Elaboration d'un système de gestion des archives administratives de l'Institut universitaire de Hautes études internationales - Genève

L’Institut universitaire de hautes études internationales (HEI), à Genève, a mandaté, en février 2004, la Haute école de gestion de Genève afin d’élaborer un système de gestion de ses archives administratives. Dans le cadre de notre travail de diplôme, nous nous sommes engagés à remplir l’objectif de ce mandat. Le système que nous proposons est lié aux démarches et pratiques en matière de records management. Il s’inspire des procédures et applique les outils présentés dans la norme internationale ISO 15489-1 et dans son rapport technique ISO/TR 15489-2. Le présent mémoire expose la méthodologie adoptée pour conduire ce projet. Il indique le résultat de l’état des lieux et de son analyse effectués entre avril et mai 2004. Avec ses annexes, il présente ensuite les outils de gestion élaborés pour notre mandant. Il propose une marche à suivre pour la mise en oeuvre future du système. Il offre en outre des recommandations en matière de gestion des documents essentiels, des dossiers électroniques et des courriels. Nous avons déposé ce mémoire et ses annexes auprès du mandant le vendredi 12 novembre 2004. Par la suite, l’Institut pourra prendre une décision stratégique visant à définir une politique de gestion de ses archives