Knowledge Work Performance Measurement in the New Ways of Working Context

Organisaatiot ovat aina etsineet keinoja kehittää toimintaansa pysyäkseen mukana kilpailussa. Jotta organisaatio voisi menestyä myös tulevaisuudessa, on tärkeää, että kehityssuunnitelmat ja –päätökset perustuvat mahdollisimman hyvin tietoon. Suorituskyvyn mittaaminen tarjoaa tietoa johtamisen tueksi missä työympäristömuutoksissa olisi suurin potentiaali tällä hetkellä, sekä tietoa ovatko tehdyt muutokset olleet onnistuneita kuten oli suunniteltu. Nykyinen kiinnostus ja tarve uudelle mittausinformaatiolle on syntynyt, kun yhä useampi organisaatio on alkanut ajatella työntekijöitään voimavarana pelkkien kulujen sijaan. New Ways of Working (NewWoW) –käsite on kehitetty kuvaamaan työympäristömuutoksia, joissa tavoitteena on lisätä tietotyöntekijöiden mahdollisuutta itse vaikuttaa siihen, miten, koska ja missä työnsä tekee.Tarve yleiselle suorituskyvyn mittaamiselle on korkea koska tällaiset isommat työympäristömuutokset ovat edelleen melko uusi juttu, eikä aiempaa kirjallisuutta tämän tapaisten työympäristömuutosten vaikutuksista ole kovin paljoa. Aiempi kirjallisuus sisältää paljon esimerkkejä yksittäisten työympäristömuutosten mittaamisesta monilla eri tieteenaloilla, esimerkiksi tilankäytön tai teknologian hyödyntämisen osalta. Kuitenkin kun puhutaan laajasta työympäristömuutoksesta, jossa koko johtamisen luonne muuttuu kontrolloinnista luottamukseen, on tärkeä, että muutosta johdetaan ja mitataan kokonaisuutena, jossa yhdistyvät mm. tilat, teknologia ja johtaminen. Aiempi kirjallisuus antaa hyvät lähtökohdat tutkimukselle, sillä suorituskyvyn mittaaminen, tietotyön suorituskyky ja mittaamisen haasteet ovat hyvin tiedossa. Kuitenkin käytännön esimerkit siitä miten tietotyön suorituskykyä mitataan ovat vähissä, varsinkin työympäristömuutosten osalta.Tämän tutkimuksen tarkoitus on lisätä ymmärrystä miten tietotyön suorituskykyä voidaan mitata työympäristömuutosten (NewWoW) kontekstissa ja kehittää analyyttinen johtamistyökalu, jolla voidaan saada tietoa organisaation nykyisistä työskentelytavoista ja mitata muutosten vaikutuksia. Työn teoreettinen osuus rakentaa aiemman kirjallisuuden pohjalta viitekehyksen tietotyön suorituskyvystä, jonka mukaan fyysinen, virtuaalinen ja sosiaalinen ympäristö sekä yksilölliset työskentelytavat vaikuttavat siihen työntekijän työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Työssä hyödynnetään aiempaa suorituskyvyn mittaamisen kirjallisuutta ja testataan, kuinka yleisesti käytetty mittaamisen prosessi soveltuu tähän kontekstiin. Työssä hyödynnetään case tutkimusta ja konstruktiivista tutkimusotetta tutkimuskysymyksiin vastaamisessa. Käytännönläheinen tutkimusfilosofia ohjaa tutkimusta kohti käytännönläheisiä johtamistyökaluja. Väitöskirja vetää yhteen viisi aiemmin julkaistua tutkimusartikkelia.Väitöskirjalla on kaksi keskeistä tulosta, jotka vastaavat tutkimuksen tarkoitukseen. Ensimmäiseksi työ esittelee tähän kontekstiin mukaillun mittaamismallin perustuen yleiseen suorituskyvyn mittaamisen prosessiin. Keskeisessä osassa mittausprosessia on kirjallisuuden pohjalta rakennettu tietotyön suorituskyvyn viitekehys, joka auttaa hahmottamaan mittaamisen kokonaisuuden. Toiseksi työ kehittää ja validoi SmartWoW (Smart Ways of Working) työkalun tukemaan työympäristömuutosten suunnittelua ja vaikutusten mittaamista. Työkalu on kyselypohjainen ja se on helposti sovellettavissa eri kokoisiin työympäristömuutoksiin. Työkalu on osoittautunut hyödylliseksi käytännön johtamisessa, sillä sitä on käytetty jo 40:ssä organisaatiossa.Väitöskirjan kontribuutio on siinä, että se esittelee suorituskyvyn mittaamisen käytäntöjä uudessa kontekstissa ja tarjoaa käytännön kokemuksia siitä, miten sitä voidaan käyttää tunnistamaan kehitystarpeita ja mittaamaan kehitystoimien vaikutuksia. Teoreettinen viitekehys on ollut keskeisessä roolissa siinä, että yleisiä suorituskyvyn mittausperiaatteita voidaan hyödyntää tässä kontekstissa. Toinen kontribuutio on SmartWoW työkalu ja kuinka sen avulla voidaan aiemmassa kirjallisuudessa esitettyihin mittaamisen haasteisiin ja tuottaa johtamisessa tarvittavaa tietoa. Vaikka työ täydentää hyvin aiemman tutkimuskirjallisuuden aukkoja, sen arvo myös käytännön johtamiseen on suuri. Molemmat työn keskeisistä tuloksista ovat suoraan otettavissa käyttöön päivittäisessä johtamisessa.Organisations have always looked for ways to improve their activities in order to remain competitive. To be able to be successful in the long term, it is essential that the plans and decisions are made based on relevant information and knowledge. Performance measurement can offer information for the managers where the biggest potential for improvement is in the current situation and to know after the change whether it has worked out as it was supposed to do. The current need for new performance measurement information has risen as more and more organisations have started to consider their knowledge workers as an asset instead of a cost. The New Ways of Working (NewWoW) concept is created to describe changes where the knowledge worker has the autonomy to choose how, when and where the work is done. The need for general performance measurement is high as the NewWoW concept is still quite new and there are hardly any previous studies measuring the effectiveness of NewWoW practices. The literature contains many examples of how performance measurement has been examined in specific interventions in many research areas, for example facilities management or information technology. However, while the NewWoW context covers many research areas it should be managed and measured as a whole. Previous literature offers a good framework for research as performance measurement; knowledge work performance and typical measurement challenges are well known. However, there are not many empirical examples for measuring knowledge work performance, especially in the NewWoW context. There are some measurement tools for knowledge work performance, but the measurement focuses on results and the measures for drivers are mostly missing. The purpose of this study is to understand how to measure knowledge work performance in the NewWoW context and to construct an analytical managerial tool to help measure the organisation’s current work practices and the impacts of NewWoW initiatives. In the theoretical section, this study builds a framework for knowledge work performance. The framework suggests that the areas of physical environment, virtual environment, social environment and individual work practices are drivers for well-being and productivity. The thesis uses previous performance measurement literature to build up measures for the context of new ways of working; secondly, it reflects on how the knowledge work performance measurement practices function in the new context. The study utilizes case studies and a constructive research approach to find solutions to the research problems. Pragmatic philosophy guides the research to provide practical tools for managers. This thesis summarizes the results of five research articles. The thesis has two main results that fulfil the two purposes of the study. Firstly, the study presents a measurement model based on a general performance measurement development process with adjustments made to meet the special requirements of the NewWoW context. A theoretical framework for knowledge work performance is essential for understanding the context and thus, successful measurement in this context. Secondly, the study constructs and validates a SmartWoW (Smart Ways of Working) tool to support the planning and measuring of NewWoW initiatives. The tool is a survey-based measure, which is easy to adapt for different sizes of workplace initiatives. The tool has proven to have a high practical value as 40 organisations have chosen to utilize it. The contribution of this thesis is that it presents performance measurement practices in the NewWoW context and offers empirical evidence on how it can be used to identify what should be changed and measure the impacts of changes. The theoretical knowledge work performance framework has been a critical success factor in adjusting general measurement practices to this context. Another contribution of the thesis is the SmartWoW tool and how it can overcome some of the recognized challenges of measurement and provide the necessary information. While both of the results fill the gaps left by previous studies, their value for managers is also high. Both of the results can be adopted as part of continuous management activities

Improving knowledge work productivity through new ways of working

Knowledge work and knowledge work productivity have been studied for several years without achieving a consensus on how to improve it. One of the reasons is that the work practices and methods are based on traditional ways of working originating from the industrial era. Such ways of working are not applicable in our contemporary knowledge economy, hence there is a need for innovative ways to improve knowledge work productivity. ‘New ways of working’ offers a novel approach to tackle the issue. The main objective of this research was to examine how new ways of working affect knowledge work productivity and thus to ascertain how new ways of working could improve knowledge work productivity. This study entails two aspects: work environment consisting of three dimensions (physical, virtual, and social) and work practices (such as flexible and mobile work). This study incorporated both a theoretical and an empirical approach. The theoretical part focused on understanding the dynamics of knowledge work, knowledge work productivity and new ways of working. The empirical part took the form of a qualitative case study with two case companies, Rapal Oy and Granlund Oy. The empirical material was gathered from 18 thematic interviews. As a result, the impacts of the work environment and work practices were identified in both cases. The potential of new ways of working to improve knowledge work productivity was analyzed resulting in three most important aspects in both cases. Most of the key findings of this study corroborated those of earlier studies. However, this research emphasized the significance of the social environment and work practices as regards productivity. New ways of working were considered to affect, for example, work flow, time efficiency, knowledge sharing, and more intangible aspects, such as job satisfaction and motivation. However, the impact on the work-life balance was perceived to be a rather complex issue, since both positive and negative impacts emerged In conclusion, this research increases the understanding of the relationship between new ways of working and employee productivity, offering a comprehensive view on the matter

Tietotyöntekijöiden osaamistarpeet hybridityössä koronapandemian seurauksena

Työelämä on ollut viime vuosien aikana kovassa myllerryksessä ja murroksessa. Viimeisimpänä työelämää merkittävästi muuttanut tekijä on ollut koronapandemia. Siitä aiheutunut etätyö ja pandemian helpottaessa uusi työnteon muoto hybridityö on ollut laajasti esillä. Hybridityöstä on koronapandemian seurauksena tullut äärimmäisen ajankohtainen aihe. Tietotyöntekijät ympäri maailmaa työskentelevät kotoa tai muusta itse määrittelemästä paikasta käsin enemmän kuin koskaan ennen ja heillä on vähemmän fyysistä kontaktia kollegoihinsa, työympäristöönsä, asiakkaisiinsa ja muihin sidosryhmiinsä. Diplomityön oivallukset työn ajankohtaisuuden lisäksi ovat hyödylliset tulevaisuutta ajatellen, sillä hybridityönteosta on muodostumassa uusi vakiintunut työnteon muoto. Hybridityöhön siirryttäessä tietotyöntekijöiden tulisi sopeutua muutokseen sekä mukauttaa osaamistaan ja taitojaan hybridityönteon vaatimuksia vastaaviksi. Tietotyö ja tietotyöntekijöiden määritelmät perustuvat erilaisiin teoreettisiin taustoihin. Monet teorioista viittaavat siihen, että tietotyöntekijät ovat modernien organisaatioiden ja yritysten onnistumisen perusta, minkä vuoksi heidän osaamisensa ja taitojensa ajantasaisuus ovat olennaisia organisaatioiden selviytymiselle nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Diplomityön tavoitteena ja päätutkimuskysymyksenä on tutkia tietotyöntekijöiden osaamistarpeita hybridityössä koronapandemian seurauksena sekä muuttuneen maailman tilanteen mahdollisia pysyviä vaikutuksia tietotyöntekijöiden osaamistarpeisiin. Työssä pohditaan konkreettisia ja pysyviä muutoksia sekä vaikutuksia, joita hybridityönteolla on tietotyöntekijöille työelämän kannalta. Aiheena hybridityössä vaadittavat osaamistarpeet on laaja, joten tutkimuksessa keskitytään tietotyöntekijöiden osaamisen näkökulmaan. Tutkimuksessa hyödynnettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimus on intensiivinen tapaustutkimus, jossa tapaukset ovat yksityisiä pitkään työelämässä olleita tietotyöntekijöitä. Tutkimuksen aineisto perustuu 10 puolistrukturoituun haastatteluun. Haastatteluiden tavoitteena oli kartoittaa eri ammattiryhmien näkökulmasta koronapandemian vaikutuksia työntekoon ja siihen, onko pandemia, siitä seurannut etätyö ja uusimpana hybridityö aiheuttanut tarvetta osaamisen päivittämiseen tai lisäämiseen. Tutkimusaineistosta selviää, että koronapandemialla on ollut merkittävä vaikutus tietotyöntekijöiden osaamistarpeisiin ja niiden ilmenemiseen hybridityössä. Koronapandemian havaittiin muuttaneen tietotyöntekijöiden tapaa tehdä töitä, kun etätöistä muodostui pääasiallinen työnteon muoto pandemian aikana. Pandemian myötä tietotyöntekijät etsivät uusia yhteistyötapoja, olivat tietoisempia siitä, mikä työ on olennaista, ja oppivat hyödyntämään teknologiaa uusilla erilaisilla tavoilla. Tämä vaikutti tietotyöntekijöiden osaamistarpeisiin ja niiden ilmenemiseen hybridityössä. Tutkimuksessa havaittiin, että hybridityö vaikuttaa merkittävästi työelämään ja tietotyöntekijöiden osaamiseen ja taitoihin. Tärkeimpänä tuloksena tässä tutkimuksessa on neljä merkittävintä tietotyöntekijöiltä vaadittua taitoa uudessa työnteon muodossa hybridityössä. Tämä osaaminen koostuu teknisistä taidoista, ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokyvystä, itseohjautuvuustaidoista ja vuorovaikutustaidoista. Jokainen näistä laajemmista kokonaisuuksista koostuu monista erilaisista yksittäisistä taidoista ja osaamisesta. Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että tietotyöntekijöiltä vaadittava merkittävin osaaminen hybridityössä koostuu sekä akateemisesti vaativammista kognitiivisista kovista taidoista että pehmeämmistä ja inhimillisistä taidoista. Osaamistarpeet ilmentävät tietotyöntekijöiden monipuolisuutta ja korkeaa ammattitaitoa