A Needs Assessment Study of Hospital Pharmacy Residency Preceptors

ABSTRACTBackground: Canadian pharmacy residency programs rely on preceptors to support the growing demand of graduates wishing to pursue hospital residencies. Understanding the educational needs of these preceptors is important to ensure that they are well prepared to deliver successful programs.Objective: To determine what new and experienced residency preceptors self-identify as learning needs in order to become more effective preceptors for pharmacy residents.Methods: A needs assessment of preceptors from the 31 accredited Canadian general hospital pharmacy residency programs was conducted. The study had 4 key components: interviews and focus group discussions with key informants, a pilot study, an online survey, and member checking (seeking clarification and further explanation from study participants). The residency coordinators and a convenience sample of 5 preceptors from each program were invited to participate in the survey component.Results: Of a possible 186 participants, 132 (71%) responded to the survey. Of these, 128 (97%) were confident that they met the 2010 standards of the Canadian Hospital Pharmacy Residency Board (CHPRB). Preceptors ranked communication skills, giving effective feedback and clinical knowledge as the most important elements of being an effective preceptor. Managing workload, performing evaluations, and dealing with difficult residents were commonly reported challenges. Preceptors expressed a preference for interactive workshops and mentorship programs with experienced colleagues when first becoming preceptors, followed by 1-day training sessions or online learning modules every other year for ongoing educational support. The most beneficial support topics selected were providing constructive feedback, practical assessment strategies, small-group teaching strategies, effective communication skills, and setting goals and objectives. Conclusions: This study identified several learning needs of hospital residency preceptors and showed that preceptors would appreciate educational support. Utilization of these results by residency program administrators, the CHPRB, and faculties of pharmacy could be beneficial for residency programs across Canada.RÉSUMÉContexte : Les programmes canadiens de résidence en pharmacie comptent sur les précepteurs pour soutenir la demande grandissante des diplômés en pharmacie désirant poursuivre une résidence hospitalière. Il est donc important de comprendre les besoins en éducation de ces précepteurs afin de s’assurer qu’ils sont bien préparés pour réussir la mise en oeuvre de leurs programmes.Objectif : Déterminer les besoins d’apprentissage que les précepteurs, novices et chevronnés, ont eux-mêmes définis pour remplir leur rôle de façon plus efficace auprès des résidents en pharmacie.Méthodes : Une évaluation des besoins des précepteurs a été effectuée à partir des 31 programmes généraux de résidence en pharmacie d’hôpital agréés au Canada. L’étude comportait quatre éléments clés : des entrevues et des entretiens de groupe avec des informateurs clés, une étude pilote, un sondage en ligne et une vérification auprès des participants (clarifications et explications plus en détail demandées aux participants à l’étude). Les coordonnateurs et cinq précepteurs de chaque programme de résidence, constituant un échantillon de convenance, ont été invités à participer au volet sondage.Résultats : Des 186 participants éventuels, 132 (71 %) ont répondu au sondage. Parmi ceux-ci, 128 (97 %) étaient certains de répondre aux normes de 2010 du Conseil canadien de la résidence en pharmacie d’hôpital (CCRPH). Les précepteurs ont classé les techniques de communication, la rétroaction efficace et les connaissances cliniques comme étant les éléments les plus importants d’un précepteur compétent. Gérer la charge de travail, effectuer les évaluations et composer avec des résidents difficiles étaient des défis couramment signalés. Les précepteurs préféraient participer à des ateliers interactifs et à des programmes de mentorat avec des collègues expérimentés lorsqu’ils débutaient comme précepteurs, puis à des séances de formation d’un jour ou à des modules d’apprentissage en ligne bisannuels pour ce qui est du soutien éducatif continu. Les sujets choisis relatifs au soutien présentant le plus d’avantages étaient la rétroaction constructive, les stratégies d’évaluation pratiques, les stratégies d’enseignement par petits groupes, les techniques de communication efficace et l’établissement des buts et objectifs.Conclusions : Cette étude a cerné plusieurs besoins d’apprentissage des précepteurs des résidents en pharmacie d’hôpital et a montré que les précepteurs tireraient profit d’un soutien éducatif. L’utilisation de ces résultats par les administrateurs des programmes de résidence, le CCRPH et les facultés de pharmacie pourrait être avantageuse pour l’ensemble des programmes de résidence au Canada

Errors Associated with IV Infusions in Critical Care

ABSTRACTBackground: All medication errors are serious, but those associated with the IV route of administration often result in the most severe outcomes. According to the literature, IV medications are associated with 54% of potential adverse events, and 56% of medication errors.Objectives: To determine the type and frequency of errors associated with prescribing, documenting, and administering IV infusions, and to also determine if a correlation exists between the incidence of errors and either the time of day (day versus night) or the day of the week (weekday versus weekend) in an academic medicosurgical intensive care unit without computerized order entry or documentation.Methods: As part of a quality improvement initiative, a prospective, observational audit was conducted for all IV infusions administered to critically ill patients during 40 randomly selected shifts over a 7-month period in 2007. For each IV infusion, data were collected from 3 sources: direct observation of administration of the medication to the patient, the medication administration record, and the patient’s medical chart. The primary outcome was the occurrence of any infusion-related errors, defined as any errors of omission or commission in the context of IV medication therapy that harmed or could have harmed the patient.Results: It was determined that up to 21 separate errors might occur in association with a single dose of an IV medication. In total, 1882 IV infusions were evaluated, and 5641 errors were identified. Omissions or discrepancies related to documentation accounted for 92.7% of all errors. The most common errors identified via each of the 3 data sources were incomplete labelling of IV tubing (1779 or 31.5% of all errors), omission of infusion diluent from the medication administration record (474 or 8.4% of all errors), and discrepancy between the medication order as recorded in the patient’s chart and the IV medication that was being infused (105 or 1.9% of all errors).Conclusions: Strict definitions of errors and direct observation methods allowed identification of errors at every step of the medication administration process that was evaluated. Documentation discrepancies were the most prevalent type of errors in this paper-based system.RÉSUMÉContexte : Toutes les erreurs de médication sont sérieuses, mais celles impliquant la voie d’administration intraveineuse (i.v.) entraînent souvent les conséquences les plus graves. D’après la littérature, les médicaments i.v. sont associés à 54 % des événements indésirables potentiels et à 56 % des erreurs de médication.Objectifs : Déterminer le type et la fréquence des erreurs associées à la prescription, à la consignation et à l’administration de perfusions i.v., et établir s’il existe une corrélation entre l’incidence des erreurs et le moment de la journée (jour ou nuit) ou le jour de la semaine (en semaine ou en fin de semaine) dans une unité de soins intensifs médicochirurgicaux universitaire non dotée d’un système informatisé de saisie des ordonnances et de consignation.Méthodes : Dans le cadre d’un projet d’amélioration de la qualité, on a mené une vérification observationnelle prospective de toutes les perfusions i.v. administrées à des patients gravement malades, pendant 40 quarts de travail choisis au hasard au cours d’une période de sept mois en 2007. On a collecté des données sur chaque perfusion i.v. à partir de trois sources : l’observation directe de l’administration du médicament au patient, le registre d’administration des médicaments et le dossier médical du patient. Le principal paramètre d’évaluation était la survenue d’une erreur de perfusion, sans distinction du type. Une erreur de perfusion était définie comme toute erreur d’omission ou de commission dans le contexte de l’administration d’un médicament par voie i.v. qui a eu ou aurait pu avoir un effet délétère pour le patient.Résultats : On a déterminé que jusqu’à 21 erreurs distinctes pouvaient survenir en association avec l’administration d’une seule dose de médicament par voie i.v. Un total de 1882 perfusions i.v. ont été évaluées et un total de 5641 erreurs ont été mises en évidence. Les omissions ou les divergences de consignation comptaient pour 92,8 % de toutes les erreurs. Les erreurs les plus courantes dans chacune des trois sources étaient l’étiquetage incomplet de la tubulure i.v. (1779 ou 31,5 % de toutes les erreurs), l’omission d’inscription du diluant de la perfusion dans le registre d’administration des médicaments (474 ou 8,4 % de toutes les erreurs) et une divergence entre l’ordonnance telle qu’inscrite dans le dossier du patient et le médicament perfusé par voie i.v. (105 ou 1,9 % de toutes les erreurs).Conclusions : Des définitions strictes des erreurs et des méthodes d’observation directe ont permis de mettre en évidence des erreurs à toutes les étapes du processus d’administration des médicaments qui ont été évaluées. Les divergences de consignation constituaient le type d’erreur le plus fréquent dans ce système non informatisé