Evolución y perspectivas de desarrollo de los sistemas de Gestión documental y Archiví­stica para el Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba

En estudio realizado por especialistas del Archivo Nacional de la República de Cuba (ARNAC), se constató que las herramientas que conocemos hoy sobre la gestión de documentos en las organizaciones y sus sistemas de archivos se desarrollaron a partir de la concepción norteamericana denominada Records Management. Partiendo de las limitaciones conceptuales de este modelo, el ARNAC asume el enfoque de archivos totales que define la implantación de sistemas integrales de tratamiento de la documentación que se ocupen de la producción, conservación, uso y explotación, y eliminación, atendiendo a las necesidades de cada tipo de usuario, ya sean los propios productores o los investigadores. La Universidad de las Ciencias Informáticas y el ARNAC han formalizado sus relaciones de trabajo y acordado el desarrollo de proyectos de I+D, que permitan la integración de las soluciones de softwares desarrolladas por la casa de altos estudios, de acuerdo a los documentos técnicos normativos vigentes en el paí­s. El objetivo del presente informe es exponer las caracterí­sticas que se tendrán en cuenta para el desarrollo de una Plataforma de Gestión documental y Archiví­stica para el Sistema Nacional de archivos, a partir de los requerimientos funcionales aprobados para este tipo de sistemas informáticos. Este proyecto de I+D forma parte de un conjunto de acciones encaminadas a apoyar el programa de la Comisión de Memoria Histórica

Sistema de gestión de Archivos históricos XABAL Arkheia

Los sistemas de información para la gestión de archivos se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o fí­sicos que se encuentran en una organización. Con el uso de las Tecnologí­as de la Información y las Comunicaciones se han desarrollado herramientas informáticas para facilitar un adecuado tratamiento archiví­stico contribuyendo a la difusión de los documentos almacenados en las instituciones archiví­sticas. El Centro de Informatización de la Gestión Documental, de la Universidad de las Ciencias Informáticas, desarrolló un sistema de gestión de archivos históricos, nombrado XABAL Arkheia. Este producto se basa en el manejo de archivos históricos aplicando la Norma Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF)) y la Norma Internacional General de Descripción Archiví­stica (ISAD (G)). El objetivo del presente trabajo es mostrar las caracterí­sticas que se tuvieron en cuenta para informatizar los procesos de incorporación, consulta y conservación de documentos de archivo en archivos, así­ como su interrelación. Se evidencian los rasgos distintivos de las instituciones sobre los cuales se basó el desarrollo de la solución para el procesamiento de documentos de archivo. Así­ mismo, el artí­culo describe cómo se gestionan los servicios que se ofrecen en el Archivo y el proceso de recuperación de datos, utilizando el sistema. El sistema se encuentra desplegado en varias instituciones, en algunos casos con más de 4 años de explotación