Création d’un référentiel de gestion des documents d’activité pour le Service de l’urbanisme de la commune de Montreux

Depuis l’introduction de la loi cantonale sur l’archivage en 2011, les autorités, tant cantonales que communales, ont l’obligation légale de mettre en place des procédures de gestion des documents d’activités. Dans ce contexte, les Archives de Montreux ont reçu comme mandat de la Municipalité de créer les outils nécessaires à une bonne gestion des documents d’activités pour les différents services communaux. Ce travail répond donc à cette demande et a pour objectif principal de créer un référentiel de gestion des documents d’activité pour le service de l’urbanisme. Le choix s’est porté sur ce service en raison d’une autre problématique, celle de la pérennisation des métadonnées descriptives des dossiers de mise à l’enquête. L’un des objectifs secondaires de ce travail est donc de se pencher sur cette question et de formuler des recommandations sur la base d’une analyse de la situation. Ce travail s’articule en six grandes parties. Après une brève présentation du mandat, nous décrivons la méthodologie utilisée pour atteindre les objectifs. Celle-ci s’appuie sur les bonnes pratiques énoncées par la norme ISO 15'489. Une revue de la littérature permet ensuite de rappeler les fondements théoriques de la discipline, ainsi que les différentes lois qui entourent la pratique professionnelle. Puis, nous présentons les résultats de l’analyse des besoins, qui a servi de base à la création du référentiel de gestion des documents d’activité avant de nous concentrer sur la présentation de cet outil. Pour finir, nous développons quelques recommandations quant à la pérennisation des métadonnées liées aux dossiers de mise à l’enquête

Vers une gestion globale des archives du Service de probation et d'insertion de l'Etat de Genève

Le Service de probation et d'insertion de l'Etat de Genève (SPI) a pour principale mission d’aider et de conseiller toute personne ayant été incarcérée. Soucieux d'être en conformité avec les lois genevoises sur la gestion des archives, le SPI a proposé à la Haute école de gestion (HEG) un mandat pour la mise en place d'un système intégré de gestion de ses archives courantes, intermédiaires et définitives. Ce système devait s'appliquer aussi bien aux documents papier qu'électroniques, ces derniers étant enregistrés sur l'espace-réseau du service. Nature et intérêt du mandat : L'essentiel du mandat consistait à élaborer les outils de gestion-clés du records management, soit un plan de classement et un calendrier de conservation. En vue d'uniformiser les pratiques de gestion des documents au sein du service, ce mandat prévoyait également l'établissement de procédures, ainsi que l'organisation de séances de formation pour les utilisateurs. Le mandat proposé par le SPI présente l’intérêt de mettre en application l’ensemble de la démarche de records management, de la création des documents à l'application de leur sort final, de la conception d'outils à la formation du personnel, et d'inclure la gestion des documents électroniques. Par ailleurs, le projet offre un exemple d’adaptation de l’approche théorique du records management à un contexte spécifique, notamment en ce qui concerne la gestion des documents électroniques. Le défi de ce projet résidait dans la conception d’un système facile d’utilisation pour des utilisateurs non spécialistes et prenant en compte l’ensemble des composantes de la gestion des documents au sein du service. La réalisation de ce projet devait également faire bénéficier le SPI des avantages du records management, qui améliore l’efficacité dans la réalisation des activités et permet le contrôle de la masse documentaire

Implémentation d'un nouveau système de gestion des documents au service d'urbanisme, des travaux publics et de l'énergie de la ville de Meyrin (UTE)

Ce travail a été réalisé dans le cadre d’un mandat proposé par le service d’urbanisme, des travaux publics et de l’énergie de la ville de Meyrin (UTE). Ce service connaît depuis quelque temps des problèmes liés à la gestion des documents, ce qui a pour conséquence de créer des disfonctionnements au sein du service. Cette situation a incité Magali Faccini, assistante administrative au sein de ce service, à proposer cette mission à la Haute Ecole de Gestion de Genève (HEG). Ce travail est construit en deux parties la première est théorique et la seconde est pratique. Dans la première partie de ce travail est établi un état des lieux de la gestion des documents au sein de ce service. Celui-ci est suivi d’une étude des concepts du records management. Celle-ci permet de mettre en lumière les différents moyens et outils pouvant être utiles pour ce type de mandat. L’étude des bases légales et réglementaires du Canton de Genève permet quant à elle de définir le cadre dans lequel s’élabore ce mandat. La seconde partie de ce travail consiste en l’élaboration du nouveau système de gestion des documents. Celle-ci s’appuie sur l’état des lieux et les aspects théoriques et légaux vus dans la première partie de ce travail. L’élaboration du nouveau système consiste en l’élaboration d’outils, de procédures, de recommandations et de formulaires. Il a été conçu de telle manière qu’il soit le plus adapté aux réalités du service, ceci dans le but que ce travail, ne soit pas qu’une étude pratique, mais qu’il puisse réellement être mis en place

Guide de gestion des documents patrimoniaux en bibliothèques territoriales

Le ministère de la Culture a souhaité publier un Guide de gestion des documents patrimoniaux à l’attention des bibliothèques territoriales pour accompagner la révision du livre III du code du patrimoine. Au sein de ce code, le livre III est consacré aux bibliothèques. Après la réfection de la partie législative du livre III en 2017, le décret n° 2020-195 du 4 mars 2020 en a actualisé la partie réglementaire. Le Guide de gestion des documents patrimoniaux est conçu comme un vade-mecum pratique, destiné à préciser et à compléter cet ensemble réglementaire, pour l’activité patrimoniale des bibliothèques territoriales

Guide de gestion des documents et des archives pour les personnes privées

Ce travail de Bachelor est réalisé pour les Archives de l’Etat du Valais (AEV). Il a pour but d’établir un guide ainsi que des fiches techniques afin d’aider les personnes physiques (individus) à gérer leurs documents et archives personnels. Ce travail se découpe en deux parties distinctes : la première est théorique ; il s’agit d’effectuer un état des lieux des guides destinés aux personnes privées. Ce tour d’horizon a concerné un certain nombre de pays (Suisse, France, Allemagne, Royaume-Uni, Etats-Unis, Canada, Australie et Nouvelle-Zélande). A partir des publications recensées, un guide et des fiches techniques ont pu être créés pour aider les individus à gérer leurs documents et leurs archives. Il s’agit de la seconde partie de ce travail, plus pratique. Le guide lui-même comporte des recommandations globales tandis que les fiches techniques s’attardent sur les spécificités liées à certaines thématiques. La production documentaire n’a jamais été aussi importante qu’aujourd’hui. Les répercussions de cet essor se font ressentir jusque chez les particuliers. Le tri et la sélection des documents revêtent désormais une importance capitale, sans lesquels l’individu risque de se retrouver submergé. Le numérique est encore plus touché par cette réalité : les copies, les brouillons et les doublons s’accumulent et sèment la zizanie. Ils rendent souvent fastidieuse la recherche d’un document ciblé. En gérant de manière ordonnée leurs documents et archives, les personnes privées gagnent du temps et de l’énergie. Ce guide et ses fiches techniques visent à dispenser des conseils précieux