Fatores críticos de sucesso na gestão de contratos a luz da gestão do conhecimento: um estudo de caso IFSC/Brasil

O objetivo do artigo é analisar os fatores críticos de sucesso no tocante à gestão de contratos de Institutos Federais de Educação brasileiros, de modo a fornecer subsídios para melhorar os processos existentes no contexto do IFSC. A gestão do conhecimento, gestão de processos e contratos administrativos representam os fundamentos para as análises apresentadas. Por meio de um estudo de caso, com a técnica de observação, foram coletados dados primários do Departamento de Contratos do IFSC no âmbito de agentes internos, internos de outros setores e externos ao IFSC. Os resultados, revelaram os seguintes fatores críticos: demora na realização de pareceres; demora no encaminhamento de demandas; e problemas com estrutura tecnológica e uso de sistema de informação. A partir destes gargalos é proposto um repositório de informações, FAQ (Frequently Asked Questions), que possa auxiliar os gestores à tomada de decisão e na redução do tempo de formalização de contratos e convênios institucionais

Gestão de contratos: um estudo de caso na coordenadoria de contratos do IFSC sob uma ótica processual e de conhecimento

Dissertação (mestrado profissional) - Universidade Federal de Santa Catarina, Centro Sócio-Econômico, Programa de Pós-Graduação em Administração Universitária, Florianópolis, 2018.Nesta pesquisa foi estudado o processo de gestão na Coordenadoria de Contratos com foco a proporcionar maior efetividade organizacional por meio do aprofundamento das teorias de gestão de contratos, gestão de processos e gestão do conhecimento. Com este estudo se objetivou propor uma ferramenta que viabilizasse melhorias nos fluxos de trabalho institucionais sob a perspectiva de mapeamento de processos e análise dos conhecimentos existentes e compartilhados no referido setor. A metodologia utilizada nesta pesquisa foi definida como aplicada, de caráter predominantemente quantitativo, com alguns aspectos qualitativos, sendo classificada como descritiva e estudo de caso, utilizando-se da pesquisa bibliográfica e documental. A coleta de dados foi feita por meio de questionário aplicado a dois públicos de realidades diferentes: gestor do Departamento de Contratos em conjunto com a equipe da Coordenadoria de Contratos e; Gestores dos Departamentos de Administração e Materiais dos 22 Campi do IFSC, Diretor do Centro de Referência e Formação em Educação à Distância (CERFEaD), Diretor de Administração e Pró-Reitora de Administração. A análise de dados foi realizada por meio de análise quantitativa e de conteúdo. Após análise realizada, constatou-se que os contratos com maior risco são aqueles com dedicação exclusiva de mão de obra, porém, de maneira especial os contratos de limpeza e vigilância. Foi atualizado o mapeamento do processo Firmar Contrato , bem como foram mapeados outros nove processos, a saber: Abertura de Processo Administrativo contra empresas ; Repactuação/Reajuste de Contratos ; Aditivo de Obras ; Alteração de dados contratuais ; Fornecimento de Atestado de Capacidade Técnica ; Renovação Contratual ; Rescisão Contratual ; Supressão Contratual e; Adição Contratual . Por fim, sugere-se o uso da FAQ para melhorar o acompanhamento e solução da padronização de conhecimentos sobre contratos para o IFSC, sendo desenvolvido um piloto do sistema.Abstract : In this research the management process was studied in the Contract Coordination with a focus on providing greater organizational effectiveness through the deepening of theories of contract management, process management and knowledge management. The purpose of this study was to propose a tool that would enable improvements in institutional workflows from the perspective of mapping processes and analyzing existing and shared knowledge in the said sector. The methodology used in this research was defined as applied, predominantly quantitative, with some qualitative aspects, being classified as descriptive and case study, using bibliographical and documentary research. Data collection was done by means of a questionnaire applied to two audiences of different realities: manager of the Contracts Department together with the team of the Coordination of Contracts and; Managers of the Departments of Administration and Materials of the 22 Campuses of the IFSC, Director of the Center for Reference and Training in Distance Education (CERFEaD), Director of Administration and Pro-Rector of Administration. Data analysis was performed through quantitative and content analysis. After analysis, it was found that the contracts with greater risk are those with exclusive dedication of labor, but, especially, contracts of cleaning and surveillance. The mapping of the \"Signing Contract\" process was updated, as well as other nine processes were mapped, namely: \"Opening of Administrative Process against companies\"; \"Renegotiation / Adjustment of Contracts\"; \"Additive of Construction\"; \"Alteration of contractual data\"; \"Provision of Attestation of Technical Capacity\"; \"Contractual renewal\"; \"Termination\"; \"Contractual Suppression\" and; \"Contractual Addition\". Finally, it is suggested to use the FAQ to improve the follow-up and solution of the standardization of knowledge about contracts for the IFSC, being developed a pilot of the system

Proposição de reestruturação do sistema de gestão do Plano de Oferta de Cursos e Vagas do IFSC

The objective of this article is to present a proposal for restructuring the management system of the Program of Offers of Courses and Vacancies (POCV) for the admission of teachers, which is applied in all Campuses of the Federal Institute of Santa Catarina (IFSC), with a view to adopting a new platform, with an informational modeling and that is also more structured, functional and in line with its objectives. The methodology was of a qualitative approach, based on bibliographic and documentary sources, associated with participant observation. The theoretical and normative aspects inherent to the context where the object is inserted are presented so as to describe it, to dimension its functionalities, to identify its limitations and to map the adaptations necessary to the development of the POCV management system, with the structuring of the database (BD) in order to overcome the detected deficiencies. The study was conducted during the first and second semesters of 2016. This new modeling is presented to bring greater reliability of data and information security, integration to all campuses simultaneously and online, standardization of the access to the system, rationalization of the time for its operationalization, flexibility of use by the server responsible for the management of the plan, as well as facility of feeding by users on a friendly  and self-explanatory platform. It is expected that the system can address the needs of the institution and overcome the limitations revealed in the current format.Este artigo tem como objetivo apresentar uma proposta de reestruturação do sistema de gestão do Plano de Ofertas de Cursos e Vagas (POCV) para a admissão de professores aplicados a todos os campi do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC), com vistas a adoção de uma nova plataforma, com uma modelagem informacional mais estruturada, funcional e alinhada aos seus objetivos. A metodologia partiu de uma abordagem qualitativa, baseada em fontes bibliográficas e documentais, associada à observação participante. Foram relacionados aspectos teóricos e normativos inerentes ao contexto em que o objeto se insere, para em seguida descrevê-lo, dimensionar suas funcionalidades, identificar suas limitações e mapear as adequações e adaptações necessárias ao desenvolvimento do sistema de gestão do POCV, com a estruturação do seu banco de Dados (BD) no propósito de superar as deficiências detectadas. O estudo foi realizado durante o primeiro e segundo semestres de 2016. Esta nova modelagem é apresentada para trazer maior confiabilidade dos dados e segurança nas informações, a integração a todos os campi de forma simultânea e on-line, a padronização da forma de acesso ao sistema, racionalização do tempo para sua operacionalização, a flexibilidade de utilização pelo servidor responsável pela gestão do plano, facilidade de alimentação pelos usuários em plataforma amigável e autoexplicativa. Espera-se que o sistema possa contemplar as necessidades da instituição e superar as limitações reveladas no formato atual

Proposição de reestruturação do sistema de gestão do Plano de Oferta de Cursos e Vagas do IFSC

Este artigo tem como objetivo apresentar uma proposta de reestruturação do sistema de gestão do Plano de Ofertas de Cursos e Vagas (POCV) para a admissão de professores aplicados a todos os campi do Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC), com vistas a adoção de uma nova plataforma, com uma modelagem informacional mais estruturada, funcional e alinhada aos seus objetivos. A metodologia partiu de uma abordagem qualitativa, baseada em fontes bibliográficas e documentais, associada à observação participante. Foram relacionados aspectos teóricos e normativos inerentes ao contexto em que o objeto se insere, para em seguida descrevê-lo, dimensionar suas funcionalidades, identificar suas limitações e mapear as adequações e adaptações necessárias ao desenvolvimento do sistema de gestão do POCV, com a estruturação do seu banco de Dados (BD) no propósito de superar as deficiências detectadas. O estudo foi realizado durante o primeiro e segundo semestres de 2016. Esta nova modelagem é apresentada para trazer maior confiabilidade dos dados e segurança nas informações, a integração a todos os campi de forma simultânea e on-line, a padronização da forma de acesso ao sistema, racionalização do tempo para sua operacionalização, a flexibilidade de utilização pelo servidor responsável pela gestão do plano, facilidade de alimentação pelos usuários em plataforma amigável e autoexplicativa. Espera-se que o sistema possa contemplar as necessidades da instituição e superar as limitações reveladas no formato atual