Development of a web application for solving the problem of project management methodology selection with fuzzy input data

Проведен анализ последних исследований и публикаций, посвященных проблеме выбора методологии управления для определенного проекта и исследованию влияния применяемой методологии на успех проекта. На основе проведенного анализа установлена необходимость автоматизации решения задачи выбора методологии для конкретного проекта. В качестве подхода для решения задачи использован метод выбора методологии управления проектом на основе нечетких представлений. В методе применена анкета с вопросами, касающимися количества людей, вовлеченных в проект, опыта работы заказчика с командой, оценки компетентности команды проекта менеджером проекта, отчетности по проекту, вероятности появления рисковых событий. Для каждой ситуации, заданной в анкете, с помощью опроса экспертов определены функции принадлежности всех рассматриваемых методологий управления проектами, т.е. их применимость к конкретной ситуации. В соответствии с ответами на вопросы анкеты по проекту, формируются функции принадлежности оценки проекта по каждому его параметру. Для всех рассматриваемых методологий рассчитываются их суммарные взвешенные расстояния от оценки проекта по анкете при использовании расстояний Хэмминга и Евклида. Выбирается тот подход, для которого вычисленные расстояния являются минимальными. Разработано веб-приложение решения задачи выбора методологии управления проектом при нечетких исходных данных "PMGuide". Данное веб-приложение применено для выбора методологии управления проектом по разработке программного обеспечения оптимизации содержания проекта "PTCQR Optimization". Исходя из результатов расчета расстояний Евклида и Хемминга от проекта до каждой из семи альтернатив (PMBOK, PRINCE2, ISO21500, SWEBOK, SCRUM, XP и KANBAN), выбрана гибкая методология SCRUM, как лучшая для условий рассматриваемого проекта. На тестовом примере подтверждена корректность работы веб-приложения для выбора методологии управления проектом "PMGuide".The analysis of the latest research and publications devoted to the problem of choosing a management methodology for a particular project and studying the influence of the applied methodology on the project's success has been carried out. On the basis of the analysis performed, the necessity of automatization of the methodology selection problem’s solution is established. The method for choosing a project management methodology based on fuzzy concepts was used as an approach for solving the problem. The method uses a questionnaire with questions regarding the number of people involved in the project, the customer’s working experience with the team, the assessment of the project team’s competence by the project manager, project reporting, and the likelihood of risk events. For each situation specified in the questionnaire, with the help of the survey of experts, the membership functions of all considered project management methodologies are defined, i.e. their applicability to a specific situation. In accordance with the answers to the questions of the project questionnaire, the membership functions of the project evaluation for each of its parameters are formed. For all considered methodologies, their total weighted distances from the evaluation of the project by the questionnaire are calculated using Hamming and Euclidean distances. The approach, for which the calculated distances are minimal, is chosen. A web application PMGuide has been developed to solve the problem of choosing a project management methodology with fuzzy input data. This web application is used to select a project management methodology for developing PTCQR Optimization software to optimize the scope of the project. Based on the results of calculating, the Euclidean and Hamming distances from this project to each of the seven alternatives (PMBOK, PRINCE2, ISO21500, SWEBOK, SCRUM, XP, and KANBAN), the flexible SCRUM methodology was chosen as the best alternative for the conditions of the considered project. The test case confirmed the correctness of PMGuide web application for choosing the project management methodology

The Usefulness of the Recommendations Regarding the Information System Development Method Selection during the Era of Digitalization

The business criticality of information systems (IS) and their development (ISD) appear to have increased recently. Backsourcing, cosourcing and multisourcing of ISD are some of the consequences. They, in turn, extend the need for understanding how to select information systems development methods (ISDM). In this research, we first condensed the knowledge base of ISDM selection research into nine recommendations. We then interviewed 28 ISDM experts and asked them to evaluate how useful the extant ISDM selection recommendations of prior research are to IS user organizations. We discovered that most recommendations were perceived outdated and only limitedly useful. We finally contemplated that paying more attention to how ISDMs are used in business development contexts is a means to increase the usefulness of ISDM selection recommendations

Selecting the right method for the right project

The development of information systems is constantly changing. As a background of the change, there is almost a traditional problem about the high failure rates of information systems development (ISD) projects, but it is no longer the only change-driving force. The role of information systems and their strategic significance has increased considerably due digitalization. This has happened also in the areas of business, which have not been traditionally thought as IT-oriented. Furthermore, the new agile development methods have forced ISD clients to take more responsibility for ISD than before. In practice, this means that completely outsourcing ISD is not as sensible nor as simple as before. ISD clients who acquire information systems must be aware of the different ISD methods and be able to compare and choose the most suitable for the business situation and the objectives in question. ISD method selection is rarely studied, and the majority of publications concentrate on different selection criteria relating to the ISD method choice without a clear selection model. Only a few ISD method selection models were found in the literature. Furthermore, the earlier ISD method selection models are restricted by two factors: firstly, the recommendations behind the prior ISD selection models do not correspond to today’s thoughts about the ISD methods; secondly, prior ISD selection models concentrate only on the properties of the ISD pro-jects, and attention is not really given to the business environment or the business to be developed. In a situation like this, it was considered necessary to develop and study an ISD selection framework which takes the business development and business environment into account as well. Furthermore, it was seen as necessary to study both the customer and supplier practices related to the ISD method choice. The objective was to understand the present situation and estimate how the developed ISD selection framework could be utilized in the future. The study was carried out in several stages. Firstly, two unsuccessful ISD projects were studied in the case study, and it was found that the ISD method used in the projects did not correspond to the properties of the business environment in either case. After that, a contingency theory–motivated ISD selection framework was developed, and a systematic literature review was conducted to study earlier ISD method selection criteria and compare them with the developed ISD method selection framework. In the next stage, expert interviews were done. Altogether, 31 ISD experts working on the borderline between the IS sup-plier and client were interviewed and asked their opinions on existing ISD method selection practices by both the client and the supplier. Furthermore, the experts were asked for their opinions on the recommendations of earlier ISD method selection models and on the developed ISD method selection framework. As a result of the study, it can be stated that the developed ISD method framework covers both the previous ISD method selection criteria, which mainly concentrates on ISD project factors, and the business environment factors. Whereas the majority of the interviewed experts considered the developed ISD method selection framework useful, the recommendations of earlier ISD method selection models were regarded as outdated. Furthermore, it was noticed that in IS client organizations, there was almost no discussion about the ISD methods, and in the supplier organizations, the discussion was very rare. Any systematic projectspecific ISD method selection practice had not been perceived in either organizations. Supplier organizations can justify their reasons for favouring a certain ISD method with the bounded rationality, whereas the operation of customer companies doing (or not doing) the ISD method selection seems to be filling the features of functional stupidity. In the future, it is important to study how to plant the ISD method selection as part of the starting stage of the ISD project. In addition, the developed ISD method selection framework should be tested in the practice.Tietojärjestelmien kehittäminen on jatkuvassa murroksessa. Muutoksen taustalla on jo perinteiseksi muodostunut ongelma tietojärjestelmäprojektien epäonnistumisesta, mutta se ei ole enää ainoa syy. Digitalisaation myötä tietojärjestelmien rooli ja strateginen merkitys on kasvanut huomattavasti myös sellaisilla liiketoiminta-alueilla, joita ei ole ajateltu IT-orientoituneina. Lisäksi uudet ketterät tietojärjestelmien kehittämismenetelmät osallistavat tietojärjestelmäprojektien asiakkaat, jotka joutuvat entistä vastuullisempaan asemaan. Käytännössä tämä kaikki merkitsee sitä, että tietojärjestelmien kehittämisen täydellinen ulkoistaminen ei enää ole yhtä mielekästä, eikä myös yhtä yksinkertaista kuin ennen. Tässä tilanteessa myös tietojärjestelmiä hankkivan asiakkaan pitää tietää erilaisista kehittämismenetelmistä ja kyetä vertailemaan ja valitsemaan kyseiseen liiketoimintatilanteeseen ja tavoitteisiin parhaiten sopiva kehittämismenetelmä. Tietojärjestelmien kehittämismenetelmien valintaa on tutkittu vähän ja suurin osa löydetyistä julkaisuista keskittyy listaamaan erilaisia menetelmävalintaan liittyviä kriteerejä. Varsinaisia tietojärjestelmien kehitysmenetelmien valintamalleja on esitetty vain muutamia. Aiempien valintamallien käyttökelpoisuutta rajoittaa kaksi tekijää: ensinnäkin mallien taustalla olevat olettamukset eivät välttämättä täsmää tämän päivän ajatuksiin kehittämismenetelmistä, ja toisekseen valintamallit keskittyvät tietojärjestelmien kehittämisprojektien ominaisuuksiin, kehitettävää liiketoimintaa tai liiketoimintaympäristöä ei aikaisemmissa valintamalleissa juurikaan huomioida. Tilanteen ollessa tämä kehitimme ja tutkimme tietojärjestelmän kehittämismenetelmien valintamallia, joka ottaa huomioon myös samaan aikaan tapahtuvan liiketoiminnan kehittämisen ja liiketoimintaympäristön. Lisäksi tutkimme tietojärjestelmän kehittämismenetelmien valintaan liittyviä käytäntöjä sekä asiakkaan että toimittajan näkökulmasta. Tavoitteena oli ymmärtää menetelmävalinnan nykytilannetta ja arvioida miten valintamallia voisi jatkossa hyödyntää. Tutkimus toteutettiin useammassa vaiheessa. Ensimmäiseksi tapaustutkimuksin tutkittiin kahta epäonnistunutta tietojärjestelmäkehitysprojektia, ja havaittiin että kummassakaan tapauksessa valittu tietojärjestelmän kehittämismalli ei vastannut liiketoimintaympäristön tarpeita. Sen jälkeen kehitimme kontingenssiteoreettisen tietojärjestelmän kehitysmenetelmän valintamallin, jota verrattiin systemaattisella kirjallisuuskatsauksella löydettyihin aikeisempiin valintasuosituksiin. Vertailun jälkeen haastateltiin 31 asiantuntijaa. Haastatteluilla selvitettiin nykyisiä tietojärjestelmän kehitysmenetelmien valintaan liittyviä käytäntöjä, niin tietojärjestelmäasiakkaan kuin toimittajan näkökulmasta. Lisäksi asiantuntijoilta kysyttiin heidän mielipidettään aiempien valintamallien taustalla olevista väittämistä sekä nyt kehitetystä valintamallista. Tulos on, että ehdottamamme kontingessimalli kattaa sekä aiemmat, projektinominaisuuksiin keskittyvät valintakriteerit, että myös liiketoimintaympäristön epävarmuuteen liittyvät tekijät. Suurin osa haastatelluista asiantuntijoista (23 vastaajaa 31 haastatellusta) piti ehdotettua valintamallia käyttökelpoisena. Aiempien valintamallien taustalla olevat väittämät koettiin ajastaan jälkeen jääneiksi. Lisäksi havaittiin, että asiakasyrityksissä keskustelua tietojärjestelmän kehittämismenetelmistä ei käytännössä ollut juuri lainkaan, eikä myöskään suurimmassa osassa toimittajayrityksiä. Mitään säännöllistä projektikohtaista valintakäytäntöä ei kummissakaan yrityksissä oltu havaittu. Haastateltujen asiantuntijoiden mukaan kehittämisprojekteissa kuitenkin pääsääntöisesti käytetään jotain tietojärjestelmän kehittämismenetelmää, ja syyt menetelmän käyttöön vaihtelevat. Toimittajayritysten syyt tietyn menetelmän suosimiseen ovat pääosin perusteltavissa rajoitetulla rationaalisuudella (bounded rationality), kun taas asiakasyritysten toiminta menetelmän valinnassa näyttää täyttävän toiminnallisen typeryyden (functional stupidity) tunnuspiirteet. Jotta kehitetystä mallista tulee asiakasyrityksille hyödyllinen käytännön työkalu, on seuraavaksi syytä tutkia miten tietojärjestelmän kehittämismenetelmän valinta saadaan osaksi projektin käynnistämisvaiheen tehtäviä. Tärkeää on myös testata nyt esitetyn kontingenssimallin toimivuutta käytännön tilanteissa

Criterios para la selección de una metodología de gerencia de proyectos que permita el desarrollo de proyectos eficientes en el área de infraestructura de IT: caso de estudio en una empresa privada de transporte internacional de paquetería ubicada en Bogotá

El presente documento expone una investigación mixta - cualitativa y cuantitativa -, de enfoque empírico-analítico, desarrollada con base en el diseño metodológico propuesto por Quivy y Campenhoudt. Como propósito principal, busca establecer criterios priorizados que faciliten la selección de una metodología de gerencia de proyectos, que permita el desarrollo de Proyectos Eficientes en un caso de estudio relacionado con proyectos de infraestructura de IT, en una empresa específica (anónima). Con el fin de alcanzar los objetivos de la investigación, en el documento se desarrollan 4 capítulos. Los capítulos I y II parten con el abordaje teórico y metodológico del objeto de estudio, para posteriormente caracterizar, clasificar y comparar las Metodologías de Gerencia de Proyectos seleccionadas (Ágiles, PMBOK® y PRINCE2®). En estos capítulos se presentan definiciones y tablas comparativas importantes para la comprensión de la Gerencia de Proyectos y las metodologías disponibles en el ámbito. El Capítulo III se adentra en el análisis de los elementos que regularmente componen los proyectos propios del caso de estudio. Por medio de instrumentos de recolección de información primaria (entrevista y encuestas), complementada con análisis documental, se definen las categorías y subcategorías de evaluación de 21 proyectos reales y la importancia de cada aspecto para el desarrollo de los mismos. Posteriormente, se analizan los datos recolectados a través de métodos estadísticos y se concluye con respecto a los resultados obtenidos. En el último capítulo se genera una herramienta (software) de mapeo, basada en un diagrama de radar construido a partir del análisis estadístico y comparativo de la información estudiada en los capítulos anteriores, la cual incluye los criterios más relevantes para la selección de la Metodología de Gerencia de proyectos de la compañía del caso de estudio, y sirve como herramienta de soporte para futuros proyectos. Finalmente, se concluye con respecto a la idoneidad de cada una de las Metodologías de Gerencia de proyectos estudiadas, para su aplicación en los proyectos regulares del caso de estudio. Igualmente, se sugieren algunas recomendaciones para la empresa, relacionadas con la definición los criterios de éxito y la revisión de la estructura organizacional para el desarrollo de los proyectos.Abstract: This document presents a mixed - qualitative and quantitative - investigation, with an empirical-analytical approach, which was developed using the methodological design proposed by Quivy and Campenhoudt. Its main purpose is to establish the prioritized criteria to help on the selection of a project management methodology that allows the development of Efficient Projects, in a case of study related to IT infrastructure projects within a specific company (anonymous). In order to achieve the objectives of the investigation, 4 chapters are developed in this document. Chapters I and II, introduce the theoretical and methodological approach to the object of study for a later characterization, classification and comparison of the selected Project Management Methodologies (Agile, PMBOK® and PRINCE2®). These chapters present definitions and comparative charts, important for the comprehension of the Project Management and the available methodologies in the field. Chapter III enters in the analysis of the elements that are regularly contained in the projects of the case of study. By the use of primary data collection instruments (interview and polls), complemented with analysis of documents, categories and subcategories are defined for the evaluation of 21 real-life projects and the importance of each aspect for their development. Posteriorly, collected data is analyzed using statistical methods and conclusions about the obtained results are presented. In the last chapter, a mapping tool (software) is created, based in radar diagrams built from the statistical and comparative analysis of the information studied in previous chapters. It includes the most relevant criteria for the selection of the Project Management Methodology in the company of the case of study; it is also valuable as a supporting tool for future projects. Last, it is concluded about the suitability of each of the studied Project Management Methodologies for their practice in the regular projects of the case of study. Likewise, some recommendations for the company are suggested. These are related to the definition of success criteria and the revision of the organizational structure for the development of projects.Maestrí