E-mail survey with an attached Form: an off-line data collection alternative via the internet

As people start incorporating the Internet in their daily routine, using its resources to carry out their usual activities, it becomes easier to use the Web's environment also to collect data by means of electronic surveys. This paper reports the use of a quantitative research survey, which used an "intelligent" MS Word form, which was sent through e-mail to industrial manufacturers in the state of Sao Paulo - Brazil. The response speed was much better than usually achieved using the conventional procedure of sending the survey through regular mail. The return rate was satisfactory and the cost was much lower than usually incurred, due to the virtualization of the contact with the respondent. The initiative was so successful that the authors decided to share their experience with the academic community, contributing to the maturing of the e-mail survey methodology. Although the focus of this study was strictly academic, the authors believe that the adopted procedures are also suitable for market research, feedback gathering and other entrepreneurial needs

Project Management Offices as inducers of project management maturity

Como decorrência da importância que os projetos vêm ganhando no seio das organizações, dois assuntos têm freqüentado a pauta das públicações especializadas em gerenciamento de projetos: os escritórios de projetos (Project Management Office - PMO) e os modelos de maturidade organizacional em gestão de projetos. Os escritórios de projetos apresentam-se como um elemento que vem auxiliar as empresas a gerenciar melhor seus empreendimentos, mediante a implementação de uma estrutura formal, seja ajudandoas a minimizar os riscos associados, seja diminuindo os conflitos inerentes entre projetos e operações, ou mesmo provendo metodologias adequadas etc. Os modelos de maturidade apresentam-se para auxiliar as empresas a entender seus níveis de competências em gerenciamento de projetos e a estabelecer estratégias em busca do aprimoramento contínuo, visando atingir seus objetivos por meio de projetos. Contudo, percebe-se uma lacuna quando se trata das inter-relações entre os dois assuntos, uma vez que elas não estão sendo tratadas de forma convincente e adequada pela literatura especializada. Considerando-se esses aspectos, no presente estudo procurou-se preencher essa lacuna, apresentando os resultados de uma pesquisa que investigou o grau de maturidade das organizações e sua relação com os escritórios de projetos. Buscou-se verificar se a existência de escritórios de projetos é, ou não, um indutor da maturidade organizacional em gerenciamento de projetos. A metodologia adotada foi um survey informal. A pesquisa ouviu 86 representantes de empresas situadas no Brasil (77% deles gerentes de projeto) de setores distintos, destacando-se a indústria (30%) e a tecnologia de informação (17%). Como resultado foi possível obter um quadro bastante rico em informações sobre os dois assuntos tratados.Como consecuencia de la importancia que han adquirido los proyectos en el seno de las organizaciones, aparecen con mayor frecuencia dos temas en la pauta de las públicaciones especializadas en gestión de proyectos: las oficinas de proyectos (Project Management Office - PMO) y los modelos de madurez organizacional en gestión de proyectos. Las oficinas de proyectos se presentan como un elemento que ayuda a las empresas a gestionar mejor sus emprendimientos, mediante la implementación de una estructura formal, sea colaborando a minimizar los riesgos asociados, sea disminuyendo los conflictos inherentes entre proyectos y operaciones, o proporcionando metodologías adecuadas, etc. Los modelos de madurez se presentan para ayudar a las empresas a entender sus níveles de competencias en la gestión de proyectos y a establecer estrategias en busca del perfeccionamiento continuo, con vistas a alcanzar sus objetivos por medio de proyectos. Sin embargo, cuando se trata de las interrelaciones entre los dos asuntos, se observa una laguna, puesto que la literatura especializada no las está tratando de forma convincente y adecuada. Considerando esos aspectos, la intención del presente estudio fue rellenar esa laguna al presentar los resultados de una encuesta que investigó el grado de madurez de las organizaciones y su relación con las oficinas de proyectos. Se intentó verificar si la existencia de oficinas de proyectos es o no una inductora de madurez organizacional en gestión de proyectos. La metodología adoptada fue un survey informal. Para el estudio se entrevistaron a 86 representantes de empresas situadas en Brasil (el 77% de ellos gerentes de proyecto) de diferentes sectores, entre los cuales se destacaron la indústria (30%) y la tecnología de información (17%). Como resultado, fue posible obtener un cuadro bastante rico en informaciones sobre los dos temas tratados.As a result of the importance that projects have been acquiring within organizations, two subjects have been appearing frequently in specialized públications in project management: Project Management Offices (PMOs) and organizational maturity models. Project Management Offices are an element that helps companies to manage their undertakings better through the implementation of a formal structure, whether by helping them to minimize the associated risks, whether by reducing the inherent conflicts between projects and operations or even by providing appropriate methodologies, etc. The maturity models help companies understand their project management competency levels and establish strategies for ongoing improvement, with a view to attaining their objectives through projects. However, there appears to be a gap where the interrelation of these two subjects is concerned, as they are not being treated in a persuasive and appropriate manner by the specialized literature. Given these issues, this study attempts to fill this gap, presenting the results of a survey that investigated the degree of maturity of organizations and their relation with Project Management Offices. This work tried to check whether or not the existence of Project Management Offices induces organizational maturity where project management is concerned. The methodology used was an informal survey, whereby 86 representatives of companies situated in Brazil were heard (77% of them being project managers). They belonged to different sectors, especially industry (30%) and information technology (17%). The outcome was a fairly rich array of information on the two subjects under examination