Design and implementation of the operative staff information system in Prosegur

En las 28 delegaciones se presentan todo tipo de novedades con respecto al personal de trabajo por diversos motivos, afectando la productividad de cada delegación y dando como resultado mediciones en los índices por debajo del límite aceptable en cuanto a la certificación de los activos de sus clientes, sin embargo, desde la gerencia de Gestión de Efectivo, solo se observa el problema de productividad al no tener la información referente al ausentismo, mientras que las novedades de planta se manejan directamente desde el área de Talento Humano y no existe un sistema que actualice la información constantemente y a la cuál tengan acceso ambas partes, por lo que, decisiones como contratación de nuevo personal, préstamo o incluso reducción de este no se toman en el momento oportuno debido al tiempo que tarda la información en llegar hasta este punto, esto disminuye cada vez más la productividad de la organización o genera un incremento de horas extras. Por este motivo se diseñó e implemento en el mes de septiembre un sistema de información capaz de recopilar las novedades en la planta operativa de cada una de las delegaciones a nivel nacional de forma rápida e intuitiva mediante un formulario virtual, se elaboró una herramienta enfocada en agrupar la información y ofrecer diferentes tipos de indicadores y datos mediante tablas y gráficos, finalmente, se implementó una herramienta de informes automáticos que le brindarán a la gerencia la posibilidad de llevar un seguimiento en tiempo real y tomar decisiones de forma oportuna frente a las novedades que puedan presentarse en la planta operativa de las 28 delegaciones, dentro de todo el proceso de implementación se desarrollaron diferentes actividades de apoyo como la realización de instructivos y capacitaciones enfocadas en socializar las herramientas y su objetivo, con el fin de evitar reprocesosIn the 28 delegations there are news regarding the work staff for different reasons, affecting the productivity of each delegation and it makes that the measurements in the indices were below the acceptable limit in terms of the certification of their client's assets, however , from the Cash Management, only the productivity problem is observed by not having the information regarding absenteeism, while the news of plant are managed directly from the Human Talent area and there is no system that constantly updates the information and to which both parties have access, therefore, decisions such as hiring new personnel, loan or even reduction of this are not taken in due to the time it takes for the information to reach this point, this increasingly decreases the productivity of the organization or generates an increase in overtime. For this reason, an information system was designed and implemented in September capable of collecting the news in the operating plant of each of the national delegations quickly and intuitively through a virtual form, a tool focused on group the information and offer different types of indicators and data through tables and graphs, finally, an automatic reporting tool was implemented that will give management the possibility of monitoring in real time and take decisions in a timely manner in the face of news that can be presented in the operational plant of the 28 delegations, within the entire implementation process different support activities were developed such as conducting instructions and training focused on socializing the tools and their objective, in order to avoid reprocessin