Factors that affect internal environmental communication

Miljöfrågan blir allt mer aktuell och krav på företaget kommer idag i allt högre grad från marknaden än från statliga regleringar. När organisationens intressenter prioriterar miljöprestanda ökar behovet av att kommunicera ut verksamhetens miljöarbete. Strategier för hur företaget vill förknippas med miljö ökar i betydelse och dokument som miljöpolicyer måste vara väl kommunicerade. I stora organisationer växer behovet av samordning, detta leder till att informationsförmedling blir mer komplex då den ska nå fler individer. Utan fungerande intern miljökommunikation blir det svårare att förmedla betydelsen av miljöfrågor såväl inom organisationen, som till externa intressenterna. Arbetet syftar till att identifiera faktorer som akademisk litteratur och industriellt yrkesverksamma tycker påverkar intern miljökommunikation. De yrkesverksamma i företaget trycker på liknande faktorer som teorin. Den interna miljökommunikationen blir speciellt viktig för fallföretaget Ragn-Sells som är ett av Sveriges ledande återvinningsföretag. De är starkt förknippade med miljöviktiga tjänster och förväntas därmed ha en stark miljöprofil. Den önskade miljöprofilen uppnås genom att strategidokument som miljöpolicyn är väl kommunicerade och är en del av kulturen. För att påverka kulturen måste individen ta till sig meddelandet på ett tillfredställande sätt. Meddelandet måste vara lättillgängligt och betraktas som relevant. Vad den anställde anser vara betydelsefull information influeras av kulturen. Information bör även spridas genom kommunikationskanaler som kan förmedla en rik informationsgrad så risken minskar för att meddelandets budskap misstolkas. Rik informationsgrad uppnås genom att anpassa meddelandet till läsaren. Klimatet bör även vara öppet och tryggt så att återkoppling uppmuntras. Verbala och icke-verbala signaler bör kunna skickas genom kommunikationskanalen som används för att sprida miljöinformation. Empirin påvisar att icke-verbal kommunikation är av stor betydelse. Ett företags riktlinjer behöver förstärkas med kommunicerade handlingar och meddelanden i samma riktning som dess verksamhetsmål.Environmental issues are becoming increasingly topical and requirements on the organization come more from the market than from governmental regulations. When the stakeholders prioritize environmental performance, the need for communicating the businesses environmental work becomes more relevant. Strategies for how the organization wants to be perceived with regards to environmental activities increase in importance and documents such as the environmental policy have to be well communicated. Communicational complexity is in part devided by factors such as number of employees, needs for cooridation, control and industry related risks. Without an effective internal environmental communication strategy, it becomes difficult to communicate the meaning of environmental issues inside the business, as well as to external stakeholders. This study aims to identify key factors that both academic literature and employees think affect internal environmental communication. Both groups identify similar factors. The internal environmental communication is especially important for the case company Ragn-Sells, which is one of Sweden’s leading recycling organizations. The company is strongly associated with environmentally critical services, and is therefore expected to have a carefully considered environmental profile. The optimum environmental profile is attained through well-communicated strategy documents such as the environmental policy, which in turn is ingrained into company culture. In order to understand the culture, the individual needs to embrace the message in the most satisfying way. The message has to be accessible and be considered relevant. What the employee considers valuable information is influenced by the culture. Information should also be spread through communication channels that can transmit a high level of information with clarity, thus reducing the risk of misinterpretation. By adapting the message to the reader, a high level of information can be transmitted and absorbed with minimal effort from both parties. The climate within the organization should be open and comfortable in order to encourage feedback. The channels of communication should also be able to deliver both verbal and non-verbal signals. The empirical study shows that non-verbal communication is of importance. The company’s guidelines need to be strengthened with communicated actions and messages in the direction of its target profile

När användaren kom bort

Today's technological development means that organizations are constantly evolving. This means that the market, which the organizations operate in, is constantly changing and becoming more complex to interpret. This development increases the demand to forecast possible outcomes and receive real-time information from the operations – i.e., obtain the most accurate data for decision-support. To make this possible, organizations need so-called ‘decision support systems’; IT-tools that rapidly provide decision makers with information based on relevant data. To obtain the highest possible value from the systems, they must seamlessly integrate and interact with the organization. This study examines how decision support systems, organizations and users relate to each other in an organizational context. The aim is to provide an insight into the limitations and possibilities of human behaviour, technological development and organizational structure to create and enable relevant and effective decision support systems. The paper’s theoretical framework is based on Orlikowski’s (1992) structurational model. The empirical material consists of semi-structured interviews, which are analysed based on Orlikowski’s model. The results show that although there is a common understanding on how the different factors should interact in order for the decision support systems to function the respondents neglected their own influence as users of the systems. Dagens teknikutveckling medför att organisationer hela tiden utvecklas och förändras. Det i sin tur medför att den marknad organisationer agerar på förändras och blir alltmer komplex att tolka. Denna utveckling ökar efterfrågan att förutspå sannolika utfall, få information om verksamheten i realtid, kort sagt få ett korrekt beslutsunderlag. För att detta ska vara möjligt behövs IT-verktyg som snabbt kan förse beslutsfattare med underlag som grundar sig på relevanta data, så kallade beslutsstödsystem. För att få ut mesta möjliga värde från beslutsstödsystemen ställs höga krav på att de integreras och samverkar med organisationen. I studien undersöks hur beslutsstödsystem, organisationer och användare förhåller sig till varandra i en organisatorisk kontext. Målet är att ge en inblick i de begränsningar och möjligheter människors agerande, teknikens utveckling och organisationens struktur skapar för att möjliggöra relevanta och effektiva system för beslutsstöd. Studiens teoretiska ramverk tar sin utgångspunkt i Orlikowskis (1992) struktureringsmodell. Det empiriska materialet utgörs av semistrukturerade intervjuer som analyseras med utgångspunkt från Orlikowskis modell. Resultatet visar att även om det överlag finns en förståelse för hur olika faktorer bör samspela för att beslutsstödsystemen ska fungera, tonar respondenterna ner sin egen betydelse som användare av systemen.