This article describe an experience of Centre for Scientific Documentation and Information (PDII LIPI) on handling their archives, documents, or books, toward flood disaster. Some methodes for example air drying, fan, vacuum drying and vacuum freeze dry chamber, has been used. A total of document consists of archives, books, has been restored through these avtivities. Fumigation is one of the process which should be done carefully, because there are many dangerous microorganism could attack those restrored documents

Triyono, Triyono

BACA JURNAL DOKUMENTASI DAN INFORMASI

English

BACA: JURNAL DOKUMENTASI DAN INFORMASI

14 BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)PENYELAMATAN DOKUMEN LIPIPASCABENCANA BANJIR TAHUN 2007TriyonoABSTRAKThis article describe an experience of Centre for Scientific Documentation and Information (PDII-LIPI) on handling their archives, documents, or books, toward flood disaster. Some methodes forexample air drying, fan, vacuum drying  and vacuum freeze dry chamber, has been used. A totalof document consists of  archives, books,  has been  restored through these avtivities. Fumigationis one of the process which  should be done carefully, because there are many dangerous micro-organism could attack those restrored documents.Keywords: Assets, Document Preservation, FloodsPENDAHULUANLATAR BELAKANGAkhir-akhir ini, di Indonesia seringterjadi bencana alam, seperti gempabumi, banjir, tsunami, gunung meletus,dan kebakaran.  Hal ini terkait langsungdengan isu global yang belakangan inimakin marak dibicarakan olehmasyarakat dunia, yaitu global warm-ing. Bencana ini dapat dikategorikanmenjadi dua jenis, yaitu bencana alamdan bencana yang disebabkan olehmanusia.  Bencana alam tidak dapatdihindari, tetapi dapat diminimalkandampaknya, sedangkan bencana yangdisebabkan oleh manusia penyebabnyadapat dihindarkan.Bencana banjir utamanya disebabkankeadaan geografis dan buruknya sistemdrainase serta kurangnya kesadaranmasyarakat terhadap kelestarianlingkungan. Tentunya, bencana banjirmengakibatkan berbagai kerugiankarena merusak aset dan infrastruktur.Kantor Lembaga Ilmu Pengetahuan In-donesia (LIPI) yang terletak di Jl. GatotSubroto Kav. 10, Jakarta Selatan, rawanakan bencana banjir karena dilintasialiran sungai Krukut yang berhulu didaerah Bogor dan bermuara di telukJakarta. Oleh karena itu, jika terjadicurah hujan yang lebat di daerah Bogor,wilayah Gatot subroto akan berisikoterkena bencana banjir. Apalagi GedungPusat Dokumentasi dan InformasiIlmiah (PDII) yang terletak lebih rendahdibandingkan dengan gedung-gedungsekitarnya sehingga sulit menghindaribencana banjir.15BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)Sejak dibangun pada tahun 1965,Gedung PDII sudah dua kali mengalamibanjir besar. Banjir pertama terjadi padatanggal 1 Februari 2002, denganketinggian air kurang lebih 1 m, danmerendam peralatan perkantoran yangberada di lantai I, seperti peralatanmesin cetak, AC sentral, panel listrik,dan koleksi perpustakaan. Banjir keduaterjadi pada tanggal 2 Februari 2007.Banjir kedua lebih besar dibandingkandengan banjir pertama denganketinggian air mencapai 2,30 m.Gedung Widya Graha, Gedung WidyaSarwono, dan Gedung Iptekda di lantaiI terkena limpahan banjir. Tentunya,bajir kedua ini menimbulkan kerusakanyang lebih parah dibandingkan denganbanjir pertama. Artikel ini akanmembahas perlakuan dan penyelamatanterhadap dokumen dan arsip pada saatdan setelah banjir dengan mengambilkasus banjir yang terjadi di PDII-LIPIpada Februari 2007.METODE  PENULISANDalam penulisan artikel ini,dikemukakan situasi pada saatterjadinya banjir, kerusakan yangditimbulkan, serta penanganandokumen pascabanjir, termasuk didalamnya fumigasi dokumen.BANJIR PADA TAHUN 2007 DIPDII-LIPIPada tanggal 2 Februari 2007, beberapawilayah di Jakarta digenangi air karenasejak  malam hari, kota Jakarta dansekitarnya diguyur hujan deras.Beberapa karyawan PDII-LIPI bahkantidak bisa datang ke kantor karenakompleks rumahnya atau jalananmenuju ke kantor tergenang luapan  airhujan. Namun, tidak sedikit jugakaryawan yang tetap berusaha sampaike kantor.Gambar 1.  Kondisi PDII ketika Banjir2 Februari 200716 BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)Sesampainya di PDII, gedung PDIIsudah sejak malam digenangi air hujandengan ketinggian air kurang lebih satumeter pada pagi hari. Para karyawanhanya dapat memandangi air yangmengenangi gedung PDII. Luapan airsungai makin meninggi sehinggabeberapa karyawan memilih untukpulang ke rumah masing-masing.Namun, beberapa karyawan bertahanuntuk tetap tinggal di kantor,  berusahauntuk masuk ke Gedung PDII melaluiselasar gedung yang menghubungkanGedung PDII dengan Gedung WidyaGraha dan Widya Sarwono.Para karyawan berusaha  menye-lamatkan  mobil, komputer, dan koleksiperpustakaan yang berada di lantai 1.Pada waktu itu genangan air sudahsetinggi dada dan suasana lantai 1 gelapakibat tidak ada penerangan  listrik.Para karyawan berusaha memindahkankoleksi jurnal ilmiah dan terbitan lainyang ada di ruang percetakan lantai 1dengan meng-gunakan peneranganlilin. Namun, tidak semua dokumendapat dipindahkan ke lantai 2 karenaketerbatasan tenaga.  Pada hariberikutnya, banjir semakin tinggikarena hujan masih terus turunsehingga ketinggian air mencapai 2,30m dan merendam lantai 1 GedungWidya Graha, Widya Sarwono, danGedung IptekdaKERUSAKAN AKIBAT BANJIRKerugian akibat banjir tersebut sangatbesar karena semua dokumen pentingdan peralatan perkantoran yang beradadi lantai 1 terendam air. Kerusakan yangterjadi meliputi dokumen-dokumenberikut ini.1. Dokumen LIPI yang terendam airmeliputi arsip dari  4  Kedeputiandan Sektama yang berada  diruang record center  lantai 1,Gedung Widya Graha, dan Sar-wono.2. Dokumen Riset UnggulanTerpadu dan dokumen Iptekdaberupa laporan penelitian yangberada di lantai 1 GedungIptekda.3. Dokumen Pusat  Inovasi meliputikertas kerja, koleksi, dan arsipyang berada di lantai 1 GedungWidya Sarwono.4. Dokumen Koperasi dan tokokoperasi LIPI di lantai 1 GedungWidya Sarwono.5. Perpustakaan Pusat StudiSumberdaya Regional  di lantai1 Gedung Widya Graha.17BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)6. Perpustakaan Pusat Analisa IlmuPengetahuan dan Teknologi dilantai 1 Gedung Widya Graha.7. Dokumen AIPI (Akademi IlmuPengetahuan Indonesia) di lantai1 Gedung PDII-LIPI.8. Dokumen Koperasi KreativitaInformatika di lantai 1 GedungPDII-LIPI.9. Koleksi Perpustakaan PDII-LIPIyang sedang dijilid di lantai 1Gedung PDII-LIPI.10. Dokumen proyek Gedung PDII-LIPI yang ada di lantai 1.11. Ruang Seminar, ruang AC sen-tral, gudang yang ada di lantai 1.Gambar 2. Kerusakan di Ruang Penyimpanan Arsip Gedung Widya Sarwono LIPI18 BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)PENYELAMATAN DOKUMEN PADASAAT BANJIRPenyelamatan dokumen langsungdilakukan pada saat terjadinya banjirdengan cara mengerahkan seluruhkaryawan yang masuk kantor untukmemindahkan dokumen dari lantai 1 kelantai 2. Selanjutnya, dokumen-dokumen tersebut dipisahkan menurutkondisi kerusakannya, yaitu dokumendengan kondisi lembap, dokumenbasah sebagian, serta dokumen yangsangat basah dan bercampur lumpur.PENYELAMATAN DOKUMENPASCABANJIRPada hari pertama pascabanjir,dilanjutkan proses pemindahandokumen yang masih tersisa  sertaperalatan kantor yang ada, darigenangan air atau lumpur, ke tempatyang lebih aman, yaitu di lantai 2.Gambar 3. Kegiatan Identifikasi KerusakanDokumen dipilah-pilah sesuai dengankondisi kerusakannya lalu segeraditangani karena apabila terlambat,dikawatirkan akan tumbuh jamur.Jamur dapat cepat tumbuh dalam kurunwaktu 48 jam setelah terkena air.Dokumen yang lembap dikeringkandengan menjemur di alam  terbukasecara alamiah dan diangin-anginkandengan menggunakan kipas angin sertahairdryer.Saat itu, Kepala PDII, Ibu Jusni Djatin,berusaha keras agar dokumen-dokumenpascabanjir dapat diselamatkan, denganmencari bantuan ke instansi yangmempunyai kompetensi menanganidokumen pascabanjir, yaitu ArsipNasional Republik Indonesia danPerpustakaan Nasional. Kedua instansitersebut telah berpengalaman dalammenangani dokumen pascabanjir,19BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)seperti tsunami di Aceh dan gempa diNias. Selain itu, Ibu Djusni jugameminta bantuan seorang narasumberdari JICA, Jepang, yaitu Mr. Sakamoto,yang telah berpengalaman menanganidokumen pascatsunami di Aceh dalammenyelamatkan dokumen sertifikattanah yang terendam air dan lumpur.METODE PENYELAMATAN DOKUMENPENGERINGAN DENGAN KERINGANGIN (AIR DRYING)Penanganan dokumen pascabanjirdilakukan sesuai dengan tingkatkerusakan  dokumen, yaitu: dokumenyang lembap, dokumen basah, sertadokumen yang sangat basah dan kotor.1. Dokumen  yang LembapDokumen yang lembap  diangin-anginkan  dengan cara menem-patkan dokumen di ruang terbukayang luas dengan sirkulasi udarayang baik untuk mempercepatpengeringan.  Dokumen disusunsecara vertikal atau digantungdengan tali, dan dibantu dengankipas angin sampai benar-benarkering.Gambar 4. Kering Angin Dokumen Lembab2. Dokumen  yang BasahUntuk mengurangi kadar airdilakukan dengan menaruh kertaspenghisap air di sela-selahalaman dokumen ataumembuka dokumen halamandemi halaman lalu diberipembatas. Menye-lipkan kertaspenyerap air, dimulai dari20 BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)halaman belakang dokumen.Biarkan buku dalam keadaantertutup sampai kertas dapatmenyerap air semaksimalmungkin.  Ganti kertas secarateratur sampai buku benar-benarberada dalam kondisi lembap.Bila buku sudah  berada dalamkondisi lembab, dapat diper-lakukan dengan mengangin-anginkan3. Dokumen Sangat Basah danKotorTempatkan kertas penyerap diatas meja atau lantai tempat bukuakan dikeringkan. Segera gantikertas tersebut bila kertaspenyerap menjadi basah.Letakkan buku dengan bagianluar berada pada bagian tepimeja.  Secara perlahan, tekanbuku dari bagian punggung kearah bagian luar buku. Air akanGambar 5. Perbaikan Kecilkeluar dan mengalir ke bawah.Kemudian, buka lembaran buku.Selipkan kertas handuk (papertowel) pada setiap ketebalan 20-25  halaman.  Gantilah jika kertashanduk sudah basah. Apabilasampul buku sangat basah danhampir copot dari buku, copotlahdan pisahkan dari buku. Bukuyang sudah rusak tersebut dapatdijilid kembali. Gunakan kipasangin untuk menciptakansirkulasi udara dalam ruanganStandarnya, pengeringan dila-kukan selama 1-7 hari, tergantungkondisi buku. Perlakuan jeniskertas berkilat (coated paper),pisahkan tiap lembarnya dengansebuah stick. Di antara lembarkertas diselipkan kertaspengering sampai lembarannyahampir kering.  Bila dokumenyang harus diselamatkan dalam21BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)jumlah yang sangat banyak,dokumen disterilisasi denganalkohol untuk menjaga agarkadar air yang terkandung didalam dokumen tetap ada.PENGERINGAN VAKUM DAN BEKU(VACUUM FREEZE DRYCHAMBER)Vacuum Freeze Dry Chamber adalahmesin pengering beku hampa udara.Metode pengeringan beku (freeze dry)sudah banyak dikenal oleh masyarakatterutama dalam industri pembuatanmakanan instan. Metode pengeringanbeku hampa udara selain digunakandalam industri makanan juga digunakanuntuk mengeringkan arsip/dokumenyang kotor dan basah karena bencanaFreeze drying menyebabkan air dalamdokumen melewati dari fase bekumenjadi fase uap tanpa melewati fasecair.  Keadaan lembap berubah menjadiuap dan bercampur dengan udara.Udara menyebabkan hilangnyakelembapan.  Vacuum drying biasanyadipahami sebagai perubahan darikondisi beku  menjadi kering karenaproses  penyerapan udara.Vacuum Freeze Dry Chamber saat inimasih sulit diperoleh di Indonesia. Saatpenanganan dokumen pascabanjir,PDII-LIPI mendapatkan bantuan untukmenggunakan mesin pengering bekuhampa udara dari Badan PertanahanNasional (BPN) yang ada di ANRI.  Bilaharus menggunakan alat ini, sebaiknyaberkonsultasi dengan ahli konservasidan lembaga yang memilikinya.Prosedur perlakuan dokumen sebelumdimasukkan ke dalam alat vakumadalah sebagai berikut.Gambar 6a. Pengeringan BekuGambar 6b. Memasukan Dokumen ke Ruang HampaGambar 6c. Mesin Pendingina b c22 BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)1. Dokumen (buku, majalah,laporan penelitian)  yang basahsecepatnya (dalam waktu 48 jam)dibersihkan dan direndam dalamlarutan alkohol 70 % sampai airmeresap di  tiap lembar kertas;2. Angkat buku perlahan danbungkus dengan kertas minyakuntuk menjaga kelembapan;3. Masukkan buku-buku yang sudahdibungkus ke dalam kontainer;4. Buku-buku siap dimasukkan kedalam alat freeze drying untukdibekukan dan dilanjutkandengan vacuum drying.FUMIGASI DOKUMENSetelah buku dikeluarkan dari alatpengering, sebaiknya buku tidak segeradikembalikan ke rak. Simpan dulu bukutersebut dalam suatu ruangan khususdengan kelembapan 35-45 % danterpisah dari ruang koleksi.  Ruanganini harus memiliki ventilasi yang baikdan ber-AC, dengan suhu udara  tidaklebih dari 65 °F.  Di ruangan tersebutdapat  dilakukan pemeriksaan buku-buku apakah ada yang perlu diperbaiki,dijilid kembali, atau mebutuhkanrestorasi. Pemeriksaan secara acakuntuk infeksi jamur dapat jugadilakukan.Gambar 7. Penataan Kembali Dokumen23BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)Dokumen yang setelah selesaidikeringkan perlu difumigasi untukmenjaga dari pertumbuhan jamur danmematikan kutu yang hidup di dalamsela-sela dokumen. Fumigasi  di-lakukan menggunakan postoksin ta-bletsecukupnya yang ditempatkan di dalamsebuah wadah, dan diletakkan di sela-sela rak dokumen/buku. Doku-men-dokumen  sebaiknya di-simpan dalamruangan khusus sekitar 6 bulan sebelumdikembalikan ke ruang koleksi.  Selamawaktu tersebut, suhu dan kelembapanbuku dapat berubah sesuai dengankondisi normal.  Buku-buku dandokumen sebaiknya diperiksa denganhati-hati sebelum dikembalikan ke rak.Rak buku sebaiknya dicuci denganseksama menggunakan desinfektan,termasuk sudut-sudut, bagian dasar, danbagian samping rak.  Jangan pindahkanbuku-buku kembali ke tempatnyasampai rak tersebut kering sempurnadan dibiarkan selama beberapa hari.Selanjutnya buku dapat disusunkembali ke dalam rak.HASIL PENANGANAN DOKUMENPASCABANJIRSetelah dilakukan penanganandokumen menggunakan metode sepertidi atas, dokumen yang berhasildiselamatkan dapat dilihat pada tabel1 berikut ini.Hasil Kegiatan Penanganan Dokumen Pasca Banjir yang Di RestorasiNo. Kegiatan Jenis Dokumen Jumlah 1. Vacuum freeze dry chamber - Majalah - Blue print 389 6 eks set 2. Manual - Koleksi Deputi Jasil - Majalah - Laporan RUT - Buku/cetakan 65 112 98 206 eks jilid judul eks 3. Enkusulasi - Dokumen LIPI 92 Eks 4. Restorasi - Koleksi pusat Inovasi - Koleksi Arsiparis - Arsip 48 21 21 eks eks boks 24 BACA  Vol. 30, No.1, Agustus 2009 (01-72)KESIMPULANBerdasarkan pengalaman PDII dalammenyelamatkan dokumen, arsip, danbuku yang terkena bencana banjir dapatdisimpulkan hal-hal berikut ini.1. Penanganan pada saat terjadibanjir harus dilakukan se-maksimal mungkin, mengingatdokumen, arsip, buku terdiri atasberbagai jenis kertas yangmempunyai karakteristik berbedaterutama sifat ketahanan terhadapair dan lumpur.2. Batas waktu 48 jam harusmenjadi pertimbangan utamamengingat apabila lebih dariwaktu tersebut, dokumen, arsip,buku akan ditumbuhi jamur.3. Setelah proses penangananselesai, buku, dokumen, arsiptidak boleh langsung dimasukkanke ruang koleksi, tetapi diberikanperlakuan fumigasi agar kuman-kuman dan kutu, maupunmikroba lainnya mati.4. Setelah proses fumigasi,dokumen, arsip, buku didiamkanterlebih dahulu selama sekitar 6bulan, di dalam suatu ruanganbersuhu kamar, supaya tercapaikondisi normal sehingga siapuntuk dilayankan.DAFTAR PUSTAKA1.Sakamoto, Isamu. 2005. Pe-nyelamatan Dokumen Per-tanahan Pasca Bencana GempaBumi dan Tsunami di SumateraUtara dan Nangroe AcehDarussalam. Jakarta: JICA.2.Triyono. 2007. Laporan Pe-nerapan Teknologi Restorasiterhadap Dokumen Pasca Banjir.Jakarta, LIPI.

PENYELAMATAN DOKUMEN LIPI PASCABENCANA BANJIR TAHUN 2007

This article describe an experience of Centre for Scientific Documentation and Information (PDII LIPI) on handling their archives, documents, or books, toward flood disaster. Some methodes for example air drying, fan, vacuum drying and vacuum freeze dry chamber, has been used. A total of document consists of archives, books, has been restored through these avtivities. Fumigation is one of the process which should be done carefully, because there are many dangerous microorganism could attack those restrored documents.<br /

PENYELAMATAN DOKUMEN LIPI PASCABENCANA BANJIR TAHUN 2007

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

BACA: JURNAL DOKUMENTASI DAN INFORMASI

Directory of Open Access Journals