Data, Technology, and People: Demystifying Master Data Management

With the amount of data constantly increasing, better practices are needed to manage it. Master data management (MDM) is an organizationally horizontal flow of activities aimed at managing core business data (i.e., master data). MDM differs from traditional data management practices as an organization-wide function. The idea of managing an organization’s most important data is impossible to achieve if MDM is simply treated as a data management practice or a technology-driven phenomenon. Establishing an MDM function involves introducing changes to an organization, which can relate to people and their ways of working, or technology and how it is used. If only a certain aspect is emphasized, the function will not deliver desired results.The object of this thesis is to study MDM not as a straightforward IT project, but as a complicated and multi-dimensional function. The goal is to understand the factors that should be taken into account in the development of an MDM function. The empirical part of this study is an ethnographic case study in a public sector organization, where MDM development was in early phases when the observation began. Altogether, the two data collection periods lasted for 32 months and during this, two MDM development projects were carried out, and MDM development became rooted as part of the organization’s routine operations.MDM development was analyzed as an ensemble that includes social and material components. Its theorization begins with understanding the role of master data in an organization’s information landscape and continues to examine the different views of MDM. Theories of change assist in understanding how change should be observed, understood, and managed.The study indicates that MDM effects multiple levels of an organization. Many organizational factors influence its development, and extensive dependencies exist between these factors. Especially in terms of ownership, other roles and responsibilities assume key positions. By understanding these factors and their roles in MDM development, it is easier to manage them.The study sheds light on the strong alignment between the complex concept of MDM and the organization. MDM literature is scarce and literature of public sector MDM is almost nonexistent. This dissertation contributes to research by widening the understanding of MDM in the public sector context, and by presenting a framework for establishing an MDM function as an organizational function that is closely linked with technology

“Together we stand, divided we fall”: Constructivist Approach to Support Organizational Change in the Knowledge Work Context

Contemporary organizations have a relation to information systems and information technologies (IS/IT). IS/IT sometimes forms the backbone of the operation or it may have a support function. Simultaneously this means that at some point the systems must be updated and renewed. The renewal brings along changes. Always. The disturbance and disruption caused by the change manifests itself in different ways in different parts of the organization. It is an individual trait, how an employee responds to change, and yet changes need to be managed on organizational levels too. The management of the change is important to secure the implementation of the change and to enable the swift recovery from the change so that the prospective benefits may start to realize.Literature distinguishes levels to be noted in managing organizations operation: organizational, team, and individual levels. Similarly, the literature on change offers multiple types of change to be considered. The features distinguishing the different types of change comprise e.g. whether there is a clear, decided future solution to be (teleological change) or whether there is merely an unrefined state of the future to be (life cycle type of change). The meaning of the types of change for managing the change are elaborated in order to recognize the characteristic effects each change entails.IS/IT literature covers various topics in this vast field. Managing IS/IT related change seems a bit neglected, especially when it comes to managing the operation with individual human aspect considered. This thesis is about managing IS/IT-related change in team-based organization by using a constructivist approach. Constructivism is a theory related to learning. Constructivist approach entails the coach-like approach of presenting subordinates with a cognitive incongruity, a challenge that makes them wanting to solve the issue building on their existing knowledge. The challenge is tackled by applying new knowledge together with the existing with feedback from more knowledgeable peers. An important feature is that the employee in midst of the change is able to reflect on her/his actions and thus acknowledging the learning. There are few examples of it being applied to professional context. This thesis studies ultimately the intersection of the three mentioned areas; IS/IT, change and constructivism. It deepens the understanding of the relationship these themes have and illuminates the suitability of the constructivist approach to managing IS/IT-related change in various contexts.Seems that the IS/IT has its features of not being entirely about technologies nor the management being entirely about humans. An understanding of these features is required to address the issues in an orderly fashion. The organizational structure sometimes dictates the operation and culture, i. e. management. The daily routines of each member of the organization leaves little opportunities for individuals to be aware of the whole operation, save but the top management. Normally there is little need for this. This means that the ‘big picture’ that people have, varies. It is plausible to assume that each division, team, and individual observes the proceedings from their own perspective. However, the motivation of change usually stems from origins not familiar to all thus presenting the change with challenges. The thesis contributes to the increasing understanding of the phenomena related to IS/ITrelated change by studying multiple cases, changes.The research behind this thesis consists of seven major changes from six different organizations. People involved in the changes were interviewed to form the empirical material for the research. Semi-structured interviews were used to gain depth as well as quality. The objective was to understand the dynamics that are affecting and included in the process when the working practices in an organization change. The objective entails the will to illuminate the change and to gain understanding on how a change may be addressed with better expectations for the outcome. Further, to meet the objective it means that various aspects are to be recognized and acknowledged as being significant for the change to happen.Constructivist approach emerged as way to offer a solution on how to address such a change. The studied cases were contemplated through the ‘constructivist lens’ to study the phenomena and even though not intended to offer some nigh on normative suggestions on how to approach future issues of this kind.Kaikilla tämän päivän organisaatioilla on tietotekniikkaa (IS/IT), toisinaan tietotekniikka on näiden organisaatioiden ydintoimintaa, toisinaan tietotekniikka on ’vain’ tukevassa roolissa. Tämä tarkoittaa sitä, että jossakin vaiheessa järjestelmiä pitää päivittää ja uusia. Uudistukset tuovat mukanaan muutoksen. Aina. Muutoksen mukanaan tuomat häiriöt ja keskeytykset näkyvät organisaatioissa eri tavoin. suhtautumisessa muutoksen on yksilökohtaisia eroja, tämän kanssa on hieman ristiriitaista, että muutosta kuitenkin johdetaan organisaatiotasolla. Muutoksen johtaminen on tärkeätä, jotta muutos saadaan implementoitua ja nopea toipuminen muutoksesta mahdollistetaan, jotta muutoksen aiotut edut voivat alkaa realisoitua.Kirjallisuuden perusteella voidaan todeta eri tasoja, joilla organisaation toimintaa tulee johtaa: koko organisaatio, tiimitaso, yksilötaso. Samoin kirjallisuudessa tunnistetaan useampia muutoksen tyyppejä. Muutoksen eri tyypit erottaa toisistaan esimerkiksi se, onko muutokselle ennakkoon päätetty jokin tietty ratkaisu (teleologinen muutos) vai onko muutoksen tarve tiedostettu ja tulevaan ratkaisuun suhtaudutaan avoimin silmin (life cycle -tyyppinen muutos). Näiden eri muutostyyppien ominaisuuksia tarkastellaan, jotta saadaan kunkin tyypin luonteenomaiset piirteet ja vaatimukset selville.IS/IT-kirjallisuudessa käsitellään useita teemoja tästä laajasta kentästä. Muutos, joka liittyy IS/ITympäristöön vaikuttaa jääneen hieman paitsioon. Erityisesti sellainen lähestyminen, jossa myös yksittäisen henkilön näkökulma tulee huomioitua. Tässä väitöskirjassa käsitellään IS/IT-liitännäisen muutoksen johtamista tiimipohjaisessa organisaatiossa konstruktivistista lähestymistapaa käyttäen. Konstruktivismi on teoria oppimiseen. Konstruktivistinen lähestymistapa tarkoittaa valmentajamaista lähestymistapaa, jossa muutokseen liittyvä kognitiivinen haaste esitellään johdettaville siten, että heissä on sisäsyntyinen halu vastata haasteeseen olemassa olevan tietämyksensä pohjalta. Haasteeseen vastataan yhdistelemällä uutta tietämystä olemassa olevaan saaden samalla jatkuvaa palautetta toiminnan etenemisestä kokeneemmilta kollegoilta. Tärkeätä on myös se, että muutoksessa toimiva henkilö voi reflektoida toimintaansa ja siten tunnistaa oppimisen. On esimerkkejä tämän lähestymistavan soveltamisesta organisaatiokonteksissa. Tässä väitöskirjassa selvitetään kolmen esitellyn alueen leikkauskohtaa: IS/IT, muutos ja konstruktivismi. Näiden osien välisten suhteiden ymmärrystä syvennetään sekä annetaan lisävalaistusta konstruktivistisen lähestymistavan soveltuvuudelle muutostilanteiden hallintaan erilaisissa konteksteissa.IS/IT toimintana ei käsittele ainoastaan teknisiä asioita eikä sen johtamisessakaan ole kysymys ainoastaan inhimillisistä tekijöistä. Tämän kokonaisuuden ymmärtäminen on välttämätöntä, jotta tätä teemaa voidaan lähestyä. Organisaation rakenne sanelee joskus toiminnan ja sen johtamisen, kulttuurin. Organisaation päivittäiset rutiinit mahdollistavat vain harvoin jäsentensä olla selvillä kokonaiskuvasta, paitsi ylimmän johdon. Yleensä tähän ei juuri ole tarvettakaan. tämä tarkoittaa samalla sitä, että kuva joka ihmisillä on toiminnasta, vaihtelee. On uskottavaa, että jokainen osasto, tiimi ja yksilö, tarkastelee toimintaa omasta näkökulmastaan. Kuitenkin muutos ja sen tarve lähtee usein jostakin muualta, joka puolestaan tekee muutoksen läpiviennistä haasteellista. Tämän väitöskirjan antia on lisätä ymmärrystä IS/IT-liitännäisestä muutoksesta tutkimalla useita sellaisia muutostilanteita.Taustalla oleva tutkimustyö käsittää seitsemän suurta muutosta kuudessa eri organisaatiossa. Pääasiallinen empiirinen materiaali on näissä muutostilanteissa mukana olleiden henkilöiden haastatteluja. Puolirakenteellisia haastatteluja käytettiin, jotta varmistettiin materiaalin syvyys ja laatu koskien kutakin muutostapausta. Tavoitteena oli ymmärtää kunkin prosessin muutosdynamiikkaa ja muutokseen vaikuttavia tekijöitä, kun työskentelytavat muuttuvat. Tavoitteessa on mukana myös halu selventää muutostilannetta ja ymmärtää, miten muutosta voisi lähestyä, jotta lopputulos olisi paras mahdollinen. Näin ollen tavoitteen saavuttaminen tarkoittaa, että muutokseen ja sen aikaansaamiseen vaikuttavat eri tekijät tunnistetaan ja tunnustetaan.Konstruktivistinen lähestymistapa nousi esiin ratkaisuna, joka voi sopia tällaiseen tarpeeseen. Tutkittuja muutostapauksia arvioitiin ’konstruktivistisen linssin’ kautta, jotta ilmiötä voitiin tutkia tarkoituksenmukaisesti. Vaikka näin ei alun perin ollut tarkoitus, työn yhteenvedossa otetaan lähes normatiivisesti kantaa miten kuvatun kaltaisia muutostilanteita voisi lähestyä.<br/

Paradoxes in the Development of a Business Critical Information System

The object of this grounded theory study was an information system development (ISD) project. The project included two private sector organizations. The data were collected by 15 in-depth interviews. Glaserian grounded theory method was used as the technique for theory building. The main contribution of this study is a substantive theory of ‘Paradoxical views of strategic ISD and change management’, presented in the form of propositions. Theory includes the analysis of managerial and organizational contradictions when aiming at coping with changes and decreasing uncertainties during the ISD project. The theory explains also how the trust-based collaboration formed during the years enabled an excessive optimism among the decision makers. The pre-existing ISD structure did not fully support the actions required for the strategic Information System (IS) change which polarized the decision making and management. We argue that the findings of this study have some valuable implications to researchers who aim to understand the emerging issues and tensions in the development of a business critical IS product