Factors influence the development of information system strategies in Finnish smart cities

This study is initiated by the global phenomena of growth of smart cities based on urbanization and the accompanying prediction for digital changes in cities, demographic of the population and in information system strategies related to future cities. The aim of the study is to study the phenomena trough the achievements of the Innovatiiviset kaupungit (INKA) and Kuutoskaupungit (6AIKA) projects previously implemented in Finland to increase and evaluate the understanding of the strategic factors that influences the development of information systems of Finnish smart cities. The research will focus on exploring the issue through stakeholders that are influencing smart city planning. A similar development of urbanization is predicted to follow Finland as well, it is estimated that by 2040, most of the Finnish population 90% will live in urban agglomerations. At the same time the digitalization in the world will continue, urbanization, ecological and public sustainability gaps will require more attention in the future as well as reorganization. In this thesis we study the factors that influence the planning of information systems strategies for Finnish smart cities. Planning that guides the work of different actors in the future, how to support citizens that live in cities more involved in development and what methods are used to manage the knowledge of a smart city. The aim of this study is to identify the factors that effect in the information system strategies of a smart city. Information systems pretend to be designed to meet strategic objectives. Who are involved in the planning and what is their role? In this thesis, we start the examination from the phenomena of smart city development in Finland. The study has been carried out as a traditional literature review, supplemented by a qualitative and an interpretative case study and interviewing 6AIKA city representatives, system suppliers and technology experts. A comparison of INKA and 6AIKA projects which were previously project for Finnish cities, has been used as ground source of data. Literature research has been complemented by researching international smart city studies and information system strategies. Information systems being formal socio-technical organizational systems for collecting, processing, storing, and sharing information, have a role in organize the actions, from a socio-technical perspective, information systems consist of tasks, people, structure, and technology. Information system scanning is defined as the integration of components for the collection, storage and processing of data, the data of which is used to generate data, add data, and use digital products that facilitate decision-making. The research has brought following implications: cities operate primarily in the role of enabler and not directly produce the necessary information systems themselves, instead outsource the production to selected partners of their choice, often to solve single use cases rather than resolve larger systems. The internal autonomy of the city departments tends to decentralize information systems more than combine them, one single design model was not found to be in use, instead several information systems were found in use. Another founding is the lower-than3expected level of participation of urban residents in the co-creation of services for them. The fourth argument is the disconnection of different expert areas, even though the strategic objective is to achieve the same outcome that is stated in the city strategy. KEYWORDS: Smart cities, information systems, strategies, stakeholders, urbanizationTämän tutkimuksen alullepanija on maailmanlaajuinen kaupungistumisen kasvu ja sen mukana tuomat tietoyhteiskunnan muutostarpeet. Tutkimuksen tavoitteena on tutkia Suomessa aikaisemmin toteutettujen Innovatiiviset kaupungit INKA ja Kuutoskaupungit 6AIKA projektien saavutuksia ja lisätä ymmärrystä niistä yksittäisistä strategisista tekijöistä, jotka vaikuttavat Suomalaisten älykaupunkien tietojärjestelmien kehittämiseen. Tutkimuksessa keskitytään tutkimaan asiaa älykaupunkien tietojärjestelmien suunnitteluun vaikuttavien sidosryhmien kautta. Kaupungistumisen ennustetaan kehittyvän myös Suomessa. On ennustettu, että vuonna 2040 suurin osa 90 % Suomalisista tulee asumaan kaupunkimaisissa taajamissa, samaan aikaan maailman digitalisaatio kehitys jatkuu ja samalla sekä kaupungistuminen, ekologinen että julkinen kestävyysvaje nähdään vaativan enemmän huomiota ja osittain uudelleen järjestämistä. Tässä tutkielmassa tarkastellaan niitä tekijöitä, jotka vaikuttavat Suomalaisten älykkäiden kaupunkien tietojärjestelmien strategioiden suunnitteluun. Suunnitteluun, jolla ohjataan eri sidosryhmien työtä tulevaisuudessa. Miten kaupungeissa asuvat kansalaiset saadaan kiinteämmin osallistumaan kehitykseen ja millaisilla tekijöillä älykkään kaupungin tietoa hallitaan. Tämän tutkimuksen tavoite on tuoda esiin niitä lähtökohtia, joista tulevaisuuden älykaupunkien tietojärjestelmät voidaan suunnitella vastaamaan strategisia tavoitteita, ketkä suunnitteluun osallistuvat ja millaisissa rooleissa. Tässä opinnäytetyössä tutkimme asiaa Suomessa yleisesti käynnissä olevan älykaupunki kehityksen kautta. Tutkimus on toteutettu perinteisenä kirjallisuustutkimuksena, jota on täydennetty kvalitatiivisella haastattelututkimuksella tapaustutkimukseksi, haastattelemalla 6AIKA kaupungin edustajia, järjestelmätoimittajia ja teknologia asiantuntijoita. Lähdeaineistona on käytetty Suomalaisista kaupungeissa aikaisemmin toteutetuista INKA ja 6AIKA hankkeista julkaistuja raportteja. Kirjallisuustutkimusta on täydennetty ajankohtaisilla kansainvälisillä älykaupunkitutkimuksilla. Tietojärjestelmät ovat muodollisia Sosioteknisiä organisaatiojärjestelmiä tiedon keräämiseksi, käsittelemiseksi, tallentamiseksi ja jakamiseksi. Sosio-teknisestä näkökulmasta tietojärjestelmät koostuvat tehtävistä, ihmisistä, rakenteesta ja tekniikasta. Tietojärjestelmäskannaus määritellään tietojen keräämiseen, tallentamiseen ja käsittelyyn tarkoitettujen komponenttien integraatioksi, jonka tietoja käytetään tiedon tuottamiseen, tiedon lisäämiseen sekä päätöksentekoa helpottavien digitaalisien tuotteiden käyttämisellä. Tutkimuksessa havaittiin seuraavia keskeisiä vaikuttimia, 1) kaupungit ovat ensisijaisesti tilaajan roolissa ja eivät itse suoraan tai harvoin toteuta tarvittavia tietojärjestelmiä. Vaan toimeksi antavat ne valitsemilleen kumppaneille, usein ratkaisemaan ensisijaisesti 5 yhtä käyttötapausta. 2) Samaan aikaan kaupungin sisäinen hallinnon autonomia eri osastojen välillä hajauttaa tietojärjestelmien suunnittelua enemmän kuin yhdistää niitä, myöskään yhtä standardisoitua suunnittelumallia ei havaittu olevan tutkimuksen aikana käytössä, sen sijaan havaittiin useassa tapauksessa käytössä olevan useita suunnittelu malleja ja tietojärjestelmiä. 3) Havaintona on myös kaupunkilaisten oletettua matalampi osallistumistaso heitä koskevien palveluiden suunnitteluun. 4) Havainto on eri asiantuntija alueiden toisiinsa kytkeytyminen tai irrallisuus huolimatta siitä, että tavoitteena on palvella samaa strategista lopputavoitetta. Näistä syistä tutkimuksessa keskitytään strategisiin syihin, jotka vaikuttavat tietojärjestelmien suunnitteluun. AVAINSANAT: Älykkäät kaupungit, strategia, sidosryhmät, tietojärjestelmät, kaupunkikehity