Nursing Leaders' Satisfaction with Information Systems in the Day-to-Day Operations Management in Hospital Units

Information usage in the day-to-day operations management of hospital units is complex due to numerous information systems in use. The aim of this study was to describe and compare nurse leaders' satisfaction with information systems used in the day-to-day operations management in hospital units. The design was a cross-sectional survey with five questions rated from one (disagree) to five (fully agree). The response rate was 65 % (n = 453). Respondents reported fair satisfaction with how information systems support decision-making (median 4, IQR 3-4) and improve ease of access to information (median 4, IQR 3-4). However, respondents were less satisfied with how systems improve speed of access to information (median 3, IQR 3-4). Nor did respondents think that systems were developed for them (median 3, IQR 2-4). Respondents further reported needing numerous systems daily to support decision-making (median 4, IQR 3-5). A clear need for one system, which would gather important information for display was stated (median 5, IQR 4-5). Work experience, gender and time when overseeing the unit were associated with some aspects related to satisfaction. In conclusion, information system improvements are needed to better support the day-to-day operations management in hospital units.Peer reviewe

Nursing Informatics 2018

Information usage in the day-to-day operations management of hospital units is complex due to numerous information systems in use. The aim of this study was to describe and compare nurse leaders' satisfaction with information systems used in the day-to-day operations management in hospital units. The design was a cross-sectional survey with five questions rated from one (disagree) to five (fully agree). The response rate was 65 % (n = 453). Respondents reported fair satisfaction with how information systems support decision-making (median 4, IQR 3–4) and improve ease of access to information (median 4, IQR 3–4). However, respondents were less satisfied with how systems improve speed of access to information (median 3, IQR 3–4). Nor did respondents think that systems were developed for them (median 3, IQR 2–4). Respondents further reported needing numerous systems daily to support decision-making (median 4, IQR 3–5). A clear need for one system, which would gather important information for display was stated (median 5, IQR 4–5). Work experience, gender and time when overseeing the unit were associated with some aspects related to satisfaction. In conclusion, information system improvements are needed to better support the day-to-day operations management in hospital units.</p

Harnessing ward-level administrative data and expert knowledge to improve staffing decisions: A multi-method case study

© 2019 John Wiley & Sons Ltd Aim: The aim of this study was to investigate the impact of changes to bed configuration and patient mix on nurses’ workload in a single ward. Design: Multi-method case study. Method: The study was undertaken in an acute 28-bed ward in a tertiary referral public hospital in Queensland, Australia. Ward-level administrative data were obtained for a 2-year period, 12 months before bed configuration changes in October 2015 and 12 months after. These data included patient activity (bed occupancy, transfers, length of stay and casemix) and nurse staffing (budgeted and actual staffing levels, employment status and skillmix). Semi-structured interviews were conducted with ward nurses (N = 17) to explore the impact of the bed configuration changes on their workload. Results: Administrative data showed that the bed configuration changes resulted in more complex and dependent patients, increased patient transfers and greater variability in casemix. The interview data found these changes to patient complexity and activity intensified workloads, which were further increased by staffing decisions that resulted in greater reliance on temporary staff. Conclusion: Hospitals already possess the data and expert knowledge needed to improve staffing and bed management decisions without the need for additional, costly workload systems. Impact: Determining appropriate nurse staffing in light of the complexities and variation of patient needs at the ward level remains a challenge. This study identified increases in patient complexity, dependency, variability and churn that increased workload. Staffing grew but hidden factors associated with temporary staffing and skillmix further intensified nurses’ workload. Harnessing existing data and the expertise and experience of nursing unit managers (NUMs) would help staff wards more efficiently and effectively, providing reasonable workloads and appropriate skillmix that can enhance the safety and quality of patient care. To facilitate this, NUMs need access to accurate, timely, data and authority in staffing and bed management decisions

Influence of Information System on Emergency Department Shift Leaders’ Mobility

Emergency departments are hospital units for patients, who need emergency and acute care. Due to the state of patients, shift leader nurses and physicians need to do important decisions concerning patients’ treatment and care, quickly and efficiently. To be able to do that, they have to get needed information easily and efficiently. That is called knowledge-based leadership. When knowledge-based leadership is successful, the organisations’ information and knowledge are processed in a way, that they may be exploited in a best possible way. Unfortunately, nowadays the situation is not ideal in emergency departments, even though a lot of money has been invested in new information systems. Staff dissatisfaction with existing information systems have been reported and can be seen on staff satisfaction. On the other hand, there is not much research on how the information systems impact on shift leader nurses’ and physicians’ work. A quasi-experimental study was done in the years 2015 – 2016 in emergency departments in three central hospitals in Finland exploring the movement patterns of the shift leader professionals before and after implementation of a new information system in on unit, called intervention unit. Data was collected with Bluetooth beacons installed in different hospital rooms and corridors and with smartphones carried by shift leader nurses and physicians. Improving the knowledge management of leaders with new information systems, it is expected, that it decreases the effort needed to seek information to support decision-making. However, the result was not so unambiguous. The movement patterns changed, but they changed also in control units. A new information system can influence on hospital leader shift personnel mobility. Unfortunately, the lack of data made it impossible to count and compare actual walked distances. There should be more data – that is – from every day, every shift and every shift leader professional around the clock. Only that way, the comparison would be reliable. The mobility data from hospitals was already collected, when this thesis was written, so collecting the data was not part of this thesis. Keywords: information system evaluation, indoor positioning, Bluetooth beaco

Sisätauti- ja kirurgisten vuodeosastojen lähijohtajien tiedolla johtaminen

Hoitotyön johtajat tekevät työssään paljon erilaisia päätöksiä, joiden pohjaksi he tarvitsevat ajantasaista ja tarkkaa tietoa. Päätöksenteon tueksi on luotu erilaisia tietojärjestelmiä, mutta hoitotyön johtajat eivät koe saavansa niistä tarvittavaa tietoa. Hoitotyön lähijohtajien tiedolla johtamista ei ole juurikaan tutkittu vuodeosastotyössä. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on kuvata sisätauti- ja kirurgisten vuodeosastojen lähijohtajien tiedolla johtamisen prosessia. Tavoitteena on syventää ymmärrystä, jotta tulevaisuudessa voidaan tukea tiedolla johtamista paremmin Kyseessä on kuvaileva laadullinen tutkimus. Aineisto kerättiin ääneen ajattelu -menetelmällä syys-lokakuussa 2020. Osallistujat valittiin harkinnanvaraisella otannalla ja he olivat sisätauti- tai kirurgisten vuodeosastojen osastonhoitajia tai apulaisosastonhoitajia (n=11) yhdestä yliopistollisesta sairaalasta. Osallistujat puhuivat ääneen johtamiseen liittyvät ajatuksensa. Aineisto analysoitiin induktiivisen sisällön analyysin avulla. Tulosten perusteella hoitotyön lähijohtajat tekivät päätöksiä liittyen resurssien hallintaan, potilashoitoon sekä henkilöstöön. Päätöksenteon prosessiin liittyi usein muita toimijoita, lähijohtajan tilannetietoisuus sekä päätöksen seurausten arviointi. Lähijohtajat saivat tietoa päätöksenteon tueksi sähköisistä sekä manuaalisista tietolähteistä, suullisesta viestinnästä sekä omasta kokemuksesta ja osaamisesta. Lähijohtajat kokivat, että päätöksenteossa tarvittavaa tietoa on käytössä hajanaisesti, ja he joutuivat miettimään usein mistä mitäkin tietoa etsiä. Tietojärjestelmät koettiin käytettävyydeltään ja hyödyllisyydeltään vaihtelevasti. Lähijohtajat tekivät eniten päätöksiä henkilöstömitoitukseen liittyen. Päätöksenteon prosessissa korostui potilashoidon turvaaminen ja sitä varten tarvittiin reaaliaikaista tietoa erityisesti hoitajamitoituksesta sekä potilastilanteesta. Lähijohtajat eivät kuitenkaan olleet täysin tyytyväisiä tiedon saatavuuteen ja oikea-aikaisuuteen. Tulokset vahvistavat aikaisempien tutkimusten tuloksia tarpeelle kehittää tiedolla johtamista sisätauti- ja kirurgisten vuodeosastojen osalta, jotka muodostavat erikoissairaanhoidosta merkittävän osan.Nurse managers decision making requires accurate real time information, and numerous information systems have been developed for information management in health services. However, practice has shown that nurse managers lack essential information. Internal medicine and surgical nursing constitutes a large share of the specialized hospital care, which has not been investigated in context of information-based management from a nurse manager’s perspective previously. The purpose of this study is to describe an information-based process for managerial decision making in internal medicine and surgical inpatient ward settings. Findings may be used to advance the understanding of how to develop information-based management for nurse managers in the future. This work is a qualitative study based on the method of “thinking aloud”, which is a well-proven method for gathering information about the decision making process. Data were gathered from nurse managers of internal medicine and surgical departments of an university hospital in Finland during the autumn of 2020. In total 11 nurse managers were interviewed, and results were analyzed using the method of inductive content analysis. Nurse managers make various situational decisions and gather data from various sources. They make decisions regarding resource management, patients and the personnel. Sources of information were digital and manual, oral communication, personal experience and learned skills. The decision-making process often involves other professionals, situational awareness and evaluation of the consequences of decision. The information nurse managers needed were distributed around various information sources, which produces great challenges for efficient operational decision-making. Nurse managers make a lot of decisions regarding human resources. Securing the day-to-day operations is emphasized in the decision making process and real-time information is needed. These information needs cover the number and quality of nurses as well as patients. However, nurse managers are not entirely satisfied with information management. This study strengthens the understanding of previous studies about the need for developing information-based managerial decision-making for internal medicine and surgical ward managers in particular

Tiedolla johtamisen yhteys henkilöstövoimavarojen johtamiseen terveydenhuollossa : Kartoittava kirjallisuuskatsaus

Terveydenhuollossa henkilöstövoimavarojen johtamisen keskeisimpänä tehtävänä on hankkia organisaatioon tarvittava ja osaava henkilöstö sekä henkilöstövoimavarojen toimintojen avulla edistää heidän sitoutumistaan. Sitoutunut, osaava ja tyytyväinen henkilöstö on keskeinen organisaation menestystekijä. Terveydenhuollon osaavasta henkilöstöstä on kasvavasti pulaa lähes kaikissa terveydenhuollon ammattiryhmissä. Tiedolla johtaminen on keino luoda organisaatioissa edellytykset paremmalle toiminnalle ja auttaa organisaation tavoitteiden saavuttamisessa. Henkilöstövoimavarojen johtamisen ja tiedolla johtamisen välisestä positiivisesta suhteesta on aikaisempaa näyttöä, tutkimusten mukaan ne vahvistavat ja tukevat toisiaan. Tiedolla johtamisen käsitteellä viitataan järjestelmälliseen toimintatapaan tai prosessiin, jolla organisaation tietoa jalostetaan ja hyödynnetään monipuolisesti organisaatioiden toiminnan kehittämisessä ja johtamisessa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää tiedolla johtamisen ja terveydenhuollon henkilöstövoimavarojen johtamisen yhteyttä. Tutkimuksen tavoitteena on kartoittaa olemassa olevaa tutkimustietoa tiedolla johtamisen yhteydestä henkilöstövoimavarojen johtamiseen terveydenhuollossa aikaisempaa tutkimustietoa yhteen vetäen ja analysoiden. Tutkimukselle muodostui sen tavoitteiden pohjalta kaksi tutkimuskysymystä. 1. Mitä tarkoitetaan tiedolla johtamisella? 2. Mikä on terveydenhuollon organisaatioiden tiedolla johtamisen yhteys henkilöstövoimavarojen johtamiseen osaamisen, työtyytyväisyyden ja sitoutumisen näkökulmasta? Tässä tutkimuksessa metodina käytettiin kartoittavaa kirjallisuuskatsausta (scoping review). Kirjallisuuskatsauksissa tutkitaan aikaisemmin tehtyä tutkimusta ja aikaisempien tutkimuksen tulokset kootaan perustaksi uusille tutkimustuloksille. Katsausaineisto kerättiin elektronisista tietokannoista ja se koostui 14:stä artikkelista. Henkilöstön sitoutumiseen, osaamiseen ja työtyytyväisyyteen voidaan vaikuttaa tiedolla johtamisen keinoin positiivisesti ja merkittävästi. Kaikilla tutkielman tiedolla johtamisen osa-alueilla, tiedon hankinnalla, siirrolla, tallennuksella, jakamisella, luomisella ja käytöllä oli positiivinen vaikutus henkilöstövoimavarojen johtamiseen. Tiedolla johtaminen lisää työhön sitoutumista, parantaa sekä yksilön osaamista että organisaation osaamista ja oppimista ja lisää työtyytyväisyyttä. Yksittäisiä erisuuntaisiakin tuloksia oli osaamisen ja työtyytyväisyyden osalta. Tämä tutkielma tuo sosiaali- ja terveyshallintotieteen tutkimusalaan täydentävää tutkimustietoa terveydenhuollon tiedolla johtamisen ja henkilöstövoimavarojen johtamisen yhteydestä. Tutkielman tuloksia voidaan hyödyntää organisaatioiden tiedolla johtamisen kehittämisessä tai koulutustarpeita arvioitaessa. Lopuksi voidaan todeta, että henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen tutkimusta tarvitaan terveydenhuollossa lisää

Päivittäinen johtaminen lähiesimiehen työssä leikkaus- ja anestesiaosastolla

Tutkimuksen tarkoituksena oli kuvata lähiesimiehen päivittäinen johtaminen leikkaus- ja anestesiaosastolla eri näkökulmista. Tutkimus on osa laajempaa tutkimushanketta, jossa mallinnetaan tiedolla johtamista akuuttihoidossa. Tutkimus toteutettiin kolmessa eri vaiheessa. Ensimmäiseksi kuvattiin lähiesimiehen (n=20) tekemiä päätöksiä päivittäisessä johtamisessa. Laadullinen tutkimus toteutettiin ääneenajattelun menetelmällä kahdessa eri yliopistollisessa sairaalassa virka-aikana arkisin. Tulosten mukaan lähiesimiehet tekivät päivittäisessä johtamisessa toimintaan välittömästi vaikuttavia päätöksiä (n=289) sekä lähitulevaisuuteen vaikuttavia, lyhyen aikavälin, päätöksiä (n=268). Päätökset olivat luonteeltaan operatiivisia. Lisäksi lähiesimiehet tekivät kauskantoisia, pitkän aikavälin, päätöksiä (n=187), jotka olivat luonteeltaan taktisia. Toiseksi määriteltiin, kuvattiin ja tunnistettiin lähiesimiehen päivittäisen johtamisen tiedontarpeet tutkimuksessa kehitetyn kyselyn avulla. Tiedontarvekysely (76 tiedontarvetta) kohdistettiin leikkaus- ja anestesiaosastojen lähiesimiehille Suomessa syksyllä 2015 (N=412, n=288). Lähiesimiehet arvioivat päivittäisen johtamisen tiedontarpeet niiden oleellisuuden näkökulmasta Likert-asteikolla (1-6). Tiedontarpeiden keskiarvo (KA) vaihteli välillä 3,19-5,83. Tutkimuksessa tunnistettiin Content Validity Index -arvon (CVI) mukaan 41 oleellista tiedontarvetta koskien potilaan tietoja, toimenpideprosessia, henkilökuntaa ja aineellisia resursseja. Monimuuttujamenetelmän mukaan arvioituna lähiesimiehen johtamiskokemus tai organisatoriset tekijät olivat vain vähäisesti yhteydessä päivittäisen johtamisen tiedontarpeisiin. Kolmanneksi kuvattiin lähiesimiehen työnkuva integroivan kirjallisuuskatsauksen avulla (n=9). Katsauksen perusteella työnkuva voitiin jakaa kolmeen pääteemaan, jotka olivat: 1) Lähiesimiehen koulutus ja kokemus, 2) Lähiesimiehen taidot sekä 3) Lähiesimiehen tehtävät. Lähiesimiehen taustalla oleva koulutus ja kokemus johtamistehtävästä mahdollisti taitoja, jolla työtä voitiin tehdä. Tutkimuksen tulosten avulla voidaan tukea lähiesimiehen päivittäiseen johtamiseen kehitettävien tietojärjestelmien tietosisältöjä. Lisäksi tuloksia voidaan hyödyntää uusien lähiesimiesten perehdytyksessä sekä työnkuvan määrittelyssä.Nurse managers’ daily unit operation in perioperative settings The aim of this study was to describe the daily unit operation in perioperative settings viewed by nurse manager. The study is part of a larger project in which the knowledge management of the daily unit operations will be modelled in the acute care. Study was carried out at three different stages. First, the aim was to describe decisions made by nurse managers (n=20). The think aloud -method was used when collecting data in two university hospitals. The thematic content analysis was used. Nurse managers made ad hoc (n=289), near future (n=268) and long-term (n=187) decisions. Second, the aim was to define, describe and identify nurse manager’s essential information needs. The survey was addressed to nurse managers (N=412, n=288) in Finland and it included the following themes: “Patient’s care process”, “Surgical procedure”, “Human resources”, and “Tangible resources”. The Likert Scale (from one to six) was used to evaluate the essentiality of the information needs (mean from 3.19 to 5.83). Based on the Content Validity Index (CVI), 41 information needs were evaluated as essential in daily unit operation. The nurse manager’s position or organisational factors had only some association with the information needs based on Two independent samples test of mean (t-test) and Oneway ANOVA (F-test). Third, the aim was to describe the nurse manager’s role by conducting an integrative literature review (n=9). The nurse manager’s role could be divided into three main themes: 1) education and experience, 2) skills and 3) tasks. The results can be used when defining the content of new information systems in operating departments. In addition, the results can be used in orientation and when clarifying the nurse manager’s role