A Process-Oriented Approach to Knowledge Audit in Project-Based Organizations: A Qualitative Study

Knowledge audit can be considered the first step of knowledge management; thus, taking a process-oriented approach to knowledge audit in project-based organizations would help enrich the content related to the treasures of knowledge. In this research, the identification of components associated with knowledge audit and the design of the knowledge audit process in project-based organizations are performed based on the priorities and characteristics of such organizations. This study can be categorized as applied research. It has been carried out through a qualitative approach by employing documentary, exploratory, and thematic analysis techniques. The knowledge audit process is designed after the components of the knowledge audit have been identified. The semi-structured interview, a qualitative data collection strategy, was used throughout this research study. 13 experts involved with knowledge management in project-based organizations participated in the case study. Knowledge audit can be performed in 3 phases: the pre-audit phase, the audit phase; and, the post-audit phase. The pre-audit phase includes exploring organizational goals, vision, and mission, identifying the key processes and projects, organizing the knowledge audit team, developing the knowledge audit strategy, determining the assessment checklist and weighting the items, and designing the assessment system. In the audit phase, key projects are identified, and the assessment is carried out regarding the effective components of knowledge audit in project-based organizations. The post-audit phase incorporates developing the knowledge audit strategy, re-auditing; and, performing constant revisions. All the models and methodologies that deal with knowledge audit consider first-level processes; thus, they are too general and cannot guide how to undertake knowledge audit activities in different types of organizations practically. The distinguishing aspect of this paper is its focus on the key projects carried out in project-based organizations and preparing the assessment checklist based on the weighted components of knowledge audit determined for the requirements and priorities of such organizations.https://dorl.net/dor/ 20.1001.1.20088302.2022.20.1.12.

Modelo para auditoria do conhecimento em gerenciamento de projeto

Dissertação (mestrado) - Universidade Federal de Santa Catarina, Centro Tecnológico. Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento, Florianópolis, 2017A implantação da gestão do conhecimento (GC) no gerenciamento de projetos tem sua relevância reconhecida pela literatura científica e apresenta desafios distintos da gestão do conhecimento organizacional em especial pelos elementos de temporalidade (projetos tem um período de duração definido) e singularidade (objetivos orientados a um propósito específico). Em especial, destaca-se aqui a etapa da GC que se refere a auditoria do conhecimento. A auditoria do conhecimento (AC) está na primeira fase da implantação da gestão do conhecimento, na fase de diagnóstico. A AC é uma revisão dos ativos de conhecimento da uma organização e sistemas de gestão do conhecimento. Tem como principal resultado a demonstração de onde o valor está sendo criado através de capital humano e estrutural, destacando os pontos onde as ações de gestão do conhecimento podem ser melhor aplicadas. O objetivo deste trabalho é a elaboração de um modelo para auditoria do conhecimento, para o contexto específico de gerenciamento de projetos. O processo de auditoria do conhecimento é constituído por um conjunto de etapas representadas na literatura por modelos de auditoria do conhecimento. Foi realizada uma revisão da literatura buscando encontrar modelos que pudessem contribuir para os resultados desta pesquisa. Nesse processo treze modelos foram encontrados, que atendiam os critérios definidos. Esses modelos foram comparados entre si e seus elementos essenciais foram utilizados para composição de um meta-modelo. Esta proposta de modelo contou ainda com a incorporação de elementos específicos para projetos como dimensões de análise relacionadas a temporalidade (conhecimentos no ciclo de vida do projeto) e singularidade (tipos de conhecimento em projetos). Como forma de verificação do modelo proposto foram realizadas três etapas: verificação prévia, interna e externa, esta última a partir de grupo focal com especialistas em projetos. O resultado é um modelo de auditoria do conhecimento para gerenciamento de projetos que contém seis etapas: planejamento, mobilização, inventário do conhecimento, fluxos do conhecimento, resultados e re-auditoria. O estudo contribui para o avanço de pesquisas sobre o tema, em especial apresentando o estado da arte sobre auditoria do conhecimento, modelos de auditoria do conhecimento e por fim a proposição de um modelo de auditoria do conhecimento para gerenciamento de projetos, que pode contribuir, para que praticantes em projetos lancem mão do modelo a fim de melhorar seus processos de gestão do conhecimento em projetos. Como limitação a esta pesquisa destaca-se que não houve aplicação do modelo ficando esta etapa como sugestão para trabalhos futuros.Abstract: The implementation of knowledge management (KM) in project management has its relevance recognized by the scientific literature and presents distinct challenges of organizational knowledge management in particular by the elements of temporality (projects have a defined duration) and uniqueness (objectives oriented to a specific purpose). In particular, the GC stage that refers to the knowledge audit is highlighted here. The knowledge audit (CA) is in the first phase of knowledge management implementation, in the diagnostic phase. The CA is a review of the knowledge assets of an organization and knowledge management systems. Its main result is the demonstration of where value is being created through human and structural capital, highlighting the points where knowledge management actions can best be applied. The objective of this research is the elaboration of a model for knowledge audit, for the specific context of project management. The process of knowledge audit consists of a set of steps represented in the literature by knowledge audit models. A review of the literature was carried out in order to find models that could contribute to the results of this research. In this process thirteen models were found, which met the defined criteria. These models were compared to each other and their essential elements were used to compose a meta-model. This model proposal also included the incorporation of specific elements for projects as dimensions of analysis related to temporality (knowledge in the project life cycle) and uniqueness (types of knowledge in projects). As a form of verification of the proposed model, three steps were carried out: previous verification, internal and external, the latter from a focus group with project specialists. The result is a knowledge audit model for project management that contains six steps: planning, mobilization, knowledge inventory, knowledge flows, results and re-audit. The study contributes to the advancement of research on the subject, especially presenting the state of the art on knowledge audit, knowledge audit models and finally the proposition of a knowledge audit model for project management knowledge that can contribute, For project practitioners to take advantage of the model in order to improve their knowledge management processes in projects. As a limitation to this research it is highlighted that there was no application of the model and this step was used as a suggestion for future work