Preservación y difusión del Fondo Histórico de la Universidad de la Sabana

Abstract

En el contexto de las instituciones de educación superior la excelente acogida y utilización de los repositorios digitales han generado multitud de nuevos/as requerimientos/necesidades de incorporación de contenidos digitales. Esta circunstancia explica, entre otras, que los repositorios de viejo cuño, originariamente concebidos como sistemas de captura, preservación y difusión del patrimonio científico-académico de las instituciones, se hayan visto forzados a gestionar material digital que a menudo exceden sus capacidades funcionales. Un caso especial que tratamos en el presente estudio es la incorporación de los Fondos Antiguos e Históricos. Este tipo de material digital presenta particularidades digitales muy específicas derivadas principalmente de los propios fondos y el proceso de obtención de la copia digital. A menudo este hecho genera desencuentros entre las políticas de conservación y divulgación institucionales. Como es conocido, la denominada copia digital de preservación, producto de una primera fase de ese proceso de digitalización, se traduce en archivos de mucha definición, calidad y por lo tanto de enorme tamaño para ser gestionados correctamente desde el punto de vista de su accesibilidad. En el polo opuesto, sin embargo, las copias de consulta han sacrificado la calidad de los archivos en favor de su acceso. Recientemente, además, otra derivada se ha añadido a esta problemática, a saber, la “movilización” de contenidos y los nuevos requerimientos a sus futuras representaciones (e.g., la adaptación a su visualización por dispositivos móviles, etc.). El dilema de este modo está servido, ¿preservación y difusión son incompatibles? Creemos que no. En adelante presentaremos a lo largo de la comunicación los trabajos realizados en el repositorio intellectum de la Universidad de la Sabana. Todos ellos muestran las soluciones implementadas ad hoc para solucionar los problemas anteriormente mencionados, a saber: la incorporación de un Fondo Histórico de especial importancia y tamaño con arreglo a los requerimientos de máxima calidad y difusión (acceso) de las copias de preservación, copias de consulta y representaciones adicionales para diferentes usuarios y dispositivos de acceso. El Instituto de Humanidades de la Universidad de la Sabana recibió el año 2005 en donación dos colecciones con aproximadamente 40.000 folios de los siglos XVIII, XIX y XX, correspondientes a los fondos documentales Manuel María Mosquera y David Mejía Velilla. El proyecto, con importantes actuaciones de infraestructura en la Biblioteca Octavio Arizmendi Posada de la Universidad, integró estos fondos en el Archivo Histórico Cipriano Rodríguez Santa María. Como fase ya ejecutadas podemos mencionar actuaciones de identificación, clasificación, descripción, elaboración de herramientas de consulta y control de calidad. En la fase actual se está procediendo progresivamente a la digitalización, catalogación, microfilmación y subida al repositorio institucional intellectum. Esta subida se efectúa mediante procedimientos de metadatación y creación de paquetes de ingesta específicamente diseñados para optimizar los flujos de trabajo de los agentes del proceso. En intellectum, repositorio construido con el software DSpace, se ha realizado un enfoque en el que coexisten las soluciones específicas de preservación de los fondos documentales antedichos con las igualmente específicas de difusión y visualización, de forma amplia, para una variedad de usuarios y dispositivos de acceso. El sistema de ingesta de intellectum está orientado al depósito de las digitalizaciones en formato jpeg de alta calidad resultantes del proceso de digitalización por los responsables de los fondos históricos. Estas digitalizaciones son los objetos principales de los sistemas de preservación que incorpora DSpace en la actualidad (y los que adicionalmente se incorporen en el futuro). Por su gran tamaño, derivado de su alta definición, estos ficheros no se ponen a disposición de los usuarios generales, almacenándose en un bundle específico exclusivamente accedidos por las funcionalidades de preservación del DSpace y por los usuarios administradores de intellectum. Posteriormente un conjunto de tareas automáticas de curación ensamblan a partir de esas copias de preservación diversas versiones o representaciones de cada objeto. En concreto, en la versión actual de intellectum, se ensamblan los ficheros de preservación en un único fichero en formato pdf multipágina apto para su descarga por todo tipo de usuarios (almacenado en un bundle accesible) o como representación en formato flash apta para un visor pseudo-streming (específico de intellectum). La ventaja de este enfoque reside en generar en tiempo nuevas copias o representaciones de cada objeto digital sin necesidad de realizar una re-ingesta de los ficheros. De este modo, la adaptabilidad y flexibilidad del sistema son máximas al facilitar el acceso y representación de los objetos digitales con un mínimo esfuerzo, sea cual sea la evolución tecnológica o la opción de acceso de los usuarios. Una última virtud de este modelo es la posibilidad de desechar representaciones que devengan obsoletas, ya que las copias maestras, las realmente valiosas a efectos de preservación, seguirán existiendo en DSpace. Las posibilidades son múltiples y están imbricadas precisamente en el enfoque multinivel de almacenamiento descrito