Kurum ve Kuruluşlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemi Risk Unsurları: Paydaş Görüşlerine Dayalı Nitel Bir İnceleme

Abstract

The transition from physical records management practices to electronic media has introduced various risks. Managing these risks, which, if left unchecked, can cause significant harm to organizations, including legal penalties, financial hardship, and loss of prestige, has become a crucial issue.This study was conducted to identify the risk factors encountered in Electronic Records Management Systems (ERMS) and their processes in institutions and organizations in Türkiye. It is anticipated that the research will help identify potential risk factors in ERMS and manage them more effectively. To this end, relevant literature studies, particularly standards and guidelines, were reviewed. Then, using a semi-structured interview technique, interviews were conducted with ERMS personnel responsible from 13 institutions and organizations, eight experts/academics in the field of records management, and three companies that developed ERMS software, and the risks encountered in practice were determined. Data obtained from the interviews were analyzed using MAXQDA software. The analyzes revealed that ERMS and processes face significant risks, including user errors, regulatory uncertainty/inadequacy, unpreparedness for unexpected events, technological change, organizational change, lack of institutional analysis, company dependency, security, and technical inadequacy. The findings demonstrate that the risks faced by institutions and organizations in our country related to ERMS and its processes are not solely software-related, but are multifaceted, with human, institutional, and national dimensions. The study offers recommendations for strengthening institutional awareness and interest in risk management to ensure the smooth operation of ERMS and processes.Fiziki ortamda yürütülen belge yönetimi uygulamalarının elektronik ortama taşınması çeşitli risk unsurlarını beraberinde getirmiştir. Önlem alınmadığı takdirde organizasyonlara hukuki yaptırımlar, ekonomik sorunlar, prestij kaybı gibi ciddi zararlar verebilecek bu risklerin yönetimi önemli bir konu haline gelmiştir. Bu çalışma, Türkiye’deki kurum ve kuruluşlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) ve süreçlerinde karşılaşılan risk unsurlarını ortaya koymak amacıyla gerçekleştirilmiştir. Araştırmanın, EBYS’lerdeki potansiyel risk unsurlarının tespit edilmesine ve daha etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olacağı öngörülmüştür. Bu kapsamda öncelikle, başta standartlar ve rehberler olmak üzere literatürde konuyla ilgili çalışmalar değerlendirilmiştir. Ardından yarı yapılandırılmış görüşme tekniği kullanılarak 13 kurum ve kuruluşta görev yapan EBYS’den sorumlu personel, belge yönetimi alanında sekiz uzman/akademisyen ve EBYS yazılımı geliştiren üç firma ile gerçekleştirilen görüşmelerle uygulamada karşılan riskler belirlenmiştir. Görüşmelerden elde edilen veriler MAXQDA yazılımı kullanılarak değerlendirilmiştir. Yapılan analizler sonucunda, EBYS ve süreçlerinde kullanıcı hataları, mevzuat belirsizliği/yetersizliği, beklenmedik olaylara hazır olmama, teknoloji değişimi, organizasyonel değişiklik, kurumsal analiz eksikliği, firma bağımlılığı, güvenlik, teknik yetersizlik gibi başlıca risk unsurlarının olduğu anlaşılmıştır. Elde edilen bulgular, ülkemizdeki kurum ve kuruluşlarda EBYS ve süreçlerine ilişkin karşılaşılan risklerin yalnızca yazılım kaynaklı olmadığını, insan kaynaklı, kurumsal ve ulusal boyutlarıyla birlikte çok yönlü olduğunu göstermiştir. Çalışma, EBYS ve süreçlerinin daha sağlıklı işlemesi adına kurumsal farkındalığın ve risk yönetimine olan ilginin güçlendirilmesine yönelik öneriler sunmaktadır