A tool for validating core and supplementary bibliographies for the INEP/MEC evaluation: collaboration among libraries, faculty, and administrators

Abstract

Introdução: Os cursos de graduação brasileiros são avaliados pelo Ministério da Educação e as bibliotecas universitárias desempenham papel importante nesse processo, especialmente no fornecimento de informações sobre acervo e estrutura. Os Instrumentos de Avaliação do INEP/MEC, que orientam a avaliação, incluem dois indicadores relacionados às bibliografias básica e complementar. O diagnóstico e adequação do acervo, contudo, é um processo complexo que envolve bibliotecários, docentes e gestores, demandando tempo, esforço e recursos financeiros significativos. Objetivo: o trabalho apresenta uma proposta voltada a otimizar esse processo, oferecendo ferramentas que buscam automatizar o diagnóstico e facilitar a adequação das bibliografias, em apoio ao Núcleo Docente Estruturante e à gestão do acervo. Metodologia: Trata-se de relato de experiência descrevendo o desenvolvimento de duas soluções: 1) uma planilha automatizada que estima o conceito MEC e identifica pendências nas bibliografias, com base nas informações fornecidas pelos docentes; e 2) um website de apoio com tutoriais em texto e vídeo para orientar o uso da planilha e a elaboração do Relatório de Adequação Bibliográfica, exigido nas visitas in loco do MEC. Resultados: As ferramentas e o processo propostos contribuíram para ampliar a eficiência no diagnóstico das necessidades bibliográficas, aprimoraram a comunicação entre os atores envolvidos no processo avaliativo e proporcionaram maior previsibilidade quanto aos resultados dos dois indicadores. Conclusão: Embora persistam desafios relativos à coleta e atualização contínua das informações das bibliografias, a solução proposta representa um avanço na gestão do acervo voltado aos cursos de graduação e fortalece o papel estratégico da biblioteca nas avaliações institucionais.Introduction: Brazilian undergraduate programs are evaluated by the Ministry of Education, and university libraries play an important role in this process, particularly in providing information about their collections and infrastructure. The Evaluation Instruments of INEP/MEC, which guide the assessment, include two indicators related to the basic and supplementary bibliographies. However, diagnosing and adjusting the library collection is a complex process that involves librarians, faculty members, and administrators, requiring significant time, effort, and financial resources. Objective: This work presents a proposal aimed at optimizing this process by offering tools designed to automate diagnosis and facilitate the adjustment of bibliographies, supporting both the Structuring Teaching Core and collection management. Methodology: This is an experience report describing the development of two solutions: (1) an automated spreadsheet that estimates the MEC score and identifies gaps in bibliographies based on information provided by faculty; and (2) a support website with text and video tutorials to guide the use of the spreadsheet and the preparation of the Bibliographic Adequacy Report required during MEC’s on-site evaluations. Results: The proposed tools and process contributed to greater efficiency in diagnosing bibliographic needs, improved communication among participants in the evaluation process, and provided greater predictability regarding the outcomes of the two indicators. Conclusion: Although challenges remain in collecting and continuously updating bibliographic information, the proposed solution represents progress in collection management for undergraduate programs and strengthens the strategic role of the library in institutional evaluations