Expressão do ponto de vista da gestão de informação de arquivo para uso em arquitetura empresarial

O arquiteto empresarial tem como missão promover o melhor alinhamento entre a missão, estratégia e processos de negócio de uma organização e a sua estratégia de gestão de informação e tecnologia. O relatório técnico ISO/DTR 21965 destina-se assim a auxiliar os arquitetos empresariais a considerar os requisitos de informação de arquivo, de modo a que possam ser devidamente considerados na análise e desenho das soluções. Este relatório técnico tem assim como objetivo ser uma referência comum para os gestores de informação de arquivo e os arquitetos empresariais sobre os principais requisitos para processos e sistemas de informação de arquivo. Esta comunicação descreve esse relatório, evidenciando o seu valor e pertinência para o reconhecimento do gestor de informação de arquivo como ums das partes interessadas na arquitetura empresarial

DigitArq e o novo módulo de interoperabilidade OAI-PMH

Ao longo dos últimos anos, tem-se assistido à proliferação de entidades detentoras que disponibilizam através da Internet partes do seu acervo em formato digital (conteúdos de arquivo, registos bibliográficos, repositórios institucionais, objectos de ensino, etc.). O principal objectivo desta actividade é permitir aos seus utentes aceder ao catálogo do arquivo a partir de qualquer parte do mundo. Apesar da elevada quantidade de informação arquivística e conteúdos que se pode encontrar na Internet, essa informação continua dispersa, debaixo de estruturas heterogéneas (cada entidade detentora possui a sua interface de pesquisa e a sua maneira de disponibilizar a informação) e, sobretudo, com níveis de qualidade muito variáveis. No sentido de mitigar todos estes problemas surge a Rede Portuguesa de Arquivos, uma iniciativa da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ, 2009) que visa, entre outros objectivos, a criação de um portal de pesquisa que servirá de ponto de acesso privilegiado a toda a informação de arquivo produzida em território nacional. Trata-se do Portal Português de Arquivos. A mais recente versão do DigitArq, versão 3.1.8, vem agora acompanhada de um módulo designado Módulo de interoperabilidade OAI-PMH fazendo com que este software seja o primeiro produto nacional de gestão de arquivos definitivos a ser compatível com o Portal Português de Arquivos, assim como com outros agregadores de carácter internacional. Constituído por sete módulos funcionais, o DigitArq procura ir de encontro às necessidades globais de um profissional de arquivo, permitindo realizar tarefas diversas como a descrição arquivística, gestão de projectos de digitalização, publicação de catálogo na Web, navegação e pesquisa, gestão de utilizadores e gestão de produtividade. Este software pode ser descarregado gratuitamente a partir do sítio Web http://www.digitarq.pt. O módulo de interoperabilidade OAI-PMH foi desenvolvido tendo como principal objectivo ser 100% compatível com as directrizes de adesão ao Portal Português de Arquivos tornando, assim, as instituições que o utilizam aptas do ponto de vista tecnológico para adesão à Rede Portuguesa de Arquivos (DGARQ, 2008a, 2008b). Ao longo deste artigo irão ser abordados em detalhe os aspectos técnicos e políticos que estão subjacentes ao desenvolvimento do Módulo de interoperabilidade OAI-PMH, bem como a sua articulação com os agregadores, dos quais o Portal Português de Arquivos é um exemplo. Começaremos por dar uma visão alargada da arquitectura de funcionamento de um agregador OAI-PMH: como funciona, qual o seu papel face às entidades detentoras, que tecnologias é que o suportam, etc. Serão também apresentados os vários cenários de exploração. No artigo serão ainda descritas detalhadamente as características do Módulo de interoperabilidade OAI-PMH, i.e. normas utilizadas, mapeamentos em vigor, os formatos de metainformação suportados (com ênfase no subconjunto do Dublin Core (DCMI, 2009c) usado pelo OAI-PMH) e os resultados obtidos após validação da sua interface OAI-PMH recorrendo à Ferramenta de verificação de conformidade disponibilizada pela Direcção-Geral de Arquivos. Para concluir, serão apresentadas as vantagens da implementação deste módulo em aplicações que disponibilizam conteúdos na Internet focando a questão da interoperabilidade que se torna praticamente transparente para a entidade detentora

RODA: Repositório de Objectos Digitais Autênticos

Um Arquivo Digital é uma estrutura que compreende tecnologia, recursos humanos e um conjunto de políticas para incorporar, gerir e acessibilizar, numa perspectiva continuada, objectos digitais de natureza arquivística. A informação de arquivo distingue-se de qualquer outra pelo facto de ser produzida com o propósito primário de constituir prova de uma actividade organizacional. Por esse facto a sua estabilidade e perenidade têm que ser asseguradas de forma a garantir as suas propriedades básicas ao longo do tempo: integridade, fiabilidade e autenticidade. Tudo isto é complicado pelo facto de o objecto digital ser extremamente volátil. Dependente de um sistema intermediário (software e hardware) integrado numa indústria altamente competitiva e evolutiva, observam-se prazos de retrocompatibilidade assegurados pelas empresas desenvolvedoras da ordem dos 5 anos. Isto significa que 5 anos é sensivelmente é o período de “auto-preservação” dos objectos digitais. Neste contexto a prática de preservação digital deverá entrar nos planos de actividades e preocupações das instituições. O problema reside em como guardar de forma operacionalmente útil os objectos digitais que irão ser necessários às actividades da Organização durante períodos de tempo muito superiores ao prazo de “auto-preservação? O RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) é um projecto lançado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (Brevemente Direcção Geral de Arquivos – DGARQ) que conta com a colaboração da Universidade do Minho e que pretende abordar de forma sistemática estas questões no intuito de vir a colmatar um vazio actualmente existente relativamente à gestão continuada de objectos digitais.Programa Operacional da Administração Pública (POAP).IAN/TT

Referenciais para um modelo de gestão de informação de arquivo: estudo de caso sobre a Câmara Municipal do Barreiro

A presente dissertação tem como principal objetivo a apresentação de referenciais para um modelo de gestão de informação de arquivo, numa perspetiva integrada, sistémica e global. Consciente de que, em plena Sociedade da Informação, é indiscutível a importância de uma gestão eficiente e adequada do recurso Informação, quer no seu tratamento, divulgação e conservação, é essencial que a organização assuma este recurso como sendo estratégico e determinante para fazer face aos novos desafios. Entendendo a informação de arquivo como parte integrante do sistema de informação, procura-se, numa primeira parte deste trabalho, definir modos de conhecer a organização e o seu sistema de informação, estudando o caso da Câmara Municipal do Barreiro, para depois se procurar compreender os referenciais de um modelo de gestão de informação de arquivo que se pretende eficiente, abrangente e atual. /ABSTRACT- This thesis main purpose is to present referencies for na Archie informativo modele o management, on an integrated, sistémica anda global perspective. In our “Information Society", the importance of an efficient and adequate resources management is unquestionable, whether it's the way Information is handled, published or preserved, it's essential that the organization commits this resource as a strategic and determining one when facing new challenges. By taking archive information as an integrated part of the information system. We intend to, in first part of this assignment, to define new ways to know the organization and its information system, by studying the case of the Barreiro City Hall, for then to try and understand the referential of an information managing model that aspires to be efficient, global and up to date

Estudo comparativo de referenciais normativos para avaliação da confiabilidade e certificação de repositórios digitais

Neste trabalho toma-se como base os referenciais normativos relacionados com a temática da confiabilidade e certificação de repositórios e digitais. Partindo da premissa de que os repositórios digitais são elementos essenciais das instituições com funções de preservação do património digital, pretendeu-se analisar como podem ser considerados dignos de confiança por parte dos seus utilizadores. Tal análise permitiu considerar que elementos promovem e reforçam a confiabilidade através do cumprimento de normas, recomendações, e processos de auditoria e de certificação. Nesse sentido foram estudados vários referenciais normativos que visam aferir e certificar a confiabilidade de repositórios digitais. Nesta proposta de comunicação iremos apresentar uma comparação entre o TRAC, a ISO 16363:2012 e o NESTOR

Digitarq2: nova arquitectura aplicacional para gestão de Arquivos Definitivos

Neste artigo, é apresentada uma visão global e integrada de um conjunto de projectos e iniciativas conduziram ao desenvolvimento de uma plataforma tecnológica que tem como objectivo a criação, gestão e disseminação de material no contexto de um arquivo histórico. Os principais actores nestes projectos concentram-se em três instituições que têm colaborado estreitamente no sentido de atingir os objectivos traçados: o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, o Arquivo Distrital do Porto e a Universidade do Minho. A primeira iniciativa conjunta com estas instituições data de 2003 e deu origem à plataforma tecnológica que suporta o Arquivo Distrital do Porto (ADP) e que se tornou conhecida como Digitarq. Na altura, os objectivos para este projecto resumiam-se ao desenvolvimento de uma aplicação à medida dos requisitos do ADP que permitisse suportar as actividades de descrição arquivística. Ainda durante esse projecto, foram desenvolvidas duas aplicações informáticas adicionais: um motor de pesquisa via Web que permite a qualquer indivíduo consultar e navegar na base de dados de descrições arquivísticas e uma aplicação para gestão de objectos digitais provenientes do Serviço de Digitalização do próprio arquivo. O projecto Digitarq permitiu, em 2004, tornar acessível ao público parte do acervo documental do Arquivo Distrital do Porto, i.e. cerca de meio milhão de registos. A plataforma em pleno funcionamento permitiu identificar algumas das suas fragilidades bem como catalizar ideias sobre serviços adicionais especialmente inovadores no contexto da Administração Pública portuguesa. Assim, surgiram candidaturas a dois novos projectos que têm permitido a prossecução do trabalho que vinha sendo realizado. Neste momento, está em curso um projecto que visa a implementação de um balcão electrónico para um arquivo digital e que permitirá a qualquer utilizador, geograficamente distante, realizar todas as operações que hoje apenas se encontram disponíveis fisicamente no balcão do arquivo. Outro projecto, o RODA - Repositório de Objectos Digitais Autênticos, preocupa-se com a preservação a longo-prazo de materiais digitais e assenta no desenvolvimento de um repositório capaz de garantir a preservação da autenticidade de materiais digitais produzidos por instituições da Administração Pública. Requisitos nascidos de contextos mais residuais têm motivado o desenvolvimento de novos componentes para a plataforma Digitarq, bem como promovido a generalização de alguns dos componentes já existentes. Ao longo deste artigo, iremos discutir as ideias por detrás de cada um destes projectos, algumas decisões tecnológicas e a nova plataforma tecnológica que irá emergir de todos estes contributos e que difere substancialmente da plataforma inicial

O arquivo da Administração da Região Hidrográfica do Norte: um contributo na abordagem histórico-geográfica do domínio público hídrico

Conforme o Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março, o Estado, especialmente através da administração central, bem como as demais entidades públicas e privadas, tem o direito e o dever de preservar, organizar, defender e valorizar o património arquivístico nacional. A Administração da Região Hidrográfica do Norte (ARH do Norte) é possuidora de um valioso acervo resultante da actividade centenária desenvolvida pelos diferentes organismos com tutela sobre a gestão da água e o planeamento dos recursos hídricos, disperso pelas cidades do Braga, Porto, Viana do Castelo e Vila Real. A partir de vários casos de estudo que percorrem os usos das águas públicas para diferentes fins, as modalidades da sua utilização, sem esquecer os usos públicos e a ocupação das margens para outras actividades, pretendemos identificar alguns dos problemas que decorrem dos modelos de gestão, baseado no licenciamento para o uso da água e a ocupação do Domínio Público Hídrico. Por outro lado, queremos igualmente contribuir para o debate relativo aos modelos tradicionais de intervenção no Domínio Público Hídrico que se reveste de grande actualidade e que em Portugal surge ainda como um tema pioneiro e pouco divulgado nos âmbitos científico e técnico. Perante a importância da informação disponível no arquivo histórico da ARH-Norte, os desafios que se afiguram a esta instituição são vários, dos quais queremos destacar os seguintes, que serão abordados na comunicação a apresentar: - a salvaguarda de um importante fundo documental que se encontra numa situação de progressivo abandono e degradação com o risco de desaparecer de forma permanente; - a divulgação do arquivo e o seu acesso duma forma simples e actualizada; - a colaboração com as instituições académicas

RODA: repositório de objetos digitais autênticos : passado, presente e futuro…

O RODA é um repositório digital que implementa as funcionalidades dos componentes principais do modelo de referência OAIS. É capaz de ingerir, gerir e fornecer acesso controlado aos vários tipos de objetos digitais produzidos por grandes corporações ou organismos públicos. É baseado em tecnologias de software aberto e foi construído em cima de normas internacionais como o OAIS, METS, EAD e o PREMIS. Este sistema resultou de um esforço inicial financiado pela então designada Direção Geral de Arquivos que recorrendo à Universidade do Minho como parceira técnica, reuniu uma equipa multidisciplinar de técnicos que durante 2 anos colaboraram para o seu desenvolvimento. Deste esforço conjunto, resultou um sistema com capacidade para suportar o ciclo de vida da preservação digital que foi disponibilizado em regime de código aberto. Nesta apresentação, pretendemos expor algumas das decisões críticas tomadas ao longo do processo de desenvolvimento e que tornaram possível que hoje o RODA seja encarado como uma solução para a Preservação Digital: política de preservação, autenticidade, normalização, ingestão, estrutura dos SIP, AIP e DIP, famílias de objetos digitais e suas propriedades significativas. Pretendemos também apresentar as novas iniciativas que entretanto surgiram em torno do RODA: criou-se uma comunidade internacional para o desenvolvimento continuado do sistema; há componentes do RODA que se autonomizaram e que estão ser lançados como ferramentas de preservação em determinados domínios específicos; há projetos europeus em curso que visam a integração do RODA com outros sistemas de modo a potenciar soluções para outros cenários: integração com o PLATO (ferramenta emergente do projeto europeu PLANETS) que permite criar planos de preservação digital; integração com o SCOUT (sistema de monitorização) que está a ser desenvolvido no âmbito do projeto europeu SCAPE e no âmbito de uma tese de doutoramento na área; integração com o ALFRESCO (sistema de código aberto para tramitação e arquivo corrente) que tem vindo a ser usado em organismos da administração pública de vários países. O RODA está a deixar de ser um sistema isolado para passar a ser uma peça num sistema mais complexo mas com uma aplicação a um conjunto de cenários muito mais abrangente. Em resumo, nesta apresentação faremos uma visita guiada ao novo RODA e traçaremos o seu percurso no futuro próximo

Colloquium luris: desmaterialização, confiança, autenticidade e preservação

Apresentação efetuada em "Colloquium luris", Universidade do Minho, Braga, 2014Comunicação que aborda o tema da Preservação Digital no contexto da crescente desmaterialização

Certificação de repositórios digitais

Apresentação efetuada no "Seminário (R)evolução da Informação Pública : preservar, certificar e acessibilizar, Lisboa, 2011"O número de repositórios digitais em Portugal tem vindo a aumentar a um ritmo assinalável. O mesmo está a acontecer à quantidade de informação que detêm e dão acesso. Iniciativas como o Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (que disponibiliza um serviço de alojamento de repositórios para instituições que realizam investigação científica e a publicam em acesso-livre), ou os vários programas de financiamento destinados à desmaterialização de processos são um claro estímulo à implementação deste tipo de sistemas. Com o aumento de informação, cresce também a responsabilidade das instituições que albergam estes sistemas. Para aferir a qualidade do serviço prestado e promover a confiança junto dos seus utilizadores, existem atualmente vários referenciais aceites pela comunidade internacional que permitem ao gestor do repositório realizar um diagnóstico aos seus procedimentos, estrutura organizacional, gestão de informação, infraestruturas, tecnologias e segurança. Exemplos deste tipo de referenciais são o Data Seal of Approval, o DRAMBORA, o ISO 16 363 e o TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification). Nesta comunicação serão apresentadas algumas das motivações que levam instituições a certificar os seus repositórios digitais, assim como serão realçados alguns requisitos presentes nestes referenciais normativos que permitem a realização de autodiagnósticos e auditorias internas.KEEP SOLUTION