Optimización de procesos de un centro de simulación avanzada en una organización sanitaria, a través de los principios y metodología lean, y los modelos de gestión ISO 9001:2015 Y UNE 179003:2013

Para la elaboración del presente trabajo, se realizó una revisión de la literatura sobre dos áreas fundamentales de conocimiento: La simulación clínica y modelos y herramientas para la mejora de la gestión. En relación a la simulación se estudió su evolución histórica hasta la descripción de los tipos simuladores disponibles en base a su complejidad tecnológica. También se consultó la evidencia disponible sobre el uso de la simulación como herramienta docente y en concreto su aplicación en el ámbito de las ciencias de la salud, describiéndose los aspectos metodológicos más relevantes en la aplicación de la simulación clínica, tales como el ambiente de simulación o el proceso de debriefing. Se revisaron además las ventajas y limitaciones de la enseñanza con metodología de simulación frente a la enseñanza tradicional. Respecto a los modelos y herramientas para la mejora de la gestión se realizó un análisis de los empleados para el desarrollo de la estrategia del Centro de Simulación Avanzada (CSA), destacando entre ellos: el modelo de gestión de la calidad ISO 9001:2015, el modelo de gestión de riesgos sanitarios UNE 179003:2013 y el pensamiento LEAN. Dentro del esté último se revisó la literatura en la que se aborda su origen, su aplicación al sector servicios, su modelo transformacional y herramientas específicas. El objetivo principal de este trabajo fue el de Implementar un sistema de gestión de la calidad basado en las normas ISO 9001: 2015, UNE 179003 y la filosofía Lean para la mejora de la gestión de un Centro de Simulación Avanzada. Para la consecución de este objetivo se partió de un análisis de situación y contexto, con referencia a las principales características funcionales y estructurales del SESCAM y de la GAICR, organizaciones dentro de las que enmarca el CSA. Para la definición y el desarrollo de la estrategia del CSA que se documentó en su Plan Funcional 2018-2020 se constituyó un equipo de mejora que recibió formación en gestión. En dicho Plan se definió la infraestructura, recursos materiales y capital humano que permitieron el despliegue de simulación clínica en el GAICR. Para la definición de la estrategia del CSA se partió de un análisis de situación y contexto a través del cual se identificaron los factores internos y externos que podían afectar a su desempeño, transformación y sostenibilidad. También identificaron sus principales grupos de interés y sus expectativas respecto al CSA. A partir de esta información se definió la misión, visión y valores del CSA. Dentro de este grupo se estableció una estructura de gobernanza desde la perspectiva de la gestión por procesos, constituyendo equipos de mejora específicos para el diseño de los procesos necesarios para el desarrollo de la visión del CSA. Para el diseño y mejora de los procesos se planificaron una serie de intervenciones que se fundamentaron en los siguientes modelos y herramientas de gestión: el estándar ISO 9001:2015 de implantación de sistemas de gestión de la calidad, el estándar UNE 179003:2013 para la implantación de sistemas de gestión de riesgos sanitarios, la gestión por procesos y la filosofía y herramientas Lean. De manera más específicas se utilizaron otras herramientas en distintas fases del proyecto tales como: mapas de procesos, diagramas de flujo, diagramas de Gantt, DAFO, matrices de priorización, matrices para el análisis de expectativas de los grupos de interés, cuadro de mando de indicadores de rendimiento, AMFE y herramientas Lean (Kaizen, gemba walks, VSM, 5S. 7+1 wastes). Cada subgrupo inició mejora y estandarización de procesos para el despliegue de la visión del CSA. Para cada proceso se analizaron de manera específica las necesidades y expectativas de las partes interesadas a partir de las cuales se realizó la definición objetivos de mejora y de objetivos e indicadores para la evaluación del rendimiento del proceso. Finalmente se diagramó el estado actual de los procesos y se realizó el diseño de los diagramas de flujo del estado futuro. El principal resultado fue definir la estrategia del CSA, su misión quedó reflejada en el mapa de procesos actual y su visión en el mapa de procesos futuro. La fase de mejora y estandarización de procesos se aplicó al conjunto de procesos y subprocesos bajo el alcance de la certificación conforme al modelo ISO 9001:2015. Entre ellos destacar los procesos estratégicos de mesogestión, comunicación, de gestión de riesgos organizacionales y para la seguridad del paciente; los procesos operativos de gestión de la formación interna y benchmarking. Se diseñaron herramientas ad-hoc para garantizar el flujo de información de los procesos. Entre ellas mencionar el Gestor documental "REDON", la base de datos "SIMUL-IN" para la monitorización y el control de todo el Proceso de Gestión de la Formación Interna y la base de datos para la gestión de riesgos. Se diseñaron otras herramientas para la mejora de la gestión del CSA tales como las matrices para la priorización de la demanda de actividad o la base de datos para la gestión del talento. Los nuevos procesos estandarizados y las herramientas diseñadas fueron incluidas en los trabajos: "Manual de procesos de un Centro de Simulación Avanzada" y "Herramientas para la gestión de la formación de un Centro de Simulación avanzada". En enero de 2020 la entidad externa Adok® certificó que el sistema de gestión del CSA cumplía con la Norma UNE-EN ISO 9001-2015. Desde ese momento, el CSA ha superado todas las auditorías anuales internas llevadas a cabo por el equipo de auditores del SESCAM y externas de seguimiento por parte de la empresa acreditada. Se puede concluir que para la definición y despliegue de la estrategia del CSA se utilizaron diferentes modelos y herramientas de gestión (LEAN, ISO 9001 y UNE 179003) que permitieron la optimización y estandarización de los procesos incluidos en el alcance de la certificación del mapa de procesos futuro. El proceso de gestión de la logística y recursos específicos fue optimizado pero su estandarización no fue documentada. También se produjeron cambios en la actividad del CSA que propiciaron el diseño de procesos no contemplados inicialmente como el de gestión de la formación on-line. Sin embargo, es necesario seguir trabajando en el futuro en el desarrollo y estandarización de otros procesos fundamentales para despliegue integral de la visión del CSA tales como la validación de productos sanitarios, evaluación de competencias o innovación en productos de simulación