Examining User-created Description in the Archival Profession

Interest in user created metadata has increased in recent years. In 2009-2010 the RLG Partner Social Metadata Working Group examined the social metadata practices of libraries, archives, and museums worldwide. They found that more than half of studied institutions improve metadata with user created description. This article presents the results of a survey conducted in January-February 2013 on the social metadata practices of North American archival and special collections repositories. To what extent are archives allowing users to provide descriptive metadata using Web 2.0 technologies? Is user generated content integrated into finding aids, catalog records, or other authoritative metadata record? How do archives solicit such user engagement? Are archivists satisfied with the level of interaction their digitized content receives? This article reviews case studies on archival Web 2.0 initiatives, and compares the findings of the Working Group’s reports with the 2013 survey regarding user created descriptive metadata

Alterations: The Effects of Digitization on the Study of Academic Costume Collections

This thesis explores the effects of digitization on the study and exhibition of historic costume collections in colleges and universities. Based on interviews with key curatorial staff at six academic costume collections, I will argue that digitization, although expensive and time consuming, is essential to managing an academic costume collection and the associated outreach and education. Curators and collections staff who make their collections available online, either in the form of a catalogue database or more informally through social media, have greater intellectual control over their collections. They have the potential to reach more users in a broader geographic area and have more productive appointments with researchers. When sufficient digital photography is available, wear and tear of fragile collection items can be mitigated because the need to pull objects from storage is reduced. Producing digital photography also lays the groundwork for digital exhibitions and digital components to accompany physical exhibitions.M.S., Arts Administration -- Drexel University, 201

Fort Vancouver Mobile

Mobile phones have become ubiquitous yet remain untapped as a storytelling medium. They offer the power of media, text, audio, video, animation, in a fully personalized format. Through GPS technology these devices even can locate a user and share, on the precise spot, data tailored just for that user's particular interest. Users then can add written responses, video or sound about a site or event. The implications for such authoring precision, audience awareness and interactivity pose exciting challenges to the team creating the Fort Vancouver Mobile project, a storytelling environment accessible via smart phones that tells the history of the Fort Vancouver National Historic Site. Phase I, just completed, comprises apps for the iPhone and Android and a story module focusing on Hawaiians who lived and worked at the site in the mid 1800s. Phase II, the focus on this proposal, seeks $50,000 to create modules focusing on gender issues at the site that have, heretofore, gone unexamined

Strengthening digital engagement to provide intersectional narratives within museums using user generated metadata: a case study at Chicago’s Adler Planetarium and the applications beyond.

Cultural heritage institutions have experienced a technological boom over the last fifty years, and digital access to collections has evolved from searchable catalogues available onsite with the aid of a research staff member, to a variety of modalities ranging from web-based, publicly available databases to interaction through social media platforms. As institutions look to capitalize on the new ways in which their collections are being discovered, cataloguing visual data and expanding metadata are necessary for staying relevant, on trend, and engaged with audiences. Metadata allows people to perform various operations with data, including searching, managing, structuring, preserving, and authenticating resources. Creating metadata is a labor intensive process, and one solution to the need for more extensive cataloguing is crowdsourcing, which over the last two decades has proven not only to increase access points to collections but also to enrich catalogue data. As well, crowdsourcing presents an opportunity for museums to make what has long been an opaque back-end process more transparent, turning metadata creation into a mission-supporting activity. Using an adapted practice-based methodology, this thesis examines projects I devised and led at Chicago’s Adler Planetarium, Tag Along with Adler, as a case study in the benefits of crowdsourcing projects (and metadata tagging projects in particular) within cultural heritage institutions, not as mere outsourcing of labor but rather as participatory, even transformational experiences for an engaged public that also enhance and expand cataloguing. It also explores the successes and shortcomings of this case study and what these results suggest for the field at large with respect to language and metadata production. In particular, it demonstrates that there exists a semantic gap in the language and descriptive styles of museum professionals, on the one hand, and the public, on the other, and that crowdsourcing demonstrates promise to help bridge this gap while also providing an opportunity for the public to engage with museums directly

Konceptualizacija arhivskog gradiva u muzejima

This thesis examines the perspectives of museum curators on the nature and description of archival material held in Croatian museums. The research emanated out of personal speculation that the arrangement and description of archival and other documentary material found in museum settings are dependent on how curators determine what constitutes archival material, what constitutes a museum object or museum documentation, and what might potentially be both. Arguing also that the path to any kind of interoperability starts with the people who implement these descriptive standards, this exploratory study uses ethnographic methods, including interviews, observation and autoethnography to investigate curators’ understandings of archival and documentary materials held in their museums (i.e., rather than in archives).The research was guided by the following questions: How do museum curators conceptualize archival records and other materials within their institutions? How and why do records and other archival materials come to be treated as museum objects? What happens to archival material in museum settings in terms of its description? Do museum professionals see any possible convergences between archives and museum materials in terms of description and access in museum collections, and if so, what might those be? The study identifies and analyzes their conceptualizations of and attitudes towards the records that surround them in their daily professional practice (both those they collect and those they create) as well as towards their description of those records. It also contemplates how museum curators perceive the role of the descriptions they create when these are to be placed online in an environment where there are no longer institutional boundaries and the anticipated audience is not socially restricted. The historical situation of archival material in Croatian museum collections is also discussed in a way that offers insights into national regulatory practices as well as the perspectives of both archival and museum professionals in Croatia. However the thesis also points out that these problems are not just the result of Croatia's historical particularities but are also present worldwide in any situation where archival material constitutes part of museum collections. 174 The findings of the study indicate that the conceptualizations of the museum curators who were interviewed regarding records, properties of those records, and how both are or should be represented through description, vary in relation to how they personally conceive of the concept of a record (their individual cognitive framework), how the concept of a record is discussed in contemporary archival discourse and practice (professional frameworks), the parameters set by relevant archival and museum laws and regulations in Croatia (juridical framework), and the contemporary socio-political context (societal framework). The thesis concludes that the matter of description in the end becomes the matter of access and that descriptive processes that take place in Croatian museums are indeed determined by museum professionals in the course of their daily work, although they are also circumscribed by institutional policies and practices and juridical requirements such as legislation and regulations, and influenced by both historical and contemporary societal contexts. These findings suggest that description could potentially serve as mechanism by which means the boundaries of individual repositories, professional communities and nations could be bridged. Given that curatorial conceptions are exercised in such a central way in museums, such bridging could only be successful, however, if it were based upon a robust understanding of what curators understand and internalize as significant concepts and values in the museum context, such as those that are surfaced through this research.Prošireni sažetak doktorskog rada „Konceptualizacija arhivskog gradiva u muzejima“ predstavlja osnovna poglavlja doktorskog rada, razjašnjava ciljeve i svrhe istraživanja, donosi postupak izvođenja istraživanja te rezultate i zaključke istraživanja. Doktorski rad “Konceptualizacija arhivskog gradiva u muzejima” ispituje percepciju muzejskih kustosa i načine na koje poimaju karakteristike arhivskog gradiva i posebice način poimanja opisa arhivskog gradiva koje je dio muzejskih zbirki u hrvatskim muzejima. Istraživanje prikazano u radu potaknuto je osobnim promišljanjima da upravo kategorizacija i opis arhivskog i drugog dokumentarnog gradiva u muzejima ovise o tome kako kustosi konceptualiziraju i što zapravo smatraju arhivskim gradivom, što muzejskom građom, a što muzejskom dokumentacijom te definiranjem gdje, kako i zašto se pojmovi istih preklapaju. Stvaranju reprezentacije, odnosno opisa nekog informacijskog objekta prethodi njegova identifikacija i imenovanje. Različiti načini na koje opažamo karakteristike i svojstva ne samo informacijskog objekta kojeg opisujemo, nego i opisa kao zasebnog informacijskog objekta, utječu na daljni tijek komunikacije u kojem je korisniku potrebno pružiti pristup i razumijevanje svih svojstava opisanog informacijskog objekta na nedvosmislen način. Svojstva i karakteristike koje osoba izdvaja kao temeljna svojstva nekog informacijskog objekta, kao karakterisitke koje ga definiraju, postat će sastavni dio opisa tog objekta. Istovremeno i opis predstavlja koncept pri čemu će pojedina osoba, stručne zajednice i međunarodna standardizacija izdvojiti odnosno usuglasiti razumijevanje pojedinih karakteristika i svojstava tog koncepta, a u svrhu komunikacije s korisnicima, automatiziranim informacijskim sustavima itd. Kategorizacija građe i gradiva u zbirke neposredno predstavlja izbor načina na koje će građa ili gradivo biti opisano i samim time dostupno korisnicima unutar i izvan muzeja. Imajući u vidu kako krajnji pristup korisnika ne bi trebao biti otežan zbog različitih praksi kategorizacije i opisa građe i gradiva u različitim institucijama te smatrajući kako način postizanja interoperabilnosti započinje upravo sa stručnjacima koji implementiraju opisne standarde u svakodnevnom radu, ovdje prikazano istraživanje tematski je usmjereno na istraživanje područja opisa arhivskog gradiva u muzejskim ustanovama. Problematiziranje čuvanja i dostupnosti arhivskog gradiva u muzejskim zbirkama prisutno je u Hrvatskoj od 1950-ih godina, a posebice se aktualiziralo 1960. godine kada je donesena Preporuka o razgraničenju građe između arhiva, biblioteka i muzeja. Postupanje po Preporuci nije sasvim zaživjelo budući da su muzeji odbijali predati sakupljeno gradivo u zbirkama ističući s jedne strane važnost čuvanja originalnih primjeraka dokumenata u muzejskim zbirkama, a s druge strane organsku povezanost muzejskog predmeta i dokumentacije kojom se predmet kontekstualizira. Dokumenti prikupljani u muzejske zbirke kroz povijest su tretirani prvenstveno kao muzejski predmeti, a prikupljena i stručnim radom stvorena dokumentacija organizirana je u fondove sekundarne dokumentacije. Usporedbom podataka 2011. godine objavljenih u Pregledu arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske i u Registru muzeja, galerija i zbirki u Republici Hrvatskoj uočen je nesrazmjer arhivskih zbirki u muzejima; muzealci su iskazali ukupno 5 arhivskih zbirki i 879 zbirki dokumentarne građe u muzejima, a arhivisti su iskazali kako u hrvatskim muzejima postoji ukupno 625 zbirki arhivskog gradiva. Ovakav nesrazmjer može se smatrati posljedicom različitih perspektiva, odnosno različitog poimanja koncepta arhivskog gradiva. Upravo o percepciji kustosa ovisi kategorizacija pojedine zbirke u muzeju i njeno imenovanje arhivskom zbirkom, dokumentarnom, povijesnom itd., te posljedično i razumijevanje svojstava građe u pojedinoj zbirci koje se naposljetku očituje i u opisu jedinice građe. Postupke arhivističkog sređivanja i opisa gradiva Elizabeth Yakel nazvala je reprezentacijom. Stručnjak koji stvara opis jedinice građe, arhivist ili muzealac, ima ulogu medijatora. Pod utjecajem postmodernističke filozofije na granu arhivistike, razmatranja o ulozi i utjecaju arhivista kao medijatora otpočela su još 1990-ih godina. U arhivskom opisu sadržane su sve prethodne reprezentacije nastale prilikom sređivanja gradiva, uokvirene unutar arhivističkih načela provenijencije i prvobitnog reda... Zaključci: Istraživanjem su se prepoznala i analizirala poimanja kustosa i njihovi odnosni stavovi prema dokumentima koji ih okružuju u svakodnevnoj praksi (prikupljenim dokumentima i onim stvorenim) te stavovi kustosa o mogućem opisu arhivskog gradiva u muzejima. Istraživanjem su se također ispitali stavovi kustosa spram uloge opisa građe u mrežnom okruženju gdje više ne postoje institucionalne granice, korisnike nije moguće predvidjeti, a okviri specifičnog društvenog konteksta su zaobiđeni. Problem arhivskog gradiva u hrvatskim muzejskim zbirkama predstavljen je sažetim povijesnim prikazom prateći kroz povijesnu stručnu literaturu perspektive arhivskih i muzejskih djelatnika , a ujedno je razmotrena nacionalna zakonska regulacija kojom se regulira postupanje s muzejskom građom i muzejskom dokumentacijom. Istraživanjem se ustvrdilo kako problem arhivskog gradiva sadržanog u muzejskim zbirkama nije isključivo posebnost hrvatske prakse i povijesnih posebnosti, već da je to globalno prisutan problem u okolnostima kada je arhivsko gradivo sastavni dio muzejskih zbirki. Rezultati istraživanja ukazuju kako je poimanje intervjuiranih kustosa (o pojmu arhivskog gradiva, svojstvima arhivskog gradiva i načina na koji bi arhivsko gradivo trebalo biti opisano) ovisno o načinu percepcije pojma arhivskog gradiva (individualna spoznaja), o načinu poimanja arhivskog gradiva u sklopu suvremenih arhivističkih i muzeoloških diskursa te stvarne prakse (stručne spoznaje) kao i arhivskim i muzejskim zakonima i pratećim pravilnicima (pravni okvir) te suvremenim političko-društvenim kontekstom (društveni okvir). Istraživanjem je zaključeno kako pitanje opisa postaje zapravo pitanje pristupa gradivu i građi te da su procesi opisa građe i gradiva u hrvatskim muzejima određeni kustoskim svakodnevnim opisnim praksama koje su ograničene institucionalnim smjernicama i praksama, zakonskim okvirima te određene povijesnim i suvremenim kontekstima. Rezultati istraživanja sugeriraju kako nanovo promišljena praksa opisa može preuzeti ulogu mehanizma kojim bi se premostile granice pojedinačnih ustanova, stručnih zajednica i nacionalnih praksi. Budući da odlučujuću ulogu u opisnom procesu u muzejima predstavljaju upravo kustoske percepcije gradiva i opisa gradiva, moguće premoštenje navedenih granica može biti uspješno jedino ako je temeljeno na jasnom razumijevanju načina na koji kustosi razumijevaju i internaliziraju pojmove i vrijednosti muzejskog konteksta. Znanstveni doprinos istraživanja Doprinos ovog istraživanja očituje se u teorijskim i praktičnim idejama u području opisa arhivskog gradiva u muzejskom okruženju na način da detektira pojedina područja prednosti i nedostataka muzejskog i arhivskog opisa, donosi uvid u percepciju osoba koje stvaraju opis građe i gradiva u muzejima stvarajući temelj za razumijevanje različitih pristupa te kontekstualizira problematiku arhivskog gradiva u muzejima kroz dijaloge arhivske i muzejske zajednice te kroz postojeću zakonsku regulativu i međunarodne opisne standarde. Obzirom da nisu postojale čvrste teorijske pretpostavke niti prethodna istraživanja ove problematike usmjerena na razumijevanje kako i zašto je arhivsko gradivo tretirano u muzejima, ovo istraživanje je eksplorativno i indikatvno u karakteru i otvara vrlo specifičnu problematiku koji je potrebno detaljnije istražiti na većem broju sudionika i uz otvoreno iskazivanje konteksta u kojem sudionici prakticiraju opis. Rezultati i izvedeni zaključci, iako ne mogu biti uopćeni i generirati nov teorijski okvir, ipak upućuju na važnost postizanja razumijevanja stručnjaka kao pojedinca (i njegove osobe i profesionalne kognicije), institucionalnog okvira u kojem djeluje te šireg društevnog konteksta budući da svi navedeni elementi utječu na stvaranje opisa, što posljedično utječe i na pristup informacijskom objektu (bilo u obliku obavijesnog pomagala kojem se pristupa lokalno, bilo u mrežnom okruženju). Doprinos ovog istraživanja predstavlja i uporaba atoetnografske metodologije, pomoću koje je čitatelj upoznat s konceptima i predrasudama istraživača kao stručne osobe i sa samim internim tijekom istraživanja i elemenata koji su na istraživanje utjecali. Autoetnografski postupak i krajnje prikazan narativ ujedno se pokazao kao pogodna metodologija istraživanja u arhivistici, kao etički korektiv, te kao metoda kojom se uspješno propituju odnosi reakcija Ja – Drugi u specifičnom okruženju koje je ovim radom istraživano