Effizienzanalysen und interne Qualitätskontrollen anhand von Befundungszeiten in der Radiologie einer Universitätsklinik

Einleitung Die in der vorliegenden kumulativen Promotionsschrift zusammengefassten Publikationen haben zum Ziel, Befundgeschwindigkeiten als einen Indikator für effiziente Arbeitsabläufe einer großen Universitätsradiologie zu evaluieren und Hinweise auf mögliche Verbesserungspotentiale zu geben. Analysiert wurden radiologische Leistungen spezifisch für Intensivstationen (1.), Teleradiologie (2.) sowie in Bezug auf veränderte Lehrtätigkeit im Rahmen der Einführung eines Modellstudienganges (3.). Methodik Es erfolgte eine retrospektive Analyse der RIS-Datenbank eines großen Universitätsklinikums nach Befundungs- und Freigabezeit, Untersuchungszeitpunkt und Modalität. Ausgewertet wurden im Zeitraum von 2009 bis 2011 75.169 Untersuchungen auf Intensivstationen (1.), von 2011 bis 2013 10.200 teleradiologische Untersuchungen (2.) und vom Wintersemester 2011/12 bis zum Sommersemester 2013 (differenziert nach Vorlesungs- und vorlesungsfreier Zeit) 192.984 Untersuchungen (3.). Im letzten Zeitraum wurde zudem der Dienstplan bezüglich des Lehraufwandes, der Urlaubs-, Fortbildungs- und ungeplanten Ausfalltage analysiert. Ergebnisse Modalitätsübergreifend dauerte es im Zeitraum von 2009 bis 2011 im Durchschnitt 52 min bis zum geschriebenen Befund, bis zur Freigabe ca. 7 h. Die kürzesten Befundungszeiten fanden sich im Ultraschall und im konventionellen Röntgen. Die Dreijahresentwicklung zeigte eine signifikante Tendenz (p<0,01) zu einer Abnahme der Zeiten. Die Zahl der teleradiologischen Untersuchungen und der Lehrtätigkeit nahm im Zeitraum von 2011 bis 2013 kontinuierlich zu. Die Befundungszeiten der teleradiologischen Untersuchungen blieben nahezu unverändert. Bezüglich der Einführung eines Modellstudiengangs waren in der vorlesungsfreien Zeit Befundungszeiten signifikant länger als in der Vorlesungszeit (p<0,05). Auf Intensivstationen fand sich dieser Unterschied nicht. Insgesamt kam es im Zweijahreszeitraum tendenziell zu längeren Befundungszeiten. Vermehrte Ausfalltage konnten in der Vorlesungszeit nicht beobachtet werden. Schlussfolgerung Im Beobachtungszeitraum mehrerer Jahre können Analysen der Befundungszeiten allgemein und speziell auf Intensivstationen, in der teleradiologischen Befundung und durch veränderte Lehrcurricula wie im Rahmen der Einführung eines Modellstudienganges als möglicher Indikator für effiziente Arbeitsabläufe und die Anforderungsdichte radiologischer Leistungen genutzt werden. Die im Laufe des Beobachtungszeitraums darstellbare Anforderungszunahme konnte durch Ressourcenallokation bisher weitgehend kompensiert werden, so dass insbesondere auch auf Intensivstationen kein Effizienzverlust der Arbeitsabläufe verzeichnet wurde.Introduction The aim of the publications summarized in this cumulative doctoral thesis is to evaluate the report turnaround time as an indicator for efficient workflows in a large university radiology department and to provide information on potential areas for improvement. Radiological services were analyzed specifically for intensive care units (1.), teleradiology (2.) and in relation to increased teaching duties during the implementation of a reformed curriculum for undergraduate medical education (3.). Methods A retrospective analysis of the RIS database of a large university hospital was carried out according to report turnaround time, time of examination and modality. For the period from 2009 to 2011 75,169 examinations were evaluated in intensive care units (1.), 10,200 teleradiological examinations in the period from 2011 to 2013 (2.) and 192,984 examinations in the period from the winter semester 2011/12 to the summer semester 2013 (differentiated according to term times and term breaks) (3.). In addition, the work schedule for the last period was analyzed with regard to teaching duties, vacation days, days away from work for education and training, and unplanned absence. Results In the period from 2009 to 2011, spanning all modalities, the report turnaround time took an average of 52 minutes, and approx. 7 hours for release. The shortest report turnaround times were found in ultrasound and conventional X-ray. The three-year trend showed a significant tendency (p<0.01) to a decrease in times. The number of teleradiological examinations and teaching activities increased continuously during the period 2011 to 2013. The time for the teleradiological examinations remained almost unchanged. The report turnaround time was significantly longer during the term times than during the term breaks (p<0.05). This difference was not found in intensive care units. Overall, this two-year period tended to have longer report turnaround times. Increased unplanned absence during term times could not be observed. Conclusion In this observation period of several years, analyses of the report turnaround times in general and especially in intensive care units, in teleradiology and during the implementation of a reformed curriculum for undergraduate medical education can be seen as a possible indicator for efficient workflow and workload of the radiological colleagues. So far, the additional burden observed during this period was largely compensated for by resource allocation, so that no loss of efficiency of the work process was recorded, especially in intensive care units

Analysis of the X-ray Work Flow in Two Diagnostic Imaging Departments With and Without a RIS/PACS System

A traditional radiological workflow is compared with one based on radiology information system/picture archiving and communication system (RIS/PACS). X-ray workflow process was considered in both radiology departments. First, the study identified the main phases of the research work as follows: Process Analysis, Data Collection and Elaboration, Interpretation. Afterwards, the main steps of the whole image acquisition process were defined, and each step was divided into a number of elementary operations. Then, the time required to complete each of these was measured. Data collected were elaborated and synthesized to obtain time frequency distributions for each step and evaluation of the total time for the whole working flow. Statistical elaboration of the collected data shows that x-ray working time decreases, between 35% and 57%, when RIS/PACS is used. Detailed analysis of the whole working process allows identification of possible critical points to improve the image acquisition process