Stakeholder organization model for collaborative industrial investment projects

Abstract. Industrial investment projects are carried out in complex networks of different organizations. Therefore, resources and competencies from different organizations have to be integrated to the project. Success statistics of large investment projects are quite weak when they are evaluated with traditional quality, cost and time indicators. Especially management of complex networks and integration of different stakeholders cause challenges. In the literature, it has been noted that team integration, collaboration and better management of inter-organizational integration can improve project performance. In industrial investment project context, there is a lack of knowledge about which stakeholders should be involved in collaboration and how deeply and in which project phases. The purpose of the study is to construct a model that defines different levels of collaboration and supports in organizing stakeholders on these levels. In addition, the model should define that how deeply different levels are involved and what collaborative methods and tools they use. In the beginning of the research, literature related to inter-organizational integration, stakeholder management and level of collaboration are presented. Empirical research was conducted by observations in the case project and in a workshop that was arranged for industrial experts. In complex projects with a lot of uncertainty and equivocality, important stakeholders should be involved early in the project. Early involvement, socialization, joint discussions and mutual collaboration can support the achievement of goals and help improve project performance. Stakeholders’ importance can be defined according to their roles and responsibilities in the project, their competencies, information and interests related to the project and the level they can affect the project. Important stakeholders of the case project had a central role in the project and they had competencies that were useful for the project design and scheduling. According to the literature review and empirical analysis, the stakeholder organization model is constructed and its use defined. Stakeholder organization model includes five phases: — Defining the project objectives and overall need for collaboration — Stakeholder identification — Evaluation of stakeholder importance — Stakeholder organization on different levels of collaboration — Defining appropriate integration mechanisms and collaborative methods and tools for each level There were no guidelines for organizing stakeholders on different levels in industrial investment project context. The model of this study can be used for defining need for collaboration and important stakeholders, organizing stakeholders on different levels and definition of which collaborative methods and tools could be introduced in the project and how different levels should use them. The results can be utilized in collaborative investment projects but utility of the model should be validated in different industrial projects. Stakeholder levels and requirements for the use of collaborative methods and tools should be tested and adjusted if needed.Sidosryhmien organisointimalli yhteistoiminnallisiin teollisiin investointiprojekteihin. Tiivistelmä. Teolliset investointiprojektit toteutetaan erilaisten organisaatioiden verkostoissa. Siksi resursseja ja kompetensseja erilaisilta organisaatioilta tulee integroida mukaan projektiin. Suurten investointiprojektien onnistumistilastot ovat melko heikkoja, kun niitä arvioidaan perinteisillä laatu-, kustannus- ja aikaindikaattoreilla. Erityisesti kompleksisten verkostojen hallinta ja erilaisten sidosryhmien integrointi aiheuttavat haasteita. Kirjallisuudessa on huomattu, että tiimin integraatio, yhteistoiminnallisuus ja parempi organisaatioiden välisen integraation hallinta voivat parantaa suorituskykyä. Teollisten investointiprojektien tapauksessa ei tiedetä, mitkä sidosryhmät tulisi osallistaa yhteistoimintaan, kuinka tiiviisti ja missä projektin vaiheissa. Tämän tutkimuksen tarkoitus on konstruoida malli, joka määrittää erilaiset yhteistoiminnallisuuden tasot ja tukee sidosryhmien organisointia näille tasoille. Lisäksi mallin avulla voidaan määritellä kuinka tiiviisti erilaiset tasot osallistuvat ja mitä yhteistoiminnallisia menetelmiä ja työkaluja ne käyttävät. Tutkimuksen aluksi esitellään kirjallisuutta organisaatioiden väliseen integraatioon, sidosryhmien johtamiseen ja yhteistoiminnallisuuden tasoihin liittyen. Empiirinen tutkimus suoritettiin havainnointitutkimuksena case-projektissa ja työpajana, joka järjestettiin teollisuuden asiantuntijoille. Kompleksisissa projekteissa, joissa on paljon epävarmuutta ja tulkinnanvaraisuutta, tärkeät sidosryhmät tulisi osallistaa projektiin varhaisessa vaiheessa. Varhainen osallistaminen, sosialisointi, yhteiset keskustelut ja keskinäinen yhteistoiminta voivat tukea tavoitteiden saavuttamista ja auttaa parantamaan projektin suorituskykyä. Sidosryhmien tärkeys voidaan määritellä, niiden roolien ja vastuiden, projektiin liittyvien kompetenssien, informaation ja kiinnostuksen ja sen kuinka paljon ne voivat vaikuttaa projektiin, perusteella. Case-projektin tärkeillä sidosryhmillä oli keskeinen rooli projektissa ja kokemusta ja osaamista, jotka olivat hyödyllisiä projektin suunnitteluun ja aikataulutukseen. Sidosryhmien organisointimalli on konstruoitu ja sen käyttö määritelty kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen analyysin perusteella. Sidosryhmien organisointimalli sisältää viisi vaihetta: — Määritellään projektin tavoitteet ja yhteistoiminnallisuuden kokonaistarve — Tunnistetaan sidosryhmät — Arvioidaan sidosryhmien tärkeys — Organisoidaan sidosryhmät erilaisille yhteistoiminnallisuuden tasoille — Määritellään sopivat integraatiomekanismit ja yhteistoiminnalliset menetelmät ja työkalut jokaiselle tasolle Teollisille investointiprojekteille ei ollut olemassa ohjeita siitä, miten sidosryhmät tulisi organisoida erilaisille tasoille. Tämän tutkimuksen mallia voidaan käyttää määriteltäessä yhteistoiminnallisuuden tarvetta ja tärkeitä sidosryhmiä, sidosryhmien organisoinnissa eri tasoille ja määrittelyssä siitä mitä yhteistoiminnallisia menetelmiä ja työkaluja voitaisiin ottaa käyttöön projektissa ja kuinka erilaisten tasojen tulisi käyttää niitä. Tutkimustuloksia voidaan käyttää yhteistoiminnallisissa investointiprojekteissa mutta mallin käytettävyys tulisi validoida erilaisissa investointiprojekteissa. Sidosryhmien tasot ja yhteistoiminnallisten menetelmien ja työkalujen käytön vaatimukset pitäisi testata ja hienosäätää tarvittaessa

Challenges for implementing collaborative practices in industrial engineering projects

Abstract Collaborative project delivery models were introduced in North Sea oil and gas projects. Recently, they have been successfully applied in the context of construction and infrastructure projects but their application in industrial engineering project context has been limited. We analyze empirically which type of challenges there are in applying collaborative practices in two projects. The key challenges include the divergent objectives of the actors that hamper common goal setting; collaborative models and rewarding mechanisms which are perceived as inappropriate; the limited funding before investment decision when early involvement of key actors should be secured; the emphasis on collaboration capabilities with every actor which are not possible in tendering; and the collaboration with governmental authorities which needs a different approach from that with the other actors. Collaborative practices have a potential to improve project performance and identified challenges should be taken into account when implementing collaboration in industrial engineering projects

The role of governmental stakeholder engagement in the sustainability of industrial engineering projects

Abstract Purpose: The aim of this research was to understand how governmental stakeholder engagement facilitates the sustainability of industrial engineering (IE) projects. A model for governmental stakeholder engagement activities is presented. Design/methodology/approach: The authors relied on a single-case study of a mining project in Northern Europe, where a novel collaboration and engagement approach with governmental stakeholders was piloted in the project's front-end phase. The analysis focused on the collaborative practices through which the IE project investor engaged governmental stakeholders during the project's front-end phase and how the engagement contributed to solving challenges in the early planning and permitting process and achieving project plans that balanced economic, social and environmental aspects. Findings: The findings show how four collaborative engagement practices reduced uncertainty and equivocality related to the legal sustainability requirements, enabled the development of sustainable design solutions and overall accelerated the permitting process without compromising the quality of final project plans. Practical implications: The findings can be used to plan governmental stakeholder engagement and understand related challenges that need to be overcome. The study highlights the need to develop established practices and guidelines for governmental stakeholder engagement. Originality/value: This study complements prior research on stakeholder engagement and project sustainability by developing an understanding of how governmental stakeholder engagement can be a key mechanism enabling the sustainability of IE project's end product. This research contributes to stakeholder theory by elaborating on a new stakeholder role, intermediary stakeholder