Tablas de retención documental enfocada a procesos (TRDP): una propuesta emergente en tiempos de cambio

This article aims to give the reader an introductory idea of the terms identification and evaluation of documents, because in recent years has been a constant called the national and international archival community, the set limits and boundaries for one or other concept. It then seeks to draw attention to the time of proposing and drafting tables with document retention-TRDP process approach, because your gear requires the car to explore and wonder what is the most suitable for archiving tool, here proposed, and finally, to publicize the experience of the Universidad de La Salle around document management and quality management

Apuntes a la organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas

To address the organization of documents, requires a comprehensive management of archival theory, due to its planning is influenced not only by the phase of assessment and selection, but also by identification, classification, arrangement, description and installation aspects. In line with this approach, concepts and theories presented in this text, condense the experiences of the lead entity concerning the application of archival policy in Colombia (AGN), and of some national and international theorists, who, in the author´s point of view, provide judgment elements for the organization nd administration of documents

Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública distrital

In recent years Colombia, especially the capital, has been heading for a profound transformation in terms of its management of records. This may be due to the adoption of the well known ISO family of standards over the past two decades or perhaps because what we understand and adopt when it comes to documents and files does not constitute a unique and accurate reality. In this article we describe the main results of research focused on document management processes from primary and secondary sources provided by the Archive office of Bogotá and its research team. The intention of the article is not to dogmatize, but rather to open up the prospect of a discussion that today is needed at national, regional and district levels

Evaluación de documentos en Iberoamérica: una visión integradora

With the participation of professionals from eight countries (Argentina, Brazil, Colombia, Costa Rica, Spain, Mexico, Peru and Uruguay) is developing the research project “Assessment of Documents in Latin America”, approved by the Program Committee (PCOM) International Council on Archives. This article then describes the project, the work methodology, scope, expected results to an end and the progress of work a year after the II International Forum-II Assessment Documents-FIED in the city of San José de Costa Rica (2010). Therefore, the results are given by internal working groups and which are concentrated in the following way: 1) Approval of documentary screening programs, 2) Terminology document evaluation, 3) methods, criteria, approaches and techniques to assess archival records, and sampling and 4) evaluation of electronic / digital

Difusión en archivos: una visión integradora

This article makes an overview of the main findings after addressing the documentary diffusion as the sixth stage of the documentary management program in the Colombian context. It also presents the main products and discussions that resulted from the research project from a conceptual, procedural and practical point of view. Reference is also made to a brief theoretical framework related to diffusion and archive products, as a basic object of the research project, as well as the methodology and main activities developed by the research team

Evaluación de documentos en Iberoamérica: una visión integradora

With the participation of professionals from eight countries (Argentina, Brazil, Colombia, Costa Rica, Spain, Mexico, Peru and Uruguay) is developing the research project “Assessment of Documents in Latin America”, approved by the Program Committee (PCOM) International Council on Archives. This article then describes the project, the work methodology, scope, expected results to an end and the progress of work a year after the II International Forum-II Assessment Documents-FIED in the city of San José de Costa Rica (2010). Therefore, the results are given by internal working groups and which are concentrated in the following way: 1) Approval of documentary screening programs, 2) Terminology document evaluation, 3) methods, criteria, approaches and techniques to assess archival records, and sampling and 4) evaluation of electronic / digital

Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana

Libro que presenta un banco terminológico de series documentales aplicables al área administrativa de la rama ejecutiva en Colombia, describe los antecedentes del proyecto, experiencias en la elaboración, homologación y normalización de series en el contexto Colombiano, principales conceptos asociados a los bancos terminológicos y agrupaciones documentales, metodología para la elaboración del vocabulario controlado, y estructura para el lenguaje documental construidoBook that presents a terminological bank of documentary series in the administrative area of the executive branch in Colombia, describes the background of the project, the experiences in the elaboration, the homologation and the normalization of series in the Colombian context, the principles related to the banks terminology and groupings Documentaries, methodology for the elaboration of the controlled vocabulary, and structure for the languagePresentación -- Prólogo -- Introducción -- Antecedentes -- Fundamentación Teórica -- Bancos terminológicos -- Agrupaciones documentales -- Pasos Metodológicos -- Definición del campo temático -- Selección de fuentes de información -- Registro de series y subseries en estado natural -- Sistematización de series (preagrupamiento) -- Series documentales homologadas y normalizadas -- Actualización y acceso -- Principales Resultados del Estudio. Estructura del Banco Terminológico de Series Documentales -- Codificación de instituciones donde se origina del término -- Relación alfabética de series documentales normalizadas -- Estructuras orgánico-funcional utilizadas en el pre-agrupamiento -- Relación de series y subseries documentales en estado naturalna161 página

Tablas de retención documental para archivos privados (Guía metodológica)

Guía metodológica en la que se orienta paso a paso la elaboración, aprobación, implementación y actualización de tablas de retención documental como instrumento archivístico para la gestión de archivos privados. En esta se recogen las reflexiones, marco teórico y resultados del proyecto de investigación denominado “Tabla de retención de series documentales para los archivos de la propiedad horizontal: estudio de caso múltiple en la ciudad de Bogotá”.Methodological guide that guides step by step the preparation, approval, implementation and updating of document retention tables as an archival instrument for the management of private archives. It contains the reflections, theoretical framework and results of the research project called "Table of retention of documentary series for horizontal property archives: multiple case study in the city of Bogotá."Definición tabla de retención documental -- El archivo privado -- La clasificación funcional -- Evaluación documental -- Pasos metodológicos para la elaboración de una tabla de retención documental -- Aprobación, implementación y actualización de las tablas de retención documental -- A modo de conclusión -- Anexo a - Listado de series comunes normalizadas aplicables a los archivos privados -- Anexo b - Técnicas de muestreo aplicables a la selección documental -- Anexo c - Ejemplo divisiones de fondo para archivos privados de institucionesna83 página

E-Gestión documental: lineas de trabajo para su implementación

In recent years, the subject of electronic archival documents has taken a big rise for the proper management and administration of information in public and private entities. Therefore, the present article describes the main lines of work for implementaing an e- document management policy from an archival perspective, leveraged in international authors key speeches, and the good practices of students taking a technological specialization who participated in the present study.The research methodology was based on the qualitative approach, with the use of participant observation as a research strategy, articulated with the competences, activities and learning outcomes proposed in the training project “Management of electronic documents in public and entities”, developed in the framework of the research.Finally, the results of the research showed two categories: one related to the contextualizing documentary e-management and its links and determinants: e- administration, electronic records management system (ERMS) and digital preservation; and another category related to the lines of work for its implementation: line 1: e-document management in the absence of an ERMS; line 2: parameterization of an ERMS, based on documentary planning, and line 3: longterm preservation of electronic archive documents.En los últimos años, el tema de los documentos electrónicos de archivo ha tomado gran auge para la gestión y administración adecuada de la información en las entidades públicas y privadas. Por tanto, el presente artículo describe las principales líneas de trabajo para la implementación de una política de e-gestión de documentos desde una óptica archivística, respaldada por los discursos rectores de autores de talla internacional y por las buenas prácticas de los aprendices de la especialización tecnológica que participaron en el presente estudio.La metodología de investigación se sustentó en el enfoque cualitativo, con el uso de la observación participante, como estrategia de investigación, articulado con las competencias, actividades y resultados de aprendizaje propuestos en el proyecto formativo “Gestión de los documentos electrónicos en entidades públicas y/o privadas”, desarrollado en el marco de la investigación.Finalmente, los resultados de la investigación evidenciaron dos categorías: una relacionada con la contextualización de la e-gestión documental y sus nexos y determinantes: e-administración, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y preservación digital. La otra categoría, relacionada con las líneas de trabajo para su implementación: línea 1: e-gestión documental en ausencia de un SGDEA; línea 2: parametrización de un SGDEA a partir de la planeación documental; y línea 3: preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo

Apuntes a la organización de documentos: bases teóricas y consideraciones prácticas

To address the organization of documents, requires a comprehensive management of archival theory, due to its planning is influenced not only by the phase of assessment and selection, but also by identification, classification, arrangement, description and installation aspects. In line with this approach, concepts and theories presented in this text, condense the experiences of the lead entity concerning the application of archival policy in Colombia (AGN), and of some national and international theorists, who, in the author´s point of view, provide judgment elements for the organization nd administration of documents