Developing an instrument to assess information technology staff motivation

Motivation is a key factor that influences individual effort, which, in turn, affects individual and organizational performance. Nevertheless, motivation at work depends on the organizational rewards and incentives, according to individual goals. This paper reports on the development of an instrument designed to measure the motivation of Information Technology people at their workplace. Psychology theories and work addressing intrinsic and extrinsic motivation have been studied. Some motivation instruments were reviewed and analyzed. Specificities and special characteristics regarding IT workers were evidenced and combined with other more general motivation factors. The instrument has been developed according to the five dimensions of the Worldatwork framework, resulting in a set of 30 scale items addressing 23 variables. Besides measuring the IT motivation levels, the tool may also help any organization to understand the weaknesses and strengths regarding incentive policies, and therefore, assist on the definition of new ones

Employee incentives in IT companies : what can we learn from Google?

PreprintAttracting and retaining IT professionals have emerged as top management concerns in the last years. This is particular relevant for companies with core business processes in IT that have much to gain from talented IT professionals. Google is one of those companies. Showing a considerable growth in recent years and pointed out as one of the best companies in US to work for, Google presents itself as an interesting case for studying employee incentives policies in IT companies. Using a netnographic approach to look into a work life blog discussion with the participation of present and past Google employees, a total reward strategy framework is used to analyze the data and generate new insights. Work life topics suggested upfront such as community involvement, health and wellness, work flexibility and cultural environment are particularly important. Administrative efficiency, workplace stability and equipment and technology are some new topics that may be worth to consider in a framework to guide incentive policies for a total reward strategy in IT companies.(undefined

Workforce Incentives at IT companies : the Google’s Case

Organizations may have much to gain in attracting and retaining IT professionals than can help to reduce costs and improve the productivity of the business. That is even more crucial for IT companies that rely upon talented IT professionals to add value in their core business processes and not just to support them. Thus we need to better understand what motivates and keeps satisfied an IT workforce. As a successful IT company, Google may be a good example to look at adequate incentive policies for IT professionals. Using a netnographic approach, this study examined a blog discussion with the participation of past and present Google employees. The collected data was analyzed under a total rewards model, a framework from WorldatWork to encompass a diversity of topics in building a reward strategy. One of those topics, work-life, was significantly discussed showing that Google´s incentive policies take into consideration work-life sub-topics such as health and wellness, cultural environment, community involvement and work flexibility to attract and retain IT professionals. Adding to the sub-topics already proposed in the framework, some new ones popped out still under the work-life topic: equipment and technology, administrative efficiency and workplace stability. Although compensation and benefits are certainly incentives to not be disregarded, it seems there may be something else also important as work-life incentives to attract and retain an IT motivated workforce, specially, at an IT company

Product information management for complex modular security systems

Um sistema PIM gere toda a informação que possibilita a comercialização dos produtos através de diferentes canais. A sua importância durante o ciclo de vida de um produto aumentou devido à sofisticação técnica dos produtos, a gerir internamente e a publicar externamente. Sistemas, tais como o ERP e o CCMS, deverão integrar-se com um sistema PIM, o qual deve funcionar como a “espinha dorsal” da informação de produto. O presente projeto tem como objetivo principal a criação de uma solução para gerir a informação de produto para sistemas modulares complexos. A proposta de solução inclui a criação de uma ontologia para parte dos inúmeros sistemas disponíveis no catálogo de produtos de uma das maiores organizações multinacionais do setor de engenharia e tecnologia a nível mundial. O processo de criação da solução proposta baseou-se na metodologia de investigação pesquisa-ação e foi dividido em cinco fases. Na fase de diagnóstico descreveu-se e analisou-se a atual situação dos sistemas ERP e CCMS que gerem o catálogo online dos sistemas de produtos comercializados. Levantaram-se ainda as taxonomias de produto atuais e elaborou-se a proposta. Na fase de planeamento da ação descreveram-se a equipa de trabalho, a abordagem inspirada na metodologia Agile usada para desenvolver a solução, as reuniões de planeamento, os parceiros de trabalho, as ferramentas a usar e a sua justificação. Na fase de tomada de ação foi descrito o processo de criação da solução ontológica e o resultado final, incluindo a construção das novas taxonomias e a sua validação pelos especialistas. Propuseram-se exemplos e representações gráficas usando a ferramenta Protégé. Na fase de avaliação, a solução ontológica foi testada, tendo-se validado que os requisitos necessários foram satisfeitos pela estrutura. Na fase de especificação de aprendizagem propuseram-se os próximos passos para a implementação e gestão futura do modelo ontológico. Com esta solução, a organização poderá gerir mais eficientemente a informação de produto e a estrutura de dados. Ela possui versatilidade para gerir produtos individuais ou sistemas modulares complexos e melhorar a sua comunicação com o cliente. Além disso, a ontologia tem ainda um enorme potencial se combinada com técnicas de IA. Algumas limitações do projeto e propostas de trabalhos futuros foram ainda apresentadas

Integração de business intelligence com enterprise resource planning numa PME

Um vasto número de PMEs não utiliza ainda ferramentas de análise e visualização de dados para a tomada de decisão, baseando-se apenas no uso de folhas de cálculo, sem uma abordagem holística orientada aos dados produzidos e próxima de uma análise em tempo real. A existência de maiores volumes de dados permite, se devidamente tratados, contribuir para a melhoria da competitividade. Os ERP são hoje uma importante ferramenta que ajuda as PME a gerirem um grande conjunto de dados. Apesar da sua integração com os sistemas de Business Intelligence (BI) não ser ainda uma realidade comum à maioria, revelam-se de extrema utilidade no suporte à decisão para aquelas que já implementaram este tipo de projetos. Este projeto pretendeu dotar a organização de uma ferramenta ágil, capaz de medir de forma clara e concisa o desempenho da função de venda. Na solução proposta, equacionaram-se variadas propostas de KPI para monitorização dessa função. Harmonizaram-se estas propostas com as expetativas da organização, com a sua forma de trabalho, por forma a manter o foco no essencial – aumentar o desempenho da equipa. A escolha da ferramenta de BI recaiu sobre o Microsoft Power BI, tendo sido desenvolvidos dashboards orientados aos vários perfis de utilizador, consoante a hierarquia do departamento. Os dashboards implementados incluíram doze indicadores destinados a três áreas (Administração, direção comercial, e desenvolvimento de produto), de um conjunto de dezasseis indicadores inicialmente propostos. Os dashboards, foram ainda sujeitos a testes e avaliação da sua usabilidade por uma amostra de utilizadores representativos dos perfis definidos, apresentando uma avaliação média de 4,5 num intervalo de 1 a 5. Este projeto de BI com ERP no contexto de uma PME captou o interesse dos utilizadores, em especial no que respeita aos dashboards “Vendas mensais” e “Area manager” (os quais obtiveram a avaliação máxima), demonstrando a sua utilidade como ferramenta de suporte à gestão e tomada de decisão, podendo vir a ser um importante contributo para o aumento da competitividade da empresa

Influence of incentive policy in the alignment of business and information technology

Tese de Doutoramento (Tecnologias e Sistemas de Informação)Os executivos de topo de muitas das maiores empresas mundiais estão hoje conscientes de que as novas tecnologias estão a redefinir as cadeias de valor e que as suas empresas precisam de permanecer atentas para continuarem relevantes no mercado. Os negócios modernos precisam de articular as necessidades do negócio com tecnologias de informação (TI) inovadoras. De facto, a necessidade de um melhor alinhamento entre o negócio e as TI tem sido continuamente considerado como uma das maiores preocupações que executivos de topo de TI enfrentam. Esta preocupação é talvez apoiada na convicção, suportada em um número significativo de estudos, de que um melhor alinhamento pode influenciar positivamente o desempenho do negócio. Na verdade, este alinhamento é considerado uma das áreas mais importantes da governação das TI e a sua importância é reconhecida e abordada por alguns dos mais importantes normativos das TI, como o COBIT, o ITIL ou o TOGAF. Embora o alinhamento tenha sido abordado por muitos estudos no passado, a preocupação constante com ele na última década sugere que não tem havido progresso suficiente sobre esta questão. Por outro lado, o alinhamento é feito por pessoas. E, quanto mais as pessoas estiverem motivadas nas organizações, mais e melhor elas trabalham. A influência que os incentivos de alguns gestores têm no seu comportamento e, assim, na sua atividade e produtividade profissional tem sido bastante abordada na literatura. Na verdade, é habitual as empresas darem pacotes de incentivos aos seus gestores, desejavelmente concebidos para serem alinhados com os objetivos organizacionais. Este trabalho investigou a influência de políticas de incentivo na promoção de um melhor alinhamento. Além da revisão da literatura mais importante sobre estas duas áreas, foi proposto um novo modelo que relaciona o incentivo com o alinhamento do negócio e das TI. É proposto e aplicado um novo instrumento para medir o nível de incentivo de uma organização e também adaptado e aplicado um instrumento existente para medir o nível de alinhamento. Após algumas fases prévias, como pré-teste e teste piloto, os instrumentos foram aplicados na amostra completa, através duma plataforma de inquéritos online. A amostra, provida pela Informa Dun & Bradstreet, foi expandida com base na rede social LinkedIn, suportada no método "bola de neve”, que ajuda o estudo de populações difíceis de alcançar. Foram recolhidas respostas de mais de quatro centenas de gestores de negócio e TI, de mais de duas centenas de médias e grandes empresas portuguesas, representando, ao que se sabe, o inquérito mais vasto já feito em Portugal sobre alinhamento. O modelo, de componentes hierárquicas, foi estimado usando um modelo de equações estruturais (SEM) com a técnica dos mínimos quadrados parciais (PLS). A confiabilidade e validade do modelo de medida (reflexivo) foram garantidas depois de descartados alguns indicadores. A avaliação dos componentes de ordem superior do modelo (formativo) foi assegurada por uma sólida validação de conteúdo dos constructos “incentivo” e “alinhamento”. Os resultados principais são apresentados, discutidos e interpretados através de vários ângulos, respetivamente, a área funcional dos respondentes, o seu género, a sua geração, a atividade económica das empresas, por cada variável manifesta do incentivo e alinhamento e dimensão das empresas. Por fim, os resultados do modelo proposto são discutidos e interpretados. Ao propor uma explicação do alinhamento com uma única variável, o incentivo, este é talvez um dos modelos mais parcimoniosos do alinhamento apresentados até agora. Este estudo também permite suportar aquele que é, talvez, o seu maior contributo, que é facto do incentivo explicar a maior parte do alinhamento. Algumas recomendações para a prática e para investigação futura são ainda propostas.The chief executive officers from many of world’s largest companies are aware that new technologies are redefining value chains and that companies need to remain aware to remain relevant in the market. The modern businesses need to articulate business needs with innovative information technologies. In fact, business and IT alignment (BIA) has been continually considered as one of most important concerns that top IT executives face. This concern is probably supported on the conviction, sustained on a significant number of studies, that achieving a better alignment can positively influence business performance. Actually, this alignment is considered one of most important areas of IT governance and its importance is recognized and addressed by some of most important IT frameworks, as COBIT, ITIL or TOGAF. Although alignment has been focused by numerous researches in the past, the ongoing concern with it in the last decade suggests that there was not been sufficient progress in addressing this issue. Still, the allignment is made by people. And, the more people are motivated in organizations, the more and better they work. The influence that incentives have on managers behaviour and, thus, on their professional activity and productivity has been widely addressed in the literature. Indeed, it is a common practice among companies giving packages of incentives to their executives, desirably designed in order to be aligned with organization objectives. This work investigated the influence of incentive policies to promote a better alignment. Besides reviewing most important literature about these two areas, this study proposes a new model that relates the incentive with the alignment of business and IT. It proposed and applied a new instrument to measure the incentive maturity of an organization and it also adapted and applied an existing instrument to measure the alignment maturity. After some preceding phases, as pretesting and pilot testing, the instruments were administered on a full scale sample, through an online survey platform. The sample, provided by Informa Dun & Bradstreet, was expanded with the help of the social network LinkedIn, supported in the snowball method, which helps on the study of hard-to-reach populations. Responses were collected from more than four hundred business and IT managers, from more than two hundred medium-size and large Portuguese companies, representing, as far as is known, the wider survey ever done in Portugal about the alignment between business and IT. The model, a hierarchical component model, was estimated using a structural equation model (SEM) with partial least squares technique (PLS). The reliability and validity of the measurement model (reflective) were guaranteed, after some indicators have been discarded. The model assessment concerning the higher-order components (formative) was assured through robust content validity procedures of incentive and alignment constructs. The major findings are presented, discussed and interpreted by different angles, respectively, by the functional area of respondents, by respondents' gender, by respondents’ generation, by companies’ economic activity, by each one of the manifest variables of incentive and alignment and by companies’ size. Finally, the results of the proposed model are discussed and interpreted. By proposing an explanation of alignment with just one latent variable, the incentive, this is probably one of the most parsimonious models of alignment presented until now. The study also allows supporting the one that is perhaps its greatest contribution, which is the fact that the majority of the explanation of alignment is made by incentive. Some recommendations for practice and future research are also proposed