La gestión de la colección de libros electrónicos en las bibliotecas de las universidades públicas valencianas

Comunicación presentada en el 13º Workshop de Rebiun sobre proyectos digitales, Los libros electrónicos en las bibliotecas, celebrado en Zamora los días 1 y 2 de octubre de 2014.La popularidad de los libros electrónicos crece exponencialmente gracias a las ventajas que ofrecen. Dichas ventajas son particularmente importantes para los usuarios de las bibliotecas universitarias, que pueden prestarse un libro online sin necesidad de desplazarse a la biblioteca, no han de preocuparse de devolverlos, ni sufren las multas por los retrasos en la devolución. Pueden acceder a los libros en cualquier momento y desde cualquier lugar, todos los días de la semana, a todas horas: una suerte de biblioteca 24 horas, siempre disponible para ellos. En este contexto, las Bibliotecas de las Universidades Públicas Valencianas (UUPPVV) acuerdan crear un grupo de trabajo sobre recursos electrónicos, centrado en el libro electrónico, que inicia su andadura en el mes de julio de 2013. La iniciativa parte de las direcciones de las Bibliotecas con la idea de promover la colaboración para tratar de afrontar los retos que plantea este recurso de información. La variedad de modelos de adquisición -como la compra perpetua, la suscripción, la PDA, el préstamo-; las diferencias entre agregadores y editores; las distintas condiciones de uso y de prestaciones de los portales hacen difícil la gestión de una colección que cada vez es más grande y supone más esfuerzo económico y personal dentro de los flujos de trabajo de las bibliotecas universitarias, no sólo en las secciones de adquisiciones, sino también en el proceso técnico, en la gestión desde los sistemas de bibliotecas, en la formación o en la evaluación de la colección. En el grupo se establecen unos objetivos básicos que se utilizan como base para definir el trabajo conjunto. Las primeras tareas consisten en recoger información y procesarla de forma coordinada para ofrecer una fotografía de la situación actual que viven las Bibliotecas de las UUPPVV. Para ello, se seleccionan cinco aspectos evaluados desde diferentes perspectivas: adquisición, acceso ofrecido por las bibliotecas, evolución de la colección y uso, marketing e influencia en políticas de gestión de la colección. Sobre la adquisición de libros electrónicos se estudian las modalidades de negocio que son utilizadas en las Bibliotecas de las UUPPVV: compras de títulos individuales (Pick and Choose), colecciones, modelos de PDA/EBS, etc. También se muestran los principales proveedores de libros digitales (editores/agregadores), el equilibrio entre la suscripción y la compra a perpetuidad y si se han realizado compras/suscripciones de forma conjunta o individual entre las diferentes bibliotecas. Para evaluar el acceso a los libros electrónicos se han comparado las condiciones y prestaciones que ofrece cada portal: lectura online, descarga, formatos ofertados, etc. Por otra parte se detalla cómo pueden recuperar los usuarios los ebooks, por ejemplo a través del catálogo, una herramienta de descubrimiento, una lista de portales, etc. Además también se describe el procedimiento de catalogación de los ebooks utilizado en cada biblioteca: activación vía SFX, creación de un registro bibliográfico, etc. La evolución de la colección se realiza comparando el número de títulos en los años 2012-2013 y observando su comportamiento en relación con el libro impreso. Además se establece la tipología de libros electrónicos que forman parte de la colección: manuales de texto, monografías, literatura, etc. También se estudia la calidad de los datos sobre el uso que ofrecen los proveedores, el número de descargas y el indicador de coste/descarga para finalmente plantear si es posible la comparación entre las diferentes bibliotecas. En la sección dedicada al marketing se muestran las diferentes acciones emprendidas para potenciar el uso del libro electrónico poniendo especial atención en la disponibilidad de dispositivos de lectura de libro electrónico en préstamo. El último aspecto evaluado es el impacto que tiene el libro electrónico en las políticas de gestión de la colección desde dos puntos de vista. El primero es cómo influye la compra de libros electrónicos en las compras de libros impresos y si eso se ha plasmado en algún documento. El segundo son las preferencias de los usuarios, en especial de los docentes/investigadores, entre los libros electrónicos y los impresos. Se proponen acciones a desarrollar por el grupo de trabajo como el establecimiento de la comunicación con el CSUC con el fin de ampliar el conocimiento de la situación del libro electrónico. También trasladar la importancia del libro electrónico al Club de Compras Canarias-Levante, al que pertenecen las 5 Bibliotecas de las UUPPVV, en las negociaciones con los principales editores científicos para obtener condiciones ventajosas para todas las bibliotecas y tratar de influir en la política de los editores que aún no han dado el salto al formato electrónico, o que lo han hecho pensando sólo en un potencial usuario final individual, esto es, sin desarrollar herramientas de adquisición y acceso adecuadas para las instituciones, y en nuestro caso concreto, adaptadas al marco universitario. Para finalizar, en la comunicación se presentan las conclusiones a las que se ha llegado y los retos que se plantean a las diferentes universidades, muy similares para unas y otras pese a pertenecer a instituciones muy distintas en tamaño o recorrido, y la tarea que queda por hacer. Una experiencia enriquecedora que esperamos pueda ser útil para otras universidades españolas