Kilpailutusprosessin kehittäminen sähköiseksi : case Kaarinan kaupunki

Kaarinan kaupungin ja muiden hankintayksiköiden on kehitettävä julkisia hankintoja, jotta arjen haasteisiin ja uudistuvan hankintalain velvoitteisiin vastattaisiin mahdollisimman toimivalla tavalla. Opinnäytetyön ensisijaisena tavoitteena oli löytää Kaarinan kaupungille sopivin kilpailutusjärjestelmäratkaisu. Tarkoituksena oli myös tarkastella uudistuvan hankintalain keskeisintä sisältöä ja hankintaprosessin kehittymistä sähköisiin hankintaratkaisuihin. Työ keskittyy tarkastelemaan kilpailutuksen sähköistämistä, sähköisiä hankintamenetelmiä ja kilpailutusjärjestelmiä. Kirjoittamisprosessin aikana hyödynnettiin etenkin julkisiin hankintoihin liittyvää kirjallisuutta ja sähköisiä julkaisuja. Yhteistyö kilpailutusjärjestelmien tarjoajien kanssa oli merkittävässä asemassa, jotta pystyttiin takaamaan tietojen virheettömyys ja luotettavuus. Työ alkaa julkisten hankintojen ja kilpailutusprosessin yleisluontoisella kuvaamisella. Sähköisen hankinnan tarkastelun jälkeen Kaarinan kaupungille löydettiin sopivin kilpailutusjärjestelmäratkaisu. Työssä kuvattiin perinteisen ja sähköisen kilpailutusprosessin sekä dynaamisen hankintajärjestelmän ja sähköisen huutokaupan vaiheita. Oleellisin tulos oli sopivan kilpailutusjärjestelmän löytyminen Kaarinan kaupungin tarpeisiin. Työn avulla alalla opiskelevat ja työskentelevät saavat puolueettoman käsityksen sähköisen hankinnan eduista sekä kilpailutusjärjestelmän keskeisimmistä toiminnoista.During the next few years the new procurement law will put under an obligation that public procurement must be tendered electronically. The main objective of this thesis was to find an electronic tendering system which can bring many benefits to the city of Kaarina. The objective of this thesis was also to explore why and how the public tendering is developing to electronic, as well as to describe how tendering process will change. This thesis focuses on a competitive tendering electrification, as well as electronic procurement methods and tendering systems. During the writing process, public procurement literature was used, as well as electronic publications. Co-operation with system providers was in an important role, so that information which concern electronic tendering solutions is accurate. This thesis begins by examining the public procurement and ends with a demonstration of electronic tendering. Ultimately, the suitable tendering system solution for the city of Kaarina is introduced. The thesis succeeded to describe clearly the stages of traditional and electronic tendering processes. Also dynamic purchasing system and electronic auction stages is described clearly. The most important result was the finding of suitable tendering system for the city of Kaarina. This thesis provides an objective view of the benefits of electronic procurement and tendering systems’ main activities

Kestävissä julkisissa hankinnoissa huomioitavat organisaatiotekijät

Viime vuosina monet julkiset organisaatiot ovat asettaneet kestävyyden strategiseksi tavoitteeksi. Paine kestävälle hankintastrategialle ja -käytännöille voi tulla esimerkiksi organisaation henkilökunnalta tai asiakkailta. Organisaatioilla on monia muitakin syitä kehittää sellaisia hankintastrategioita, joissa huomioidaan taloudellisten näkökulmien lisäksi sosiaaliset ja ekologiset vaikutukset. Julkisissa organisaatioissa hankintatoimi on yksi keskeinen toiminto, jonka kautta voidaan vahvistaa koko organisaation kestävyyttä. Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa mahdollisimman kokonaisvaltainen ja monipuolinen käsitys kestävistä julkisista hankinnoista sekä lisätä tietoa siitä, miten kestävyys voidaan huomioida julkisissa hankinnoissa. Lisäksi tutkimuksen tavoitteena oli löytää vaihtoehtoisia näkökulmia asian tarkasteluun. Tutkimuskysymysten avulla pyritään selittämään, miten erilaisten organisaatiotekijöiden huomioimisella voidaan edistää julkisten hankintojen kestävyyttä. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään kestäviä julkisia hankintoja ja organisaation kestävyyteen vaikuttavia organisaatiotekijöitä. Teoriaosuuden keskityttiin erityisesti sisäisiin tekijöihin, jotka lopulta mahdollistavat kestävät julkiset hankinnat. Teoriaosuuden lopussa oleva yhteenveto auttaa kokonaisuuden ja osa-alueiden välisten yhteyksien hahmottamisessa. Teoreettisen viitekehyksen avulla on analysoitu empiiristä tutkimusaineistoa, mikä koostuu Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian konsernipalveluiden johtajien henkilökohtaisista käsityksistä ja kokemuksista. Kysely- ja haastatteluaineiston avulla pyrittiin saamaan mahdollisimman kokonaisvaltainen ja monipuolinen ymmärrys tutkimuskohteesta. Tutkimusaineiston koodaamisen, jäsentelyn ja luokittelun jälkeen aineistoa kiteytettiin ja muodostettiin erilaisia kokonaisuuksia. Tutkimustulokset osoittivat, että kestävyyden määrittely kokonaisvaltaisesti on haastavaa sen monimutkaisuuden, -ulotteisuuden ja -tulkinnallisuuden vuoksi. Kestävyyden määrittelyn tavoin myös kestävät hankinnat ja kestävä organisaatio käsitetään eri tavoin, jolloin niissä painottuvat eri asiat. Esimerkiksi kestävissä hankinnoissa on huomioitava taloudellinen, sosiaalinen, ekologinen ja kulttuurinen sekä ajallinen ja alueellinen ulottuvuus, mutta hankintakohtaisesti voidaan painottaa eri asioita. Sidosryhmät voivat velvoittaa organisaatiota kestävien hankintojen tekemiseen, mutta organisaatio voi myös hankintojen kautta velvoittaa sen sidosryhmiä toimimaan kestävästi. Kestävässä organisaatiossa jokainen hankinta on kestävä. Kestävä kehitys on jatkuva muutosprosessi, mihin sitoutuu koko organisaatio. Organisaation kestävyystavoitteet tulisi päättää yhdessä, jotta organisaation tulee toimimaan johdonmukaisesti. Organisaatio voi tarvittaessa velvoittaa tai ohjata kestävän kehityksen mukaiseen toimintaan. Tutkimuksen johtopäätöksissä sidotaan tutkimuksen tuloksia yhteen ja annetaan konkreettisia suosituksia kestävien julkisten hankintojen edistämiseksi