Indagación sistémica para la mejora continua de las herramientas de gestión de proyectos: el caso gestiona de la Universidad Estatal a Distancia

From its beginnings, a systemic dynamic, that promotes collaboration among diverse disciplines, has been the focus of the research system at the Universidad Estatal a Distancia (UNED). That vision challenges traditional project management in the costa rican context and opens possibilities for innovation. For instance, custom made technologies have been developed to support project management activities at UNED. Among the technologies build to support research project management at UNED, an online information system named Gestiona was developed. As a means to adapt the system to a rapid changing environment, a systemic inquiry has been enacted. Relevant actors have intervened during the process, finding accommodations that aimed at reducing as much as possible the loss of information during the research project management activities. The results show the effectiveness of the enacted systemic inquiry, primarily as a methodology for continuous improvement. Furthermore, emergent opportunities are presented as a disctintive valuable feature of systemic inquiry processes.El Sistema de Investigación de la Universidad Estatal a Distancia (UNED) ha buscado, desde su creación, propiciar una dinámica sistémica para la gestión de sus proyectos, apoyada en herramientas tecnológicas diseñadas a la medida. Esta perspectiva reta la visión tradicional de gestión de proyectos de investigación y abre posibilidades de innovación en este ámbito. Así, surge Gestiona, un software en línea para la captura de la información producida por los proyectos pertenecientes a dicho sistema de investigación. Como objetivo se ha buscado la mejora continua de Gestiona y su adaptación a los cambios del sistema de investigación de la UNED, considerando como criterio de efectividad la mínima pérdida de información posible a partir de los datos generados por los proyectos. El presente trabajo muestra cómo, una indagación sistémica del comportamiento de los actores que intervienen en los proyectos, ha permitido la mejora continua de la herramienta y la captura de datos relevantes en Gestiona, para la toma de decisiones por parte de las personas gestoras de los proyectos de investigación. Los resultados obtenidos muestran la efectividad de la indagación sistémica como una alternativa para la mejora continua de la gestión de proyectos. Asimismo, se presentan oportunidades de mejora emergentes como una característica valiosa propia del proceso de indagación sistémica

Propuesta de modelo de trabajo por macroprocesos en la Vicerrectoría de Investigación de la UNED - Costa Rica

El objetivo del artículo es exponer un modelo de trabajo por macroprocesos para la Vicerrectoría de Investigación de la UNED, que se sugiere, sea conocido por toda la institución de manera oficial. Dicho modelo gráfico se desarrolló a partir del análisis de la lista de actividades identificadas en la Vicerrectoría por medio de entrevistas a funcionarios clave. Se pretende que el modelo, de forma visual, sirva como punto de partida obligatorio para conocer el funcionamiento interno de la Vicerrectoría de Investigación, en qué se diferencia del resto de unidades institucionales y cuáles son los principales vínculos que la unen con los otros componentes del sistema de investigación. El principal obstáculo que enfrenta el modelo para ser aceptado, es el poco interés por ejercer una gestión más precisa sobre los recursos asignados a la Vicerrectoría  y que se debe en gran parte a la escasa definición del tema en el acuerdo del Consejo Universitario donde se constituye esta dependencia. El modelo por macroprocesos, contrariamente, fomenta la identificación, seguimiento y utilización de los recursos disponibles en el sistema de investigación, como principal insumo para el logro de las funciones asignadas a la Vicerrectoría. En ese sentido el modelo propone la gestión de recursos como parte de los cinco macroprocesos, a saber: promoción, divulgación, gestión de proyectos, gestión del conocimiento y gestión de recursos

Aporte de la tecnología a la comunicación en los proyectos

Proyecto de Graduación (Maestría en Gerencia de Proyectos) Instituto Tecnológico de Costa Rica, Escuela de Administración de Empresas, 2009.La comunicación es el elemento integrador por excelencia en todas las áreas del conocimiento en la administración de proyectos. Los medios y herramientas de comunicación no han sido analizados a profundidad, en el PMBOK, esta realidad lleva al gerente de proyecto a un cuestionamiento: ¿Son los sistemas existentes la mejor opción para la organización, o deberían las necesidades del proyecto justificar el salto a una mejor tecnología? La efectividad de los diferentes tipos de medios de comunicación en los proyectos varía dependiendo del área de conocimiento que nos interese y de acuerdo al tipo de proyectos en el que estemos participando. Al mezclar estos tres factores obtenemos un cubo del cual podemos extraer importantes resultados que podemos usar para determinar si estamos utilizando los medios adecuados para una situación específica. La mejor fuente de conocimiento para alimentar este cubo está en el profesional experimentado mismo, quien ha participado en infinidad de proyectos de diversas índoles. Nuestro objetivo es sacar el mayor provecho de ese conocimiento obteniéndolo de la fuente a través de un cuestionario cuidadosamente elaborado y al posterior análisis detallado de los resultados obtenidos. La principal motivación de este estudio es complementar nuestros estudios en administración profesional de proyectos como carrera, enfatizando en el área de conocimiento de la comunicación para verdaderamente tener un mejor juicio y fundamentos que nos ayuden a decidir sobre el uso apropiado de los diferentes medios de comunicación. El enfoque es claro, analizar el nivel de uso e importancia de los medios tradicionales (reuniones y papelería impresa) que implican una interacción física y los medios modernos (teléfono, fax, email, chat, portales, video conferencias) que permiten una interacción virtual. Finalmente queremos descubrir, si los medios modernos pueden sustituir a los medios tradicionales y entender de la fuente si existe una dependencia excesiva de algún tipo de medio de comunicación o bien si se dan percepciones erróneas de las ventajas y desventajas que brindan las herramientas de comunicación