The HSUS promotes its blueprint for succes

Kejser, Ulla Bøgvad

Bevaringsinstitutioner, som arkiver, biblioteker og museer, har en lang tradition for at reproducere deres samlinger med henblik på at understøtte tilgængeliggørelse og bevaring af information. Formålet med bevaringsdrevet kopiering er at sikre og beskytte værdifuld information, der er truet af nedbrydning, slitage, tyveri, brand eller andre risici. Denne ph.d.‐afhandling har undersøgt, hvordan bevaringsinstitutioner kan evaluere omkostninger og nytteværdier ved to forskellige strategier for bevaring af digitale kopier (billeder). De strategier, der er evalueret, er bevaring af billederne i et digitalt arkivsystem, og udprintning af billedfilerne på mikrofilm og bevaring af filmene i et filmarkiv. For at tilvejebringe data til at analysere omkostninger og nytteværdier af de to bevaringsstrategier, blev et case studie designet, hvor nedbrydningstruede negativsamlinger blev kopieret (digitaliseret) og kopiernebevaret i hhv. digital og analog form. I den forbindelse blev krav til billedkvalitet af bevaringskopier og deres metadata undersøgt, og der blev etableret specifikationer for digitaliseringsprocessen baseret på standarder, erfaringer (best practice) og test. Ligeledes blev krav til bevaringssystemer undersøgt, herunder kvalitetskrav ved udprintning af filer på mikrofilm, samt krav til billedformater og komprimeringsalgoritmer. Endelig blev de billedkvalitetsparametre, der influerer på de langsigtede bevaringsomkostninger identificeret. Omkostningsmodellen ’LIFE Costing Model’ blev brugt til at analysere omkostningsdata fra case studiet. På den baggrund blev det konkluderet, at modellen er egnet til beregning af udgifter til fremstilling ogbevaring af både digitale kopier og kopier på mikrofilm men, at den også har en række mangler både hvad angår terminologi og struktur: Den følger således ikke konsekvent arkivstandarden ‘OAIS Reference Model’, og bygger ikke på eksplicitte regnskabsprincipper. Desuden er detaljeringsgraden af det stadie af omkostningsmodellen som hedder ‘Bit Stream Preservation’ (bitbevaring) ikke tilstrækkelig til, at man kan udtrykke omkostningernes afhængighed af fx data volumen og bitsikkerhedsniveau. Endelig er den del af modellen, der beregner omkostningerne til logisk bevaring, kun blevet testet på et mindre sæt omkostningsdata og det er derfor vanskeligt at vurdere modellens nøjagtighed og præcision. I samarbejde med et sideløbende projekt, hvis formål var at kortlægge omkostningerne for bevaring af den nationale digitale kulturarv, er der udviklet en aktivitetsbaseret omkostningsmodel CMDP (Cost Model for Digital Preservation) for digital bevaring, som inkluderer de samlede livscyklusomkostninger. Omkostningsmodellen er struktureret i forhold til OAIS modellens funktioner, som nedbrydes i et hierarki af omkostningskritiske aktiviteter og målbare komponenter. Indtil videre er modellen kun operationaliseret (udtrykt i formler i et regneark), i forhold til aktiviteter, der vedrører bevaringsplanlægning og migrering. Omkostningsmodellen er blevet testet på omkostningsdata fra to større migreringsprojekter og efterfølgende justeret i overensstemmelse hermed. På baggrund af disse tests konkluderes det, at modellen giver et godt grundlag for beregning af omkostninger for bevaringsplanlægning og migrering, og at modellen vil kunne udvides til at dække de øvrige områder af OAIS modellen. Der mangler stadig en vurdering af modellens nøjagtighed og præcision, som vil kræve yderligere test i forhold til faktiske omkostningsdata. Endvidere skal modellen gøres mere fleksibel, så den kan håndtere forskellig grad af overensstemmelse med bevaringskrav og modellens evne til at estimere fremtidige omkostninger skal styrkes, herunder særligt dens evne til at afspejle betydningen af migreringskompleksitet og ‐hyppighed.Arbejdet med at udforme en omkostningsmodel understregede behovet for at beskrive de antagelser omkostningsmodeller bygger på systematisk, herunder fx antagelser vedr. kvaliteten eller nytteværdien af bevaringssystemet. I relation hertil er der gennemført en analyse af krav til et bitbevaringssystem, som beskriver, hvordan institutioner, der følger OAIS standarden kan etablere en service model for et fællesbitmagasin og tilbyde differentierede tjenester for bit integritet (sikkerhed), fortrolighed og tilgængelighed. Desuden er der gennemført en undersøgelse af forskellige metoders egnethed til at vurdere omkostninger og nytteværdi af forskellige bevaringsstrategier og til at understøtte beslutningsprocessen. Samlet set har ph.d. projektet skitseret en ramme for hvordan man kan vurdere omkostninger ognytteværdi bevaringsstrategier, som kan understøtte beslutningsprocessen i bevaringsinstitutioner og dermed resultere i en mere effektiv og hensigtsmæssig udnyttelse af ressourcer. Projektet har vist at valget af bevaringsstrategi afhænger af institutionernes (brugernes) specifikke krav til hvad bevaringskopierne skal anvendes til. Ph.d. afhandlingen lægger ud med en introduktion til bevaringsdrevet kopiering af kulturarvsmaterialer. Herefter beskrives projektets formål og de forskellige dele af projektet. Dernæst sammenfatter afhandlingen de artikler og tekniske rapporter, som den er baseret på, og relaterer dem til den gennemførte forskning. Afhandlingen afsluttes med en samlet konklusion og en perspektivering.Cultural heritage institutions, such as archives, libraries and museums, have a tradition of copying their collections to enhance access and support preservation. The general aim of preservation driven copying is to secure or protect valuable information threatened by deterioration, handling, theft, fire and other risks. In this PhD thesis it is examined how one may evaluate the long‐term costs and benefits to culturalheritage institutions of different preservation strategies for digital copies. The investigated alternatives are preserving the copies in a digital repository, and printing the files out on microfilm and preserving them in a non‐digital repository. In order to obtain empirical data and to understand the decisive cost factors in preservation copying, a case study was set up in which degrading sheet‐film negatives were digitised. Requirements for image quality and metadata were investigated and specifications based on best practice and testing established. Also, the image quality parameters, which influence the long term preservation costs, were identified. Inaddition, the suitability for preservation of different image file formats and compression algorithms was evaluated and requirements for printing out digital files on film determined. The LIFE Costing Model was used to analyse cost data from the case study and it was concluded that the model is suitable for calculating expenses of production and preservation of digital copies as well as film copies. However, several shortcomings of the model were also revealed: First of all, the LIFE Costing Modeldoes not always comply with the OAIS Reference Model, and it does not provide operational accounting principles. Moreover, the level of detail of the Bit Stream Preservation stage in the LIFE Costing Model is not sufficient to allow for consistent capturing of dependencies on e.g. volume and bit security. Finally, that part of the model, which estimates the cost of functional preservation, has not been verified on alarger set of empirical cost data. In co‐operation with another project aiming to cost preservation of digital materials held by national cultural heritage institutions in Denmark, a study was undertaken to provide a generic cost model for digital preservation. The outcome of the study is an activity based cost model, which accounts for full economic costs. It is structured around the functional descriptions in the OAIS Reference Model. The cost model divides the OAIS functions in a hierarchy of cost critical activities and measurable components, which are implemented as formulas in a spreadsheet. So far the model has only been completed for activities relating to preservation planning and digital migrations. The model has been tested on cost data from actual migration projects and adjusted accordingly. Overall the study found that the suggested model provides a sound basis for costing digital migrations and that the model can be extended to cover the other functional areas within digital preservation. However, assessment of the model’s accuracy and precision remains outstanding issues and will require more testing against real‐time cost data. Furthermore, the model will need to be more flexible to allow for handling various degrees of compliance with preservation requirements. Finally, it was also evident that more work is required to strengthen the model’s ability to estimate future costs, especially in relation to migration complexity and frequency. The work to design a cost model highlighted the need for documenting underlying assumptions andobjectives of the model and pointed to the need for a more systematic evaluation of the quality of repositories and the perceived benefits that different preservation strategies may bring. This also relates to a conducted investigation of preservation requirements for a shared bit preservation system, which describes how institutions with OAIS compliant repositories can build a service model for a shared bit repository offering differentiated services for bit integrity (security), confidentiality and accessibility. Furthermore, it relates to an evaluation of different types of cost benefit analysis methods, which has also been executed. Overall the study has outlined a framework for assessment of costs and benefits of preservation strategies, which will hopefully facilitate decision‐making within cultural heritage institutions and thus result in a more efficient and appropriate consumption of resources. The thesis starts with an introduction to preservation copying and positions the subject within theresearch field. It then outlines the project and defines the research aim. Next, the thesis summarises the papers and technical reports on which it is based on and relates the documents to the conducted research. It concludes by assembling the outcome of the research and points to future opportunities

Solving the Pet Overpopulation Problem

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Ministry of Culture Research Portal

Ministry of Culture Research Portal