L'évaluation de la prédisposition organisationnelle à l'adoption du dossier de santé électronique (DSE) par les médecins de l'est du Québec

Le dossier de santé électronique (DSE) représente une application importante des technologies de l’information et des communications (TIC) pour le secteur des soins de santé. Le DSE est considéré comme ayant un grand potentiel pour améliorer la qualité, la continuité, la sécurité et l’efficacité des soins de santé. Or, ces avantages ne peuvent être atteints sans une implantation adéquate qui doit passer obligatoirement par l’adoption du DSE par les professionnels de la santé, notamment par les médecins qui en sont les principaux utilisateurs. La présente étude a pour but d’explorer la contribution des facteurs organisationnels dans la prédisposition organisationnelle à l’adoption et l’utilisation du DSE par les médecins dans les organisations de soins de santé de première ligne de l’est du Québec. Nous avons mené une étude quantitative exploratoire auprès des décideurs de 24 organisations de soins de première ligne de l’est du Québec. La collecte de données a été réalisée à l’aide d’un questionnaire adapté au contexte québécois et au secteur de la santé, et dont les caractéristiques psychométriques ont été vérifiées par la même occasion. La collecte de données a été réalisée entre mai et juillet 2011. Les analyses des données ont été effectuées dans le but d’améliorer l’outil de mesure, de démontrer sa validité sur le plan psychométrique et d’établir la pertinence du modèle théorique proposé. Nous avons mené des statistiques descriptives et nous avons exploré les corrélations possibles entre les différentes variables mesurées et la qualité de l’utilisation du DSE dans les organisations participantes. Notre travail a permis de traduire au français et d’adapter au contexte québécois un nouvel instrument de mesure pour évaluer la prédisposition organisationnelle à l’adoption des TIC au Québec. Nous avons pu mener la majorité des étapes de validation transculturelle de l’instrument élaboré. Les résultats de cette étude sont en accord avec les données de la littérature et permettent de noter une corrélation significative entre l’efficacité de la mise en œuvre et le climat de l’implantation. Aucune corrélation significative n’a été notée entre l’efficacité de l’implantation du DSE et les autres construits du modèle. Ces résultats fournissent des pistes intéressantes afin de poursuivre la recherche sur la prédisposition organisationnelle à l’adoption du DSE et contribuent à la compréhension des facteurs liés à l’implantation du DSE dans les organisations de soins de santé de première ligne au Québec.Electronic health records (EHR) are an important application of information and communications technology (ICT) for the health care sector. The EHR is considered to have great potential to improve the quality, continuity, safety and effectiveness of health care. However, these benefits cannot be achieved without proper implementation witch must necessarily pass through the adoption of EHR by health care professionals, notably by physicians who are the main users. This study aims to explore the contribution of organizational factors in organizational readiness for adoption and use of EHR by physicians in primary health care facilities in eastern Quebec. We conducted an exploratory quantitative survey among decision-makers from 24 primary care organizations in eastern Quebec. Data collection was performed using a questionnaire adapted to the Quebec context and the health sector, and whose psychometric properties were tested at the same time. Data collection was conducted between May and July 2011. The data analysis was conducted to improve the measurement tool, and to demonstrate its psychometric validity and the relevance of the theoretical model proposed. We performed descriptive statistics and exploratory correlation analyses. Our results are consistent with the literature and we can note a significant correlation between the effectiveness of the implementation and the climate for implementation. However, only the dimension “time for utilisation” of the “climate for implementation” construct predicts the quality of the use of EHR by physicians. No significant correlations were noted between the effectiveness of the implementation and the other constructs. These results provide interesting avenues for further research on organizational readiness for EHR adoption and contribute to our understanding of organizational factors related to the implementation of the EHR in primary care organizations of Quebec

Les facteurs influençant l'adoption du dossier de santé électronique personnel (DSE-P) pour le suivi et la gestion des maladies chroniques en première ligne de soins au Québec

Au Québec, l’implantation du dossier de santé électronique personnel (DSE-P) fait l’objet d’une expérimentation dans le cadre du projet Ma Première Ligne Numérique en Santé (MPLNS). Cependant, peu de données sont actuellement disponibles sur les conditions d’implantation, de fonctionnement, d’adoption et d’utilisation du DSE-P dans les organisations de soins au Québec ainsi que sur ses impacts potentiels. Principalement, l’adoption du DSE-P constitue une importante préoccupation de mise en œuvre. En effet, malgré leurs avantages potentiels avancés, la littérature note que le taux d'adoption de ces systèmes demeure encore très faible. Également, les études explorant l’adoption du DSE-P se sont principalement focalisées sur la perspective des patients et peu de recherche s’est intéressée à celles des professionnels et des organisations. De ce fait, l’objectif principal de cette étude est de décrire, analyser et comprendre les facteurs influençant l’adoption par les utilisateurs potentiels, les patients et les professionnels, d’un DSE-P pour le suivi et la gestion des maladies chroniques dans le contexte de la première ligne de soins au Québec selon les perspectives des patients, des professionnels et celle des gestionnaires. Une recherche par étude de cas avec méthodologie mixte, à prédominance qualitative, a été réalisée dans une organisation de première ligne qui a implanté le DSE-P dans le cadre du projet MPLNS, financé par le gouvernement du Québec en partenariat avec des partenaires privés. Les stratégies de collecte de données privilégiées dans cette recherche étaient : 1) une enquête quantitative réalisée en phase de préimplantation du projet auprès de la clientèle d’un groupe de médecine de famille, 2) des entrevues individuelles semi-structurées auprès des patients, des professionnels et des gestionnaires et 3) le recours à des sources documentaires afin de mieux décrire le contexte et l’évolution du projet. Nous avons principalement mené une analyse statistique descriptive des données quantitative et une analyse de contenu des données collectées lors des entrevues et celles issues des documents consultés. Cinquante-sept participants ont rempli le questionnaire dans le cadre de l’enquête en préimplantation et nous avons réalisé des entrevues individuelles auprès de quarante-trois personnes des trois groupes d’acteurs impliqués dans l’implantation du DSE-P : vingt-neuf patients soient dix-huit utilisateurs et onze non-utilisateurs, onze professionnels et trois gestionnaires. Notre étude a permis d’identifier un ensemble de thèmes principaux regroupant des facilitateurs ou des barrières à l’adoption du DSE-P par les patients et les professionnels, et à son intégration dans la pratique clinique. Il s’agit des caractéristiques individuelles des patients et des professionnels; de la qualité de la relation patients-professionnels et du contexte de la pratique clinique en première ligne; des caractéristiques de la technologie offerte et des conditions et du soutien organisationnels offerts aux utilisateurs : patients et professionnels. La nouveauté et l’apport de notre recherche se situent à deux niveaux. En premier, nous avons pu identifier et discuter les conditions les plus saillantes pouvant influencer l’adoption du DSE-P auprès des patients et des professionnels et vérifier leur pertinence pour la gestion des maladies chroniques dans le contexte particulier de la première ligne au Québec. Également, nous avons pu appliquer, pour la première fois, un nouveau cadre conceptuel à l’analyse des conditions organisationnelles influençant l’adoption du DSE-P par les professionnels selon une nouvelle approche pragmatique qui lie l’adoption sur le plan organisationnel à des précurseurs de l’efficacité de l’implantation. En conclusion, le DSE-P peut représenter un outil prometteur pour soutenir un rôle plus actif des patients atteints de maladies chroniques dans la gestion de leur état de santé et de leurs soins en collaboration avec l’équipe clinique de première ligne. Ainsi, le DSE-P semble avoir une place importante en première ligne de soins au Québec. Cependant, l’implantation et l’adoption d’un tel outil sont à envisager dans le cadre de nouveau modèle organisationnel impliquant la participation du patient et sa collaboration avec son équipe clinique, dont il constitue la principale prémisse. Néanmoins, une telle approche doit s’appuyer sur un changement de culture et requiert de repenser plusieurs processus cliniques et organisationnels et une redéfinition des rôles et des responsabilités des différents acteurs dans le réseau pour un nouveau partenariat patient-équipe clinique où les TIC doivent aussi être adaptées pour soutenir de nouvelles pratiques et une réorganisation des services. Ceci conduirait alors à privilégier le développement et l’intégration d’outils informationnels et communicationnels novateurs beaucoup plus imprégnés des réalités cliniques et organisationnelles. Le DSE-P peut ainsi être complémentaire au dossier médical électronique, outil de travail des professionnels de la première ligne, avec lequel il constituerait un même ensemble d’outils informationnels. Mots clés : Dossier de santé électronique personnel, Adoption, Implantation, Gestion des maladies chroniques, Première ligne de soins, Étude de cas, Québec.In Quebec, My Digital Primary Health Care (MDPHC) is the first electronic personal health record (ePHR) implementation project funded by the province. However, little is known about ePHR implementation, adoption and use in healthcare organizations in Quebec as well as there is little information on their potential impacts. Mainly, adoption is a major concern for ePHR implementation. Indeed, despite the numerous potential benefits associated with ePHR use, the literature reports low adoption rates. Therefore, this research aimed to explore the perspective of chronically ill patients, professionals and managers regarding ePHR adoption, and to examine perceived barriers and facilitators to adoption among users enrolled in an ePHR pilot project in a primary care organization in Quebec. We conducted a case study with mixed method research, predominantly qualitative, in a primary care organization that has implemented an ePHR as part of the MDPHC project funded by the Government of Quebec. In this research, the strategies for data collection were: 1) a quantitative survey carried out in the project pre-implementation phase within a family medicine group, 2) individual semi structured interviews and 3) documentary analysis in order to describe the project context and evolution. We mainly conducted a descriptive statistical analysis of the quantitative data, and a content analysis of data collected during individual interviews and from project documents. Fifty-seven participants completed the questionnaire, and 43 people, including 29 patients (18 users and 11 users), 11 professionals and three managers were interviewed. We identified the most salient facilitators and barriers to ePHR adoption by chronically ill patients and professionals, and to ePHR integration into clinical practice. The main factors are patients’ and professionals’ individual characteristics; the quality of the patient-professional relationship and the clinical practice context in primary care organizations; the characteristics of the offered technology and organizational conditions and support to ePHR use. The contribution of our research was at two levels. First, we were able to identify the most salient conditions that can influence ePHR adoption by chronically ill patients and healthcare professionals and we verified their relevance to the context of the primary care in Quebec. Also, we applied for the first time a new conceptual framework for the analysis of the organizational conditions influencing ePHR adoption by professionals based on a new practical approach that links ePHR adoption by professionals to the project effectiveness of the implementation. ePHR represents a promising tool to support a more active role for chronically ill patients in their individual health condition and healthcare management in collaboration with clinical teams. Moreover, by improving chronically ill patients’ experience of care and increasing their interactions with professionals, ePHR seems to have a prominent place in primary care organizations in Quebec. However, the implementation and adoption of such tools have to be considered under new organizational model involving the patient participation and his collaboration with the clinical team, which it is the main premise. However, such an approach must rely on a change in culture, and requires rethinking several clinical and organizational processes and a negotiation and redefinition of roles and responsibilities of actors in the health network for a new patient- clinical team partnership where ICT should also be adapted to support new practices and a reorganization of the services. This would then lead to focus on the development and integration of informational and communicational innovative tools much more steeped in the clinical and organizational realities. ePHR can be complementary to the electronic medical record, the primary health care professionals’ working tool, with which it is the same set. Keywords: Electronic Personal Health Record, Adoption, Implementation, Chronic Disease Management, Primary Health Care, Case Study, Quebec

Measuring organizational readiness for knowledge translation in chronic care

<p>Abstract</p> <p>Background</p> <p>Knowledge translation (KT) is an imperative in order to implement research-based and contextualized practices that can answer the numerous challenges of complex health problems. The Chronic Care Model (CCM) provides a conceptual framework to guide the implementation process in chronic care. Yet, organizations aiming to improve chronic care require an adequate level of organizational readiness (OR) for KT. Available instruments on organizational readiness for change (ORC) have shown limited validity, and are not tailored or adapted to specific phases of the knowledge-to-action (KTA) process. We aim to develop an evidence-based, comprehensive, and valid instrument to measure OR for KT in healthcare. The OR for KT instrument will be based on core concepts retrieved from existing literature and validated by a Delphi study. We will specifically test the instrument in chronic care that is of an increasing importance for the health system.</p> <p>Methods</p> <p>Phase one: We will conduct a systematic review of the theories and instruments assessing ORC in healthcare. The retained theoretical information will be synthesized in a conceptual map. A bibliography and database of ORC instruments will be prepared after appraisal of their psychometric properties according to the standards for educational and psychological testing. An online Delphi study will be carried out among decision makers and knowledge users across Canada to assess the importance of these concepts and measures at different steps in the KTA process in chronic care.</p> <p>Phase two: A final OR for KT instrument will be developed and validated both in French and in English and tested in chronic disease management to measure OR for KT regarding the adoption of comprehensive, patient-centered, and system-based CCMs.</p> <p>Discussion</p> <p>This study provides a comprehensive synthesis of current knowledge on explanatory models and instruments assessing OR for KT. Moreover, this project aims to create more consensus on the theoretical underpinnings and the instrumentation of OR for KT in chronic care. The final product--a comprehensive and valid OR for KT instrument--will provide the chronic care settings with an instrument to assess their readiness to implement evidence-based chronic care.</p

Implementation of a new clinical and organisational practice to improve access to primary care services : a protocol for an effectiveness-implementation hybrid study

Introduction In Canada, as in most Organisation for Economic Co-operation and Development countries, healthcare systems face significant challenges in ensuring better access to primary care. A regional healthcare organisation in Quebec (Canada) serving a population of approximately 755 459 citizens has implemented a standardised access approach to primary care services for this population. The objective of this new clinical and organisational practice is to ensure that users benefit from the same referral process, regardless of the entry point, in order to be directed to the right services. This new practice integrates a shared decision-making process between the user and the professional, and a collaborative process between different health professionals within and between services. The objective of our research is to identify and characterise the conditions of implementation of this practice. Methods This effectiveness-implementation hybrid investigation will use an embedded single-case study, defined in this case as the process of implementing a clinical and organisational practice within a healthcare organisation. Further to an evaluation conducted during a preliminary phase of the project, this study consists of evaluating the implementation of this new practice in four medical clinics (family medicine groups). A qualitative analysis of the data and a quantitative preimplementation and postimplementation analysis based on performance indicators will be conducted. This study is ultimately situated within a participatory organisational approach that involves various stakeholders and users at each step of the implementation and evaluation process

CIHR Health System Impact Fellows: Reflections on “Driving Change” Within the Health System

Learning health systems necessitate interdependence between health and academic sectors and are critical to address the present and future needs of our health systems. This concept is being supported through the new Canadian Institutes of Health Research (CIHR) Health System Impact (HSI) Fellowship, through which postdoctoral fellows are situated within a health system-related organization to help propel evidence-informed organizational transformation and change. A voluntary working group of fellows from the inaugural cohort representing diversity in geography, host setting and personal background, collectively organized a panel at the 2018 Canadian Association for Health Services and Policy Research Conference with the purpose of describing this shared scholarship experience. Here, we present a summary of this panel reflecting on our experiential learning in a practice environment and its ability for impact

A Systematic Review of Instruments to Assess Organizational Readiness for Knowledge Translation in Health Care

<div><p>Background</p><p>The translation of research into practices has been incomplete. Organizational readiness for change (ORC) is a potential facilitator of effective knowledge translation (KT). However we know little about the best way to assess ORC. Therefore, we sought to systematically review ORC measurement instruments.</p><p>Methods</p><p>We searched for published studies in bibliographic databases (Pubmed, Embase, CINAHL, PsychINFO, Web of Science, etc.) up to November 1^st, 2012. We included publications that developed ORC measures and/or empirically assessed ORC using an instrument at the organizational level in the health care context. We excluded articles if they did not refer specifically to ORC, did not concern the health care domain or were limited to individual-level change readiness. We focused on identifying the psychometric properties of instruments that were developed to assess readiness in an organization prior to implementing KT interventions in health care. We used the Standards for Educational and Psychological Testing to assess the psychometric properties of identified ORC measurement instruments.</p><p>Findings</p><p>We found 26 eligible instruments described in 39 publications. According to the Standards for Educational and Psychological Testing, 18 (69%) of a total of 26 measurement instruments presented both validity and reliability criteria. The <i>Texas Christian University –ORC (TCU-ORC) scale</i> reported the highest instrument validity with a score of 4 out of 4. Only one instrument, namely the <i>Modified Texas Christian University – Director version (TCU-ORC-D)</i>, reported a reliability score of 2 out of 3. No information was provided regarding the reliability and validity of five (19%) instruments.</p><p>Conclusion</p><p>Our findings indicate that there are few valid and reliable ORC measurement instruments that could be applied to KT in the health care sector. The TCU-ORC instrument presents the best evidence in terms of validity testing. Future studies using this instrument could provide more knowledge on its relevance to diverse clinical contexts.</p></div

Descriptive Characteristics of Organizational Readiness Measurement Instruments.

<p>Descriptive Characteristics of Organizational Readiness Measurement Instruments.</p

Assessment checklist for psychometric properties according to AERA/APA/NCME standards for Educational and Psychological Testing.

<p>Assessment checklist for psychometric properties according to AERA/APA/NCME standards for Educational and Psychological Testing.</p

Psychometric Properties of Organizational Readiness Measurement Instruments.

<p>EFA, Exploratory factor analysis; CFA, Confirmatory factor analysis.</p><p>Psychometric Properties of Organizational Readiness Measurement Instruments.</p