Research information systems at universities and research institutions - Position Paper of DINI AG FIS

This is the English translation of a position paper published by the German DINI Working Group on Research Information Systems (DINI AG FIS) in 2015. Reporting has become a regular part of science at every level. Researchers are required to report to external funding organisations and sponsors. Management needs an overview of the multitude of research information available in order to be able to make sound decisions and compete successfully for equipment and funding. Public accountability, particularly in terms of financing, has also grown in importance over time. At the same time, universities and research institutions still face major problems when it comes to providing information on research performance. The causes of these problems are often very similar at each institution – distributed data storage without any interfaces, management systems that fail to map research contexts, and limited usability of existing systems when it comes to carrying out differentiated analyses: Specialist and funding databases are managed independently of one another, interfaces and exchange formats simply do not exist, and standardisation options are seldom used when developing such systems. The development of financeable and functional research information systems and, above all, the exchange of existing information are of equal importance as campus management or suitable HR and finance systems when it comes to IT development in scientific institutions. It is difficult to imagine institutions being able to manage processes requiring manual input and annual data requests in the long term. Reporting requirements are also likely to increase over time. This position paper describes specific strategic steps that need to be taken in order to develop long-term research reporting information management processes in German research insttutions. Common standards need to be agreed on as they are a prerequisite both for reducing the considerable amount of work required to run systems and for enabling mobile researchers to transfer their portfolio to various applications and different research institutions. The working group also devised specific practical tips on designing, choosing, introducing and running a system as well as advice with regard to project management. These tips and advice are aimed at institutions wishing to introduce or develop a research information system

Forschungsinformationssysteme in Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Positionspapier

Ebert B, Tobias R, Beucke D, et al. Forschungsinformationssysteme in Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Positionspapier.; 2015.Forschungsberichterstattung ist mittlerweile Alltag auf allen Ebenen des Wissenschaftsbetriebs:Forschende erfüllen regelmäßig Berichtspflichten gegenüber externen Förderorganisationen und Geldgebern. Leitungen benötigen im Wettbewerb um Ausstattung und Köpfe eine Übersicht über die Vielzahl an Forschungsinformationen, um gute Entscheidungen treffen zu können. Die öffentliche Rechenschaftslegung über Forschung, insbesondere über die Finanzierung, hat ebenfalls an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig haben Hochschulen und Forschungseinrichtungen immer noch überraschend große Probleme bei der Bereitstellung fachbezogener Informationen. Die Ursachen sind in den Institutionen meist ähnlich – eine verteile Datenhaltung ohne Schnittstellen, Verwaltungssysteme, die Forschungskontexte nicht abbilden, sowie die begrenzte Nutzbarkeit vorhandener Systeme für die Durchführung differenzierter Auswertungen. Mehrfacherfassungen sind an der Tagesordnung. Institutionsübergreifend bestehen weitere Hindernisse für ein effizientes Informationsmanagement: Fach- und Förderdatenbanken werden isoliert betrieben, es fehlt an Schnittstellen und Austauschformaten und bei der Entwicklung von Systemen werden Standardisierungsmöglichkeiten zu wenig genutzt. Die Entwicklung finanzierbarer und funktionaler Forschungs-informationssysteme und vor allem der Austausch vorhandener Informationen gehört ebenso zur IT-Entwicklung für die Wissenschaft, wie Campusmanagement oder geeignete Personal-und Finanzsysteme. Es ist schwer vorstellbar, dass Prozesse, die auf manuelle Eingaben und jährliche Datenabfragen angewiesen sind, in den zahlreichen wissenschaftlichen Einrichtungen dieser Welt auf Dauer erfolgreich fortgeführt werden können. Ebenso wenig ist wahrscheinlich, dass die Berichtsanforderungen abnehmen. Das Positionspapier zeigt auf strategischer Ebene auf, welche konkreten Schritte zur Entwicklung eines nachhaltigen Informationsmanagements in der Forschungsberichterstattung gegangen werden müssen. Eine Verständigung auf gemeinsame Standards ist die Grundvoraussetzung dafür, dass der nicht unbeträchtliche Aufwand für den Betrieb der Systeme gesenkt werden kann und mobilen Forschenden ermöglicht wird, ihr Portfolio in verschiedene Anwendungen zu übertragen und auch in andere Forschungseinrichtungen mitzunehmen. Die Arbeitsgruppe hat darüber hinaus konkrete handlungspraktische Hinweise für Systemauswahl, Einführung und Betrieb, Projektmanagement und Gestaltung der Systeme erarbeitet. Diese richten sich an Institutionen, die selbst ein Forschungsinformationssystem einführen oder entwickeln wollen

Forschungsinformationssysteme in Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Positionspapier

Ebert B, Tobias R, Beucke D, et al. Forschungsinformationssysteme in Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Positionspapier.; 2015.Forschungsberichterstattung ist mittlerweile Alltag auf allen Ebenen des Wissenschaftsbetriebs:Forschende erfüllen regelmäßig Berichtspflichten gegenüber externen Förderorganisationen und Geldgebern. Leitungen benötigen im Wettbewerb um Ausstattung und Köpfe eine Übersicht über die Vielzahl an Forschungsinformationen, um gute Entscheidungen treffen zu können. Die öffentliche Rechenschaftslegung über Forschung, insbesondere über die Finanzierung, hat ebenfalls an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig haben Hochschulen und Forschungseinrichtungen immer noch überraschend große Probleme bei der Bereitstellung fachbezogener Informationen. Die Ursachen sind in den Institutionen meist ähnlich – eine verteile Datenhaltung ohne Schnittstellen, Verwaltungssysteme, die Forschungskontexte nicht abbilden, sowie die begrenzte Nutzbarkeit vorhandener Systeme für die Durchführung differenzierter Auswertungen. Mehrfacherfassungen sind an der Tagesordnung. Institutionsübergreifend bestehen weitere Hindernisse für ein effizientes Informationsmanagement: Fach- und Förderdatenbanken werden isoliert betrieben, es fehlt an Schnittstellen und Austauschformaten und bei der Entwicklung von Systemen werden Standardisierungsmöglichkeiten zu wenig genutzt. Die Entwicklung finanzierbarer und funktionaler Forschungs-informationssysteme und vor allem der Austausch vorhandener Informationen gehört ebenso zur IT-Entwicklung für die Wissenschaft, wie Campusmanagement oder geeignete Personal-und Finanzsysteme. Es ist schwer vorstellbar, dass Prozesse, die auf manuelle Eingaben und jährliche Datenabfragen angewiesen sind, in den zahlreichen wissenschaftlichen Einrichtungen dieser Welt auf Dauer erfolgreich fortgeführt werden können. Ebenso wenig ist wahrscheinlich, dass die Berichtsanforderungen abnehmen. Das Positionspapier zeigt auf strategischer Ebene auf, welche konkreten Schritte zur Entwicklung eines nachhaltigen Informationsmanagements in der Forschungsberichterstattung gegangen werden müssen. Eine Verständigung auf gemeinsame Standards ist die Grundvoraussetzung dafür, dass der nicht unbeträchtliche Aufwand für den Betrieb der Systeme gesenkt werden kann und mobilen Forschenden ermöglicht wird, ihr Portfolio in verschiedene Anwendungen zu übertragen und auch in andere Forschungseinrichtungen mitzunehmen. Die Arbeitsgruppe hat darüber hinaus konkrete handlungspraktische Hinweise für Systemauswahl, Einführung und Betrieb, Projektmanagement und Gestaltung der Systeme erarbeitet. Diese richten sich an Institutionen, die selbst ein Forschungsinformationssystem einführen oder entwickeln wollen

Forschungsinformationssysteme in Hochschulen und Forschungseinrichtungen - Request for Comments

Forschungsinformationssysteme sind ein aktuelles und wichtiges Thema für Hochschulen und Forschungseinrichtungen, die einem zunehmenden Bedarf an verlässlichen und verfügbaren Informationen über die eigenen Forschungsaktivitäten begegnen. Die DINI Arbeitsgruppe Forschungsinformationssysteme will mit dem jetzt vorgelegten Papier eine erste Orientierung bieten für Leitungen, Wissenschaftsmanagement und Informationsdienstleister, die sich mit den Anforderungen an ein Forschungsinformationssystem auseinandersetzen. Angesprochen sind aber auch Träger und Förderer, denen Hochschulen und Forschungseinrichtungen rechenschaftspflichtig sind und die selbst Forschungsdokumentation betreiben, sowie unabhängige oder kommerzielle wissenschaftliche Dienstleister und Datenbankbetreiber. Die Bedeutung von elektronischer Datenübermittlung und Vernetzung von lokalen und überregionalen Forschungsdatenbanken wird langfristig steigen. Daher sind alle Mitspielder im Wissenschaftsbetrieb für den Diskurs über eine gute Praxis der Forschungsdokumentation gefordert. Positionspapier wird als Request for Comments veröffentlicht Für die finale Fassung des Positionspapiers zur Forschungsinformationssystemen in Hochschulen und Forschungseinrichtungen ist das Feedback der Community unabdingbar, weshalb es als Request for Comments (RFC) Dokument bereitgestellt wird. Um das Positionspapier weiter zu verbessern bitten wir um Verbesserungs- bzw. Änderungsvorschläge, Kommentare und Anregungen bis zum 28.03.2014 per E-Mail an [email protected]. Die Beiträge gehen in die Erarbeitung der Schlussfassung ein

Eine Standortbestimmung 2022

Beucke D, Biesenbender S, Ebert B, et al. Management von Forschungsinformationen in Hochschulen und Forschungseinrichtungen. DINI Schriften. Vol 22-de. Göttingen: DINI; 2022