Sistema para Repositorios Institucionales REPXOS 3.0: ventajas e importancia para la gestión de la información y el conocimiento

Las empresas, instituciones y personas han logrado informatizar los servicios y el control de documentos, debido al constante desarrollo de la información. En la actualidad los sistemas de gestión documental constituyen una de las alternativas para gestionar grandes volúmenes de documentos e información. Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan almacenamiento, seguridad, así­ como capacidades de recuperación de archivos. Un ejemplo de ello son los repositorios digitales.REPXOS 3.0 es un sistema para repositorios digitales desarrollado en la Universidad de las Ciencias Informáticas que tiene gran importancia para la preservación y conservación del patrimonio cientí­fico de las instituciones; además de que ofrece múltiples beneficios, tanto para la propia institución como para los investigadores. El presente trabajo tiene como objetivo analizar las ventajas que ofrece REPXOS como repositorio institucional y su importancia para la gestión de la información y el conocimiento.Durante el desarrollo se muestran las caracterí­sticas y ventajas de REPXOS, además de   las  diferentes funcionalidades que   brinda, siempre cumpliendo con los procesos que se realizan en un repositorio: organización de la información, depósito de documento y recuperación de la información.Con la investigación se evidencia que REPXOS es además una forma eficaz para gestionar la información y el conocimiento, pues su integración con los procesos investigativos permite utilizar la documentación como fuente de información, ofreciendo una ví­a para la divulgación del conocimiento y también una herramienta en el proceso docente-educativo. Se facilita de esta forma el acceso abierto a la información a los investigadores de la institución

Sistema de gestión de Archivos históricos XABAL Arkheia

Los sistemas de información para la gestión de archivos se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o fí­sicos que se encuentran en una organización. Con el uso de las Tecnologí­as de la Información y las Comunicaciones se han desarrollado herramientas informáticas para facilitar un adecuado tratamiento archiví­stico contribuyendo a la difusión de los documentos almacenados en las instituciones archiví­sticas. El Centro de Informatización de la Gestión Documental, de la Universidad de las Ciencias Informáticas, desarrolló un sistema de gestión de archivos históricos, nombrado XABAL Arkheia. Este producto se basa en el manejo de archivos históricos aplicando la Norma Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF)) y la Norma Internacional General de Descripción Archiví­stica (ISAD (G)). El objetivo del presente trabajo es mostrar las caracterí­sticas que se tuvieron en cuenta para informatizar los procesos de incorporación, consulta y conservación de documentos de archivo en archivos, así­ como su interrelación. Se evidencian los rasgos distintivos de las instituciones sobre los cuales se basó el desarrollo de la solución para el procesamiento de documentos de archivo. Así­ mismo, el artí­culo describe cómo se gestionan los servicios que se ofrecen en el Archivo y el proceso de recuperación de datos, utilizando el sistema. El sistema se encuentra desplegado en varias instituciones, en algunos casos con más de 4 años de explotación