 会计信息化研究者通常从财务会计与管理会计两个方面探讨信息技术如何为会计带来增值信息,两者固然可以并驾齐驱,但我国会计信息严重失真的现实迫使我们不得不驻足于财务会计的研究,并借助信息技术的科学处理来保证会计信息的真实与可靠。计算机系统"输入是垃圾,输出也是垃圾"的至理名言揭示了会计凭证规范化的重要性,因此,

庄明来

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蘸羹彰珍犯兮订厂髦烹缚房嗽跳麟娜击摊吧洲一翩脚测价妻撰组污州班即孺姗洲缎黯沁做抓那能晰冷冲次淤甲没匆涨件帅井戴攀会计凭证的电子化与规范化 庄明来薰毅姗 !会计信息化研究者通常从财务会计与管理会计两个方面探讨信息技术如何为会计带来增值信息 两者固然可 以并驾齐驱∀但我 国会计信息严重失真的现实迫使我们不得不驻足于财务会计的研究,并借助信息技术的科学处理来保证会计信息的真实与可靠。计算机系统“输入是垃圾,输出也是垃圾”的至理名言揭示了会计凭证规范化的重要性∀因此 总结# ∃ 多年来我国会计核算软件输入 口的规定与不足,进一步探讨原始凭证与记账凭证的完全电子化,并促使规范化控制有效地嵌入会计软件之中∀就显得十分必要。一、电算化会计凭证的相关规定及存在的不足% & ∋ & 年财政部发布了 《会计核算软件管理的几项规定(试行 ! !,对凭证输入提出三条要求。随着电算化的纵深发展 财政部于 % & & ) 年发布了第 #∗ 号文件,包括 《会计 电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》和 《会计核算软件基本功能规范》等 + 个文件∀这些文件从会计核算软件的评审,计算机替代手工记账的条件 会计数据的输入、处理、输出以及安全保密等方面对会计核算软件开发与应用作了较为全面的规定。《会计核算软件基本功能规范 !( 以下简称 《功能规范!根据计算机的特定工作环境对记账凭证和原始凭证的输入作了详细的规定。在软件应具备初始化功能的规定中∀要求必须定义 自动转账凭证,输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度。在拒绝接受错误输入方面 《功能规范》要求对凭证的类别与编号的出错』对借方、贷方科目编号与名称不相符,对借方、贷方金额不平衡,以及对机内原始凭证与记账凭证的不一致等情况,软件应当拒绝接受。而针对出错的修改∀《功能规范》则规定输入机内记账凭证一经审核后软件不能提供修改功能 并要求软件应当分别提供对输入、审核与修改功能的使用权限设置控制。当发现已审核或登账的记账凭证有误时,应当采用红字冲销法或者补充登记法进行更正∀不能采用不留痕迹的修改。同时 在原始凭证正确性控制方面 《功能规范》对其项 目的齐全性,与记账凭证一致性审核,以及其修改应符合的条件等也作了较为详细的规定。可 以说,上述一系列规定从制度上保证了会计凭证输 入的正确性,进而保证了会计核算软件的开发质量。但是也应 当看到,上述规定过分强调人对会计凭证的控制,甚至连 自动生成的记账凭证也要求会计人员对其加 以审核 这种将控制薰交由会计人员而非交由软件来完成的做法 明显说明当时制度对会计的第一次确认与计量偏重于人的控制。美国− . / .报告的重要前提之一便是在全社会统一财务软件。但我国地域广阔∀企业经营千差万别 情况错综复杂∀这决定了我国在短期内难以在全社会推行统一财务软件。继中国软件行业协会财务及企业管理软件分会于 % & &∋ 年 ∋月发布 《财务软件数据接口标准 &∋ 一 ∃ ∃% 号!0 之后 # ∃ ∃ 1 年 % 月由国家质量监督检验检疫总局和国家标准委批准发布实施的( 信息技术会计核算软件数据接 口》国家标准,对记账凭证的数据元素 (数据项 !加 以规范∀进一步保证了会计凭证接 口的标准性。但如何使这一文件得以很好地贯彻实施,仍然存在一些问题。随着企业资源计划 (23 4! 的深入应用∀(企业资源规划系统 《〔3 4! 规范!( 以下简称《23 4规范 ! 基本框架于 #∃ ∃ + 年 %∃月 % 日开始实施∀尽管它并不具有强制性,仅作为国家推荐标准 但其出台对 当前我国的〔34 软件的开发与应用具有很强的指导意义。尤其是 《〔日4规范》专门设置的“自动分录”功能模块 第一次 以功能模块的形式 出现在一个规范框架之中。在其“5∀%∋ 自动分录‘’的基础设置一节中 列举了可生成原始凭证的单据类型和生成记账凭证的科目设置 的种类∀同时∀对记账凭证生成方式、审核和出错修改都作了不同程度的规定。值得一提的是,在“5∀%∋ 自动分录’‘部分中,该规范还对凭证的稽核管理提出了 + 种控制6一是’ ‘可1 5 财务乌会 练合版 #∃5%。财会信息化一 !  “ 吕∀“# ∃  飞 % 婀珍&令讨∋馨纂(由会计凭证反向追查各项文易单号资料’‘ &二是“对于已自动开立凭证的变动单据予以记录,避免重复生成凭证‘’)三是”生成凭证后 原始单据将无法修改 避免凭证与来源单据资料不一致” 。以上 ∗ 种控制使记账凭证 自动生成进一步规范。虽然 我国现有的制度与规范在一定程度上保证了会计凭证输入与自动生成的可靠性,但其对记账凭证填制与自动生成仍然立足于人工完成,没有从根本上摆脱手工会计模式的案臼。笔者认为,由财政部专门出台一个关于会计凭证规范输入的制度+对会计凭证批控制、校验控制、输入错误更正、记账凭证的自动生成的范围与种类加以详细规定,实属当务之急。二、原始凭证数据电子化及其输入 口控制保证会计凭证输入数据质量主要从三个方面着手&一是尽可能实现原始凭证电子化)二是利用信息技术规范记账凭证输入&三是对登账前机内原始凭证与记账凭证的审查。当前+会计部门对记账凭证的输 出仍然采用纸介质与电子介质并行的做法。相应地 记账凭证就有电子和纸质两套相一致的会计数据。但原始凭证却并非如此,尽管 目前有部分原始凭证可通过条形码等方式录入并存储于机内,但大部分仍然 以纸介质的方式存在 这不仅仅是给会计档案的保管带来了诸多的麻烦,更重要的是由于纸质原始凭证游离于机外而使系统的记账凭证与原始凭证之间的监控难达高效。解决的办法当然是尽早 实现原始凭证全部电子化。笔者认为,运用影像与扫描技术使原始凭证电子化,是一个切实可行的做法。原始凭证的影像实时处理具体做法是 首先设置录入平台,根据业务, 的大小 综合采用中高速扫描仪、平板扫描仪、摄像等多种方式+将经过审核的纸质原始凭证存入机 内。当前纸质原始凭证不外乎两种形式,一种是由打印机直接打印输出 另一种是由手写填列。对于第一种,可 以通过扫描方式将凭证扫描并经过机内审核后存储于机内原始凭证库文件之中。而对于后一种形式 也即手写填列的凭证了由于手书笔迹难以正确地为计算机所识别 可采用摄像方式将每张原始凭证拍摄并存入专用的目录文件之中。但采用这种拍摄方式不利于记账凭证的自动生成,它毕竟只是一种权宜之计,如果这类手书的凭证不是太多 也可以直接 由会计人员通过键盘方式将其输入并在机内审核之后存入原始凭证库文件之中。总之,尽可能将纸质原始凭证通过扫描或键盘输入方式存入机内原始凭证库文件,为记账凭证的自动生成提供直接的依据。另外+为了随时检查记账凭证与原始凭证的对应 关系 检查原始凭证的顺序编号与分类编号是否连续,以及是否存在重复录入等情况 有必要对录入对象设计一个−或多个 .目录文件 分别设置记账凭证的对应号码、原始凭证的顺序编号、分类编号、凭证名称 以及审核人的签章等字段。特别提及的是,应当为原始凭证预先设计编号。通过该编号可 以准确地说明凭证的使用情况 并能够提供一个通过会计记录对业务进行追踪的审核踪迹。使用时,将原始凭证编号事先分发给使用者并令其按顺序使用 同时,为原始凭证编号建立一个摘要说 明库 对各原始凭证的经济业务作一个记录 简单加以说明,这种目录式的记录与业务说明相对应的做法,能够保证原始凭证的安全与完整。而在原始凭证的保管方面,必须注意在任何时候 对原始凭证的使用都应只限于那些经授权的人员,并对原始凭证库文件通过加锁方式进一步保护,以保证原始凭证不受非法操作。逐步放弃纸质存放而尽可能将会计凭证存储于机内 是今后会计信息化的努力方向。基于这一设想,先进行原始凭证的扫描 −或影像 .处理、后进行记账凭证的填制的顺序不可颠倒。当原始凭证经过影像处理或扫描审核后,记账凭证的输入员可直接据以在机上填制记账凭证,这一做法可以保证机内原始凭证与记账凭证的一致性。同时 也 为今后会计凭证的无纸化操作手了卞基础。随着电子商务的快速发展 原始凭证的全部无纸化不难实现,进而为智能软件自动对各种会计业务加以识别并生成记账凭证创造条件。从长远来看,交易集中控制是财务会计信息的可靠性与相关性的保证 而 目前的凭证集中与报表集中将逐步为交易集中所替代。交易集中控制 旨在使物流、资金流和信息流“三流合一’‘的基础上达到对会计信息的控制与使用。各种业务与财务一体化的流程+凸显交易集中控制的作用。在此,记录文易的原始凭证的电子化是文易集中控制的前提条件,离开了原始凭证的电子化 文易集中控制也就无从谈起了。三、记账凭证规范化的基本思路在会计信息系统中,作为会计信息雏形的账户记录 是企业会计报告的信息源。而这一信息源又首先必须以记账凭证作为其载体 正是账户与记账凭证的这种密不可分的依存关系,决定了记账凭证的不可替代性。至今,无论是手工会计还是 电算化会计+无论是国产软件还是外国软件,都十分重视记账凭证的填制、录入、机内审核和自动生成。在信息化条件下,记账凭证有手工填制与软件自动生成两种方式。一般地说+借助应用程序 自动生成的记账凭证越多+数据源的可靠性就越强。换句话说,在软件质量得到保证的前提下人为填制的记账凭证远不如软件自动生成来得可靠。正 因为如此,记账凭证 自动生成一直是国内外软件开发商提高软件质量的切入点。/ 。。0 1 。·财务与会计·综合版 2 3蘸粼肴+冬含讨 财 口 ,  %常用凭证的设置对正确形成记账凭证至关重要,它根据对企业经常发生的经济业务加以分析 在系统中存入这些常用凭证的借方、贷方科 目 一旦通过某种标识 −例如输入标准摘要等 . 系统便将该对应凭证的借贷方科 目显示在屏幕上 并由输入员将金额等其他数据予以输入,这一做法虽然只确认相应的会计要素而将计量 留给会计人员确定,但对规范记账凭证起 了积极的作用。尽可能多地由软件自动生成记账凭证 固然是我们努力的方向,但它毕竟不能一跳而就。当务之急 应当注重对手工填制凭证的正确性进行控制。在一张记账凭证之中 最重要的莫过于借贷科 目及其金额的确定。会计科 目固然有级别之分 但其一级科 目因其直接影响会计要素而处最重要地位。有鉴于此 我 国一些商品化会计核算软件从其问世开始,便根据一级科 目的对应关系设置 了“非法对应科 目“的控制,例如会计人员填制了一张“借累计折旧 贷坏账准备”的错误凭证+如果使这一非法对应科 目的凭证进入机内记账凭证库文件,所生成的会计报表必然失实。因此,应 当将那些非法对应关系的会计分录拒之门外。我们可以根据当前国家会计制度所公布的一级科 目,逐一查找每一科目与其他所有一级科 目的非法对应关系+并将该确定结果存放于非法对应科目文件之中。鉴于会计科目有相对稳定性的特点,笔者认为,将确认后的非法对应科 目表列入 《45尸规范. 或 −会计核算软件基本功能规范》等文件之中+能够从制度上保证这一控制的有效实施。记账凭证的借贷方金额的自动生成也应当列入我们的研究范围。对于收款和付款两大类型的记账凭证而言,其借贷金额一般可直接根据其收、付金额加 以确定,而对于月末结账凭证 诸如损益结转、计提折旧、工资结算与分配等,一般也可以通过公欲定义的方式直接将计算结果填入记账凭证的借贷金额栏之 中。在一个企业 中,由于各期所发生的经济业务内容大同小异,故许多常用记账凭证 的借贷金额经过分析之后完全有可能按‘’常用凭证‘’方式令其自动生成。更进一步地说 如果能够专门开发通用的数据输入模块,并令其与会计软件相连接,也不失为一种有效的控制手段与方 法。国外 已 经有不少公 司使用 通用数据输入 系统−%6  6 『! ∋ 7 6 8 8 ! ,!  9 ∃ , : 丫: ,6 ; < = >: . 即通过通用的程序对公司中所有交易处理系统的数据输入进行集中管理。它的优点是&首先 它通过设置公共系统来处理所有的数据检验 进而使控制得到加强&其次,这种通用数据输入系统能够确保每一个会计信息系统 −∀∋ :. 在数据校验时使用一致的标准。由于每一个 ∀> ? 应用程序在数据校验方面要求有很高程度的共通性,因此这种通用系统不需要 为每一个新的交易处理重复创建冗余的例行程序。总之,会计信息化的规范化程度不高可能导致会计信息的低质量+为此,戮们应当在逐步实现原始凭证电子化的同时 集中精力研究记账凭证的自动生成、输入控制等规范化问题 只 有如此,会计信息质量才可能在复杂的网络化、无纸化环境下具有较高的可靠性和相关性。蘸−作者单位&厦 门大 学会计 系.责任编拜 张玉伟气攀鑫接羹鬓璐誉姗第缝雏擞灌增蟾藻噜叭嚎壤雀渭簇熊群∀ 建势魏如何加强产品设计过程中的成本管理桑玉梅黝茹7徐淤或线拭姗或撼碑拼价翔万凝留姗络坎服准摇报犯谈批粉邵从班娜敏抓珊嫩朴耽雍鹅排浙魏渐澎豁姆搏推淤扮溅翻叭秘徽资戮致洲署毓磁轰菇赫赢髓、、、、淞、、、‘娜那姗崇旁洲熊 望黑舞墓麟 器翁器康毒摊舞毒雏蔑深撇熊窦蕊雌葵姗戮魏粉 摊居能翻 韶 魏湘维 摊篇珊弱黑漆嵌挑甚能瀚屠岁魏翔雄段兴非 澎撰专汤锻娜举器能 国跟麟餐崔娜麟翻滋泰裁会蕊滋滋创滚撇遐婆能鲜1 ∋ 财务与会计∀综合版∀#。。5 %。

会计凭证的电子化与规范化

http://dspace.xmu.edu.cn/bitstream/handle/2288/138272/%e4%bc%9a%e8%ae%a1%e5%87%ad%e8%af%81%e7%9a%84%e7%94%b5%e5%ad%90%e5%8c%96%e4%b8%8e%e8%a7%84%e8%8c%83%e5%8c%96.pdf?sequence=1&isAllowed=y

会计凭证的电子化与规范化

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