The results presented in the Project undertaken in the university course "Library and Information Studies" at the Austrian National Library show the Status quo in the Austrian libraries, archives and museums (BAM) regarding the practice of item description and the use of controlled vocabularies, or rather of Integrated Authority File (GND). In the course of the Project we were able to obtain the most current data on the kinds of controlled vocabularies used in the BAM institutions as well as information about the exchange of metadata between different institutions

Kmyta, Olga

Marković, Barbara

Sucker, Irina

German

E-LIS repository

Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4414
 OBJEKTERSCHLIESSUNG AN BIBLIOTHEKEN, MUSEEN UND 
ARCHIVEN IN ÖSTERREICH. ERGEBNISSE EINER ERHEBUNG
von Barbara Marković, Olga Kmyta, Irina Sucker
Zusammenfassung: Die Ergebnisse dieser Projektarbeit, die im Rahmen des Univer-
sitätslehrganges Library and Information Studies an der Österreichischen National-
bibliothek 2016 durchgeführt wurde, zeigen den Status quo an den österreichischen 
Bibliotheken, Archiven und Museen hinsichtlich der Objekterschließung und des Ein-
satzes von normierten Vokabularien bzw. der Gemeinsamen Normdatei (GND). Im 
Auftrag von BAM-Austria wurden die aktuellsten Daten über die angewandten Me-
thoden zur Objekterschließung und Verwendung der normierten Vokabulare erhoben 
sowie Informationen über die Produktion und Austausch von Metadaten zwischen den 
verschiedenen Institutionen. 
Schlüsselwörter: BAM-Austria; Gemeinsame Normdatei; Objekterschließung; 
Open Data; Fragebogen; Austausch von Metadaten
ITEM DESCRIPTION IN LIBRARIES, ARCHIVES UND MUSEUMS – 
RESULTS OF A SURVEY
Abstract: The results presented in the Project undertaken in the university course 
"Library and Information Studies" at the Austrian National Library show the status 
quo in the Austrian libraries, archives and museums (BAM) regarding the practice of 
item description and the use of controlled vocabularies, or rather of Integrated Autho-
rity File (GND). In the course of the Project we were able to obtain the most current 
data on the kinds of controlled vocabularies used in the BAM institutions as well as 
information about the exchange of metadata between different institutions.
Keywords: BAM-Austria; Integrated Authority File; item description, questionnaire, 
exchange of metadata
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Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4 415
Inhalt
1. Begriffserklärung
2. Projektidee
3. Form der Erhebung
4. Auswertung des Fragebogens
5. Resümee
1. Begriffserklärung
Der ursprüngliche Name des Projekts, „BAM-GND“, basiert auf zwei Ab-
kürzungen, die im Folgenden oft benutzt werden und deshalb hier kurz er-
klärt werden sollen. BAM Austria steht für Bibliotheken, Archive und Mu-
seen Österreichs. Es handelt sich um eine Initiative der Vertreterinnen und 
Vertreter der Bibliotheken, Dokumentationsstellen, Archive, AV-Archive 
und Museen. Das Ziel der BAM-Versammlungen, die mehrere Male im Jahr 
stattfinden, sind der Austausch von Informationen und Erfahrungen der 
teilnehmenden Institutionen auch über das eigene Wissensgebiet hinaus 
und das Vertreten gemeinsamer Interessen.1
Die Gemeinsame Normdatei (GND) besteht aus Normdatensätzen für 
Personen, Körperschaften, Konferenzen, Geografika, Werktitel und Sach-
schlagwörter. Sie entstand im Jahr 2012 durch die Zusammenführung von 
PND (Personennamendatei, eingeführt 1989), GKD (Gemeinsame Körper-
schaftsdatei), SWD (Schlagwortnormdatei) und DMA-EST (Einheitssach-
titel-Datei des Deutschen Musikarchivs). Die GND wurde ursprünglich für 
die formale Erfassung und inhaltliche Erschließung in den Bibliotheken 
eingeführt. Inzwischen wird sie immer mehr auch von Archiven, Museen 
oder Projekten benutzt. Normdaten erleichtern die Katalogisierung und er-
möglichen präzisere Sucheinstiege. Dank der Nutzung der Normdatei ent-
steht ein Netz von Datensätzen, die miteinander in einer Beziehung stehen.
Dies erweitert die Recherchemöglichkeiten für die Benutzerinnen und 
Benutzer. Die Normdaten können auf der Website der DNB abgerufen wer-
den. In Österreich stellt die OBVSG die Spiegeldatei der GND (ACC18) zur 
Verfügung, die auch regelmäßig upgedatet wird.
2. Projektidee
Die ursprüngliche Projektidee kam von BAM Austria und wurde von Dr. 
Josef Steiner, dem Leiter der Hauptabteilung Bestandsaufbau und Bear-
Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4416
beitung an der ÖNB, an die ULG-Projektgruppe vermittelt. Sie wurde im 
Verlauf des Projekts an die reale Situation in den betroffenen Institutionen 
angepasst. Während die im österreichischen Bibliothekenverbund vertre-
tenen Bibliotheken schon längst etablierte Strategien für die gemeinsame 
und einheitliche Produktion wie auch die gemeinsame Nutzung der Me-
tadaten haben und weiterentwickeln, fehlen solche Informationen über 
diesbezügliche Praktiken in Museen, Archiven und kleineren Bibliotheken.
Der ursprüngliche Auftrag der Projektgruppe war daher, in Erfahrung 
zu bringen, wie die GND in diesen Institutionen genutzt wird und ob Be-
reitschaft für die gemeinsame Erschließungsarbeit und Metadatennut-
zung besteht. Im Laufe der Projektarbeit stellte sich jedoch heraus, dass 
die Fragen zu speziell und zu sehr an den bibliothekarischen Praktiken 
ausgerichtet waren. Zu Beginn orientierte sich die ULG-Gruppe an einem 
Fragebogen, der in Deutschland im Rahmen eines GND-Workshops der 
Deutschen Nationalbibliothek entwickelt wurde. Die erste Version des von 
der ULG-Projektgruppe entworfenen Fragebogens bezog sich, der Vorgabe 
entsprechend, stark auf die Gemeinsame Normdatei.
Bei der BAM-Sitzung, die am 5. April 2016 in der Österreichischen Me-
diathek stattfand, war die ULG-Projektgruppe anwesend und stellte ihren 
Fragebogenentwurf vor. Die TeilnehmerInnen der Sitzung äußerten die Ver-
mutung, dass nicht alle Archive und Museen mit den Begriffen GND und 
Normdatei vertraut seien. Im zweiten Entwurf des Fragebogens wurde die 
Fragestellung etwas allgemeiner angelegt. Das neu formulierte Projektziel 
war, im Auftrag von BAM Austria Informationen über die Erschließungs-
praktiken an den einzelnen Institutionen zu sammeln und die Bereitschaft 
zur Beschäftigung mit dem Thema Open Data zu erfragen.
3. Form der Erhebung
Von Anfang an stand fest, dass die Befragung ein möglichst breites Um-
feld erreichen sollte und dass die effektivste Methode dafür ein Frage-
bogen wäre. Ein weiterer Grund für einen Fragebogen war die Tatsache, 
dass durch die schriftliche Fixierung der Fragen und der Antworten in 
einem Fragebogen letztere dadurch messbar sind. Bei der Ausarbeitung 
des Fragebogens stand im Vordergrund, die Wissensbasis der Befragten 
vorher zu bestimmen und nur allgemein verständliche Fragen zu stellen. 
Dies führte dazu, dass die ursprüngliche Version des Fragebogens nach 
einem Testlauf zugunsten einer allgemein verständlicheren modifiziert wur-
de. Der schließlich verschickte Fragebogen bezog sich in nur einer Frage 
Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4 417
auf die GND und konzentrierte sich ansonsten auf den Ist-Zustand der 
Objekterschließung in Museen, Archiven und Bibliotheken. Als Arbeitsin-
strument wurde Google Forms verwendet. Der Fragebogen kann unter 
folgendem Link aufgerufen werden: https://docs.google.com/forms/d/
e/1FAIpQLScFTcm6omBd-8LAnm2FqMZcnoaVpHjdNOBepkyVNLG-Xr-
f0pg/viewform.
Für die Vorbereitung der Liste der Institutionen, an welche der Fragebo-
gen verschickt werden sollte, bediente sich die ULG-Gruppe unterschied-
licher Quellen. Die Adressen der Archive in Österreich wurden hauptsäch-
lich von der Homepage des Österreichischen Staatsarchivs bezogen, wo 
diese thematisch sortiert und übersichtlich aufgelistet sind. Andere Adres-
sen bekam die Projektgruppe etwa durch die Projektbetreuer und über die 
OBVSG-Homepage. Der Fragebogen wurde an 78 Archive, 67 Bibliotheken 
und 53 Museen, somit insgesamt an 198 Institutionen, geschickt.
4. Auswertung des Fragebogens
Die Fragen 1 und 2 betrafen die Art der Institution. Insgesamt 62 Institu-
tionen haben an der Befragung teilgenommen, das ist eine Rücklaufquote 
von etwa einem Drittel (31 %). Darunter waren 20 Bibliotheken, 14 Archive 
und 7 Museen. 21 Befragungsteilnehmer bezeichneten ihre Institution als 
eine Kombination von
– Bibliothek und Archiv, 
– Bibliothek und Museum, 
– Bibliothek, Archiv und Museum, 
– Archiv und Museum oder
– Sonstiges.
Um eventuelle Unterschiede festzustellen, die sich aus der Art der Institu-
tion ergeben, wurden die Ergebnisse getrennt ausgewertet. Größere Insti-
tutionen wie die Österreichische Nationalbibliothek und die Universitäts-
bibliothek Wien benutzen interessanterweise kein einheitliches Erschlie-
ßungssystem. Das könnte daran liegen, dass hier unterschiedliche Objekte 
in unterschiedlichen Sammlungen auch unterschiedlich erschlossen wer-
den und bei der Antwort mitgemeint waren (z.B. Literaturarchiv der ÖNB, 
Archiv der Universitätsbibliothek Wien etc.). Die Bibliotheken sind füh-
rend, was die Mitarbeit an der GND und ihre Nutzung betrifft. 17 von 35 
Institutionen, welche die GND benutzen, sind Bibliotheken, der Rest sind 
entweder Archive oder eine Kombination aus Archiv und Bibliothek.
Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4418
Frage 3: Welche Art von Objekten sammeln/verwalten Sie?
Bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Die adressierten 
Institutionen sammeln und verwalten folgende Objektarten: Archivali-
en 41 (66 %), Musealobjekte 25 (40 %) AV-Objekte 28 (45 %), Bücher 
51 (82 %), E-Medien 32 (52 %), andere Objekte 17 (27 %) (dazu zählen 
wissenschaftliche Journale, Zeitschriften, Musikalien, analoge und digi-
tale Reproduktionen für Nachweisprojekte, Theatermaterialien, Hand-
schriften, Daten).
Frage 4: Verwenden Sie ein EDV-System zur Verwaltung und Beschreibung 
Ihrer Objekte?
61 der an der Befragung teilnehmenden Institutionen verwenden ein EDV-
System zur Verwaltung und Beschreibung Ihrer Objekte. Nur an einem Mu-
seum kommt kein EDV-System zum Einsatz.
Frage 5: Gibt es in Ihrer Institution ein einheitliches Erschließungssystem für 
sämtliche Objekte?
Die Mehrheit der Befragten (69 %) hat ein einheitliches Erschließungssy-
stem für sämtliche Objekte. Dies trifft für 14 der 20 Bibliotheken, 10 der 
14 Archive und alle 7 Museen zu. Auch 13 der BAM-Kombinationen nut-
zen ein einheitliches Erschließungssystem.
Frage 6: Benützen Sie bei der Erschließung ein kontrolliertes (normiertes) Vo-
kabular?
Bei der Erschließung verwenden drei Viertel der Institutionen (75 %) ein 
kontrolliertes (normiertes) Vokabular. Dieses kommt an 17 der an der Be-
fragung teilnehmenden 20 Bibliotheken sowie an 6 der 7 Museen zum Ein-
satz, während dies nur für 6 der 14 teilnehmenden Archive zutrifft. Auch 
bei den BAM-Kombinationen wird an 17 der 21 Einrichtungen ein kontrol-
liertes Vokabular genutzt. 
Frage 7: Welches normierte Vokabular benützen Sie?
Wie bei Frage 3 waren auch hier Mehrfachnennungen möglich. 9 Insti-
tutionen benutzen kein normiertes Vokabular. Neben der Gemeinsamen 
Normdatei / GND (35) und einem eigenen Thesaurus (27) wurden fol-
Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4 419
gende Thesauri genannt: Wikipedia (7), GeoNames (4), VIAF (3), Icon-
Class (2), Library of Congress Authorities (1), RDA (1), Eine eigene Klassi-
fikation (1), TU Systematik (1), Catalogue of Life (1), Index Kewensis (1), 
id.loc.gov (1), ethnologue.com (1), RVK (1), OBZ (1).
Normiertes                   
Vokabular
BIBLIOTHEKEN (20) ARCHIVE (14) MUSEEN (7)
VIAF 1 - 1
Library of Congress 
Authorities
1 - -
Einen eigenen 
Thesaurus
5 6 4
GND 15 3 5
RDA 1 - -
Eigene 
Klassifikation
1 - -
TU Systematik 1 - -
Kein normiertes Voka-
bular
2 5 1
Id.loc.gov - 1 -
Ethnologue.com - 1 -
Wikipedia - 1 2
GeoNames - - 1
OBZ - - 1
Tab. 1: Nutzung von normiertem Vokabular durch Bibliotheken, Archive, Museen
Eigener 
Thesaurus
GND VIAF Catalogue 
of Life
Wiki-
pedia
Icon 
class
Geo-
Names
Index 
Kewensis
ALLE (21) 12 12 1 1 4 2 3 1
B & A (13) 5 8 - - 1 1 1 -
B & M (1) 1 1 - 1 1 - 1 1
B, A & M (3) 3 2 1 - 2 1 1 -
A & M (2) 1 1 - - - - - -
SONST. (2) 2 - - - - - - -
Tab. 2: Nutzung von normiertem Vokabular durch BAM-Kombinationen (B = Bibliothek, 
A = Archiv, M = Museum)
Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4420
Frage 8: Bei Nutzung der GND, wie wird diese an Ihrer Institution genützt?
Bei der Nutzung der GND verlinken 16 Institutionen (8 der 20 Bibliotheken, 
2 der 14 Archive und 3 der 7 Museen) direkt von den Objektmetadaten zur 
GND (aktive Nutzung = 36 %). 11 Institutionen erstellen bei Notwendigkeit 
auch neue Normdatensätze (Mitarbeit an der GND = 24 %). 19 nutzten 
die GND als Nachschlagewerk unabhängig davon, ob sie einen eigenen 
Thesaurus oder gar kein normiertes Vokabular haben (passive Nutzung = 
40 %). 16 Institutionen haben diese Frage nicht beantwortet. Bei den 21 
BAM-Kombinationen weisen 3 eine aktive Nutzung auf, 6 arbeiten an der 
GND mit, 7 beschränken sich auf eine passive Nutzung; fünf Einrichtungen 
haben diese Frage nicht beantwortet.
Frage 9: Arbeiten Sie bei der Erschließung mit anderen Institutionen zusammen?
Etwa die Hälfte der Institutionen (53 %) arbeitet bei der Erschließung mit 
anderen Institutionen zusammen 14 der 20 Bibliotheken, 6 der 14 Archive 
und 2 der 7 Museen). Ein ähnlicher Wert ergibt sich bei den BAM-Kombi-
nationen, wo 11 von 21 Einrichtungen kooperieren.
Frage 10: Nützen Sie die Metadaten dieser Institutionen?
Etwa die Hälfte der Institutionen (54 %) nutzt die Metadaten der anderen Insti-
tutionen (16 von 20 Bibliotheken, 3 von 14 Archiven und 2 von 7 Museen). Bei 
den 21 BAM-Kombinationen kooperieren 9, während dies von 8 Einrichtungen 
verneint wurde; 4 Einrichtungen haben diese Frage nicht beantwortet.
Frage 11: Bieten Sie Ihre Metadaten als Open Data an?
Nur etwa ein Drittel (36 %) der Institutionen bieten ihre Metadaten als 
Open Data an (7 von 20 Bibliotheken, 5 von 14 Archiven und 3 von 7 Mu-
seen). Von den 21 BAM-Kombinationen wurde diese Frage von 5 Einrich-
tungen bejaht. Jene Institutionen mit eigenem Thesaurus bieten häufiger 
Metadaten als Open Data an als jene, welche die GND benutzen.
Frage 12: Wären Sie an einer Vernetzungsveranstaltung zu Open Data inte-
ressiert?
Die Mehrheit der befragten Institutionen ist an einer Vernetzungsveran-
staltung zu Open Data Interessiert (14 von 20 Bibliotheken, 12 von 14 
Mitteilungen der VÖB 69 (2016) Nr. 3/4 421
Archiven und 6 von 7 Museen). Von den 21 BAM-Kombinationen fand 
diese Frage an 16 Einrichtungen eine Zustimmung. Das Interesse an einer 
solchen Veranstaltung besteht beim Großteil der Institutionen unabhängig 
davon, ob diese mit anderen Institutionen bei der Katalogisierung koope-
rieren und Metadaten teilen bzw. schon als Open Data anbieten.
5. Resümee
Das Projekt Fragbogen zur Objekterschließung an Bibliotheken, Archiven 
und Museen hat einen Überblick über die Situation an den österreichischen 
BAM-Institutionen bezüglich ihres Einsatzes von Normdateien bzw. Meta-
datennutzung und -produktion geschaffen. Darüber hinaus hat es die Be-
reitschaft vieler Institutionen aufgezeigt, sich mit dem Thema Open Data 
zu beschäftigen. Es bleibt zu hoffen, dass diese Arbeit ein erster Schritt zu 
einer effektiveren Zusammenarbeit der Bibliotheken, Archive und Museen 
sein wird.
Mag.a Barbara Marković
E-Mail: barbimarkovic@gmail.com
Mag.a Olga Kmyta
E-Mail: olga.kmyta@gmail.com
Dr.in Irina Sucker
E-Mail: irina.sucker@gmx.at
1 Bruno Bauer, Gabriele Fröschl, Rainer Hubert, Gerald Leitner, Lorenz 
Mikoletzky, Alfred Schmidt und Siegfried Steinlechner: BAM AUSTRIA: 
Bibliotheken, Archive, Museen Österreichs: Aktivitäten 2015. In: Mit-
teilungen der VÖB 68 (2015) Nr. 3/4, S. 621–625. Online: http://
eprints.rclis.org/28751/1/vm_68_2015_3-4_mitteilung_bauer %20
et %20al._bam %20austria.pdf.


Objekterschließung an Bibliotheken, Museen und Archiven in Österreich. Ergebnisse einer Erhebung

http://eprints.rclis.org/30727/1/2016_VOEBM_3-4_Markovic.pdf

Objekterschließung an Bibliotheken, Museen und Archiven in Österreich. Ergebnisse einer Erhebung

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