Dispensa de medicação em dose unitária: a realidade no sistema semiautomático Kardex® dos serviços farmacêuticos do Centro Hospitalar de São João, EPE.

Introdução: Para além da importância já reconhecida da dispensa de medicação em dose unitária, a utilização de sistemas semiautomáticos no auxílio aos Serviços Farmacêuticos, quer do Kardex®, que será alvo de análise ao longo do trabalho, quer o Fast Dispensing System (FDS®), permite maior rapidez e segurança na preparação da Distribuição Individual Diária (DID) e Distribuição Individual Diária em Dose Unitária (DIDDU), auxiliando no envio do medicamento correto, na quantidade e qualidades certas, para cumprimento da prescrição médica proposta. O Kardex tem - se mostrado cada vez mais uma ferramenta de trabalho indispensável no dia – a - dia de um hospital com as características do Centro Hospitalar de São João, EPE pelo que se torna importante uma análise aos valores de utilização do Kardex. Assim sendo, este trabalho pretende dar a conhecer através de apresentações gráficas a realidade de utilização do Kardex® por Serviço Clínico, na preparação de medicação por dose unitária. Material e Métodos: Efetuou - se um estudo transversal, de carácter observacional, descritivo simples, tendo sido analisados a totalidade dos Serviços Clínicos reparados em Kardex®, entre 2 de Janeiro e 1 de Fevereiro, num total de 31 dias. Para tal efectuou - se a recolha de dados fornecida pelo Kardex®, sendo estes inseridos numa folha de Microsoft Office Excel®, e tratados posteriormente até obtenção de gráficos. Resultados: Os resultados obtidos mostram que sexta-feira e sábado são os dias em que o Kardex® tem mais tempo de utilização, mantendo-se os restantes dias da semana com valores de utilização bastante próximos. Quando analisados por Serviços Clínicos os dados mostram que são os Internamentos de Medicina A e B que ocupam respetivamente o primeiro e segundo lugar no que diz respeito ao maior tempo de utilização do Kardex®, com um tempo de trabalho em Kardex de aproximadamente 1 hora. Discussão / Conclusões: Sexta-feira e Sábado são os dias em que a utilização do Kardex® se torna maior devido à necessidade de preparação de medicação para 48h, ao contrário dos restantes dias em que a preparação da medicação é para apenas 24h. Os Internamentos de Medicina A e B são os Serviços Clínicos que mais tempo ocupam o Kardex®, muito devido ao grande número de camas que cada serviço tem, mas também às características dos doentes nele internados, a sua maioria bastante polimedicados.Introdução: Para além da importância já reconhecida da dispensa de medicação em dose unitária, a utilização de sistemas semiautomáticos no auxílio aos Serviços Farmacêuticos, quer do Kardex®, que será alvo de análise ao longo do trabalho, quer o Fast Dispensing System (FDS®), permite maior rapidez e segurança na preparação da Distribuição Individual Diária (DID) e Distribuição Individual Diária em Dose Unitária (DIDDU), auxiliando no envio do medicamento correto, na quantidade e qualidades certas, para cumprimento da prescrição médica proposta. O Kardex tem-se mostrado cada vez mais uma ferramenta de trabalho indispensável no dia-a-dia de um hospital com as características do Centro Hospitalar de São João, EPE pelo que se torna importante uma análise aos valores de utilização do Kardex. Assim sendo, este trabalho pretende dar a conhecer através de apresentações gráficas a realidade de utilização do Kardex® por Serviço Clínico, na preparação de medicação por dose unitária. Material e Métodos: Efetuou-se um estudo transversal, de carácter observacional, descritivo simples, tendo sido analisados a totalidade dos Serviços Clínicos preparados em Kardex®, entre 2 de Janeiro e 1 de Fevereiro, num total de 31 dias. Para tal efetuou-se a recolha de dados fornecida pelo Kardex®, sendo estes inseridos numa folha de Microsoft Office Excel®, e tratados posteriormente até obtenção de gráficos. Resultados: Os resultados obtidos mostram que sexta-feira e sábado são os dias em que o Kardex® tem mais tempo de utilização, mantendo-se os restantes dias da semana com valores de utilização bastante próximos. Quando analisados por Serviços Clínicos os dados mostram que são os Internamentos de Medicina A e B que ocupam respetivamente o primeiro e segundo lugar no que diz respeito ao maior tempo de utilização do Kardex®, com um tempo de trabalho em Kardex de aproximadamente 1 hora. Discussão / Conclusões: Sexta-feira e Sábado são os dias em que a utilização do Kardex® se torna maior devido à necessidade de preparação de medicação para 48h, ao contrário dos restantes dias em que a preparação da medicação é para apenas 24h. Os Internamentos de Medicina A e B são os Serviços Clínicos que mais tempo ocupam o Kardex®, muito devido ao grande número de camas que cada serviço tem, mas também às características dos doentes nele internados, a sua maioria bastante polimedicados

Medicamentos termoláveis: estabilidade após ruptura da cadeia de frio

Introdução. O Técnico de Farmácia entre as suas funções, tem a responsabilidade de garantir a conservação adequada dos medicamentos em todo o seu circuito. Deste modo, devem ser aplicados numa Instituição Hospitalar cuidados especiais desde a recepção da encomenda até à dispensa dos produtos termoláveis para os Serviços Clínicos. Pelo potencial impacto clínico e económico, é necessário ser apresentado um protocolo para a manutenção da cadeia de frio de forma a agir devidamente em caso de ruptura da cadeia de frio. Tal protocolo deve incluir, entre outras informações, uma lista de estabilidade dos diferentes medicamentos com o tempo e a temperatura a que podem ser expostos. Como tal, este estudo pretende estabelecer um procedimento padronizado, para agir em caso de ruptura da cadeia de frio, sobre a estabilidade de cada medicamento. Material e Métodos. O estudo carateriza-se como sendo uma revisão de literatura, de modo a compilar informação sobre um tema de acordo com um conjunto de critérios estabelecidos. A pesquisa incidiu sobre todos os produtos termoláveis existentes na instituição, com excepção dos medicamentos manipulados não estéreis que necessitam de refrigeração. Os critérios de análise destacados para a pesquisa foram o príncipio activo, nome comercial, laboratório produtor e a estabilidade à temperatura ambiente. Resultados. Para a realização do trabalho foi construída uma tabela resumo dos dados obtidos: produto versus critérios de análise, tendo sido analisados um total de 199 produtos. Discussão / Conclusões: As informações relativas à estabilidade dos produtos termoláveis permitem conhecer a segurança no seu uso em caso de ruptura da cadeia de frio, sendo que esses dados só devem ser aplicados em situações extremamente necessárias e não por rotina. Contrariamente ao esperado, este tipo de informação não se encontra frequentemente disponível no Resumo de Características do Medicamento assim como nos Folhetos Informativos, tornando difícil o acesso a esta informação. É ainda de ressalvar que o trabalho deverá ser actualizado continuamente, para a qualquer momento ser consultado, quer pela inexistência de informação para todos os produtos disponíveis nos Serviços Farmacêuticos, bem como pela possível e constante mudança de produtos ou laboratórios que existam na Instituição

Procedimento de distribuição de estupefacientes e psicotrópicos no Centro Hospitalar de São João, EPE

Introdução: A distribuição de medicamentos estupefacientes e psicotrópicos exige um tipo de distribuição especial, dada as suas características particulares. Neste sentido, por imposição legal e pelas características do próprio medicamento é necessário um circuito especial de distribuição, encontrando-se implementada no Centro Hospitalar de São João, EPE (CHSJ, EPE) a distribuição mista. A distribuição mista inicia-se com uma prescrição médica por doente, sendo a dispensa da medicação feita por Serviço Clínico (SC) quando o stock do mesmo se encontra com níveis mínimos, procurando repôr as quantidades que já foram consumidas. Este trabalho pretende uma análise pormenorizada do procedimento de distribuição de estupefacientes e psicotrópicos nesta instituição, dando a conhecer os cuidados especiais envolvidos. Material e Métodos: Utilizou-se como método de trabalho o estudo observacional, descritivo simples, com o intuito de analisar quais os procedimentos aplicados na distribuição de Estupfacientes e Psicotrópicos no CHSJ, EPE, desde a elaboração da prescrição médica, até à dispensa da medicação e sua entrega pelos Serviços Farmacêuticos, analisando igualmente quais os profissionais envolvidos nas diferentes etapas do processo. Resultados: Os resultados foram apresentados através de um fluxograma, utilizando o Microsoft Visio 2010®. Discussão de Resultados/Conclusões: O circuito estabelecido para a dispensa de estupefacientes e psicotrópicos visa o máximo controlo da medicação administrada e evitar a sua associação a actos ilícitos. Dada a burocracia associada a este circuito de distribuição, o reajuste do modelo de receita médica relativa a estas substâncias para o formato electrónico seria benéfico. Esta medida evitaria a circulação de papel nos serviços, permitiria um fácil controlo dos pedidos de requisição pela enfermagem, evitaria a deslocação dos Assistentes Operacionais dos SC à Farmácia e facilitaria o processo de validação, sem que a segurança do circuito fosse posta em causa

Procedimento de distribuição de hemoderivados no Centro Hospitalar de São João, EPE

Introdução: A distribuição de Hemoderivados está associada a um circuito especial e que dá cumprimento ao Despacho Conjunto nº 1051/2000 (2ª série) de 14 de Setembro, publicado no Diário da República nº 251 de 30 de Outubro 2000 que regula o registo de medicamentos derivados do plasma. Isto acontece devido à natureza destes medicamentos que, por serem derivados do plasma humano, acarretam risco biológico, sendo sempre acompanhados de certificados de análise emitidos pelo INFARMED e que asseguram a sua segurança. Todas as actividades referentes à requisição, distribuição e administração de Hemoderivados têm de ser registadas num modelo de registo oficial, o que torna mais fácil a rastreabilidade da medicação dispensada e leva a um maior controlo desta. Desde a prescrição médica até à administração da medicação existem diversos passos que têm de ser realizados e que envolvem o preenchimento da requisição oficial, sendo indispensável a realização de todas as tarefas com o maior cuidado de forma a possibilitar uma dispensa de medicação correcta e eficaz, seguindo todos os parâmetros legislados. Material e Métodos: Realizou-se um estudo observacional, do tipo descritivo simples que permitiu verificar o conjunto de procedimentos compreendidos entre a realização da prescrição médica e a recepção da medicação preparada pelos Serviços Farmacêuticos, circuito que envolve diversos profissionais, nomeadamente Médicos, Técnicos de Diagnóstico e Terapêutica (TDT), Assistentes Operacionais (AO), Técnicos Superiores de Saúde (TSS), entre outros. Para a realização do estudo utilizou-se como base o período de estágio realizado nos circuitos especiais de distribuição de medicamentos no Centro Hospitalar de São João, EPE (CHSJ, EPE). Para a demonstração dos resultados realizou-se um fluxograma, utilizando o software Microsoft Office Visio 2010®, em que se pode verificar todos os passos necessários até a medicação ser administrada ao doente. Resultados: Os resultados encontram-se esquematizados na forma de um fluxograma que explica, de forma sucinta, todo o circuito especial de distribuição dos Hemoderivados desde a prescrição feita pelo médico até à recepção da medicação por parte dos serviços clínicos. Discussão / Conclusões: O circuito de distribuição de Hemoderivados adoptado pelo CHSJ, EPE segue todos os passos que permitem a correcta dispensa e administração da medicação. É imperativo que todas as partes envolvidas neste circuito tenham consciência de todos os aspectos que envolvem este tipo de distribuição, nomeadamente os aspectos burocráticos, ou seja, o correcto preenchimento do modelo oficial e que permite registar todas as actividades referentes à requisição, distribuição e administração de Hemoderivados

Procedimento de validação de distribuição clássica no Centro Hospitalar de São João, EPE

Introdução: Em linhas gerais, a Distribuição Clássica baseia-se na distribuição de medicamentos para um determinado Serviço Clínico que efectua um pedido de reposição de stock, electrónico ou manual. Esse pedido tem por base um stock previamente definido entre Serviços Farmacêuticos e Serviços Clínicos, no que respeita aos medicamentos e produtos farmacêuticos que irão constituir esse stock fixo, bem como as respectivas quantidades. O presente trabalho incide no procedimento de validação de requisições efectuadas segundo este sistema de distribuição no Centro Hospitalar de São João, EPE, efectuado por um Técnico de Farmácia, sistematizando-o, de forma a demonstrar os diferentes processos envolvidos na actividade de interpretação e validação de requisições de Distribuição Clássica, conforme o tipo de requisição efectuada. Material e Métodos: Foi realizado um estudo observacional descritivo simples, incidindo no processo que decorre entre a recepção do pedido de reposição de stock pelos Serviços Farmacêuticos e a dispensa da medicação. Resultados: Os resultados do estudo foram representados na forma de esquemas com os quais se pretendeu sintetizar os seguintes procedimentos de validação: validação de requisições on-line, validação de requisições em papel que não carecem de Justificação ou Prescrição Médica, validação de requisições em papel que carecem de Justificação ou Prescrição Médica – Ambulatório e validação de outras requisições em papel que carecem de Justificação ou Prescrição Médica. Discussão/Conclusão: O processo de validação a que os pedidos de reposição de stock são sujeitos varia consoante o formato de requisição utilizado. A substituição das requisições manuais pelas electrónicas seria um passo fundamental para a desburocratização de todo o circuito da Distribuição Clássica, beneficiando do inevitável preenchimento de campos obrigatórios, simplificando assim todo o processo de validação, agilizando a dispensa da medicação

Implementação de um sistema Kanban® na reposição de grandes volumes em dose unitária

Introdução. O sistema de distribuição em dose unitária tem por base a dispensa de medicação na dose prescrita, de forma individualizada. Este sistema de distribuição é vantajoso, pois torna a dispensa de medicamentos individualizada e dirigida ao doente, e diminui o stock existente nas enfermarias. Contudo, assume também desvantagens, sendo crucial que todos os medicamentos e produtos farmacêuticos estejam disponíveis e individualizados, sempre que necessários. De modo a assegurar uma adequada reposição de stocks no sector de Dose Unitária, o Centro Hospitalar de São João, EPE (CHSJ, EPE) implementou o sistema Kanban® como método de reposição. Assim, foi desenvolvido um conjunto de cartões-Kanban®, existindo diferentes cores que caracterizam diferentes grupos de produtos: [1] azul, produtos que necessitam de manipulação; [2] verde, produtos que se encontram na sua apresentação final; [3] roxo, produtos de grande volume que necessitam de manipulação. Deste modo, quando o stock de um produto está a terminar, compete aos Técnicos de Farmácia colocar o Kanban® no Quadro de Reposição, para que seja iniciado o processo de reposição. Face a algumas limitações associadas ao tamanho dos cartões anteriormente implementados, este trabalho visa desenvolver e implementar o Kanban® verde, através de um sistema de dupla identificação, utilizando duas etiquetas identificativas: uma verde, removível, que é colocada no Quadro de Reposição quando o stock termina, e uma amarela, fixa, alertando para a necessidade de repor o produto em causa. Material e Métodos. Efectuou-se um estudo do tipo investigação-acção no qual foram analisados todos os medicamentos e produtos farmacêuticos que não sofrem qualquer processo de manipulação entre a chegada aos Serviços Farmacêuticos e o seu envio para os Serviços Clínicos. Resultados. Da implementação deste sistema de dupla identificação, com base no modelo de rótulos pré-definido na instituição, resultaram um conjunto de rótulos identificativos dos vários produtos. Discussão/Conclusões. O stock do sector de Dose Unitária do CHSJ, EPE encontra-se organizado de duas formas: os medicamentos que necessitam de manipulação, que atendendo ao seu pequeno volume estão armazenados em gavetas, enquanto os restantes, pelo seu maior volume, são armazenados em estantes, com a devida identificação. Considerando que os novos Kanban® têm por base substituir os já existentes, acreditamos que alguma dificuldade existente será melhorada. A diferença na coloração das etiquetas designativas alertará para a necessidade de reposição, situação que poderia passar despercebida. Face à falta de literatura publicada, não existe qualquer informação que sustente os resultados esperados, porém acreditamos que este estudo pode servir de base ao desenvolvimento deste sistema noutras instituições, e como experiência do sucesso/insucesso da utilização do Sistema Kanba

Reposição do sistema semi-automático Pyxis® num Hospital Central Universitário: avaliação do número de unidades repostas

Introdução: No Centro Hospitalar de São João, EPE a partir de 2008, foi implementado o sistema semi-automático de reposição de stocks nivelados de medicamentos, Pyxis®, atualmente implementado em 16 serviços clínicos. Atendendo ao crescimento verificado na implementação deste sistema automatizado na instituição, este trabalho pretende dar a conhecer a realidade de preparação da medicação para reposição no sistema semi-automático Pyxis®, por avaliação do número de unidades de medicamentos repostos diariamente e por dia da semana. Material e Métodos: Desenvolveu-se um estudo longitudinal retrospetivo onde se analisou a totalidade de serviços com implementação Pyxis® através do registo diário de reposição dos diferentes Serviços Clínicos num período de 41 dias consecutivos. Numa segunda fase, os dados foram sintetizados sob a forma de tabelas em Microsoft Office Excel®, tendo posteriormente sido construídos os respetivos gráficos para análise. Resultados: Os resultados, representados graficamente, mostram que a segunda-feira é o dia da semana com maior número de reposições de medicamentos, sendo os serviços com maior número de reposições totais UCI Geral, UCI Neurocríticos, Cirurgia Cardiotorácica e UCIPU. Discussão / Conclusões: Os resultados obtidos permitiram verificar uma sobrecarga de referências de medicamentos e unidades repostas às segundas-feiras, atingindo, em muitos serviços, valores de unidades repostas duas vezes superior à média de reposições do serviço (por ex. UCI Neurocíticos). Contudo, apesar do reduzido período de análise, os dados parecem evidenciar que o facto de haver reposições ao domingo agiliza o processo de reposição dos Pyxis® às segundas-feiras