This paper  studyies  a methodology for the evaluation of the collection of foreign periodicals purchased by UFRJ, combining quantitative and qualitative methods to suport   definition of parameters for a policy of development of the University's collection.Trata-se do estudo de uma metodologia para a avaliação da coleção de periódicos estrangeiros adquiridos por compra pela UFRJ, combinando métodos quantitativos e qualitativos, para basear a definição de parâmetros para uma política de desenvolvimento do acervo da Universidade

Mello, Paula Maria Abrantes Cotta de

Santos, Maria José Veloso da Costa

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·. , CONTRIBUIÇÃO AO ESTABELECIMENTO DE CRITÉRIOS PARA A POLÍTICA DE COMPRA DE PERIÓDICOS ESTRANGEIROS NA UFRJ 1 INTRODUÇÃO Maria José Veloso da Costa Santos(*) Paula Maria Abrantes Cotta de Mello(**) O Sistema de Bibliotecas e Informação - SIBI, unidade do Forum de Ciência e Cultura da UFRJ, congrega 42 bibliotecas que, a partir de 1984 vêm realizando a aquisição de assinaturas de periódicos estrangeiros de forma centralizada e coordenada pelo Sistema através da Divisão de Processamento Técnico - DPT/SIBI. Tendo em vista que estas bibliotecas detêm os mais relevantes acervos bibliográficos nas áreas de ciência e tecnologia, e que estes acervos vêm crescendo a cada ano em número de títulos e por conseguinte em custos , a importância de um estudo de desenvolvimento de coleções visando um crescimento harmonioso e principalmente a economia de recursos se constituiu em uma preocupação constante da Coordenação do SIBI. A literatura sobre desenvolvimento de coleções é bastante farta e se caracteriza principalmente por trabalhos teóricos sobre a importância de políticas de desenvolvimento de coleções, sem no entanto, oferecer experiências positivas e concretas em instituições do porte da UFRJ, daí a dificuldade em se utilizar uma metodologia já consagrada na literatura. Por outro lado, a avaliação de coleções por meio de estudo dos custos das assinaturas de periódicos e a análise das estatísticas de uso têm sido os métodos mais utilizados no estabelecimento de critérios para políticas de desenvolvimento de acervos, entretanto, -também, apesar de sua importância, não oferecem dados concretos que subsidiem de forma efetiva a política de compra de periódicos para as bibliotecas da UFRJ. Admite-se que uma política explicita de formação e desenvolvimento de acervos na UFRJ é tarefa dificil de ser executada, dada a quantidade de programas de ensino pesquisa e extensão vigentes, onde as demandas de bibliografias variam de área para área e de acordo com o público alvo. (*) Bíbliotecária/Documéntalista - Projeto Memória do Museu Nacional/ UFRJ. (**) Bibliotecária/Documentalista - Diretora da Divisão de Processamento Técnico SIBI/UFRJ. O levantamento de dados sobre o uso da coleção de periódicos vinha sendo realizado, como rotina, em algumas bibliotecas da UFRJ, apenas com fins estatísticos, sem visar um estudo mais aprofundado com a análise destes dados. Em outubro de 1993, PEREZ & RUSSO conceberam uma proposta de metodologia de avaliação de periódicos intitulada "Avaliação dos periódicos estrangeiros adquiridos por compra na UFRJ'' para ser testada como "projeto piloto"em 7 bibliotecas que vinham mantendo as estatísticas de uso da coleção de forma sistematizada. O presente trabalho desenvolveu a proposta de metodologia apresentada por PEREZ & RUSSO, acrescentando dados qualitativos da coleção através do julgamento da adequação dos títulos de periódicos adquiridos por compra aos programas acadêmicos (ensino/pesquisa/extensão) aos dados quantitativos de uso da coleção e disponibilidade em outras bibliotecas da UFRJ e da cidade do Rio de Janeiro, oferecendo desta forma, resultados mais pertinentes aos objetivos propostos. 2. OBJETIVOS O objetivo deste trabalho foi de desenvolver e testar uma metodologia de avaliação da coleção de periódicos estrangeiros adquiridos por compra pela UFRJ, que combinasse métodos quantitativos e qualitativos e que servisse de base para a definição de parâmetros para uma política de desenvolvimento de acervo na Universidade. 3. JUSTIFICATIVA O grande volume de assinaturas de periódicos estrangeiros que atende a comunidade que desenvolve atividades de ensino e pesquisa na UFRJ, exige constantes avaliações. Essas avaliações ocorrem em função das necessidades informacionais dos usuários. Vários estudos de uso dessas coleções tem sido feitos no âmbito da UFRJ, mas não existe uma metodologia definida para ser padronizada e adotada em todas as bibliotecas. Esse trabalho se justifica na medida em que, propondo uma metodologia de avaliações de coleções, contribuirá para a definição de critérios para a política de compra. .... o 4. METODOLOGIA A metodologia adotada para este estudo foi desenvolvida com base na metodologia descrita por Perez&Russo na proposta intitulada "Avaliação dos periódicos estrangeiros adquiridos por compra na UFRI" e realizada em quatro etapas. 4.1 Identificação da Amostra Procurou-se trabalhar com uma amostra de sete bibliotecas que possuíam dados de uso de coleção de periódicos já sistematizados. O montante de títulos de periódicos estrangeiros adquiridos por compra para essas bibliotecas foi de 1606 títulos conforme pode ser observado no quadro 1 a seguir: QUADRO 1 PERIÓDICOS ESTRANGEIROS ADQUIRIDOS POR COMPRA -UFRJ 1994 BIBLIOTECAS Nº de TÍTULOS ' o/e . ccs 744 46,3 COPPEAD 205 12,8 FAU 58 3,6 IM 214 13,3 IF 137 8,5 IFCS 182 11,4 PPGAS 66 4,1 Total 1606 100,0 .. Das 7 bibliotecas, 2 não foram consideradas para o estudo uma vez que não apresentaram os dados referentes a opinião da comunidade, número este que representa 28,5 % do total de bibliotecas analisadas, trabalhando-se então com os dados fornecidos por 5 bibliotecas(71 ,5%). Quanto ao número de títulos verificou-se que um total de 124 títulos (7, 7%) deixaram de ser analisados, estabelecendo-se como amostra 1482 títulos que representam 92,3% da coleção. o O Quadro 2 a seguir apresenta a distribuição dos títulos nas 5 bibliotecas que constituíram a amostra do estudo. QUADR02 PERIÓDICOS ESTRANGEIROS ADQUIRIDOS POR COMPRA - UFRJ 1994 BIBLIOTECAS Nº DE TÍTULOS o/o ccs 744 50,2 COPPEAD 205 13,8 IF 137 9,2 IFCS 182 12,3 IM 214 14,5 TOTAL 1482 100,0 4.2 Coleta de dados Primeiramente foram desenvolvidas duas planilhas para a coleta de informações: uma para colher dados estatísticos referentes à avaliação quantitativa dos títulos de periódicos - Planilha de Uso e Disponibilidade da coleção , e outra para obter informações qualitativas fornecidas pela comunidade acadêmica- Planilha de Opinião da Comunidade. 4.2.1 - Avaliação quantitativa - Planilhas de Uso e Disponibilidade A planilha de uso e disponibilidade contém as seguintes informações: títulos, uso (vezes/pontos), custo, disponibilidade em outras bibliotecas (não duplica/duplica no RJ/duplica em campi diferentes/duplica no mesmo campus)- (Anexo 1 ). Os dados referentes ao uso da coleção foram preenchidos a partir dos estudos de uso feitos pelas bibliotecas, considerando-se o número de vezes que o título foi usado e pontuando-se conforme metodologia desenvolvida neste estudo, descrita posteriormente na etapa 3. Em que pese o fato de terem sidos coletados os dados referentes ao custo das assinaturas, título a título, decidiu-se não considerar essas informações porque na atual política de compra de periódicos do SIBI, é relevante a importância dos periódicos para a comunidade e não seu custo no mercado. Os dados referentes a disponibilidade no Rio de Janeiro, foram preenchidos, a partir de consulta ao Catálogo Coletivo Nacional de Periódicos - CCN -CNPq/IBICT, título a título verificando-se a duplicidade nas bibliotecas dentro e fora dos o o ; e,~ - °18 Ou Co\>()e A"'S> considerando também se a biblioteca vinha mantendo as assinaturas nos últimos três anos. Para análise da duplicidade dos periódicos, considerou-se a classificação e a pontuação descrita na proposta de Perez&Russo. como a seguir: - Não duplica no Rio de Janeiro : 20 pontos - Duplica no Rio de Janeiro: 10 pontos - Duplica na UFRJ em Campi diferentes : 5 pontos - Duplica na UFRJ no mesmo Campus : O pontos 4.2.2 - Avaliação Qualitativa - Planilhas de Opinião da Comunidade A planilha referente a opinião da comunidade contém as seguintes informações: títulos, imprescindível, importante, recomendável, dispensável e desconhecido (Anexo 2) Os dados referentes a op1ruao da comunidade foram coletados pelas bibliotecas que distribuíram as planilhas pela comunidade representativa de usuários, cujo número variou de biblioteca para biblioteca. (Anexos 7, 1 O, 13, 16 e 19)Tais dados foram condensados e categorizados em uma única planilha , a partir da análise e soma total de opiniões para cada título (Anexo 4), utilizando-se também a classificação e a pontuação de Perez &Russo, como a seguir: - Imprescindível : 20 pontos - Importante : 15 pontos - Recomendável : 10 pontos - Dispensável : 5 pontos - Desconhecido : O pontos No caso de empate de op101oes, não foi considerada a categoria -desconhecido - para a classificação dos títulos. o 4.3 - Uso da coleção Para que se pudesse analisar o uso da coleção de periódicos, foi desenvolvida uma metodologia de avaliação, onde, para cada biblioteca analisada, foi calculada a média de uso da coleção, obtida pela soma do número total de títulos comprados, dividido pelo número de vezes que estes foram usados. A partir da média obtida, os títulos foram classificados em 5 categorias como a seguir: 4 .3.1 - Muito usado (MU) Considerou-se título muito usado aqueles que obtiveram uma freqüência de uso imediatamente superior a 50% acima da média, recebendo a pontuação máxima: 40 pontos 4.3.2 - Uso regular (UR) Foram aí categorizados os títulos imediatamente abaixo do patamar dos muito usados e acima dos títulos considerados de uso médio, com a pontuação de 30 pontos. 4 .3.3 - Uso médio (UM) Ficaram nesta categoria os títulos que apresentaram freqüência de uso de 10% acima e 10% abaixo da média, recebendo 20 pontos. 4.3.4 - Pouco usado (PU) Aí foram localizados os títulos que obtiveram freqüência de uso imediatamente abaixo dos títulos de uso médio até os localizados no patamar de 50% da média, recebendo 1 O pontos. 4.3.4 - Raramente usado (RU) Foram aí classificados os títulos com freqüência de uso imediatamente abaixo do patamar de 50% da média até a freqüência 1, recebendo 5 pontos. 4.3.5 - Nenhum uso (NU) Como a própria denominação sugere, aí foram categorizados os títulos que nunca foram usados durante o ano, recebendo O (zero) pontos. O quadro 3 a seguir ilustra a categorização dos títulos de acordo com a freqüência de uso. QUADR03 CATEGORIZAÇÃO DOS TÍTULOS DE PERIÓDICOS FREQÜÊNCIA DE USO CATEGORIAS FREQ.DEUSO PONTUAÇÃO Muito usado (MU) mais de 50% acima da 40 média Uso Regular (UR) 50% acima da média 30 Uso Médio (UM) 10% acima ou abaixo da 20 média Pouco Usado (PU) 50% abaixo da média 10 Raramente Usado (RU) menos de 50% abaixo da 5 média Nenhum Uso (NU) O (zero) uso o 4.4 Cruzamento dos dados Todos esses dados foram condensados numa terceira planilha de pontuação contendo as seguintes informações: títulos, pontuação de uso, disponibilidade, opinião da comunidade, total de pontos e classificação.( Anexo 3). A partir dessa planilha os títulos foram listados por biblioteca, em ordem descendente de classificação por pontos (ranking) de modo a subsidiar o estudo para futuras alterações nas coleções de periódicos estrangeiros das bibliotecas da UFRJ. o 5. RESULTADOS Os resultados deste estudo serão apresentados e analisados a partir dos dados contidos nos quadros, gráficos e anexos e, seguindo-se a análise quanto ao uso da coleção, quanto à disponibilidade do título na cidade do Rio de Janeiro e na UFRJ e, quanto à opinião da comunidade acadêmica. Em relação aos resultados totais na UFRJ, o Quadro 4 demonstra o número de títulos adquiridos por compra para as bibliotecas que constituíram a amostra do estudo. QUADR04 PERIÓDICOS ESTRANGEIROS ADQUIRIDOS POR COMPRA - UFRJ 1994 Bibliotecas Nº de Titulos % ccs 744 50,2 COPPEAD 205 13,8 IF 137 9,2 IFCS 182 12,3 IM 214 14,5 TOTAL 1482 100,0 A partir do Quadro 4 pode-se verificar que uma única biblioteca, a Biblioteca do CCS retém mais da metade dos títulos adquiridos (50,2%) em relação às 5 bibliotecas da análise 5. 1 Uso da Coleção - -Os dados gerais de uso da coleção na UFRJ são mostrados no Quadro 5 QUADROS DISTRIBUIÇÃO DOS TÍTULOS PORCA TEGORIA DE USO UFRJ Cate2oria Nº de Títulos % MU 256 17,3 UR 66 4,4 UM 159 10,7 PU 160 10,8 RU 447 30,2 NU 1067 72,0 · TOTAL 1482 100,0 o • Na categoria dos títulos muito usados, o Quadro 5 mostra que apenas 256 títulos (17,3%) estão aí incluídos; 159 títulos (10,7%) constituem a categoria dos títulos de uso médio e regular. Somando-se estas 3 categorias, verifica-se que 28% da coleção (159 títulos) constituem o uso efetivo da coleção, enquanto que 72,0% (1067 títulos) constituem a categoria dos títulos menos usados. Tal fato esta de acordo com os padrões de uso da coleção descrito pela lei bibliométrica dos "80/20". Cabe ressaltar que os títulos nunca usados ( 460 títulos) constituem 31, 0% da coleção analisada. O Quadro 6 apresenta a média de uso da coleção na UFRJ. Bibliotecas CCS/BC COPPEAD IF IFCS IM TOTAL QUADR06 MÉDIA DE USO DE PERIÓDICOS UFRJ Nº de Títulos Uso 744 18.063 205 29.911 137 5.451 182 297 214 3.107 1482 56.829 Média/Uso 24 146 40 2 14 38 A biblioteca que alcançou maior índice na média de uso foi a Biblioteca da COPPEAD, especializada em administração, com 146 vezes por título, considerando-se a biblioteca mais usada da UFRJ. A seguir, em um patamar bem inferior, está a Biblioteca do IF, com 40 vezes por título. Verifica-se que a média de uso encontrada, por título, foi de 3 8 vezes e apenas 3 bibliotecas alcançaram este resultado. 5. 2 Disponibilidade A disponibilidade dos títulos adquiridos por compra na UFRJ, em outras bibliotecas da cidade do Rio de Janeiro e a duplicidade desses títulos nas bibliotecas da UFRJ são apresentadas no Quadro 7. QUADR07 DISPONIBILIDADE DOS TÍTULOS UFRJ ... ...... Catee:oria Nº de Títulos '"" Não duplica 733 Duplica na UFRJ 554 Duplica na UFRJ em campi 125 diferentes Duplica na UFRJ no mesmo 70 campus TOTAL 1482 % 49,5 37,4 8,4 4,7 100,0 Tem-se como resultado, que quase a metade dos títulos da UFRJ (49,5%), constituem-se de assinaturas únicas na cidade do Rio de Janeiro e, 37,4% (554 títulos) duplica com outras bibliotecas da cidade do Rio de janeiro. Com relação à duplicidade nas bibliotecas da UFRJ, o Quadro 28 mostra que 125 títulos (8,4%) duplicam em bibliotecas localizadas em campi diferentes e, 70 títulos (4,7%) duplicam em bibliotecas localizadas no mesmo campus. 5. 3 Opinião da Comunidade A opinião da comunidade acadêmica em relação aos títulos comprados para as bibliotecas analisadas é demonstrado no Quadro 8. Cate20.ria Imprescindível Importante Recomendável Dispensável Desconhecido Não opinaram TOTAL QUADROS OPINIÃO DA COMUNIDADE UFRJ Nº de Títulos 969 258 131 11 10 103 1482 . . o/e 65,4 17,4 8,8 0,7 0,7 7,0 100,0 A grande maioria dos títulos (969) foi indicada como imprescindível, representando 65,4% da coleção~ 26,2% (389 títulos) foram indicados como importantes e recomendável a manutenção de suas assinaturas na UFRJ. Os títulos dispensáveis e desconhecidos representaram O, 1% (21 títulos) da coleção analisada. O número de títulos que não foram categorizados pela comunidade atingiu o índice de 7,0% (103 títulos). 6. CONCLUSÕES A racionalização da coleção de periódicos estrangeiros adquiridos por compra na UFRJ através da metodologia testada neste estudo, mostrou que é possível se conseguir uma lista de periódicos por especialização, priorizada de acordo com os aspectos quantitativos e qualitativos do material analisado. A partir dessa lista o núcleo básico de periódicos da UFRJ será constituído e poderá ser alterado de acordo com os recursos financeiros disponíveis. Ficou evidenciada também a variação do percentual e da média de uso das coleções de área para área do conhecimento, bem como os periódicos com maior e menor demanda. A lei dos 80/20 foi confirmada em todo o estudo. Quanto ao estudo de uso da coleção foi constatado que existe uma discrepância evidente entre a quantidade de bibliografia adquirida e a quantidade utilizada pelos usuários, a exemplo do que acontece na maioria dos estudos de uso encontrados na literatura. Portanto, necessário se faz que as coleções adquiridas sejam melhor ajustadas às demandas e expectativas dos usuários. Outro aspecto a ser observado é quanto ao tipo de material preferencial dos especialistas por área do conhecimento, que muitas vezes não é o periódico, necessitando, dessa forma , que seja analisado o uso de outros tipos de material . Os resultados obtidos nesta pesquisa, forneceram subsídios para novos questionamentos quanto a outras análises teóricas a serem anexadas ao estudo metodológico, tais como: a vida média da literatura da área e estudo de citações. Tais estudos, além de completar e enriquecer a pesquisa, têm como objetivo principal dar suporte teórico à tomada de decisões quanto ao remanejamento do material considerado de baixo uso e obsoleto. Recomenda-se que estudos similares sejam realizados em outras universidades, para validar os dados encontrados sobre a média de uso em áreas específicas do conhecimento e, consequentemente, contribuir para o estabelecimento de padrões nacionais de uso. 7 .Bibliografia l.CARVALHO,Maria da Conceição. Uma política de desenvolvimento de coleções para a Biblioteca do Instituto de Educação de Minas Gerais. R.Esc. Bibliotecon. Belo Horizonte, UFMG,v.9,n.2, p.195-216, set.1980. 2. FIGUEIREDO,Nice Menezes de. Desenvolvimento e avaliação de coleções. Rio de Janeiro, Rabiskus, 1993. 3 ·------------· Metodologias para avaliação de coleções incluindo procedimentos para revisão, descarte e armazenamento. Brasilia:IBICT, l 985.54p. 4. GUIDELINES for the Evaluation ofthe Effectiveness ofLibrary Collection. ln: AMERICAN Library Association Collection Development Committee. Guide-Lines for Collection Developments. 1979. 78p. 5. LIMA, Raimundo Martins de, et ai. Caracterização do acervo e proposta de política para seu desenvolvimento nas bibliotecas da Fundação Universidade do Amazo-nas. R. Bibliotecon. , Brasília, v. 15, n.2, p.293-315, jul/dez. 1987. 6. PEREZ, Dolores Rodriguez; RUSSO, Mariza. Avaliação dos periódicos estrangeiros adquiridos por compra na UFRJ: proposta. Rio de Janeiro:SiBI, 1993. 6p. 7. UNIVERSIDADE Federal de Pernambuco.Biblioteca Central. Política de desenvol-vimento de coleções para o sistema de bibliotecas da Universidade Federal de Pernambuco.:. Diretrizes para a seleção, aquisição e descarte de material biblio-gráfico; programa de adequação de acervo. Recife,1985. " . ANEXO 1 Planilha de Uso e Disponibilidade da Coleção Disponibilidade em outras bibliotecas Título Uso Pontos Custo Não Duplica Dupl.CAMPI Dupl.mesmo Vezes Dupllca noRJ Diferente CAMPUS 1 1 1 ! 1 1 i ! l i 1 1 ! i 1 1 1 1 i 1 1 1 1 ! ! 1 1 ! 1 i ! 1 1 1 1 l 1 1 ! . ! 1 1 1 j 1 í 1 l 1 ! l 1 í 1 1 1 1 1 1 1 i i ! 1 1 1 1 1 1 1 i 1 1 ! 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ! 1 ! 1 1 ! 1 1 1 1 'ta, • • -, ANEXO 2 Planilha de Opinião da Comunidade Título lmprescindivel Importante Recomendável Dispensável Desconhecido 1 ! 1 ' 1 1 i 1 

Contribuição ao estabelecimento de critérios para política de compra de periódicos estrangeiros na UFRJ

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