Study on the experience of the archival management of the Ministry of Popular Power for the Social Work Process, whose population consisted of 11,530 documentary series with a longitudinal statistical sampling of 6,973 records from the years 2000-2009. As a result, a quantitative analysis of the sample is presented and it is recommended to apply archivometry in the management of archives

Viloria Muñoz, Savina Esther

Spanish

E-LIS

EXPERIENCIA DE RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL PROCESO SOCIAL DE TRABAJOS A V I N A E .  V I L O R I A  M .C A R A C A S ,  0 1  D E  N O V I E M B R E  D E  2 0 1 6 .En el Diccionario de Terminología Archivística (1995), el término archivo se define como:“…un conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por personas físicas o jurídicas, públicas y privadas en ejercicio de sus funciones…”, se especifica el tipo de archivo en función del ciclo de vida de sus documentos. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN• “Una institución cultural donde se reúne, conserva, ordena, y difunden los documentos de acuerdo a fines específicos (administrativos, informacional, investigativo y cultural)…”. • Por último, el archivo se define como el “…local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos”.INTRODUCCIÓNHeredia (2007),  ¿Qué es un archivo?“…el Archivo como institución dentro de cualquier organización ha dejado de ser un lujo innecesario para convertirse en una unidad de gestión orientada a la calidad, lo cual está obligando a los archiveros a crear manuales de procedimientos para incorporarlos al manual de calidad de la organización…”.INTRODUCCIÓNLey Orgánica de la Administración Pública Central venezolana (2001).Artículo 140.-“Órgano que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público…”OBJETIVOAnalizar la producción documental registradas en el inventario realizado al Archivo Central del Ministerio del Poder Popular Para el Proceso Social de Trabajo (MPPPST), con la finalidad de contar con un instrumento que permitiera almacenar, resguardar y recuperar la información proveniente de las oficinas creadoras del documento.MATERIALES Y MÉTODOS• El estudio se realizó en el Archivo Central (AC)adscrito al Centro de Documentación yBiblioteca del MPPPST.• La variable estudiada consistió en laproducción documental archivística del AC.• Se utilizaron métodos y análisis numéricos yestadísticos.• La población estudiada corresponde a los 11.530 registros de la documentación del AC, la cual comprende varios años.• Se realizó un muestreo estadístico longitudinal al 60,47% (6.973) de los registros desde el año 2000 hasta 2009.• Se seleccionaron cuatro oficinas estratégicas con diferentes series documentales para la representación de la muestra.MATERIALES Y MÉTODOS•Para la técnica de recolección de datos se revisaron los documentos recibidos por las oficinas creadoras los cuales se resguardan en el AC.• Se diseñó un primer instrumento a través del cual se iban registrando de forma manuscrita las series documentales.MATERIALES Y MÉTODOSPara la transcripción de los datos y la recuperación de información, se diseñó un segundo instrumento en hoja cálculo Excel de Microsoft Office 2003. Los campos creados fueron los siguientes :- Nombre de la oficina creadora.- Registro de título de la serie documental.MATERIALES Y MÉTODOS- Años- Soporte donde están organizados los documentos:- Documentos sin carpetas.- Cantidad de carpetas.- Cantidad de soneker.MATERIALES Y MÉTODOS- N° de caja asignado para recuperar el       documento.- Fecha de registro.- Observaciones.• Se procedió a la tabulación de los resultados con el fin de analizar el crecimiento y productividad de la colección documental archivística. MATERIALES Y MÉTODOSEn el Ministerio se producen y reciben para alimentar sus archivos documentos tales como memoria y cuenta, planes de trabajo, convenciones colectivas, seguridad laboral, informes de gestión, contratos colectivos, memoranda, oficios, expedientes de personal, expedientes jurídicos, proyectos, informes estadísticos, reconocimientos, condecoraciones, actas, dictámenes, puntos de cuenta, presupuesto, discursos, procedimientos administrativos, expedientes de interés laboral en defensa de los trabajadores, resoluciones, entre otros. RESULTADOSRESULTADOSResultadosPrimer borrador  del inventario.RESULTADOSFECHA DE CREACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALESOficina Creadoras del documento 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009Total %Dirección General del Despacho 58 4 138 83 27 138 1 16 465 6,7Procuraduría Nacional de Trabajadores 800 800 800 800 2037 5.237 75,1Consultoría Jurídica 166 46 38 250 3,6Viceministerio del Trabajo 60 47 53 91 97 68 38 567 1.021 14,6Total 226 151 57 1067 980 895 976 1 583 2037 6.973 100% 3,2 2,2 0,8 15,3 14,1 12,8 14,0 0,0 8,4 29,2 100RESULTADOSEn la muestra seleccionada para evaluar la producción documental archivística del MPPPST durante el período 2000-2009, se puede observar que el 75,1% de los documentos son provenientes de la Oficina de Procuraduría Nacional de Trabajadores y las series documentales abordadas corresponden estudios de casos; un 14,6% de la documentación proviene del Viceministerio del Trabajo; el 6,7% de la Dirección General del Despacho y un 3,6% de Consultoría Jurídica.Fuente propia, 2016RESULTADOSEn cuanto a los años de creación de los documentos, se puede observar que el 29,2% de los mismos se produjeron en 2009; un 15,3% en 2003; el 14,1% durante el año 2004; el 14% en el 2006; un 12,8% en 2005; el 8,4% en 2008; 3,2% en 2002; el 2,2% en 2001 y un o,8% en el año 2002.Fuente propia, 201658 4138 83 271381 16800 800 800 800203716647 3860 53 91 97 68 385672000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009Producción archivísta 2000-2009Dirección General del Despacho Procuraduria Nacional de Trabajadores Consultoría Jurídica Viceministerio del TrabajoCONCLUSIONESLa experiencia de recuperación de información en el Archivo Central del MPPPST, no se queda como un simple trabajo técnico, todo lo contrario, el hecho de manipular los documentos, revisar su contenido informativo y recuperar información de fuentes archivísticas, ha despertado el interés en aportar conocimientos al estudio de la archivometría.El cuerpo teórico se fundamentará con el estudio de la cienciometría, estudios e indicadores métricos. Profundizando sobre los autores que han definido o hacen mención del término archivometría en el campo de la ciencia de la información (Salvador Gorbea-Portal, 2013; Javier Oswaldo Moreno, 2014), entre otros autores que hacen mención del término citando a Gorbea-Portal). CONCLUSIONESCONCLUSIONESLos indicadores a considerar para evaluar los estudios métricos archivísticos son los siguientes:• El uso y tipo de la información.• Número de citas de documentos archivísticos en la investigación científica.• Productividad de las series documentales de las oficinas creadoras.• Productividad de los creadores del documento.• Productividad entre el número de casos emitidos entre el número de casos resueltos.• Productividad de documentos generados por el nivel que representa la oficina creadora en comparación con la situación política del momento, entre otros indicadores.CONCLUSIONES“Si tuviera que cambiar de profesión me haría Archivólogo e impulsaría el desarrollo de la bibliotecología, porque ambas trabajan con información, por eso que viva la ciencia de la información” Prof. José López. 17-05-2014. 

Experiencia de recuperación de información en el Archivo Central del Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social de Trabajo

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