Barreiras e Fatores Críticos de Sucesso (FCS) envolvidos na operação e condução de escritórios de processos em Instituições Públicas de Ensino Superior (IPES)

TCC(graduação) - Universidade Federal de Santa Catarina. Centro Tecnológico. Engenharia de ProduçãoO Escritório de processos é uma unidade que desempenha um papel essencial na definição de prioridades, destinação de recursos para transformações, aumento de maturidade dos processos por meio da padronização, por meio do uso de metodologias e tecnologias. Contudo, a execução desta unidade em instituições públicas comporta obstáculos, como dispor de processos complexos, lentos e frágeis, resistência à mudança dos colaboradores, estrutura organizacional verticalizada, entre outros. Diante deste cenário, o presente trabalho tem como objetivo compreender os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) e determinar soluções às barreiras que influenciam no desempenho de um escritório de processos nas instituições públicas para fortalecer sua eficiência e sua eficácia. Neste sentido, mediante ao referencial teórico, realizou-se a consolidação de um framework de operação e condução de um Business Process Management Office (BPMO) de sucesso, e, por meio de estudos de casos, foram analisados os graus de maturidade e os fatores pertencentes às unidades participantes, correlacionando com o framework consolidado. Desta forma, pôde-se evidenciar que os FCS identificados refletem na maturidade dos escritórios de processos, onde os fatores mais frequentes foram: arquivo de registro dos processos de negócio, levantamento de informações qualitativas atribuídas aos processos, medição contínua dos processos, comunicação com a organização, processos disponíveis a toda organização, gerenciamento de projetos. Evidencia-se, também, que as barreiras encontradas na forma de operar o BPMO são: resistência dos membros dos escritórios, falta de percepção das vantagens dos FCS, falta de padronização de atividades executadas, falta de autonomia quanto à seleção dos processos para melhorias e inovações, carência de sistemas que viabilize a coleta de dados de forma eficiente, resistência da organização quanto à coleta de dados dos processos.The Process Office is a unit that performs an essential role in setting priorities, allocating resources for transformation, increasing the maturity of processes through standardization, via the use of methodologies and technologies. However, the implementation of this unit in public institutions involves some obstacles, for example: processes which can be complex, slow and fragile, resistance to change by employees, verticalized organizational structure, among others. Given this scenario, the present work aims to understand the Critical Success Factors (CSF) and determine solutions to the barriers that influence the performance of a process office in public institutions to strengthen its efficiency and effectiveness. In this sense, through the theoretical framework, the consolidation of a framework for the operation and conduction of a successful Business Process Management Office (BPMO) was carried out, and through case studies, the degrees of maturity and the factors belonging to the units were analyzed. participants, correlating with the consolidated framework. In this way, it can be evidenced that the identified CSFs reflect on the maturity of the process offices, where the most frequent factors were: business process registration file, survey of qualitative information attributed to the processes, continuous measurement of the processes, communication with the organization, processes available to the entire organization, project management. It is also evident that the barriers found in the way of operating the BPMO are: resistance from the members of the offices, lack of perception of the advantages of the CFS, lack of standardization of activities performed, lack of autonomy regarding the selection of processes for improvements and innovations, lack of systems that enable data collection efficiently, resistance of the organization regarding the collection of process data

Critical Success Factors and degree of maturity in Business Process Management Office of Public Higher Education Institutions

Public Higher Education Institutions (PHEI) have invested in Business Process Management (BPM) initiatives to increase their organizational efficiency. However, most BPM projects focus on modeling and automating processes, generating narrow improvements. The effective and integral development of BPM requires a Business Process Management Office (BPMO), a business unit whose mission is to institutionalize BPM. However, Process Offices must be supported by a structured and mature framework in order to fulfill their mission. In this sense, this paper conducted a multiple case study with exploratory approach research, aiming to identify the relationship between the Critical Success Factors (FCS) and the maturity degree, regarding the structuring and running of PHEI process offices. The consolidated results indicate there is a relationship between degree of maturity and the BPMO critical success factors. It was also possible to identify the most relevant FCS to achieve a greater degree of maturity in the offices