Design of an automated system for confirming collections in Pichincha and Banco de Bogotá accounts using the Scrum methodology at the Grancolombiano Polytechnic

Abstract

El presente estudio tuvo como propósito diseñar un sistema automatizado de confirmación de recaudos bancarios para las cuentas del Banco Pichincha y Banco de Bogotá en la Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano, empleando la metodología ágil Scrum, con el fin de optimizar el proceso actual, disminuir errores manuales y mejorar la eficiencia operativa. Se aplicó una metodología de enfoque mixto, con un nivel de investigación descriptivo y explicativo. Se utilizaron técnicas como observación directa, entrevistas semiestructuradas, análisis BPMN y diagrama de Ishikawa para identificar los cuellos de botella del proceso actual. La población estuvo conformada por 13 funcionarios de las áreas de contabilidad y servicios especializados. Se diseñó un modelo automatizado (TO-BE), considerando herramientas como RPA, APIs bancarias y paneles de control en tiempo real, y se estructuró un plan de trabajo bajo metodología Scrum con definición de roles, historias de usuario, sprints y backlog. Se evidenció que el proceso manual actual genera demoras de hasta 48 horas en la matrícula de los estudiantes, múltiples reprocesos y errores de digitación, afectando los niveles de servicio. El diseño del sistema propuesto permitiría reducir el tiempo de validación de pagos a menos de 3 minutos, disminuir errores en un 80 %, y aumentar la satisfacción estudiantil al 80 %. Además, se establece una arquitectura escalable, segura y de fácil integración con sistemas bancarios y académicos; La automatización del proceso de confirmación de recaudos mejora significativamente la eficiencia, precisión y trazabilidad, y contribuye a una mejor experiencia del usuario. Se recomienda implementar el sistema de forma gradual, iniciando por la integración con los bancos, con acompañamiento en gestión del cambio y capacitación del personal.1. INTRODUCCIÓN... 5 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA... 7 2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA... 9 3. JUSTIFICACIÓN... 9 4. OBJETIVOS... 12 4.1 OBJETIVO GENERAL... 12 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 12 5. ESTADO DEL ARTE... 13 6. MARCO TEÓRICO... 18 7. METODOLOGIA... 27 7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN... 28 7.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN... 29 7.3 TÉCNICA DE INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS... 31 7.4 POBLACIÓN Y MUESTRA... 34 8. CRONOGRAMA... 36 9. RESULTADOS... 37 9.1 Análisis Del Proceso De Recaudo: Cuellos De Botella Y Puntos Críticos... 37 9.1.1 Análisis Del Proceso Actual... 37 9.1.2 Cuellos De Botella Y Puntos Críticos Priorizados... 41 9.1.3 Recomendaciones De Mejora Preliminares... 44 9.2 Diseño De Sistema Automatizado... 46 9.2.1 Definición De Requerimientos... 47 9.2.2 Arquitectura Propuesta Del Sistema Automatizado... 48 9.2.3 Proceso TO-BE Automatizado... 48 9.3 Plan De Trabajo Bajo Metodología Scrum... 51 9.3.1 Definición De Roles, Eventos Y Artefactos... 52 9.3.2 Descripción de las historias de usuario... 61 9.3.3 Tecnologías Consideradas y Gestión del Riesgo... 65 10. DISCUSIÓN Y ANALISIS... 67 11. CONCLUSIONESY RECOMENDACIONES... 71 12. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS... 73The purpose of this study was to design an automated bank collection confirmation system for the accounts of Banco Pichincha and Banco de Bogotá at the Grancolombiano Polytechnic University Institution, using the agile Scrum methodology. This was intended to optimize the current process, reduce manual errors, and improve operational efficiency. A mixed-method approach was applied, with descriptive and explanatory research levels. Techniques such as direct observation, semi-structured interviews, BPMN analysis, and Ishikawa diagrams were used to identify bottlenecks in the current process. The sample consisted of 13 employees from the accounting and specialized services areas. An automated model (TO-BE) was designed, considering tools such as RPA, banking APIs, and real-time dashboards. A work plan was structured using the Scrum methodology, defining roles, user stories, sprints, and backlogs. It was found that the current manual process generates delays of up to 48 hours in student registration, multiple reprocessing processes, and typing errors, impacting service levels. The proposed system design would reduce payment validation time to less than 3 minutes, reduce errors by 80%, and increase student satisfaction to 80%. Furthermore, a scalable, secure, and easily integrated architecture with banking and academic systems is established. The automation of the payment confirmation process significantly improves efficiency, accuracy, and traceability, and contributes to a better user experience. It is recommended that the system be implemented gradually, beginning with integration with banks, with support for change management and staff training