Records and archives, did you know: promouvoir le service d'archives de l'OMS à l'interne

La communication et le marketing sont des notions fondamentales pour effectuer la promotion d'un service. Encore peu développées par les Service d’Information Documentaire (SID), les démarches promotionnelles sont pourtant essentielles pour toute mise en valeur d'un service. Mandatées par le service Records and Archives (RAS) de l'Organisation mondiale de la Santé (OMS), notre travail a consisté en la valorisation du service à l'intérieur de l'Organisation par la création d'un support promotionnel. Le service RAS a pour mission de collecter, gérer et de préserver les archives courantes, intermédiaires et définitives de l’OMS tout en les rendant accessibles au personnel interne. Il répond également à toute demande de renseignements émanant de l’intérieur et de l’extérieur de l’Organisation. Les objectifs généraux reflétant la démarche logique de notre mandat ont compris la définition des besoins du personnel de l'OMS en terme d'archives, l'analyse de l'environnement externe, la réflexion quant à l'outil de promotion le plus approprié, la réalisation concrète de cet outil en se concentrant sur le message promotionnel et, finalement, des propositions de diffusion et de contrôle de l'outil

RAS on the web: élaboration d'une stratégie de diffusion et création du site web du Service Records et Archives de l'OMS

La diffusion des archives et Internet : deux concepts différents, qui cependant tendent à se rejoindre. Ce travail, basé sur un mandat proposé par le service Records et Archives (RAS) de l'Organisation mondiale de la Santé (OMS), se situe au carrefour de ces deux domaines. RAS, service récemment professionnalisé, se trouve dans une phase d'inventaire de ses fonds d'archives et ne disposait d'aucun support de communication externe. Malgré cela, il a émis la volonté de s'ouvrir davantage au monde extérieur et à la recherche historique. Le mandat qui nous a été confié consistait donc, d'une part, à élaborer une stratégie de diffusion des archives - pour améliorer son offre de services et mettre en valeur la richesse de ses fonds - et, d'autre part, à créer un site web servant à la fois d'outil de diffusion et de source informationnelle sur les services offerts par RAS. Partis d'une vision globale sur l'état actuel de la diffusion dans le monde des archives, nous avons concentré nos recherches sur le thème encore relativement peu exploré de la diffusion des archives sur Internet. D'emblée, en tant qu'outil de recherche privilégié de la plupart des chercheurs, Internet ressort effectivement comme le moyen le plus adapté pour la diffusion et la mise en valeur des fonds d'archives. Découlant directement du mandat, les objectifs de notre travail étaient de définir les besoins de diffusion des archives pour les chercheurs externes ; d'élaborer une stratégie de diffusion spécifique à RAS ; d'identifier les possibilités et moyens de mise en valeur des fonds et documents de RAS ; pour finalement réaliser un site web concrétisant la stratégie de diffusion. Pour les atteindre, notre travail s'est déroulé en plusieurs étapes, de l'analyse des besoins aux recommandations concernant le futur du produit réalisé