The IDIP (Infrastructure Delivery Improvement Programme) is a South African National Treasury
initiative designed to improve the quality, quantity and delivery time for which infrastructure can be
provided by Government Departments, in order to reduce the backlogs created from the past, and in a
hope that some of the Millennium Goals can actually be achieved. It is presently being rolled out in 9
South African Provinces, 4 of which are being implemented by ECI Africa. The paper being presented
will look at the process followed through the IDIP cycle, which has predominantly focused on Health and
Education infrastructure, and can also apply to the Water & Sanitation environment. It is hoped that the
audience will understand some of the methodologies, philosophies and ideologies of IDIP in an attempt
for similar processes to be adopted within their own Infrastructure delivery structures. The IDIP process
is straight forward, easy to implement and enthuses high impacts to infrastructure delivery

Mark Bannister (7218125)

English

Loughborough University Institutional Repository

BANNISTER 34th WEDC International Conference, Addis Ababa, Ethiopia, 2009 WATER, SANITATION & HYGIENE: SUSTAINABLE DEVELOPMENT AND MULTISECTORAL APPROACHES IDIP – An effective process that improves service delivery M. R. Bannister, South Africa REVIEWED PAPER 187 The  IDIP  (Infrastructure  Delivery  Improvement  Programme)  is  a  South  African  National  Treasury initiative  designed  to  improve  the  quality,  quantity  and  delivery  time  for  which  infrastructure  can  be provided by Government Departments, in order to reduce the backlogs created from the past, and in a hope that  some of the Millennium Goals can actually be achieved.  It  is presently being rolled out in 9 South African Provinces, 4 of which are being  implemented by ECI Africa. The paper being presented will look at the process followed through the IDIP cycle, which has predominantly focused on Health and Education infrastructure, and can also apply to the Water & Sanitation environment. It is hoped that the audience will understand some of the methodologies, philosophies and ideologies of IDIP in an attempt for similar processes to be adopted within their own Infrastructure delivery structures. The IDIP process is straight forward, easy to implement and enthuses high impacts to infrastructure delivery. Introduction Since the beginning of democracy in South Africa, the government has initiated plans to address the backlog of basic services to its people. This was catalyzed by the Millenium Development Goals that gave specific targets for basic levels of service within developing countries. This includes addressing backlogs for water & sanitation facilities, primary health care, housing and other development needs. In general the speed at which infrastructure was being developed in the 1990’s was insufficient to meet the Goals  that  had  been  set  and  therefore  there  was  a  need  to  develop  new  creative  methodologies  for implementation and to streamline the processes that were being used by government departments in order to reach their infrastructure objectives. The Infrastructure Delivery Improvement Programme (IDIP) is a National Treasury initiative, which is a continuous improvement programme aimed at improving the efficiency and effectiveness of the delivery of infrastructure in the public sector. It aims to capacitate these departments with appropriate skills and systems to plan and manage the delivery of infrastructure in order to address the current deficiencies. The programme is aimed at government departments that are responsible for infrastructure delivery. The main focus since its inception has been with the Departments of Education, Public Works and Health, but it is hoped that the methodology will spread to other departments such as the Department of Water Affairs and Forestry in an attempt to reduce the backlogs presently being experienced within the water and sanitation sectors. Since  democratic  elections  in  1994,  South  Africa  embarked  on  a  national  rural  water  and  sanitation programme  which  began  with  the  Government’s  broad  Reconstruction  and  Development  Programme (RDP).  Significant  funds  –  including  those  of  the  reinvigorated  donor  community  –  were  allocated  to supporting  the  provision  of  basic  services,  including  water  supply  and  sanitation  provision  to  the  rural communities throughout the country. Policy reform supported the re­focus of government investment, with publication of the 1994 Water and Sanitation Policy (White Paper). Since 2000, District Municipalities have adopted the role of Water Service Authorities to further spearhead water and sanitation intervention locally – the overall impact since 1994 of these interventions are shown in Table 1:BANNISTER Table 1. Water and sanitation backlog National Profile » Water Supply Backlog Date  April 1994  Oct 2001  April 2007  April 2008  % Backlog addressed National population with access below RDP 15,890,249  13,102,570  6,968,757  5,759,871  63% National Profile » Sanitation Backlog Date  April 1994  Oct 2001  April 2007  April 2008  % Backlog addressed National population with access below RDP 20,424,810  19,480,386  14,329,889  13,381,591  34% There has been a lot of good work in terms of water and sanitation infrastructure delivery over the past 14 years,  but  there  has  still  been  a  great  deal  of  underspending  of  budgets, mismanagement  of  funds  and ineffective service delivery. The IDIP methodology will assist by instilling a formal and effective delivery process that promotes transparency, accountability and provides a vehicle to speed up the delivery process. As experts in governance and public sector management within the development environment, ECI Africa is responsible for the implementation of IDIP within 4 South African Provinces. This paper will look at the process that has been followed for the implementation of IDIP by ECI Africa within  the  different Government  departments  for which  it  has  been  responsible.  This  same process  can easily be adopted  for the delivery of water and sanitation infrastructure, within structures responsible  for infrastructure delivery in other countries. Description of the IDIP process Assessment and design phase (A&D) The A&D Phase requires a team of management experts to spend time in the focal Department interviewing a variety of stakeholders that are involved in the infrastructure delivery process ­ from Government officials to  Implementing  Agents.  Workshops  are  also  held  with  key  individuals  to  complete  activities  such  as stakeholder/risk  analyses  and  to  help  develop  the  final  output  of  the  A&D  Phase  which  is  a  detailed Logframe and Business Case. A Logframe is a matrix that identifies objectives, indicators and activities that are required to achieve pre described desired outputs. It is a road map that can be implemented to address the inefficiencies and gaps that  lay  within  the  departmental  infrastructure  process  therefore  providing  positive  solutions  so  that infrastructure  can  be  delivered  efficiently  and  cost  effectively  in  the  future. The  Logframe  is  developed together with a Business Case which together highlights the methodology for Logframe roll out and clarifies some  of  the  challenges,  risks,  mitigations  and  responsibilities  of  stakeholders  to  ensure  smooth implementation. Implementation phase The  implementation  phase  takes approx 3  years  to  completion. The  first  year  is  spent designing a  set  of tools, methodologies, systems and processes that are linked to the Logframe objectives, whilst the 2nd and 3rd years are spent driving the new delivery cycle (Figure 1), implementing the tools developed and working very  closely with  the  implementing  staff  to  ensure  that  the outputs are used as  designed, addressing any snags that may arise during the period. Some of the outputs to be developed and implemented will include:BANNISTER ·  Process Maps ­ existing and proposed ·  Service Level Agreement SLA between the Department and their Implementing Agents ·  Infrastructure Programme Management Plan (IPMP) ·  Infrastructure Programme Implementation Plan (IPIP) ·  Revised or new policies for procurement, supply chain management, human resource, finance etc. There are two key plans within the infrastructure delivery cycle that are produced by the two key players in the delivery process – i.e. the Client or Department and the Implementing Agent. The Client is initially responsible for developing an Infrastructure Programme Management Plan (IPMP) The  IPMP is updated on an annual basis and sets out the targets and  the priorities  in terms of required infrastructure for the next ten years. However there is a specific focus on those projects that are prioritised for the next three years. The IPMP is then given to the Implementing Agent who uses this report as a basis to develop an Infrastructure Programme Implementation Plan (IPIP). The IPIP informs the client as to how the prioritised projects are going to be implemented over the next 3 years, by whom and with what resources and when. It is only once the IPIP has been approved that designs can be completed and the Tender process can begin. The typical infrastructure delivery cycle is depicted in Figure 1. Figure 1. Infrastructure delivery cycle All policies, systems and processes are reviewed and updated in line with the new system design so that the tools, the people and the methodologies all talk to one another, and work effectively in having infrastructure delivered in a co­ordinated fashion. Besides the ‘nuts and bolts’ of the processes, IDIP also considers the ethos of the environment in which infrastructure is being delivered. It does this through an intense ‘change management  process’,  looking  at  leadership  styles,  performance management,  best  practice  systems  and methodologies and capacity building to ensure that staff have the necessary skills to deliver. Developing the tools to implement IDIP is one major issue on its own, however it is critical to the success of the programme that the new process and systems are monitored, tweaked and managed over a further 2 year period. People are naturally resistant to change, even though it may be for the better of development and so there has to be a ‘handover’ or ‘hand­holding ‘ period to ensure that this change does actually happen smoothly. Once the cycle has run twice, over a 2 year period, then the new processes should be embedded into the staffs’ way of working and from that time on the amount of support can reduce, however monitoring and evaluation will continue into the future. Discussion So  far  IDIP has been successfully  implemented within 9 South African Provinces within Departments of Education,  Public  Works  and  Health.  Although  it  is  not  easy  to  quantify,  there  have  been  significant improvements in the way Provinces have been spending their annual budgets and lining up with the budget cycle. The accountability of money being spent is  far more visible and the quality of  infrastructure being constructed  has  improved  as  a  result  of  more  effective  monitoring  and  supervision  of  works.  The performance so far has reinforced the need to follow a similar methodology through other Departments suchBANNISTER as  the Department  of Water Affairs,  besides  other  service  delivery  structures  such  as Municipalities,  as Water Service Authorities, so that the backlog of water and sanitation facilities can be addressed in line with the Millennium Development Goals. In terms of infrastructure finance, there is a general misconception within the industry that the total budget should  only be  allocated  to  project  implementation. However  true  this may be  as  far  as  the  bulk  of  the money  is  concerned,  it  is  also  imperative  to  make  sure  that  money  is  allocated  to  planned  multiyear commitments  such  as Operation & Maintenance,  organisational  support,  updating  of  plans. Therefore  in terms of our total infrastructure budget we need to be committing it  to a number of different aspects, not only in the implementation of projects. IDIP has been developed to ensure that all these elements that make up  effective  infrastructure  delivery,  now  and  in  the  future,  are  considered,  planned  for  and  managed accordingly. Service delivery  is high on the President’s agenda, and it  is  reliant on effective infrastructure delivery. Effective  programme management  is key to  unblocking  the challenges  relating  to  infrastructure delivery. Programme management can be improved through the application of the methodologies and tools discussed in this paper ­ service delivery agreements; following the revised infrastructure delivery cycle; applying best practice  project  and  programme  budgeting  methods;  and  understanding  the  differing  programme management functions. One of the biggest challenges to IDIP’s success is the issue of corruption. Corruption is a virus that enjoys living  in  chaotic  environments.  Indeed  it  nourishes  on  disorganization,  poor  systems/processes,  and unethical  staff members. Unfortunately what  IDIP  is  trying  to  achieve  is  contrary  to  the  environment  in which corruption wants to survive. As such, there is resistance to the process from those people that indulge in such activities. On the positive side, IDIP can be used to assist in flushing out some of the viruses that exist, however there must be parallel systems in place, outside of IDIP, to deal with the virus once it has been identified. Conclusion The  IDIP methodology  is a systemized approach to alleviating problems or bottle necks that exist within infrastructure delivery. It  is a methodology  that can be applied to most public/private  sector, civil  society organizations that are involved in infrastructure delivery and on both macro and micro scales. The principles of IDIP can be applied to most organisations involved in the delivery of water and sanitation infrastructure, whichever country they reside. Acknowledgements The author/s would like to extend thanks to the Department of National Treasury – South Africa ECI Africa Consultants, South Africa Keywords financial, institutional, policies Contact details Mark Bannister ECI Africa, Maple Place, Woodmead Business Park, Woodmead, Johannesburg, South Africa Tel: +27 82 494 8145 Fax:+27 11 802 6806 Email: mark.bannister@eciafrica.com www: eciafrica.com

IDIP - an effective process that improves service delivery

https://repository.lboro.ac.uk/articles/IDIP_-_an_effective_process_that_improves_service_delivery/9585740/files/17224418.pdf

IDIP - an effective process that improves service delivery

Abstract

Similar works

Full text

Available Versions

Loughborough University Institutional Repository