sind u. a. dass die Benutzer sich nicht durch zu viele Ebenen klicken müssen und den entsprechenden Ordner einfacher in der Volltextsuche finden. Die Umgestaltung einer bestehenden Ablage stösst erfahrungsgemäss auf Widerstände, da in die Arbeitsweise jedes Mitarbeitenden eingegriffen wird. Doch um welche Art von Widerständen handelt es sich? Und wie können diese minimiert beziehungsweise überwunden werden? Ein Problem kann zum Beispiel sein, dass die Mitarbeitenden den Sinn und Zweck hinter der neuen Struktur nicht sehen. Oder dass sie sich bei ungenügender Kommunikation zu wenig in den Prozess involviert fühlen. Mit einer frühzeitigen und offenen Kommunikation und dem Einbezug in die Erarbeitungsphase können viele Widerstände in der frühen Phase abgebaut werden. Ebenfalls hilfreich ist, neben der Konsultation der Theorie, das Heranziehen weiterer Praxisbeispiele. In dieser Masterarbeit werden die kürzlich getätigten Anpassungen der Ordnungssysteme im Bundesamt für Gesundheit (BAG) und in den Aargauer Gemeinden zu Rate gezogen. Mit der Auswertung der gemachten Erfahrungen auf Bundes- sowie Gemeindeebene lassen sich Lehren für das Gesundheitsdepartement Basel-Stadt im Bereich Change Management und auch in der Gestaltung der Ablage ziehen

Digitale Langzeitarchivierung als Thema internationaler Institutionen und Organisationen : Ein bibliotheksorientierter Überblick

Long-term digital archiving is not only the concern of numerous national organizations, but also the topic of international institutions and projects. This article takes a survey and comments on the relevant activities of thirteen international and european organizations which are involved with education and information as a whole or librarianship in particular. These have dealt till now, however, primarily – sometimes multi-tracked – with fundamental or theoretical questions; the implementation of practical solutions has been rare and may well be left for the future. (journal editor's abstract

Electronic Publishing

Begriff und Geschichte, Definition und Arten des Electronic Publishing werden vorgestellt und erläutert

Elektronisch signierte Dokumente. Anforderungen und Maßnahmen für ihren dauerhaften Erhalt

Die digitale Speicherung von Informationen nimmt in öffentlichen wie privaten Verwaltungen einen immer größeren Stellenwert ein. Daher müssen sich Archive schon frühzeitig an der Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen beteiligen, um auch in Zukunft historisch wertvolle digitale Unterlagen an kommende Generationen in authentischer Form weitergeben zu können. Unter dem Titel „Digitales Verwalten - Digitales Archivieren“ veranstaltete das Staatsarchiv Hamburg am 27. und 28. April 2004 die achte Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“. In ihm sind Archivare aus Staats- und Kommunalarchiven, aus Wirtschafts- und Kirchenarchiven Deutschlands, Österreichs und der Schweiz vertreten. Der archivische Umgang mit digitalen Unterlagen, die Erhaltung der Authentizität und die Langzeitspeicherung elektronischer Signaturen sind die bestimmenden Themen der 16 Beiträge, die in diesem Band dokumentiert sind.Digital storage of information is becoming increasingly important in public and private administration. Archives must therefore participate at an early stage in the implementation of content management systems in order to be able to pass on historically valuable digital documents to future generations in an authentic form. The eighth conference of the working group "Archiving of documents from digital systems" was organised by the Hamburg State Archives on 27 and 28 April 2004 under the title "Digital administration - digital archiving". It includes archivists from state and municipal archives, business and church archives in Germany, Austria and Switzerland. The archival handling of digital documents, the preservation of authenticity and the long-term storage of electronic signatures are the defining themes of the 16 contributions documented in this volume

Digitales Aktenmanagement : Konzeptionelle Grundlagen, Entwicklungsstand auf kantonaler Verwaltungsebene in der Schweiz und internationale Initiativen

Die Verbreitung des digitalen Aktenmanagements ist in der Schweizer öffentlichen Verwaltung noch nicht sehr weit fortgeschritten. Etliche Kantone haben zwar Projekte am Laufen, verfügen aber nicht über konkrete Vorstellungen, wie das DAM zu lösen ist. Viel bleibt noch zu tun. Letztlich liegt die Verantwortung bei den Führungskräften in der Verwaltung

Digitale Archivierung von Abschlussarbeiten : eine Analyse mit Handlungsempfehlungen für den Dokumentenserver PubLIS Cologne

Seit Mitte des Jahres 2012 werden alle Abschlussarbeiten der Studierenden des Instituts für Informationswissenschaft an der Fachhochschule Köln auf dem Dokumentenserver PubLIS Cologne abgelegt. Um den Zugriff auf das Originaldokument zu gewährleisten, wird zusätzlich ein gedrucktes Archivexemplar aufbewahrt. Die Frage ob eine ausschließlich elektronische Speicherung der Abschlussarbeiten prüfungsrechtlich ausreichend sein kann, wird in der vorliegenden Bachelorarbeit behandelt. Hierzu werden zunächst Kriterien vorgestellt, welche die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die ausschließlich digitale Aufbewahrung festlegen. Zudem wird die rechtliche Lage von Abschlussarbeiten dargelegt sowie der Dokumentenserver vorgestellt. Als Hauptteil der Arbeit werden aufbauend auf die vorgestellten Kriterien konkrete Handlungsempfehlungen für das Repositorium PubLIS Cologne gegeben. Diese beziehen sich auf das Vorgehen bei Verwaltung und Organisation am Institut für Informationswissenschaft sowie auf technische Verfahrensweisen zur Erhaltung von Integrität und Authentizität im Dokumentenbestand. Besondere Beachtung findet dabei die Vergabe von digitalen Signaturen in Verbindung mit Hashwerten. Zusammenfassend wird festgestellt, dass es durchaus vielversprechende Potentiale und Möglichkeiten zur sicheren Umsetzung gibt. Es fehlen jedoch konkret hochschulund allgemeinrechtliche Vorschriften mit Bezug zu Abschlussarbeiten. Allgemein kann davon ausgegangen werden, dass diese Art der Archivierung im zunehmend von digitalen Prozessen geprägten Hochschulalltag an Bedeutung gewinnen wird.Since 2012 the Institute of Information Science at the University of Applied Sciences Cologne runs its own repository named PubLIS Cologne. All of the theses, which are handed in at the institute, are saved on this repository. In addition a printed copy of each thesis is saved. The present paper examines the question if it is possible, regarding the examination rules, to keep only the digital document. To clear this issue, relevant criteria are summed up and the legal situation of digital documents in companies is explained. Afterwards the organization of the repository at the Institute of Information Science and the technical aspects of the hosting are presented. The main part of the paper contains concrete suggestions to optimize the organization. Besides technical methods to save the authenticity and integrity of the documents are pointed out and the potential use for PubLIS Cologne is explained. Concerning these goals digital signatures and hash functions are important technics. In summary it is to be said, that possibilities for a reliable realization exist. Nevertheless concrete laws, in general and concerning universities, are missing. Regarding the increasing importance of digital processes in universities this subject offers great potentials

Langzeitarchivierung von Dokumenten aus dem World Wide Web

Die Veröffentlichung digitaler Dokumente, die über das World Wide Web (WWW) zur Verfügung stehen, nimmt stetig zu. Hieraus ergibt sich für Bibliotheken eine neue Herausforderung: die Langzeitarchivierung und die Langzeitverfügbarkeit dieser Dokumente sicherzustellen. Insbesondere die Nationalbibliothek und die Regionalbibliotheken haben einen Sammelauftrag zu erfüllen, der in Zukunft auch auf entsprechende Netzpublikationen ausgedehnt werden soll. Hierzu ist es erforderlich technische und organisatorische Konzepte zu erarbeiten und zu erproben. In dieser Diplomarbeit werden die Lösungsmöglichkeiten, die bis jetzt gefunden wurden, und die Probleme, die diese Thematik mit sich bringt, beschrieben

Das elektronische KommunalArchiv (elKA) der sächsischen Kommunen: Beiträge der Tagung der sächsischen Kommunalarchive Chemnitz 14. Oktober 2020

Die Herausforderungen im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung sind der Grund für die Schaffung des elektronischen Kommunalarchivs. Das Thema „Digitalisierung“ ist seit vielen Jahren auf allen Ebenen präsent und wird vorangetrieben – sei es durch die zunehmende Nutzung von Fachverfahren oder gesetzliche Grundlagen wie das E-Government-Gesetz oder das Online-Zugangsgesetz. Viele Informationen sind mittlerweile nur noch digital verfügbar. Mit den unbestrittenen Vorteilen der Digitalisierung wachsen auch der Aufwand für die Datenerhaltung und auch die Gefahren

Strategie für eine Informationsgesellschaft in der Schweiz : eine zehnjährige Politik im Lichte empirischer Analyse

Im Februar 1998 schuf der Bundesrat mit der Strategie für eine Informationsgesellschaft in der Schweiz die Grundlage für eine heute noch aktuelle Politik. Diese wird in der vorliegenden Arbeit einer empirischen, quellenbasierten Analyse unterzogen. Hierbei wird gefragt, welches Bild einer realen, möglichen oder künftigen Informationsgesellschaft den untersuchten Texten zugrundeliegt und wie es sich während der Umsetzung der Strategie im Laufe von zehn Jahren verändert hat. Als Vergleichsmassstab dient das entsprechende Programm der UNO, das auf dem World Summit on the Information Society 2003 und 2005 formuliert wurde. In einer Detailanalyse wird darüber hinaus beschrieben, wie sich die Strategie für eine Informationsgesellschaft auf die Arbeit in Schweizer Archiven und Bibliotheken ausgewirkt hat. Insgesamt entsteht das Bild einer in Zielen und Inhalten erstaunlich variablen und wirtschaftsorientierten Politik. En adoptant la Stratégie pour une société de l'information en Suisse, en février 1998, le Conseil fédéral a jeté les bases d'une politique qui a gardé toute son actualité. Dans le présent travail, celle-ci fait l'objet d'une analyse empirique, basée sur les sources. On y cherche à savoir sur quelle vision d'une société d'information réelle, possible ou future reposent les textes étudiés, et de quelle manière cette image s'est modifiée sur une période de dix ans de mise en oeuvre de la stratégie. Le programme de même type de l'ONU, élaboré en 2003 et 2005 lors du World Summit on the Information Society, fait office de base de comparaison. Une analyse détaillée décrit par ailleurs quels effets la Stratégie pour une société de l'information a eus sur le travail des archives et bibliothèques suisses. Il en résulte un tableau d'ensemble d'une politique étonnamment diversifiée et proche de la réalité économique, tant sur le plan des objectifs que du contenu