Kirjoitetun kokoelmapolitiikan laatimisesta

Raportti on tehty Teknillisen korkeakoulun kirjaston kokoelmapolitiikan taustaksi. Tavoitteena oli selvittää, miten kirjoitettu kokoelmapolitiikka laaditaan ja mitä se voi sisältää. Lähteenä käytettiin verkosta löytyviä laatimisoppaita, muita dokumentteja, kirjastojen kokoelmapolitiikkoja ja lehtiartikkeleita. Painetusta aineistosta tutustuttiin mm. American Library Association'in oppaaseen (Guide for written collection policy statements). Kirjallisen kokoelmapolitiikan avulla pyritään kirjaston kokoelmien ja kokoelmatyön tavoitteelliseen kehittämiseen. Siinä määritellään kokoelmatyön konteksti, kokoelmien kehittämisen yleisperiaatteet, esim. valintakriteerit ja painopisteet, kokoelmien ylläpitoon ja lahjoituksiin liittyviä seikkoja ja usein myös tarkempia periaatteita, jotka voidaan esittää aihealueittain tai kirjastoyksiköittäin. Selvityksessä määritellään muutamia aiheen keskeisiä käsitteitä sekä kirjallisten kokoelmapolitiikkojen hyötyjä ja niistä esitettyjä varauksia. Laatimisessa tarvittavia taustatietoja luetellaan. Erilaisissa kirjastojen kokoelmapolitiikoissa ja ohjeissa käytetyistä rakenteista ja sisältöjen jakamisesta eri osiin esitetään yhteenveto. Lopuksi kerrotaan lyhyesti kokoelmien arviointiin käytettävästä Conspectus-menetelmästä. Kirjoitetun kokoelmapolitiikan laatimista helpottavat oppaat ja ohjeet sekä muiden kirjastojen kotisivuillaan julkaisemat politiikat, joita löytyy erityisesti angloamerikkalaisten kirjastojen sivuilta. Julistuksen tai laajemman periaatepaperin sisältö ja luonne, kuten itse kokoelmatyökin, riippuu kuitenkin kirjastosta, esimerkiksi sen missiosta ja organisaatiosta, kokoelmien aihealueesta ja rakenteesta sekä asiakaskunnasta. Periaatteiden määrittely edellyttää taustatietojen keräämistä ja laaja-alaista pohdintaa kirjastossa. Yleisluonteisen julkisen kokoelmapoliittisen julistuksen lisäksi kirjastoissa voidaan kirjoittaa käytännön työohjeita, jotta periaatteet saadaan toteutumaan myös käytännössä

TKK:n pääkirjaston ja erilliskirjastojen välinen yhteistyö : työntekijöiden mielipiteet

Teknillisen korkeakoulun kirjastopalvelut on hajautettu pääkirjastoon ja erillisiin kirjastoihin laitoksille. Kirjastoverkostoon kuuluu pääkirjasto, kymmenen osastokirjastoa, kaksi erillislaitosten kirjastoa ja noin 20 sivutoimisesti hoidettu laboratoriokirjastoa (2003). Erilliskirjastot kuuluvat hallinnollisesti omien yksikköjensä alaisuuteen. Pääkirjasto hoitaa keskitetysti useita palveluita, esim. luetteloinnin, luokituksen, kirjastojärjestelmän ylläpidon, opiskelijoiden kirjastonkäytön- ja tiedonhaun opetuksen. TKK:n kirjastot ovat tehneet yhteistyötä eri muodoissa ja sopineet tehtävien jaosta läpi olemassaolonsa. Tämän selvityksen tarkoituksena oli kerätä TKK:n pääkirjaston ja erilliskirjastojen työntekijöiden mielipiteitä kirjastojen välisestä yhteistyöstä sen edelleen kehittämiseksi. Yhteistyötä koskevia mielipiteitä kartoitettiin erityisesti seuraavien kysymysten osalta: pääkirjaston ja erilliskirjastojen roolit ja työnjako verkostossa, nykytila, mahdolliset vaikeudet, parannusehdotukset ja toiveet sekä alakohtana tiedotus, neuvonta ja koulutus. Erilliskirjastojen työntekijöille lähetettiin alkuvuodesta 2003 sähköpostitse kysely ja osaa (16/55) pääkirjaston työntekijöistä haastateltiin. Kyselylomakkeen kysymyksistä suuri osa oli avoimia. Haastattelut olivat etukäteen annetuista aiheista, mutta vapaasti eteneviä. Vastaukset saatiin noin 2/3 erilliskirjastoja. Tulokset on esitelty raportissa erikseen erilliskirjastojen ja pääkirjaston osalta. Erilliskirjastoille yhteisiä toiveita erottautui vastauksista, vaikka niissä oli vaihteluakin. Eniten palautetta antoivat suurimmat kirjastot. Vastaajat mieltävät kirjastojen TKK:lla muodostavan verkoston, jossa yksittäisillä kirjastoilla on myös erilaisia toimintatapoja. Erilliskirjastot keskittyvät ennen kaikkea omaan erityisalaansa sekä kehysorganisaationsa ja opiskelijoiden tukemiseen. Pääkirjastolta odotetaan tukea kirjastotoiminnan kehittämisessä. Työnjakoon ei esitetty suurempia muutoksia. Kaikkien vastaajien mielestä pääkirjaston tulee hoitaa luettelointi. Pääkirjaston tehtäviin kuuluisi paitsi opiskelijoiden myös henkilökunnan koulutus: erityisesti tiedonhakuun, kirjastojärjestelmään ja elektronisiin aineistoihin liittyvää koulutusta toivottiin. Vastaajat ehdottivat useita parannuksia ja ideoita yhteistyöhön, mm. yhteyshenkilö/ide/n nimeäminen ja Intranet mainittiin. Pääkirjaston työntekijöiden haastatteluissa tuli selvästi esille pääkirjaston vallitseva tapa olla yhteistyössä erilliskirjastojen kanssa ja myös yhteistyötä koskevia asenteita. Yhteistyössä noudatetaan varovaista ja harkitsevaa, mutta tarvittaessa joustavaa linjaa. Pääkirjasto harjoittaa yhteistyötä toimivaltansa rajoissa. Ongelmaksi koetaan erilliskirjastojen työntekijöiden vaihtuminen ja jossain määrin omien resurssien rajallisuus. Yhteistyön katsotaan sujuvan hyvin, jos kanssakäymistä on. Pääkirjaston rooliin ja työnjakoon esitettiin vain pieniä muutoksia. Haastatellut tarkastelivat yhteistyötä oman tehtäväalueensa kautta mainiten varsinkin neuvonnan, ohjeistuksen ja tiedotuksen sekä koulutuksenkin tietyin osin kuuluvan tehtäviinsä. Yhteistyötä tehdään paljon Voyagerin puitteissa. Yhteistyössä ei ilmennyt suurempia ongelmia. Erilliskirjastojen ja pääkirjaston työntekijöiden näkemykset yhteistyöstä olivat melko yhteneväiset. Pääkirjaston rooliin halutaan sisällyttää erilliskirjastojen tukeminen eri muodoissaan: neuvonta, opastus, tiedotus ja koulutus sekä keskitetyt palvelut. Pääkirjasto toivoo erilliskirjastoilta aktiivisuutta ja pelisääntöjen noudattamista. Pääkirjaston on otettava huomioon erilliskirjastojen ja niiden työntekijöiden erilaisuus. Esimerkiksi sivutoimiset kirjastovirkailijat, joilla ei ole alan koulutusta, tulisi saada mukaan kirjastoyhteistyöhön. Yhteisen teknologian hyödyntäminen, kuten kirjastojärjestelmän, on tärkeää. Koordinaation tarpeesta ja mahdollisuuksista kannattaa keskustella. Selvityksen tulokset antavat suuntaa ja konkreettisia vaihtoehtoja yhteistyön ja pääkirjaston oman toiminnan kehittämiseen

Ohjeita TKK:n julkaisujen laatijoille

Ohjeet on tarkoitettu erityisesti Teknillisen korkeakoulun painettujen ja elektronisten sarjajulkaisujen laatijoille ja sarjavastaaville, mutta ohjeita voi soveltaa myös muuntyyppisiin julkaisuihin. Julkaisussa annetaan ohjeita standarditunnusten (ISBN, ISSN) hankkimisesta, sarjan nimeämisestä ja numeroinnista sekä raporttitunnuksista. Julkaisujen tekijöitä opastetaan myös tiivistelmälomakkeen ja -sivun, asia- ja avainsanojen sekä tekijänoikeusmerkinnän käyttämisessä ja sivunumeroinnissa. Lisäksi ohjeiden loppupuolella on yleisiä tietoja koskien TKK:n julkaisutoimintaa, arkistointia ja julkaisujen tietojen tallentamista tietokantoihin ja www-sivuille. Kirjallisten ohjeiden lisäksi julkaisujen nimiölehdistä ja kansista on laadittu mallit, joita voidaan käyttää apuna tunniste- ja saatavuustietojen sijoittelussa. Mallisivujen lisäksi liitteissä ovat Word- ja PDF-muotoiset täytettävät suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset tiivistelmälomakkeet. Julkaisuun sisältyy aiheeseen liittyvien termien ja lyhenteiden sanasto, standardien luettelo, kirjallisuusluettelo ja linkkilista. Opas on Teknillisen korkeakoulun kirjaston vuonna 2003 julkaistujen ohjeiden päivitetty ja rakenteeltaan uusittu versio ja se julkaistaan ainoastaan PDF-muodossa kirjaston www-sivustolla