Creating a national federation of archives using OAI-PMH

This paper describes the planning stages of the creation of a national level federation of archives. The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting will be used for collecting metadata being produced by local archives using any compliant records management software. The first stage of implementation will harvest metadata produced with the DigitArq [1-3] platform in a pilot group of Portuguese Regional Archives. DigitArq relies on Encoded Archival Description (EAD) metadata to describe its collections. However, the overwhelming flexibility and complexity of EAD make the harvesting operation more complex than usual. This paper addresses possible ways of exchanging EAD records using OAI-PMH as the basis for a central repository of metadata that will enable the creation of advanced information services at the national level

Avaliação e seleção de software open-source para Gestão Integrada de Bibliotecas

Este artigo introduz a metodologia QSOS (Methodology for Qualification and Selection of Open- Source Software) para qualificação e seleção de software open-source e apresenta a sua aplicação no contexto do software de gestão integrada de bibliotecas. Os sistemas Koha, Evergreen e PMB foram avaliados de acordo com os requisitos definidos por 63 bibliotecários portugueses. Este trabalho tem como objetivo auxiliar os responsáveis por uma biblioteca a determinar, com base em factos e critérios bem estabelecidos, qual o software open-source para gestão de bibliotecas mais adequado à sua instituição.This paper presents the Methodology for Qualification and Selection of Open-Source Software (QSOS) methodology for qualification and selection of open source software and applies it in the context of integrated library management software. The management suites Koha, Evergreen and PMB have been evaluated against the set of criteria defined by a group of 63 Portuguese librarians. The results of this study help decision makers in libraries to choose the most appropriate open source solution for their institution.KEEP SOLUTION

Extracção e concentração de metainformação distribuída por vários repositórios

Dissertação de mestrado em Sistemas de Dados e Processamento AnalíticoAo longo dos últimos anos, tem-se assistido à proliferação de entidades detentoras de arquivo que disponibilizam através da Internet partes do seu acervo em formato digital. O âmbito principal desta actividade é permitir aos seus utentes aceder ao catálogo do arquivo a partir de qualquer parte do mundo. No entanto, os repositórios dessas entidades detentoras estão geograficamente separados e apresentam diferentes interfaces de pesquisa com estruturas de dados diversas. Estas características implicam um dispendioso esforço por parte do utilizador para a pesquisa e recuperação de informação. Do ponto de vista do utilizador, seria vantajoso e confortável poder interagir com uma única interface de pesquisa, para a partir dela, submeter os parâmetros a pesquisar e receber a informação de forma consolidada, vinda de diferentes fontes de informação. Visando atender a este propósito, os projectos em torno dos repositórios digitais deixam de ser idealizados somente a partir da concepção de sistemas de informação simples e isolados, tornando-se uma necessidade o desenvolvimento de sistemas de informação estruturados, baseados na integração de dados provenientes de diferentes sistemas. A construção destes sistemas visa promover uma melhor articulação e inter-relacionamento entre entidades detentoras de um sistema de informação. Estes sistemas designam-se por sistemas de informação federados ou rede de repositórios digitais. No contexto desta dissertação é abordada a implementação da Rede Portuguesa de Arquivos ou, dito de outra forma, uma rede dos conteúdos detidos e disponibilizados pelas entidades de arquivo. Uma rede de arquivos corresponde a um conjunto de entidades detentoras que funcionam de modo integrado e articulado na prossecução de objectivos comuns. Tais objectivos passam pela disponibilização, recolha e partilha dos conteúdos de arquivo. Nesta dissertação será proposto um modelo de arquitectura que permite agregar e disponibilizar toda a informação da rede a partir de um único ponto de acesso - o Portal Português de Arquivos. Trata-se de uma iniciativa da Direcção-Geral de Arquivos que visa a criação de um portal de pesquisa e ponto de acesso privilegiado a toda a informação de arquivo custodiada em território nacional. O Portal Português de Arquivos também será a ligação nacional a projectos de carácter internacional como a Europeana, um portal de acesso à produção histórica e cultural da comunidade europeia. A adesão ao Portal Português de Arquivos e consequentemente à Europeana trará inúmeros benefícios para as entidades detentoras aderentes, nomeadamente, uma maior visibilidade dos seus acervos potenciando a sua procura e eventualmente um aumento da receita através dos serviços prestados pelo arquivo.Over the last few years, we have seen the proliferation of archives that provide access to archival resources in digital formats over the Internet. The main goal of this activity is to enable archive catalog access to users from anywhere in the world. But repositories that hold such content are autonomous, geographically dispersed and implement different search interfaces with a variety of data structures. These characteristics demand a greater user effort for information search and retrieval. From the user point view, it would be beneficial and comfortable to interact with a single search interface, submit search parameters, and receive information in a consolidated form. In order to achieve such a goal, the projects around digital repositories should not be idealized as simple and isolated information systems. There is a need for structured information systems that fully support the integration of data originating from different systems. The development of these systems promotes a better coordination and inter-relationship between distinct entities. This kind of system are designated a federated information systems or a digital repository networks. In this dissertation is exploited the implementation of a Portuguese Archives Network, i.e. a network of content, owned and provided by a set of archival entities that work together in an integrated and coordinated mode on pursuit of common goals. These goals consist in providing, harvesting and sharing archival metadata and content. The current dissertation proposes an architecture to provide access to network harvested information from a single access point - the Portuguese Archives Portal - an initiative of the Directorate-General of Portuguese Archives that seeks to create a search portal and a privileged access point to all archival resources available on national territory. The Portuguese Archives Portal will also be the national gateway for international projects such as the Europeana, a web site that collects and provides access to the historical and cultural production of the European community. Adherence to Portal of Portuguese Archives and consequently to the Europeana will bring numerous benefits to the holding member entity, specifically, greater visibility to its collection, search enhancing and eventually an increase in revenue through the archive provided services

DigitArq e o novo módulo de interoperabilidade OAI-PMH

Ao longo dos últimos anos, tem-se assistido à proliferação de entidades detentoras que disponibilizam através da Internet partes do seu acervo em formato digital (conteúdos de arquivo, registos bibliográficos, repositórios institucionais, objectos de ensino, etc.). O principal objectivo desta actividade é permitir aos seus utentes aceder ao catálogo do arquivo a partir de qualquer parte do mundo. Apesar da elevada quantidade de informação arquivística e conteúdos que se pode encontrar na Internet, essa informação continua dispersa, debaixo de estruturas heterogéneas (cada entidade detentora possui a sua interface de pesquisa e a sua maneira de disponibilizar a informação) e, sobretudo, com níveis de qualidade muito variáveis. No sentido de mitigar todos estes problemas surge a Rede Portuguesa de Arquivos, uma iniciativa da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ, 2009) que visa, entre outros objectivos, a criação de um portal de pesquisa que servirá de ponto de acesso privilegiado a toda a informação de arquivo produzida em território nacional. Trata-se do Portal Português de Arquivos. A mais recente versão do DigitArq, versão 3.1.8, vem agora acompanhada de um módulo designado Módulo de interoperabilidade OAI-PMH fazendo com que este software seja o primeiro produto nacional de gestão de arquivos definitivos a ser compatível com o Portal Português de Arquivos, assim como com outros agregadores de carácter internacional. Constituído por sete módulos funcionais, o DigitArq procura ir de encontro às necessidades globais de um profissional de arquivo, permitindo realizar tarefas diversas como a descrição arquivística, gestão de projectos de digitalização, publicação de catálogo na Web, navegação e pesquisa, gestão de utilizadores e gestão de produtividade. Este software pode ser descarregado gratuitamente a partir do sítio Web http://www.digitarq.pt. O módulo de interoperabilidade OAI-PMH foi desenvolvido tendo como principal objectivo ser 100% compatível com as directrizes de adesão ao Portal Português de Arquivos tornando, assim, as instituições que o utilizam aptas do ponto de vista tecnológico para adesão à Rede Portuguesa de Arquivos (DGARQ, 2008a, 2008b). Ao longo deste artigo irão ser abordados em detalhe os aspectos técnicos e políticos que estão subjacentes ao desenvolvimento do Módulo de interoperabilidade OAI-PMH, bem como a sua articulação com os agregadores, dos quais o Portal Português de Arquivos é um exemplo. Começaremos por dar uma visão alargada da arquitectura de funcionamento de um agregador OAI-PMH: como funciona, qual o seu papel face às entidades detentoras, que tecnologias é que o suportam, etc. Serão também apresentados os vários cenários de exploração. No artigo serão ainda descritas detalhadamente as características do Módulo de interoperabilidade OAI-PMH, i.e. normas utilizadas, mapeamentos em vigor, os formatos de metainformação suportados (com ênfase no subconjunto do Dublin Core (DCMI, 2009c) usado pelo OAI-PMH) e os resultados obtidos após validação da sua interface OAI-PMH recorrendo à Ferramenta de verificação de conformidade disponibilizada pela Direcção-Geral de Arquivos. Para concluir, serão apresentadas as vantagens da implementação deste módulo em aplicações que disponibilizam conteúdos na Internet focando a questão da interoperabilidade que se torna praticamente transparente para a entidade detentora

Integração de sistemas de informação de arquivos, bibliotecas e museus: estudo de caso do Município de Ponte de Lima

Esta comunicação tem como objetivo dar a conhecer o projeto recentemente implementado no Município de Ponte de Lima intitulado “Repositório de Informação do Município de Ponte de Lima (RIMPL)”. O projeto, pioneiro na administração local em Portugal, visa o acesso facilitado e integrado à informação disponibilizada pelo arquivo, bibliotecas e museus municipais, possibilitando aos cidadãos o acesso global à informação de carácter patrimonial e cultural do Município de Ponte de Lima

Consulta Real em Ambiente Virtual: implementação de uma sala de referência e leitura virtual num arquivo

Apresenta-se o contexto em que foi concebido o projecto "Consulta Real em Ambiente Virtual" [1], nomeadamente a sua relação com os projectos anteriores do Arquivo Distrital do Porto (DigitArq) e a premência de "actualizar" o relacionamento do Arquivo com os seus utilizadores aproveitando as possibilidades que as tecnologias oferecem e que o "mercado" potencia. Refere-se a sua inserção na sociedade do conhecimento e o uso dos actuais instrumentos tecnológicos e organizacionais, devidamente adequados e ajustados às instituições culturais e aos bens que custodiam e disponibilizam, visando um serviço público de qualidade e mais próximo dos cidadãos. Apresentam-se os requisitos e especifica-se a estrutura das actividades e funções que compõem esta sala de referência e leitura virtual, quer as que se relacionam directamente com os utilizadores (a pesquisa, a gestão dos pedidos, o apoio na referência), quer as internas (controlo dos serviços solicitados; optimização de recursos, obtenção de dados de gestão), realçando as alterações organizacionais que resultam da utilização das TIC. Pretende-se destacar o novo patamar inovacional consentâneo com o desenvolvimento tecnológico apontado para a sociedade, respondendo desde já aos propósitos da implementação do fornecimento, remoto e local, de reproduções digitais de documentos, certificadas em ambiente electrónico/digital. Cuida, assim, da relação interactiva da Instituição com os cidadãos usando as tecnologias e processos disponíveis, implementadas noutras áreas de actividade mas ainda não em uso nas instituições culturais. Consideram-se, ainda, os aspectos que se inserem na implementação do "governo electrónico" e do "comércio electrónico", áreas fulcrais na modernização das instituições e dos serviços de arquivo. Finalmente, abordam-se os aspectos decorrentes da implementação da sala de referência e leitura virtual, dos seus desafios e das questões relacionadas com o acesso e a prestação de serviços pela inovação que lhes aporta, realçando-os no contexto das organizações de arquivo, da Administração Pública e da sociedade portuguesa

Digitarq2: nova arquitectura aplicacional para gestão de Arquivos Definitivos

Neste artigo, é apresentada uma visão global e integrada de um conjunto de projectos e iniciativas conduziram ao desenvolvimento de uma plataforma tecnológica que tem como objectivo a criação, gestão e disseminação de material no contexto de um arquivo histórico. Os principais actores nestes projectos concentram-se em três instituições que têm colaborado estreitamente no sentido de atingir os objectivos traçados: o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, o Arquivo Distrital do Porto e a Universidade do Minho. A primeira iniciativa conjunta com estas instituições data de 2003 e deu origem à plataforma tecnológica que suporta o Arquivo Distrital do Porto (ADP) e que se tornou conhecida como Digitarq. Na altura, os objectivos para este projecto resumiam-se ao desenvolvimento de uma aplicação à medida dos requisitos do ADP que permitisse suportar as actividades de descrição arquivística. Ainda durante esse projecto, foram desenvolvidas duas aplicações informáticas adicionais: um motor de pesquisa via Web que permite a qualquer indivíduo consultar e navegar na base de dados de descrições arquivísticas e uma aplicação para gestão de objectos digitais provenientes do Serviço de Digitalização do próprio arquivo. O projecto Digitarq permitiu, em 2004, tornar acessível ao público parte do acervo documental do Arquivo Distrital do Porto, i.e. cerca de meio milhão de registos. A plataforma em pleno funcionamento permitiu identificar algumas das suas fragilidades bem como catalizar ideias sobre serviços adicionais especialmente inovadores no contexto da Administração Pública portuguesa. Assim, surgiram candidaturas a dois novos projectos que têm permitido a prossecução do trabalho que vinha sendo realizado. Neste momento, está em curso um projecto que visa a implementação de um balcão electrónico para um arquivo digital e que permitirá a qualquer utilizador, geograficamente distante, realizar todas as operações que hoje apenas se encontram disponíveis fisicamente no balcão do arquivo. Outro projecto, o RODA - Repositório de Objectos Digitais Autênticos, preocupa-se com a preservação a longo-prazo de materiais digitais e assenta no desenvolvimento de um repositório capaz de garantir a preservação da autenticidade de materiais digitais produzidos por instituições da Administração Pública. Requisitos nascidos de contextos mais residuais têm motivado o desenvolvimento de novos componentes para a plataforma Digitarq, bem como promovido a generalização de alguns dos componentes já existentes. Ao longo deste artigo, iremos discutir as ideias por detrás de cada um destes projectos, algumas decisões tecnológicas e a nova plataforma tecnológica que irá emergir de todos estes contributos e que difere substancialmente da plataforma inicial

SCAPE: final best practice guidelines and recommendations

The SCAPE project aims to enhance the state of the art in digital preservation with a particular emphasis on the scalability of its solutions: that is, their capacity to handle digital objects that may be very numerous, individually very large, heterogeneous or complex. The motivating force of the SCAPE project is scalability, interpreted in several dimensions: number of objects, size of objects, complexity of objects, and heterogeneity of collections. The best practice guidelines and recommendations cover three areas of digital preservation. These are: Large-scale long-term repository migration, Preservation of research data and Bit preservation.This work was co-funded by KEEP SOLUTION