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Gestão de correio eletrónico em ambiente organizacional : uma perspetiva arquivística
O presente estudo tem como objetivo compreender a valoração de uma mensagem
de correio eletrónico em ambiente corporativo, e respetiva integração no arquivo
empresarial. Objetivamos, nos primeiros capítulos, descrever o modelo metodológico
aplicado. Seguidamente, apresentamos uma revisão bibliográfica assente em literatura
inerente à temática dos circuitos informacionais na empresa, e documentação eletrónica
resultante dos mesmos, com ênfase nas mensagens de correio eletrónico. A investigação
empírica teve por base a aplicação de um inquérito por questionário, tendo por amostra um
grupo profissional pré-selecionado, com acesso regular a um sistema de correio eletrónico.
Os resultados obtidos através da análise do material empírico permitem-nos observar
uma utilização preferencial do correio eletrónico face a outros suportes comunicacionais,
constituindo-se as mensagens eletrónicas no documento produzido em maior escala, em
ambiente profissional. Foram igualmente verificados casos de ausência de regulamentação
para criação, gestão ou arquivo de mensagens, ou mesmo de um sistema de gestão
documental que permita integração das mesmas. Com base na análise empírica, e em
associação com a revisão bibliográfica explanada, concluímos que estas, e outras questões
enunciadas ao longo do estudo, poderão constituir-se num sério obstáculo à gestão,
preservação, recuperação e integridade da informação registada por meio de mensagens de
correio eletrónico, caso não sejam criados e aplicados procedimentos e sistemas de gestão
orientados para a documentação eletrónica, de forma a garantir o acesso a informação de
fulcral importância para empresa, enquanto evidência e memória dos processos e atividades
organizacionais.This study´s goal is to comprehend the valuation of an email in a corporate
environment, and its integration in the business archive.
In the first chapters, we aim to describe the methodological model applied,
introducing then a literature review based on the current knowledge inherent to the
organizational information proceedings and electronic documentation resulting from it, with
an emphasis on email messages. The empirical research was based on the application of a
survey to a pre-selected professional group, with regular access to an email system.
The results obtained through the analysis of the empirical material allows us to
observe a preferential use of emails compared to other media, being the electronic
messages the document produced on a larger scale, in a professional environment. We have
also verified cases of an absence of regulations regarding creation, management, or
archiving procedures relating to email messages, or even the absence of a document
management system that enables the integration of electronic messages. Based on the
empirical analysis, and in association with the literature review, one can conclude that these,
and other issues set out throughout this study, may be constituted as obstacles to the
management, preservation, recovery and integrity of the information recorded through
email messages, if no procedures or document management systems are applied, in order to
ensure access to crucial and important corporative information, as evidence and memory of
organizational processes and activities